KỸ NĂNG THIẾT LẬP MỤC TIÊU - Công Ty TNHH MTV Vinabook

4.1.Khái quát

4.1.1.Khái niệm

Thiết lập mục tiêu là một kỹ năng đơn giản và rất dễ áp dụng để nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên, rất nhiều người lại chưa làm tốt điều này. Điều đódẫn đến việckhi đặt ra mục tiêu thì mục tiêu lại không rõ ràng và khó đạt được. Thậm chí, có người còn nhầm lẫn giữa mục đích (purpose) công việc và mục tiêu (goal) công việc.

Hình 4.1: Mục tiêu định hướng đến thành công

Mục tiêu là thứ giúp chúng ta định hướng để tồn tại và đi tiếp trên những đoạn đường đời. “Mục tiêu gì là không quan trọng, điều quan trọng là bạn phải có mục tiêu”. Một khi đánh mất mục tiêucó nghĩa là mất phương hướng. Người ta thường cảm thấy sung sướng hạnh phúc khi đang thực hiện một điều gì đó hơn cả khi đã đạt được nó.

4.1.2. Tầm quan trọng của kỹ năng thiết lập mục tiêu

Thiết lập mục tiêu chính là sự chỉ dẫn cho ta hành động, là bí quyết của sự thành công. Mục tiêu là thứ giúp chúng ta tồn tại và đi mãi trên những đoạn đường đời. Một khi chúng ta mất mục tiêu, mất phương hướng thì chúng ta trở nên tiêu cực, mất hứng thú, không biết phải làm gì.

Nhà tâm lý học Ken Loughnan đã nói:“Nếu không biết mình đang đi đâu thì mọi ngọn gió đưa đẩy con thuyền đều là ngọn gió đúng và nếu bạn cứ đi theo mọi hướng gió thì thuyền của bạn sẽ chạy lòng vòng”.

Có thể lấy ví dụ minh họa về tầm quan trọng của việc đặt mục tiêu trong cuộc sống: như khi xem 1 trận bóng đá. Điều gì sẽ xảy ra khi trận bóng này hoàn toàn không có khung thành? Lúc này các cầu thủ trên sân có thể di chuyển, có thể có những pha phối hợp đẹp mắt. Nhưng chắc chắn một điều rằng: trận đấu này sẽ nhàm chán cho cả khán giả lẫn chính các cầu thủ. Vì khi không có khung thành, các cầu thủ sẽ không cómục tiêu để thi đấu; khán giả sẽ không có mục tiêu để thưởng thức.

4.2. Mục tiêu, phân loại và đặc điểm mục tiêu

4.2.1. Mục tiêu

Nếu đặt câu hỏi với mọi người: mục tiêu chính trong cuộc đời họ là gì, thông thường câu trả lời sẽ là: “Tôi muốn thành công. Tôi muốn hạnh phúc. Tôi muốn có cuộc sống khá giả”… Thật ra, tất cả những điều đó là mơ ước, không phải là một mục tiêu theo đúng nghĩa.

Mục tiêu là kết quả cuối cùng mà chúng ta mong muốn để thực hiện một mục đích trong một khoảng thời hạn xác định.

Hoặc có thể công thức hóa:

Mục tiêu = kết quả mong muốn của một mục đích + thời hạn để thực hiện.

Với toàn bộ cuộc đời thì: mục tiêu cuộc đời là thành quả cao nhất của mục đích sống mà ta mong muốn đạt được trong cả cuộc đời mình.

Hay có tóm lược qua công thức: Mục tiêu cuộc đời = thành quả tốt nhất của mục đích sống của bạn + toàn bộ cuộc đời bạn.

4.2.2. Phân loại mục tiêu

Một mục tiêu có thể là mục tiêu trước mắt, ngắn hạn, trung hạn hoặc mục tiêu dài hạn:

– Trước mắt: trong vòng 1-2 tháng;

– Ngắn hạn: trong vòng 1 năm;

– Trung hạn: trong vòng 3 năm;

– Dài hạn:trong vòng 5 năm.

– Mục tiêu có thể dài hơn 5 năm, nhưng khi đó nó có thể gần như trở thành mục tiêu cuộc đời. Đặt ra mục tiêu cho bản thân là điều rất trọng.

Nếu không, tầm nhìn của bạn sẽ bị hạn chế. Mục tiêu sẽ dễ đạt hơn nếu nó được chia nhỏ ra (thành các mục tiêu có thời hạn ngắn hơn) và lần lượt thực hiện. “Đường đời tính bằng dặm thì rất khó, nhưng tính bằng mét thì lại là dễ dàng.” (Gean Gordon).

4.3. Thiết lập mục tiêu

4.3.1. Nguyên nhân làm việc thiếu mục tiêu:

Có nhiều nguyên nhân lý giải tại sao nhiều người không đặt ra mục tiêu cho mình, có thể liệt kê một số nguyên nhân chính như sau:

1. Không tin / không nhận ra tầm quan trọng của mục tiêu;

2. Sợ thất bại;

3. Sợ bị chê cười;

4. Thiếu tham vọng;

5. Thiếu kiến thức trong việc thiết lập mục tiêu;

6. Chần chừ, tâm lý: đến đâu hay đó;

7. Thiếu động lực và cảm hứng;

8. Thái độ bi quan, lo ngại cạm bẫy hơn là tin tưởng vào năng lực bảnthân.

4.3.2. Các nguyên tắc thiết lập mục tiêu

Locke và Latham trong “Học thuyết về Thiết lập mục tiêu và Hiệu suất làm việc” (1990) đã nhấn mạnh sự cần thiết phải đặt ra mục tiêu cụ thể chỉ ra năm nguyên tắc để thiết lập mục tiêu:

1. Rõ ràng

2. Thách thức

3. Cam kết

4. Phản hồi

5. Độ phức tạp của công việc.

Cụ thể là:

1. Rõ ràng Một mục tiêu rõ ràng đi kèm với thời gian cụ thể sẽ dễ mang lại thành công cho người thực hiện vì họ có thể biết rõ những gì sẽ đạt được và sử dụng chính kết quả đó làm động lực cho mình. Còn khi đặt ra một mục tiêu mơ hồ hoặc chỉ là chỉ dẫn chung chung như “Hãy tích cực”, sẽ ít tạo được động lực. Để có được điều này, có thể sử dụng phương pháp SMART (sẽ được đề cập trong mục 4.4.2.).

Khi sử dụng quy tắc SMART để thiết lập mục tiêu, thì sẽ đảm bảo được tính rõ ràng của mục tiêu thông qua tiêu chuẩn cụ thể.

2. Thách thức Một trong những đặc điểm quan trọng nhất của mục tiêu là mức độ thách thức. Khi thiết lập mục tiêu, hãy biến mỗi mục tiêu trở thành một thách thức, bởi nếu mục tiêu quá dễ dàng thường làm giảm hứng thú làm việc. Mục tiêu đúng mức sẽ làm mọi người ai cũng phấn khích trước thành công, kết quả đạt được. Một khi biết rằng thành công đó sẽ đón nhận nồng nhiệt, mọi người sẽ có một động lực tự nhiên để làm tốt việc đó. Ngược lại, mục tiêu phải thực tế. Nếu đặt ra một mục tiêu quá khó, không khả thi sẽ khiến mọi người dễ nản chí(hơn cả việc thiết lập một mục tiêu dễ dàng).

3. Cam kết Mục tiêu muốn hiệu quả phải được mọi người hiểu rõ và đồng thuận. Bởi vì mọi người chỉ thấy hứng thú với một mục tiêu nếu họ có tham gia tạo ra mục tiêu đó. Chính vì vậy, cần nhấn mạnh phải yêu cầu mọi người cùng tham gia thiết lập mục tiêu và đưa ra quyết định. Hãy khuyến khích mọi người phát triển mục tiêu riêng và thông báo cho họ biết về những việc đang xảy ra trong tổ chức. Nhờ đó, mọi người có thể biết rằng mục tiêu của họ phù hợp với tầm nhìn tổng thể và mục đích mà công ty đang tìm kiếm. Điều đó không có nghĩa là mục tiêu nào cũng phải được toàn thể nhân viên tham gia và đồng thuận mà chỉ có nghĩa là mục tiêu phải nhất quán và phù hợp với kỳ vọng và mối quan tâm của cơ quan, công ty; và được mọi người tin rằng mục tiêu này phù hợp với các mục tiêu chung, lúc đó sẽ có sự cam kết.

4. Phản hồi Để thiết lập một mục tiêu hiệu quả, ngoài việc chọn đúng mục tiêu, thì phải sử dụng thêm thông tin phản hồi để làm rõ kỳ vọng, điều chỉnh độ khó của mục tiêu và và nhận được sự đồng thuận. Khi mục tiêu cần thực hiện trong thời gian dài, cần phải lập báo cáo tiến độ, đo lường cụ thể thành công trên từng chặng đường nhằm chia mục tiêu thành nhiều phần nhỏ hơn và gắn kết phản hồi vào từng cột mốc. Bên cạnh các phản hồi chính thứcvà những phản hồi không chính thức giúp động viên và nhìn nhận lại, cả nhóm cũng nên ngồi lại với nhau để thảo luận về khả năng cải tiến thực hiện mục tiêu để cải thiện hiệu quả lâu dài.

5. Độ phức tạp của nhiệm vụ Yếu tố cuối cùng trong việc thiết lập mục tiêu là cần đặc biệt chú ý đến những mục tiêu hoặc nhiệm vụ phức tạp để không bị quá tải trong công việc. Những thành viên đang gánh vác những nhiệm vụ phức tạp thường đã có sẵn động cơ làm việc rất cao.

Tuy nhiên, có thể họ sẽ ép mình quá sức nếu không tính thêm yếu tố “đo lường” vào kỳ vọng mục tiêu nhằm tính toán độ phức tạp của nhiệm vụ.

Do đó, cần chú ý một số chi tiết sau:

• Tăng thêm quỹ thời gian cho thành viên đó để đáp ứng mục tiêu hoặc cải thiện hiệu suất làm việc.

• Tăng cường huấn luyện, thực hành hay học hỏi them cho thành viên đó. Khi hiểu được các nguyên tắc thiết lập mục tiêu, bạn có thể áp dụng chúng để thiết lập mục tiêu cá nhân và mục tiêu nhóm một cách hiệu quả.

4.3.3. Các bước thiết lập mục tiêu

Một mục tiêu thường bao gồm những cấp độ khác nhau. Đầu tiên, cần phải xác định được mục tiêu cốt lõi. Cần phải tự vẽ ra “bức tranh” tổng quát để hoàn thành mục tiêu đó. Sau đó, hãy chia nhỏ “bức tranh” này ra thành những bước cụ thể rồi lần lượt hoàn thành những bước này.

Do đó, bước đầu tiên để xác định mục tiêu cá nhân là mỗi người phải xem xét cái gì thật sự bản thân muốn đạt được trong cuộc đời. Khi đã xác định mục tiêu cuối cùng, mỗi người sẽ nhìn thấy được bức tranh tổng thể về những gì mình phải làm, và khi phải ra quyết định trước việc gì đó, hãy dựa trên bức tranh tổng thể đó.

Khi đã có được mục tiêu cốt lõi trong cuộc sống, hãy lập kế hoạch và chia ra thành những bước nhỏ để có thể thực hiện trong 1 tháng, 2 tháng, 3 tháng hay 1 năm… và thực hiện từng bước một sẽ giúp bạn dễ dàng đạt được mục tiêu đã đặt ra. Sau đó, hãy liệt kê ra những việc cần làm trong 1 ngày và phải bảo đảm rằng những việc này phải dựa trên mục tiêu cốt lõi đã đề ra.

Nói chung, để thiết lập một mục tiêu, có thể tiến hành theo các bước sau đây nhằm có được mục tiêu được thích hợp:

– Mục tiêu dài hạn / trung hạn/ ngắn hạn đặt ra là gì?

– Những lợi ích khi đạt mục tiêu?

– Những trở ngại trong quá trình thực hiện là gì?

– Cần học và làm những gì?

– Ai là người động viên?

– Kế hoạch, thứ tự ưu tiên, các bước tiến hành?

– Khi nào hoàn thành?

Hình 4.2:Mục tiêu cần có tiến độ thực hiện

4.4. Các công cụ hỗ trợ thiết lập mục tiêu

4.4.1. Phân tích SWOT

Phân tích SWOT ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các ngành nghề, cả trong kinh doanh lẫn các lĩnh vực khác.

SWOT là viết tắt những chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Anh: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức). Phân tích SWOT là một công cụ rất hiệu quả để xác định các ưu điểm, khuyết điểm của một tổ chức, cá nhân; chỉ ra các cơ hội để phát triển và cả thách thức, nguy cơ mà cá nhân, tổ chức đó có thể sẽ phải đối mặt.

Hình 4.3:Phân tích SWOT – Một công cụ quan trọng Một số ý tưởng gợi ý cho việc phân tích SWOTdành cho cá nhân có thể tham khảo như sau: – Strengths (Điểm mạnh): Điểm mạnhlà những ưu điểm, những tố chất nổi trội xác thực và rõ ràng.

Ví dụ như:

+ Trình độ chuyên môn;

+ Các kỹ năng có liên quan, kinh nghiệm công tác;

+ Có nền tảng đào tạo tốt;

+ Có mối quan hệ rộng và vững chắc;

+ Có trách nhiệm, sự tận tâm và niềm đam mê công việc;

+ Có khả năng phản ứng nhạy bén nhanh đối với công việc.

– Weaknesses (Điểm yếu): Cụ thể như:

+ Những tính cách không phù hợp với công việc, những thói quen làm việc tiêu cực;

+ Thiếu kinh nghiệm công tác hoặc kinh nghiệm không thích hợp;

+Thiếu sự đào tạo chính quy, bài bản;

+ Hạn chế về các mối quan hệ;

+ Thiếu sự định hướng hay chưa có mục tiêu rõ ràng;

+ Kỹ năng nghề nghiệp chưa cao.

– Opportunities (Cơ hội): Cơ hội là những sự việc đến từ bên ngoài,có thể bất ngờ không đoán trước được. Chúng có thể là những đòn bẩy tiềm năng mang lại nhiều cơ hội thành công, ví dụ như:

+ Các xu hướng triển vọng;

+ Nền kinh tế phát triển bùng nổ;

+ Cơ hội nghề nghiệp mới rộng mở;

+ Một dự án đầy hứa hẹn được giao cho;

+ Học hỏi được những kỹ năng hay kinh nghiệm mới;

+ Sự xuất hiện của công nghệ mới;

+ Những chính sách mới được ban hành.

– Threats (Thách thức): Thách thức là các trở ngại,các yếu tố gây ra các tác động tiêu cực cho sự việc, mức độ ảnh hưởng của chúng còn tùy thuộc vào những hành động đáp ứng. Các thách thức có thể gặp phải là:

+ Sự cơ cấu và tổ chức lại ngành nghề;

+ Những áp lực khi thị trường biến động;

+ Một số kỹ năng trở nên lỗi thời;

+ Không chuẩn bị sẵn sàng với phát triển của công nghệ;

+ Sự cạnh tranh gay gắt với công ty cũng như với cá nhân khác; Để tiến hành làm mô hình SWOT cần:

+ Lập một bảng gồm bốn ô, tương ứng với bốn yếu tố của mô hình SWOT.

+ Trong mỗi ô, viết ra các đánh giá dưới dạng gạch đầu dòng, càng rõ ràng càng tốt.

+ Thẳng thắn và không bỏ sót trong quá trình thống kê. Nên quan tâm đến những quan điểm của mọi người.

+ Biên tập lại. xóa bỏ những điểm trùng lặp, gạch chân những đặc điểm riêng biệt, quan trọng.

+ Phân tích ý nghĩa của chúng.

+ Vạch rõ những hành động cần làm, như củng cố các kỹ năng quan trọng, loại bỏ các mặt còn hạn chế, khai thác các cơ hội, bảo vệ bản thân khỏi các nguy cơ, rủi ro.

+ Định kỳ cập nhật biểu đồ SWOT, làm tăng thêm tính hoàn thiện và hiệu quả cho kế hoạch.

4.4.2. Phương pháp SMART

SMART trong tiếng Anh có nghĩa là thông minh. SMART từ lâu đã được gắn liền với việc thiết lập mục tiêu: đó là phương thiết lập mục tiêu SMART. Cụ thể là:

S-Specific (Cụ thể)

M-Measurable (Đo lường được)

A-Attainable/ Achievable (Tính khả thi)

R-Relevant/Realistic (Tính phù hợp thực tế)

T-Timebound/Timeliness (Hạn định thời gian).

Có thể phần nào hình dung ra được cách thiết lập mục tiêu theo phương pháp SMART trong hình 4.4.

Hình 4.4: Phương pháp SMART hỗ trợ xác định mục tiêu

Các phần cụ thể cho việc thiết lập mục tiêu một cách SMART như sau:

S – Specific:

Cụ thể Một mục tiêu phải được thiết kế một cách cụ thể, rõ ràng. Mục tiêu càng cụ thể, rõ ràng càng dễ theo đuổi để đạt được. Một trong những cách dùng để xác định một mục tiêu cụ thể là tưởng tượng về chúng. Chẳng hạn, mục tiêu trong 10 năm tới của ta là mua một ngôi nhà đẹp, nhưng cụ thể ngôi nhà này như thế nào? Có thể hình dung cụ thể hơn như: nó rộng bao nhiêu? Vị trí ở vùng nào? Màu sơn là gì? Có bao nhiêu phòng? Sân vườn sẽ được thiết kế ra sao?… Càng hình dung rõ ràng mục tiêu, ta càng biết chính xác những gì cần phải làm để đạt được nó. M – Measurable: Đo lường được Mục tiêu phải được gắn liền với các con số, đong đo đếm được. Nguyên tắc này đảm bảo mục tiêu định lượng, có thể cân, đo, đong, đếm được. Ta biết được chính xác những gì mình cần đạt được. Chẳng hạn, bạn muốn uống nhiều nước trong ngày để đảm bảo sức khỏe. Cần đưa ra con số: như 2 lít. Những con số rõ ràng được đặt ra cũng tựa như đòn bẩy nâng tinh thần, động lực để nỗ lực đạt được điều mình muốn. Nếu không, khó tạo cho mình niềm mong muốn để tập trung vào mục tiêu, và dễ bỏ cuộc.

A – Attainable:

Tính khả thi Tính khả thi cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng khi đưa ra một mục tiêu. Cần phaỉ suy nghĩ về độ khó của mục tiêu, khả năng bản thân trước khi đề ra một chỉ tiêu tránh việc bỏ cuộc giữa chừng do khó khăn quá mức. Nhưng như vậy không có nghĩa là chỉ lập các mục tiêu dễ dàng, đơn giản. Vì mục tiêu dễ dàng sẽ làm giảm sự thích thú và được thách thức. Mục tiêu cần có một ít sự thách đố về sự kiên trì, nỗ lực của bản thân. Do đó, cần biết lượng sức mình, cân nhắc mức độ khó của mục tiêu. Ví dụ: nếu vì muốn giảm cân mà đưa ra mục tiêu giảm 10kg trong vòng 1 tháng, thì rõ ràng đó thực sự là một mục tiêu không thực tế.

R – Realistic:

Tính thực tế Mục tiêu được đề ra không nên quá xa vời với thực tế, cần xét mối tương quan với mục tiêu chung. Cần tính toán xem khả năng, vật chất, thời gian, nguồn hỗ trợ…xem bạn có thực hiện được mục tiêu không. Tính thực tế cần được chứng minh bằng những sự kiện và số liệu thực tế.

T – Time bound:

Thời hạn cho mục tiêu Giống như một cuộc hẹn cần thời hạn, bất cứ một mục tiêu lớn nhỏ nào cũng cần được xác định một thời gian cụ thể để hoàn thành. Nó tạo cho ta một điểm đích, xác định thời điểm cho ta nhận thành quả, phần thưởng, bước lên đài chiến thắng. Nó cũng là chỉ báo, một sự đốc thúc cho ta biết trong quá trình cố gắng thực hiện, ta đang đi đến đâu trong cuộc hành trình và kịp thời điều chỉnh tiến độ.

4.4.3. Phương pháp bản đồ tư duy

Bản đồ tư duy (hay sơ đồ tư duy: mindmap) là phương pháp được đưa ra như là một công cụ tốt để tận dụng khả năng ghi nhận hình ảnh của bộ não. Đây là cách để ghi nhớ chi tiết, để tổng hợp, hay để phân tích một vấn đề ra thành một dạng của lược đồ phân nhánh.

Khác với máy tính, ngoài khả năng ghi nhớ kiểu tuyến tính (ghi nhớ theo một trình tự nhất định), thì não bộ còn có khả năng liên lạc, liên hệ các dữ kiện với nhau. Phương pháp này khai thác cả hai khả năng này của bộ não.

Thay vì dùng chữ viết để miêu tả một chiều, bản đồ tư duy biểu thị toàn bộ cấu trúc chi tiết của một đối tượng bằng hình ảnh hai chiều. Nó chỉ ra dạng thức của đối tượng, sự quan hệ hỗ tương giữa các khái niệm (hay ý) có liên quan và cách liên hệ giữa chúng với nhau bên trong của một vấn đề lớn.Với cách thức đó, các dữ liệu được ghi nhớ và nhìn nhận dễ dàng và nhanh chóng hơn. Công cụ này xuất phát từ một vấn đề chính coi như một nhánh, đi phân tích tiếp mối liên hệ với các vấn đề khác chi tiết hơn, rồi lại phân tích tiếp các vấn đề chi tiết hơn.

– Để thiết lập một bản đồ tư duy ta có thể tiến hành theo các bước sau:

+ Viết hay vẽ đề tài của mục tiêu, đối tượng xuống giữa trang giấy và vẽ một vòng bao bọc nó. Nên sử dụng bút màu để nâng cao chất lượng, tác động và vận tốc ghi nhớ. Nếu dùng chữ viết thay hình ảnh, thì hãy cô đọng nó thành một từ khóa chính (như ở hình 4.5. là TIME chẳng hạn).

+ Đối với mỗi ý quan trọng, vẽ một đường cong (hay một đường có mũi tên ở đầu tùy theo quan hệ từ đối tượng trung tâm đối với ý phụ bên ngoài), đường phân nhánh xuất phát từ hình trung tâm và nối với một ý phụ.

+ Từ mỗi ý quan trọng, lại vẽ các đường cong phân nhánh mới với các ý phụ bổ sung cho ý đó.

+ Từ các ý phụ này lại, mở ra các phân nhánh chi tiết cho mỗi ý.

+ Tiếp tục vẽ hình phân nhánh các ý cho đến khi đạt được giản đồ chi tiết nhất (hình rễ cây mà gốc chính là mục tiêu, đối tượng, đề tài đang làm việc). Phương pháp này sẽ được trình bày thêm ở chương 7.

Chương trước: Kỹ năng làm việc nhóm

Chương sau: Kỹ năng quản lý thời gian

ĐĂNG KÝ MUA SÁCH KỸ NĂNG MỀM TẠI ĐÂY