Làm Thế Nào để Bảo Vệ ô, Sheet Và Workbook Trong Excel. - Business

Khi đến thời điểm gửi bảng tính Excel của bạn, thật quan trọng để bảo vệ các dữ liệu mà bạn đang chia sẻ. Bạn có thể muốn chia sẻ dữ liệu của bạn, nhưng không có nghĩa là nó nên được thay đổi bởi một ai đó.

Các bảng tính thường chứa các dữ liệu cần thiết mà không được thay đổi hoặc xoá người nhận. Thật may mắn, Excel có các tính năng có sẵn để bảo vệ bảng tính của bạn.

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ giúp bạn chắc chắn rằng Workbook trong Excel của bạn được duy trì dữ liệu toàn vẹn. Dưới đây là ba kỹ thuật quan trọng mà bạn sẽ tìm hiểu trong hướng dẫn này:

• Mật khẩu bảo vệ toàn bộ workbook để ngăn chặn chúng bị mở bởi người sử dụng trái phép.
• Bảo vệ những sheet riêng biệt và các cấu trúc của workbook đó, để ngăn chặn việc chèn hoặc xóa các sheet trong workbook đó.
• Bảo vệ ô, cho phép hoặc không cho phép các thay đổi đến các ô quan trọng hoặc các công thức trong bảng tính Excel của bạn.

Thậm chí người dùng với những dự định tốt nhất có thể vô tình làm hỏng một công thức quan trọng hay phức tạp. Điều tốt nhất để làm là loại bỏ tùy chọn để thay đổi hoàn toàn bảng tính của bạn.

Làm thế nào để bảo vệ Excel: ô, Sheet & Workbook (xem và học)

Trong phần screencast dưới đây, bạn sẽ thấy tôi thao tác qua một số kiểu quan trọng của việc bảo vệ trong Excel. Chúng ta sẽ bảo vệ toàn bộ một workbook, một bảng tính đơn, và nhiều hơn nữa.

Bạn muốn đi qua từng bước một? Hãy xem các bước dưới đây để tìm ra các sử dụng các kỹ thuật này. Bạn sẽ học được cách bảo vệ workbook của bạn trong Excel, cũng như bảo vệ bảng tính riêng biệt, ô, và cách thao tác với các cài đặt nâng cao.

Chúng ta sẽ bắt đầu với việc bảo vệ worksheet rộng hơn, sau đó hạ xuống bảo vệ mục tiêu hẹp hơn mà bạn có thể áp dụng trong Excel. Chúng ta cùng bắt đầu học cách bảo vệ dữ liệu bảng tính của bạn:

1. Mật khẩu bảo vệ một tập tin Workbook của Excel

Chúng ta sẽ bắt đầu bằng việc bảo vệ toàn bộ các tập tin Excel (hoặc workbook) với một mật khẩu để ngăn chặn người khác mở nó.

Làm việc này rất dễ dàng. Trong khi thao tác trong Excel, điều hướng đến tab File chọn tab Info. Nhấp vào tùy chọn Protect Workbook thả xuống và chọn Encrypt with Password.

Khi chọn bất cứ mật khẩu nào, chọn một sự kết hợp mạnh mẽ và an toàn bao gồm các chữ cái, số và ký tự, hãy nhớ rằng mật khẩu phân biệt dạng chữ.

Quan trọng cần lưu ý đó là Microsoft đã thực sự làm tăng giá trị mức độ nghiêm trọng của việc bảo vệ mật khẩu trong Excel. Trong những phiên bản trước, đã có những cách khắc phục dễ dàng để phớt lờ việc bảo vệ mật khẩu của Workbook trong Excel, nhưng không nằm trong những phiên bản mới hơn.

Trong Excel 2013 và những bản sau này, đặt mật khẩu sẽ ngăn chặn các phương pháp truyền thống để phớt lờ nó. Hãy đảm bảo rằng bạn lưu trữ mật khẩu của mình một cách cẩn thận và an toàn hoặc bạn sẽ có nguy cơ mất quyền truy cập vĩnh viễn vào Workbook của bạn.

Workbook trong Excel - chức năng Mark as Final (đánh dấu là bản cuối cùng)

Nếu bạn muốn giảm tác động với các bảng tính của mình, hãy xem xét sử dụng các tính năng Mark as Final. Khi bạn đánh dấu một file Excel như là phiên bản cuối cùng, nó chuyển tập tin sang chế độ chỉ đọc read-only, và người dùng sẽ phải cấp quyền lại để chỉnh sửa.

Để thay đổi một tập tin với chế độ chỉ đọc, quay trở lại nút File > Info, và bấm vào Protect Workbook (bảo vệ workbook) một lần nữa. Nhấp vào Mark as Final và xác nhận rằng bạn muốn đánh dấu các tài liệu như một phiên bản cuối cùng.

Đánh dấu một tập tin như là phiên bản cuối cùng sẽ thêm vào một cảnh báo mềm nằm trên đầu của tập tin. Bất cứ ai mở tập tin sau khi  đã được đánh dấu như bản cuối cùng thì sẽ nhìn thấy một chú ý, cảnh báo họ rằng tập tin đó là bản cuối cùng.

Đánh dấu tập tin như là phiên bản cuối cùng là một cách không chính thức báo hiệu rằng một tập tin không nên thay đổi nữa. Người nhận vẫn có khả năng bấm vào chỉnh sửa Edit Anyway và chỉnh sửa bảng tính. Đánh dấu một tập tin như phiên bản cuối cùng thì nhiều hơn là sự gợi ý, nhưng đó là cách giải quyết tuyệt vời nếu bạn tin tưởng những người dùng khác.

2. Mật khẩu bảo vệ cấu trúc Sheet trong Excel của bạn

Tiếp theo, chúng ta hãy học cách bảo vệ các Structure (cấu trúc) của một workbook trong Excel. Tùy chọn này sẽ đảm bảo rằng không có sheet nào bị xóa, thêm vào, hoặc sắp xếp lại bên trong của workbook đó.

Nếu bạn muốn tất cả mọi người có thể truy cập vào workbook, nhưng giới hạn việc thay đổi mà họ có thể làm trên một tập tin, đây là một khởi đầu tuyệt vời. Việc bảo vệ cấu trúc của workbook, và giới hạn cách người dùng có thể thay đổi các sheet bên trong nó.

Để bật bảo vệ này, hãy đi tới tab Review trên ribbon của Excel và click vào bảo vệ Protect Workbook.

Khi tùy chọn này được bật, những điều sau sẽ có tác động:

• Không có workbook mới nào có thể được thêm vào workbook.
• Không có sheet mới nào có thể bị xóa bởi workbook.
• Sheet có thể không còn được ẩn đi hoặc bỏ ẩn khỏi chế độ xem của người dùng.
• Người dùng không thể kéo và thả các tab sheet để sắp xếp lại chúng trong workbook đó.

Tất nhiên, những người dùng đáng tin cậy có thể được cấp mật khẩu để bỏ bảo vệ workbook đó và sửa đổi chúng . Để bỏ bảo vệ một workbook, đơn giản chỉ cần click vào nút  Protect Workbook một lần nữa và nhập mật khẩu để bỏ bảo vệ workbook Excel 

3. Cách bảo vệ các ô trong Excel

Bây giờ, chúng ta hãy xem tiếp các phương pháp chi tiết để bảo vệ một bảng tính. Cho đến bây giờ, chúng ta đã biết cách cài mật khẩu bảo vệ toàn bộ một workbook hoặc cấu trúc của một tập tin Excel. Trong phần này, chúng ta đào vào cách bảo vệ các ô trong Excel với cài đặt cụ thể mà bạn có thể áp dụng. Chúng ta sẽ học cách làm thế nào để cho phép hoặc chặn một số kiểu thay đổi cho các phần của bảng tính.

Để bắt đầu, tìm tab Review trong Excel và click vào Protect Sheet. Trong cửa sổ bật lên, bạn sẽ thấy một tập hợp lớn các tùy chọn. Cửa sổ này cho phép bạn tinh chỉnh theo cách mà bạn muốn bảo vệ các ô trong bảng tính Excel của mình. Bây giờ, hãy để lại các thiết lập theo chế độ mặc định.

Tùy chọn này cho phép bảng tính của bạn được bảo vệ rất cụ thể. Theo mặc định, các tùy chọn sẽ gần như hoàn toàn khóa lại các bảng tính. Hãy thêm một mật khẩu để sheet này được bảo vệ. Nếu bạn bấm OK vào thời điểm này, chúng ta hãy xem chuyện gì xảy ra khi bạn cố gắng thay đổi một ô.

Excel thông báo lỗi rằng ô đó được bảo vệ, đó chính xác là điều mà chúng tôi muốn cho bạn thấy.

Về cơ bản, tùy chọn này có thể đoán trước được nếu bạn muốn đảm bảo rằng bảng tính của bạn sẽ không bị thay đổi bởi những người truy cập vào tập tin. Sử dụng tính năng bảo vệ sheet là cách mà bạn có thể chọn lọc bảo vệ bảng tính đó.

Để bỏ bảo vệ sheet, chỉ cần đơn giản là click vào nút Protect Sheet và nhập lại mật khẩu để loại bỏ bảo vệ được thêm vào sheet.

Bảo vệ cụ thể trong Excel

Chúng ta hãy xem lại các tùy chọn hiển thị khi bạn bắt đầu bảo vệ một sheet trong Workbook trong Excel.

Trình đơn Protect Sheet cho phép bạn tinh chỉnh các tùy chọn cho việc bảo vệ Sheet. Mỗi hộp trong trình đơn này cho phép người dùng thay đổi thêm một chút bên trong một worksheet được bảo vệ.

Để xóa bảo vệ, đánh dấu vào ô tương ứng trong danh sách. Ví dụ, bạn có thể cho phép người sử dụng bảng tính để định dạng ô bằng cách chọn các phần tương ứng.

Dưới đây là hai ý tưởng về cách làm thế nào để bạn có thể cho phép người dùng thay đổi bảng tính một cách có chọn lọc:

• Chọn ô Format cells, columns và rows cho phép người dùng thay đổi hình thức trực quan của các ô mà không cần sửa đổi các dữ liệu ban đầu.
• Insert columns và rows có thể được chọn vì vậy người dùng có thể thêm nhiều dữ liệu hơn, trong khi bảo vệ các ô gốc.

Ô quan trọng không chọn là ô Protect worksheet and contents of locked cells  Điều này là để bảo vệ dữ liệu bên trong các ô dữ liệu.

Khi bạn đang làm việc với dữ liệu tài chính quan trọng hoặc những công thức sẽ được sử dụng trong việc đưa ra quyết định, bạn phải nắm giữ việc kiểm soát các dữ liệu và chắc chắn rằng nó không thay đổi. Sử dụng các kiểu bảo vệ có mục tiêu là một kỹ năng quan trọng trong Excel cho người sử dụng chuyên nghiệp.

Ôn lại và tiếp tục học hỏi thêm về Excel

Hãy khóa một bảng tính trước khi bạn gửi đi là điều rất quan trọng để bảo vệ nhũng dữ liệu có giá trị của bạn và đảm bảo rằng nó không bị dùng sai mục đích. Những lời khuyên tôi chia sẻ trong hướng dẫn này giúp bạn duy trì kiểm soát dữ liệu đó, thậm chí là sau khi bảng tính Excel của bạn được chuyển tiếp và chia sẻ.

Tất cả những mẹo này là công cụ và các bước bổ sung để trở thành một người sử dụng Excel nâng cao. Bảo vệ Workbook của bạn là một kỹ năng tiêu biểu, tuy nhiên có rất nhiều cách để nâng cao hiệu suất của bạn. Như mọi khi, có rất nhiều nơi để phát triển kỹ năng Excel của bạn hơn nữa. Dưới đây là một số hướng dẫn Excel hữu ích với các kỹ năng quan trọng để có thể sử dụng Excel thành thạo sau đây:

• PivotTables là một công cụ tuyệt vời để làm việc với các dữ liệu bảng tính. Đây là 5 kỹ thuật Pivot Table nâng cao trong Excel để tìm hiểu.
• ExcelZoo có một danh sách các hướng dẫn bổ sung để bảo vệ các workbook, sheet và ô dữ liệu.
• Định dạng có điều kiên thay đổi một ô dữ liệu trông như thế nào dựa vào bên trong của nó. Đây là một hướng dẫn Excel toàn diện về cách sử dụng định dạng có điều kiện.

Bạn làm gì để bảo vệ dữ liệu kinh doanh quan trọng khi chia sẻ nó? Hãy cho tôi biết trong phần bình luận nếu bạn sử dụng những công cụ bảo vệ này hoặc những công cụ khác mà tôi có thể chưa biết.