Làm Thế Nào Để Tạo Ra Những Bài Thuyết Trình 5 Phút Xuất Sắc?

Nếu bạn được yêu cầu trình bày một bài thuyết trình ngắn, bạn sẽ cần làm nó thật súc tích để người xem sẽ nhớ đến nó.

Hơn nữa, bạn có thể mất một chút thời gian để chuẩn bị bài thuyết trình của mình. Thật may mắn, có một vài bước đơn giản mà bạn có thể dùng để thực hiện quá trình tạo bài thuyết trình này được trơn tru.

Rất có thể bạn sẽ nghĩ rằng một bài thuyết trình ngắn sẽ dễ dàng hơn là tạo và thuyết trình một bản dài hơn. Trong khi bài thuyết trình ngắn có thể dễ dàng thực hiện nếu bạn biết điều cần phải làm, thì tạo và trình bày một bài thuyết trình làm trong năm phút không phải là không có những thách thức của nó.

Bạn cần truyền đạt thông điệp của mình, nhưng sẽ không muốn mất quá nhiều thời gian. Khán giản của bạn và người tổ chức của bạn sẽ không mong đợi điều đó xảy ra.

Cũng rất quan trọng để chọn được các chủ đề phù hợp cho một bài thuyết trình dài 5 phút. Chọn một chủ đề không quá phức tạp và kông thể giải thích dễ dàng có thể gây khó hiểu cho khán giản.

Trong bài hướng dẫn này, chúng tôi trình bày một số các ý tưởng nhanh và những lời khuyên hữu ích để tạo những bài thuyết trình ngắn. Chúng ta sẽ tập trung vào những bài thuyết trình dài 5 phút, nhưng cũng bàn thêm về cách giải quyết các bài thuyết trình có độ dài khác nữa.

Tìm hiểu cách chuẩn bị một bài thuyết trình ngắn, chọn được chủ đề thích hợp, thu hút sự chú ý của khán giản và giữ đúng thời gian đã định.

Bước 1: Hiểu rõ về khán giả của mình

Chỉ với năm phút cho bài thuyết trình của mình, bạn sẽ không muốn lãng phí thời gian để trình bày thông tin mà khản giả đã biết. Để chắc chắn rằng bạn có thể tiếp cận với khán giả với các tài liệu mà họ có thể hiểu và có liên quan, bạn cần phải hiểu khán giả nhiều nhất có thể.

Nếu bạn không hiểu rõ về khán giản của mình, rất có thể bạn sẽ không thể tạo hứng thú cho khán giản. Nghiên cứu khán giả của mình để tìm hiểu họ càng nhiều càng tốt. Một cách nhanh để tìm hiểu thêm về khán giả của bạn đó là hỏi tổ chức hoặc cá nhân mời bạn đến trình bày bài thuyết trình, người mà bạn sẽ liên hệ để biết thêm các thông tin về khán giả.

Vậy là bây giờ bạn đã hiểu về khách hàng của mình, đây là lúc chọn chủ đề.

Bước 2: Chọn chủ đề phù hợp

Đối với các bài thuyết trình ngắn, lựa chọn chủ đề của bạn rất quan trọng. Một vài chủ đề khiến tự chúng không thể có những bài thuyết trình tốt vì quá phức tạp.

Đây là một vài các điểm chính yếu để cân nhắc khi lựa chọn một chủ đề thuyết trình cho một bài thuyết trình dài 5 phút.

• Chọn một chủ đề mà bạn đã hiểu nhiều về nó. Như vậy nó sẽ giúp bạn giảm tối thiểu thời gian để tìm hiểu về chủ đề của bạn.

• Giữ cho chúng đơn giản. Tránh các chủ đề phức tạp đòi hỏi nhiều sự giải thích. Nếu chủ đề đó phức tạp, hãy chọn một khía cạnh đơn giản duy nhất của nó để trình bày, tốt hơn là khi cố gắng bao trùm mọi thứ.

• Bám sát vào một hoặc hai điểm chính. Cũng tự mình giới hạn một số lượng tối thiểu các điểm phụ. Bởi vì độ dài của bài trình bày của bạn bị giới hạn, bạn sẽ không có thời gian cho việc trải rộng hơn.

• Hãy nhớ thông tin khán giả của bạn. Tôi cần phải nhấn mạnh điểm này - để tạo một bài thuyết trình thu hút, bạn phải hiểu về khán giả của mình.

Bây giờ, viết bản nháp của bạn. Sau khi bản nháp của bạn đã sẵn sàng, đây là lúc để suy nghĩ về bài thuyết trình của bạn sẽ trông như thế nào.

Bước 3: Sử dụng mẫu thuyết trình chuyên nghiệp

Thậm chí những bài thuyết trình ngắn cũng cần trông đẹp. Vì đây là một bài thuyết trình nhanh, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều htời gian bằng cách sử dụng một mẫu có sẵn.

Những mẫu có sẵn mang lại cho bài thuyết trình của bạn một diện mạo chuyên nghiệp mà không cần chi tiền để thuê một nhà thiết kế chuyên nghiệp hoặc mất thời gian để tự mình thiết kế. Đối với hầu hết các mẫu thuyết trình, tất cả những gì mà bạn cần làm là đưa vào thông tin vào những nơi thích hợp và thêm vào các hình ảnh của riêng bạn. Sau đó, bỏ đi các slide mà bạn không dùng đến trong mẫu đó.

Bạn có thể tìm thấy các mẫu chuyên nghiệp khác nhau đang có sẵn trên GraphicRiver của Envato hoặc trên Envato Elements.

Để hiểu được sự khác biệt mà một mẫu chuyên nghiệp có thể tạo cho bài thuyết trình của bạn, đây là diện mạo của mẫu Power Point Simplicity màu đỏ từ GraphicRiver.

Một mẫu chuyên nghiệp có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ.

Mẫu PowerPoint Simpicity có những thiết kế với nhiều khía cạnh tỉ lệ. Chọn lựa trong mười lăm tùy chọn màu sắc và rất nhiều bố cục slide. Bạn cũng có thể chọn giữa mẫu kiểu hình động hoặc không có hình động.

Bước 4: Khởi đầu bằng cách tạo sự chú ý mạnh mẽ

Vì bài thuyết trình của bạn rất ngắn, bạn sẽ muốn tạo một vài sự chú ý hơn bình thường ở phần mở đầu. Bạn có thể sẽ không có thời gian để chiếu một video hoặc chơi các hình hoạt họa phức tạp. Bạn thậm chí còn không đủ thời gian để chơi một đoạn nhạc.

Điều đó ổn thôi. Có những cách khác để thu hút sự chú ý của khán giả. Những cách thu hút sự chú ý nhanh chóng rất tốt cho các bài thuyết trình:

• Kể chuyện;

• Thăm dò ý kiến khán giả;

• Đề cập đến một con số thống kê gây sửng sốt;

• Trình chiếu một bức ảnh tạo ấn tượng.

Trong một bài thuyết trình ngắn, cũng là một ý tưởng tốt để tổ chức các tài liệu của bạn để các điểm quan trọng nhất được đưa ra thảo luận trước tiên. Điều này đảm bảo rằng bạn đã bao trùm toàn bộ các điểm quan trọng nhất trong trường hợp các sự cố sau xảy ra:

• Bạn đã hết thời gian thuyết trình;

• Khán giả của bạn mất đi sự hứng thú.

Bài thuyết trình của bạn đã được gắn kết với nhau, tuy nhiên, bạn sẽ chưa thể sẵn sàng trình bày bài thuyết trình của mình cho đến khi hoàn thành xong bước tiếp theo.

Bước 5: Thực hành tạo ra sự hoàn hảo

Đối với một bài diễn thuyết ngắn, thực hành mang tính then chốt. Tính thời gian của bài thuyết trình cũng là một cách duy nhất để biết chúng mất bao nhiêu thời gian. Bài thuyết trình càng ngắn, thì việc tính thời gian bạn thuyết trình càng quan trọng.

Thực hành tạo cơ hội cho bạn thật sự trau chuốt cho bài thuyết trình của mình. Tập trung vào giọng nói thoải mái và tự tin. Cố gắng giảm bớt hoặc loại bỏ bất cứ các thói quen cá nhân gây phân tâm. Rất có lợi cho nhiều nhà diễn thuyết khi có bên thứ ba nghe thử khi họ tập luyện.

Một cách lý tưởng, ban sẽ muốn có thể trình bày các tài liệu của mình mà không cần đọc nó đúng từng chữ một (vì nghe có vẻ khoa trương và không tự nhiên). Do vậy, bạn sẽ tìm hiểu về các tài liệu của mình khi thực hành.

Khi bạn đã cảm thấy tự tin về bài thuyết trình của bạn, hãy tính thời gian cho nó. Nhờ một đồng nghiệp hoặc một người bạn giúp bạn theo dõi khoảng thời gian mà bạn nói. Hoặc, sử dụng một thiết bị ghi hoặc các công cụ thời gian điện tử khác.

Nếu bạn phát hiện bài thuyết trình của mình vượt quá 5 phút, hãy bỏ các điểm ít quan trọng ở đằng sau bài. Hãy thận trọng khi làm việc này. Sự lo lắng có thể khiến nhiều người diễn thuyết nói nhanh hơn trong bài thuyết trình thực tế hơn bình thường.

Nếu bài thuyết trình của bạn vượt quá năm phút, thêm một điểm ngắn khác hoặc tóm gọn những gì bạn đã thảo luận để tạo sự khác biệt về thời gian.

Về cơ bản, bạn đã sẵn sàng để trình bày bài thuyết trình dài 5 phút. Tuy nhiên, còn một số điều bạn nên biết.

Lên kế hoạch cho độ dài bài thuyết trình của bạn

Khi tạo một bài thuyết trình được tính thời gian, có một câu hỏi phổ biến là " Tôi sẽ cần làm bao nhiêu slide PowerPoint cho một bài thuyết trình dài trong X phút?"

Câu trả lời là... còn tùy thuộc. Có rất nhiều thứ quyết định đến số lượng slide cần thiết để làm đầy trong một khoảng thời gian nhất định.

Không phải tất cả các slide được tạo ra đều bằng nhau. Bạn sẽ muốn thảo luận thông tin đó chi tiết hơn bởi vì nó phức tạp hơn. Với các slide khác, như hình ảnh, có thể không cần phải thảo luận trong phần của bạn. Hơn nữa, mỗi nhà diễn thuyết nói với tốc độ khác nhau. Do đó, một vài người nói nhanh sẽ có thể đòi hỏi nhiều slide hơn những người nói chậm hơn.

Những biến đổi này là lý do tại sao nó quan trọng để tính thời gian bài thuyết trình của bạn trước khi bạn trình bày nó.

Hãy nhớ rằng, tuy lo lắng có thể làm cho bạn nói nhanh hơn bình thường. Vì thế, cố gắng giữ tốc độ của bạn như bình thường. Sự tạm dừng ngắn giữa các điểm có thể giúp bạn bình tĩnh hơn.

Những lỗi phổ biến nhất của bài thuyết trình là có quá nhiều slide. Có quá nhiều slide tạo ra một vấn đề theo nhiều cách:

• Nó trở nên khó khăn hơn cho bạn, vì bạn là một người diễn thuyết phải theo kịp tất cả các tài liệu thuyết trình. Bạn sẽ trông giống như đang đọc bài thuyết trình của mình vậy.

• Khán giản của bạn dường như không thể nhớ được tất cả các tài liệu đó. Điểm chính yếu sẽ bị quên đi.

• Trong một bài thuyết trình ngắn hơn, có vẻ như bạn không có đủ thời gian.

Vì tôi không thể đưa ra chính xác số lượng slide PoiwerPoint cho bài thuyết trình dài năm phút, nên tôi có thể cung cấp cho bạn một vài các hướng dẫn tổng quát có tác dụng cho rất nhiều người diễn thuyết. Sử dụng các hướng dẫn này để lên kế hoạch cho bài thuyết trình của bạn, và chỉnh sửa chúng nếu cần.

Hướng dẫn slides cho các bài thuyết trình có độ dài khác nhau

Ngay cả những chuyên gia cũng không đồng tình với việc định thời gian mà bạn sẽ nói trong một slide. Và không phải tất cả các slide trong bài thuyết trình slide đòi hỏi cùng một số lượng thời gian để trình bày. Vẫn vậy, có một vài bước giúp bạn tính được số lượng slide cần thiết.

Bắt đầu bằng cách chia bài thuyết trình của bạn thành hai kiểu mẫu slide:

• Sự đơn giản. Một slide đơn giản chỉ cần một chút giải thích trong phần trình bày của bạn. Ví dụ của kiểu mẫu slide này sẽ là slide tiêu đề hay một hình đồ họa nói lên ý nghĩa của chính nó. Với những trường hợp ngoại lệ về các slide tiêu đề, hầu hết các chuyên gia đều đồng ý rằng bạn nên thử dùng ít hơn 30 giây cho một slide đơn giản.

• Sự phức tạp. Slide này đòi hỏi một vài sự giải thích cho nó. Đây là những slide bạn có thể sử dụng để truyền đạt thông điệp của mình. Hầu hết các chuyên gia đều đồng ý rằng bạn nên nói trong khoảng một đến không quá ba phút cho kiểu mẫu này. Khi bạn đếm thời gian trình bày bài thuyết trình của mình, nếu bạn thấy rằng một slide dùng nhiều hơn ba phút để trình bày, hãy chia chúng ra thành hai slide.

Trong suốt buổi thực hành, hãy chú ý mỗi slide dùng bao nhiêu thời gian để trình bày. Nếu bạn đã có nhiều kinh nghiệm về thuyết trình, bạn có thể đã biết điều này rồi. Nếu bạn là người mới về diễn thuyết, bạn sẽ phải giải quyết vấn đề này khi bạn tính thời gian cho bài thuyết trình của mình khi thực hành.

Đây là các hướng dẫn có thể thực hiện khi lên kế hoạch cho các bài thuyết trình có độ dài khác nhau:

• Bài thuyết trình dài 1 phút: Gắn chặt với một ý tưởng chủ chốt. Hãy giữ chúng đơn giản. Một slide duy nhất cũng có thể là đủ, nhưng không dùng quá hai slide - trong đó có một slide tiêu đề với tên công ty và tựa đề thuyết trình không đòi hỏi phải thảo luận. Nếu có thể, bạn có thể trình chiếu slide tiêu đề trước khi bài thuyết trình của bạn bắt đầu. Hãy cứ để slide này như lời giới thiệu của bạn về bài thuyết trình đó (khoảng 15 giây). Slide thứ hai bao đề cập một điểm chủ chốt cực kỳ đơn giản (khoảng 45 giây để thảo luận về nó). Bạn có thể sẽ không có các điểm phụ và không có sự tranh luận nào, vì đây là một bài nói rất ngắn.

• Bài thuyết trình dài 3 phút: Một lần nữa, bám sát vào một hoặc hai ý tưởng chính. Bạn có thể có một vài các điểm phụ. Sử dụng slide tên công ty để mở đầu cho bản thuyết trình của bạn (15 giây). Nếu chủ đề của bạn phức tạp, bạn có thể sẽ phải dùng gần như ba phút cho một trang slide duy nhất. Đối với các chủ đề đơn giản, sẽ cần ít hơn một phút cho mỗi slide, như vậy, bạn có thể sẽ cần tổng cộng lên tới sáu slide.

• Bài thuyết trình dài 5 phút: Đối với bài thuyết trình dài hơn một chút này, bạn có thể đề cập đến bốn điểm rất đơn giản hoặc một điểm phức tạp với một vài các điểm phụ. Lên kế hoạch cho một slide tiêu đề (khoảng 30 giây), và bạn có thể đưa vào một vài sự hài hước mở đầu hoặc tạo sự chú ý khác. Với một slide có chủ đề phức tạp, bạn có thể sẽ mất ba phút để trình bày về nó, trong đó có khoảng một phút rưỡi cho hai điểm phụ - vậy là tổng cộng có bốn slide cho phần trình bày đó. Bạn có thể sẽ cần tổng cộng 10 slide nếu những chủ đề của bạn rất đơn giản.

• Bài thuyết trình dài 15 phút: Đối với bài thuyết trình dài hơn như thế này, hãy có kế hoạch tạm dừng một vài phút sau khoảng bảy phút. Bạn có thể sử dụng thời gian này cho một khoảng thời gian hỏi đáp hoặc chỉ cần cho phép các khán giả của mình được thư giãn. Theo sau giờ nghỉ, bạn sẽ cần có một cách để thu hút lại sự chú ý. Bạn cũng có thời gian để mang đến nhiều sự thu hút phức tạp hơn như một đoạn video hay hoạt hình. Bạn cũng cần chúng ở giữa khoảng 5 hoặc 20 slide, phụ thuộc vào mức độ phức tạp của tài liệu của bạn.

• Những bài thuyết trình dài 30 phút hoặc hơn: Những bài thuyết trình dài hơn cho phép bạn thuyết trình với các tài liệu phức tạp hơn. Bạn cũng có thể đưa vào nhiều slide hơn. Khi tạo một bản thuyết trình dài hơn, đừng quên các nhu cầu cơ bản của khán giản. Bạn sẽ cần đưa vào các gián đoạn có kế hoạch hơn. Hơn nữa, hầu hết các chuyên gia đều đồng ý rằng bạn nên lên kế hoạch để có thời gian nghỉ đi vệ sinh ít nhất mỗi một tiếng một lần. Sau thời gian nghỉ đi vệ sinh đó, bạn sẽ cần thu giữ sự chú ý của khán giả thêm một lần nữa. Đối với các bài thuyết trình rất dài, bạn có thể cần bố trí để có một bữa ăn hoặc bữa ăn nhẹ.

Chú ý: Hãy nhớ rằng đây là những hướng dẫn tổng quát và cũng có những ngoại lệ. Sự định rõ cuối cùng về thời gian cần để trình bày cho mỗi slide được xác định bằng cách giữ sự chú ý của khán giả và theo đúng thời gian quy định của bạn.

Bạn chắc chắn sẽ không biết cách thực hiện các hướng dẫn này chặt chẽ như thế nào nếu bạn không tính thời gian diễn thuyết của mình. Sau khi thực hàng, bạn có thể sẽ thấy rằng mình cần cải biến những hướng dẫn này bằng cách thêm hoặc bớt đi một slide. Hoặc, nếu bạn dùng quá nhiều thời gian cho một slide duy nhật, bạn rất có thể cần giảm đi tài liệu của mình.

Bài thuyết trình mẫu ví dụ

Bên dưới tôi đã đính kèm các slide mà tôi đã tạo bằng mẫu Simplicity PowerPoint từ GraphicRiver. Những slide này được tạo một cách nhanh chóng cho một bài thuyết trình ngắn.

Từ việc thực hành, tôi biết bài thuyết trình này cần khoảng 2 phút để trình bày. Đây là slide đầu tiên, là slide tiêu đề của tôi.

Slide mở đầu này mất khoảng 15 giây để trình bày.

Đối với slide này, tất cả những người thuyết trình sẽ cần nói về tên của họ, chủ đề của bài thuyết trình và tên của công ty đó. Chú ý rằng những người thuyết trình không nói mọi thứ có trên slide. Slide tiêu đề này mất khoảng 15 giây để trình bày. Có thể kết quả của bạn sẽ khác.

Đây là slide tiếp theo của tôi:

Slide đơn giản này mất khoảng 30 giây để trình bày.

Mẫu slide đơn giản này giới thiệu công ty. Một lần nữa, tôi sẽ không nói tất cả mọi thứ có trên slide này. Slide đơn giản này chỉ lấy của tôi khoảng 30 giây để trình bày.

Đây là một ví dụ thứ hai của một slide dài 30 giây:

Tôi cũng mất 30 giây đề trình bày slide này.

Slide cuối cùng trong bài thuyết trình cực ngăn này sẽ phức tạp hơn một chút, tuy nhiên, đối với tôi, nó cũng chỉ mất 45 giây để trình bày.

Tôi cần 45 giây để trình bày slide này.

Làm cho bài thuyết trình của bạn có thể mở rộng

Rất nhiều những nhà chuyên môn được yêu cầu khác nhau trong cùng một bài thuyết trình rất nhiều lần. Ví dụ, những người bán hàng có thể cần các phiên bản có độ ngắn dài khác nhau trong cùng một chủ đề thuyết trình.

Nếu đây là điều bạn cần thực hiện, hãy nhớ các điểm đã nêu trên. Tốt nhất là tạo và lưu trữ bài thuyết trình phiên bản dài trước tiên, và sau đó chỉnh sửa giảm bớt tài liệu và lưu lại như một bài thuyết trình có phiên bản ngắn hơn, cốt yếu hơn. Hãy cẩn thật để không lưu đè lên bài thuyết trình ban đầu của mình nhé.

Khi bạn đã có kinh nghiệm làm điều này một vài lần, nó sẽ trở nên dễ hơn.

Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để tạo một bài thuyết trình dài 5 phút rồi đấy!

Nếu bạn biết cách thực hiện, bạn có thể tạo một bài thuyết trình với các slide hiệu quả với bất cứ độ dài thời gian nào. Với cách lên kế hoạch tốt, bạn có thể nhanh chóng tạo những bài thuyết trình dài 5 phút xuất sắc với số lượng slide phù hợp.

Khi tạo một bài thuyết trình ngắn, hãy nhớ rằng rất quan trọng để hiểu rõ về khách hàng của mình. Chọn một chủ đề đơn giản phù hợp cho khán giản cũng là yếu tố then chốt.

Quan trọng nhất, hãy nhớ thực hành và tính thời gian cho bài thuyết trình của bạn. Tính thời gian là cách duy nhất để chắc rằng bạn sẽ mất bao lâu để trình bày bài thuyết trình của mình. Hãy nhớ rằng, bạn có thể tăng tốc độ truyền đạt trong bài thuyết trình thật sự, do đó, hãy tính đến cả vấn đề này.

Bây giờ, bạn đã biết cách thực hiện, bạn đã sẵn sàng để tạo cho mình bài thuyết trình dài 5 phút. Chúc bạn may mắn.

Theo business.tutsplus.com