Kỹ Năng Làm Việc Nhóm: Định Nghĩa, Ví Dụ & Cách Cải Thiện - VNCMD

1. Đặt ra sứ mệnh và mục tiêu chung cho nhóm

Để nhóm hoạt động hiệu quả, mọi thành viên cần ý thức tham gia vào sứ mệnh chung, sẵn sàng đặt công việc nhóm lên trên các mục tiêu cá nhân. Theo Carlos Valdes-Dapena, cấp quản lý có thể thu hút mọi người tham gia vào việc chung bằng cách đặt câu hỏi như sau: “Tại sao việc chúng ta làm việc cùng nhau, như một đội, sẽ mang lại giá trị hơn hẳn so với tổng hợp nỗ lực cá nhân của các bạn?”.

Trách nhiệm của cấp lãnh đạo là vạch ra hướng đi rõ ràng và đủ “hấp dẫn”. Nếu không, cơ hội thành công của đội nhóm sẽ giảm đáng kể. Việc đặt chỉ tiêu cho từng cá nhân cũng quan trọng không kém. Tuy nhiên, để tối đa hiệu quả làm việc nhóm, mọi người cần cam kết tuân thủ theo một hệ thống điều lệ đội nhóm (team charter) và hướng đến mục tiêu chung. Cũng như các ban nhạc thành công nhất trong lịch sử, khi cái tôi của ai đó lớn hơn mục đích chung, đội nhóm sẽ bắt đầu tan rã.

Đọc thêm: Team coaching – Vì sao cần huấn luyện đội nhóm?

2. Khuyến khích giao tiếp cởi mở

Phần lớn xung đột đều bắt nguồn từ sai lầm trong giao tiếp. Hãy đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm được thoải mái nói lên suy nghĩ của họ. Tốt hơn hết là bạn hãy thảo luận về các ý kiến khác biệt – hơn là để một số người “ôm mối hận” và phá hoại công việc của cả nhóm.

Sự tin tưởng là yếu tố quan trọng đối với thành công đội nhóm. Nếu không có niềm tin, nhóm của bạn sẽ không thể giao tiếp hiệu quả và cùng nhau giải quyết vấn đề. Niềm tin bắt đầu “nảy nở” khi bạn khuyến khích mọi người tự do phát biểu mà không sợ phản ứng gay gắt hoặc tức giận. Bạn cũng sẽ thấy những thông tin chi tiết và năng lực sáng tạo bắt đầu “tuôn trào” khi từng thành viên sẵn sàng lên tiếng hơn.

Đọc thêm: 7 nguyên tắc huấn luyện – Biến không thể thành có thể

3. Xác định vai trò và trách nhiệm

Nếu mọi người đều nắm vai trò và trách nhiệm của mình là gì, họ sẽ biết chính xác những gì cần làm để hoàn thành nhiệm vụ đề ra.

Mỗi thành viên trong nhóm cần phải rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của họ – cũng như hiểu và tự tin về những điểm mạnh cụ thể mà họ mang lại cho nhóm.

Quy mô và cấu trúc nhóm đóng vai trò rất quan trọng. Ở cương vị quản lý, bạn cần phải quyết định một cách thực dụng. Sẽ không tốt nếu chỉ dựa vào một vài thành viên tài năng chính và một chút may mắn. Nếu nhóm quá nhỏ, bạn sẽ không có được sự kết hợp kỹ năng, phong cách tư duy và hành vi cần thiết. Ngược lại, nếu nhóm quá lớn, mọi người có thể trở nên lười biếng và dễ suy nghĩ theo ý kiến chung hơn. Tất nhiên, bạn cần yếu tố linh hoạt sau khi thành lập nhóm để có thể phản hồi nhanh chóng nếu cấu trúc nhóm không hiệu quả – nhưng nếu có thể, hãy cố gắng thiết lập một số ranh giới nhất định.

Ví dụ: Bạn có thể đặt ra giới hạn về số lượng thành viên trong nhóm. Nếu một thành viên mới tham gia, người khác sẽ phải rời đi để ngăn ngừa tình trạng làm việc nhóm kém hiệu quả.

Sự đa dạng cũng rất quan trọng, vì vậy hãy đảm bảo đội nhóm bao gồm các thành viên thuộc nhiều lứa tuổi, nền tảng kinh tế xã hội, gốc gác và giới tính. Nghiên cứu kỹ năng làm việc nhóm của Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (American Psychological Association) cho thấy các đội nhóm đa dạng thường được đặc trưng ở năng lực đổi mới và sáng tạo lớn hơn hẳn các nhóm khác.

4. Vạch ra mục tiêu

Nếu các thành viên trong nhóm ý thức mục tiêu chung và cá nhân, họ sẽ dễ dàng nhìn ra bức tranh tổng thể – cũng như ảnh hưởng cá nhân của họ đối với toàn bộ dự án.

Là cấp lãnh đạo, bạn có thể dựa trên cả quan sát của riêng bạn và phản hồi từ những người xung quanh để hình thành các mục tiêu khả thi, phù hợp và có giới hạn thời gian. Khung mục tiêu SMART là một công cụ rất hay mà bạn có thể ứng dụng để đặt mục tiêu, cải thiện kỹ năng làm việc nhóm.

5. Ghi nhận và khen thưởng tinh thần đồng đội

Sự ghi nhận là “chất xúc tác” đơn giản nhưng vô cùng mạnh mẽ. Cảm giác được công nhận sẽ thúc đẩy tinh thần của đội nhóm, khuyến khích mọi người làm việc chăm chỉ hơn.

Điều quan trọng là các thành viên phải ý thức được khi nào họ đang làm việc có kết quả. Bạn có thể ghi nhận hiệu suất tốt của họ bằng phần thưởng bên ngoài – như tiền thưởng – hoặc nội tại – như lời khen ngợi từ ban lãnh đạo cấp cao. Nếu bạn nói rõ phần thưởng là dành cho cả nhóm, điều này cũng sẽ góp phần củng cố ý thức gắn kết của cả đội.

Ngoài ra, một lưu ý khác nữa là bạn phải sẵn sàng chịu trách nhiệm về những sai lầm cũng như thành công của nhóm. Hãy nhớ rằng, nếu nhân viên thấy bạn đổ lỗi cho người khác, họ cũng sẽ hành động giống như vậy.

Đọc thêm: Cách đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên – 5 lời khuyên hữu ích cho cấp quản lý