Làm Cách Nào để Tạo Và In Phong Bì Từ Danh Sách Gửi Thư Trong Word?

Làm cách nào để tạo và in phong bì từ danh sách gửi thư trong Word?

Tác giả: Mặt trời Sửa đổi lần cuối: 2024-08-08

Nếu bạn có khách hàng hoặc danh sách khách hàng và bạn cần gửi một tờ rơi cập nhật cho tất cả các khách hàng trong danh sách, trong nhiều trường hợp, bạn phải viết tên và địa chỉ của từng khách hàng trên phong bì để gửi. Nhưng nếu có nhiều thông tin khách hàng tồn tại trong danh sách, công việc viết lách sẽ là một dự án khổng lồ. Bây giờ, tôi giới thiệu một thủ thuật để bạn tạo và in phong bì từ danh sách trong Word.

Tạo và in phong bì từ danh sách gửi thư trong Word

Bước 1: Đặt kiểu phong bì

Bước 2: Nhập danh sách vào Word

Bước 3: Thêm thông tin vào phong bì

Bước 4: In phong bì

Các công cụ năng suất được đề xuất cho Word

Kutools cho Word: Tích hợp AI 🤖, hơn 100 tính năng nâng cao giúp bạn tiết kiệm 50% thời gian xử lý tài liệu.Tải xuống miễn phí

Tab văn phòng: Giới thiệu các tab giống trình duyệt cho Word (và các công cụ Office khác), đơn giản hóa việc điều hướng nhiều tài liệu.Tải xuống miễn phí

Tạo và in phong bì từ danh sách gửi thư trong Word

Bước 1: Đặt kiểu phong bì

Trước tiên, bạn cần thiết lập kiểu phong bì.

1. Mở tài liệu Word và nhấp vào Mailings > Phong bì. Xem ảnh chụp màn hình:

2. Trong hộp thoại Phong bì và Nhãn, nhập địa chỉ gửi vào hộp thoại Địa chỉ giao hàng hộp, và trong Địa chỉ trả hàng , nhập địa chỉ trả hàng của bạn. Sau đó nhấp vào Các lựa chọn cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

3. bên trong Tùy chọn phong bì thoại, bấm Tùy chọn phong bì để chỉ định kích thước phong bì, địa chỉ giao hàng và địa chỉ trả hàng. Xem ảnh chụp màn hình:

4. Sau đó nhấn vào Tùy chọn in để chọn cách mà phong bì sẽ được tải vào máy in. Xem ảnh chụp màn hình:

5. nhấp chuột OK. Và nhấp chuột In để in phong bì.

6. Sau đó Word sẽ nhắc một hộp thoại để bạn lưu địa chỉ trả hàng, hãy nhấp vào Có. Xem ảnh chụp màn hình:

7. Kiểm tra xem phong bì đã in đúng chưa.

Nếu phong bì không được in chính xác, hãy thử điều chỉnh Phương thức cấp dữ liệu các tùy chọn trong bước 4.

Bước 2: Nhập danh sách vào Word

Office Tab: Mang giao diện dạng tab cho Word, Excel, PowerPoint...

Hãy nâng cao quy trình làm việc của bạn ngay bây giờ. Tìm hiểu thêm về Tab Office Tải xuống miễn phí

Bây giờ, chúng ta cần nhập danh sách khách hàng vào tài liệu Word.

1. nhấp chuột Mailings > Bắt đầu kết hợp thư > Phong bì.

2. bên trong Tùy chọn phong bì thoại, bấm OK. Sau đó, tài liệu được đổi thành phong bì với địa chỉ trả hàng mặc định hiển thị ở góc trên cùng bên trái. Xem ảnh chụp màn hình:

3. nhấp chuột Mailings > Chọn người nhận > Sử dụng danh sách hiện có. Xem ảnh chụp màn hình:

4. Các Chọn nguồn dữ liệu hộp thoại được hiển thị để bạn chọn tệp bao gồm danh sách bạn muốn nhập, sau đó nhấp vào Mở. Ở đây tôi chọn một sổ làm việc Excel, sau khi bấm vào Mở nút, một Chọn bảng hộp thoại bật lên để chọn trang tính có danh sách. Xem ảnh chụp màn hình:

5. nhấp chuột OK để đóng hộp thoại và nhấp vào Mailings > Chỉnh sửa danh sách người nhận, bạn có thể thấy danh sách khách hàng đã được thêm vào. Xem ảnh chụp màn hình:

6. Chọn người bạn muốn gửi thư trong hộp thoại bật lên. Sau đó nhấp vào OK.

Bước 3: Thêm thông tin vào phong bì

Trong phần này, bạn cần ghi rõ thông tin xuất hiện trên phong bì.

1. Đặt con trỏ vào giữa phong bì (là hộp văn bản được hiển thị), rồi chỉ định vị trí bạn muốn chèn địa chỉ. Xem ảnh chụp màn hình:

2. nhấp chuột Mailings > Khối địa chỉ để hiển thị Chèn khối địa chỉ hộp thoại. Xem ảnh chụp màn hình:

3. Trong hộp thoại này, hãy chọn định dạng tên người nhận mà bạn muốn chèn vào Chèn tên người nhận ở định dạng này và bạn có thể xem trước kết quả trong Xem trước sau khi chọn định dạng tên. Xem ảnh chụp màn hình:

Mẹo: Nếu bạn muốn biết liệu các trường trong danh sách người nhận của bạn có khớp với các trường bắt buộc hay không, vui lòng nhấp vào Trường phù hợp. Trong Trường khớpcủa hộp thoại, bạn có thể quyết định trường nào có thể xuất hiện trên phong bì. Nếu bạn không muốn trường hiển thị, hãy nhấp vào (không phù hợp) trong danh sách thả xuống. Xem ảnh chụp màn hình:

4. nhấp chuột OK, bạn có thể thấy khối địa chỉ đã được đưa vào phong bì. Xem ảnh chụp màn hình:

Bước 4: In phong bì

Bắt đầu in phong bì.

1. nhấp chuột Mailings > Xem trước kết quả, Và sau đó nhấp vào và để xem trước và đảm bảo tên và địa chỉ trên phong bì là chính xác. Xem ảnh chụp màn hình:

2. nhấp chuột Kết thúc & Hợp nhất > In tài liệu. Xem ảnh chụp màn hình:

3. Sau đó Hợp nhất với Máy in hộp thoại được hiển thị, vui lòng chọn bản ghi in để đáp ứng nhu cầu của bạn và cuối cùng nhấp vào OK. Xem ảnh chụp màn hình:

Các phong bì đã được in.

Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất

Kutools cho Word - Nâng cao trải nghiệm sử dụng từ của bạn với Over 100 Các tính năng đáng chú ý!

🤖 Tính năng AI của Kutools: Tạo nội dung / Viết lại văn bản / Hỏi đáp tài liệu / Nhận câu trả lời nhanh / Dịch tài liệu / Tài liệu tiếng Ba Lan (Định dạng bảo tồn)...

📘 Làm chủ tài liệu: Chia trang / Hợp nhất tài liệu / Lựa chọn xuất khẩu ở nhiều định dạng khác nhau (PDF/TXT/DOC/HTML...) / Chuyển đổi hàng loạt sang PDF...

✏ Chỉnh sửa nội dung: Tìm và thay thế hàng loạt trên nhiều tệp / Thay đổi kích thước tất cả hình ảnh / Hoán đổi hàng và cột của bảng / Chuyển bảng thành văn bản...

🧹 Dễ dàng làm sạch: Quét đi Không gian bổ sung / Phần ngắt / Hộp văn bản / Các siêu liên kết / Để biết thêm các công cụ xóa, hãy đi tới Hủy bỏ tập đoàn...

➕ Phụ trang quảng cáo: Chèn Ngàn dấu phân cách / Hộp kiểm tra / Nút radio / Mã QR / Mã vạch / Nhiều Hình Ảnh / Khám phá thêm trong Chèn tập đoàn...

???? Lựa chọn chính xác: Xác định Các trang cụ thể / Bàn / Hình dạng / Đoạn tiêu đề / Tăng cường điều hướng với chi tiết Chọn Tính năng, đặc điểm...

⭐ Cải tiến sao: Điều hướng đến bất kỳ vị trí nào / Tự động chèn văn bản lặp lại / Chuyển đổi giữa các cửa sổ tài liệu / 11 Chuyển đổi CÔNG CỤ ...

👉 Bạn muốn thử những tính năng này? Tải xuống Kutools cho Word ngay bây giờ! 🚀Tải xuống miễn phí Mua ngay Tìm hiểu thêm về Kutools cho Word

Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất

Kutools cho Word - Hơn 100 công cụ cho Word

• 🤖 Tính năng AI của Kutools: Tạo ra, Rewrite, Tóm tắt, Dịch Các tài liệu / Nhận câu trả lời nhanh / Tài liệu tiếng Ba Lan (Định dạng bảo tồn)
• 📘 Làm chủ tài liệu: Chia trang / Hợp nhất tài liệu / Chuyển đổi hàng loạt sang PDF
• ✏ Chỉnh sửa nội dung: Tìm và thay thế hàng loạt / Thay đổi kích thước tất cả hình ảnh
• 🧹 Dễ dàng làm sạch: Xóa các dấu cách bổ sung / Xóa dấu ngắt phần
• ➕ Phụ trang quảng cáo: Chèn ngàn dấu phân cách / Chèn hộp kiểm / Tạo mã QR

Tải xuống miễn phí Mua ngay Tìm hiểu thêm về Kutools