Làm Thế Nào Giúp File Excel Tránh Gặp Hiện Tượng “đóng Băng” Khi ...

Làm thế nào giúp file Excel tránh gặp hiện tượng “đóng băng” khi xóa hàng

4/19/2022

Mẹo nhanh này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi xóa các hàng khỏi một phạm vi hoặc bảng đã lọc trong Excel.

Việc xóa các hàng đã lọc có thể mất nhiều thời gian!

Bạn đã bao giờ gặp phải tình trạng máy tính của bạn trở nên “nóng phỏng tay” sau khi bạn cố gắng xóa các hàng khỏi một phạm vi lớn được lọc chưa? 🙂

Hoặc có thể bạn phải ngồi và nhìn con trỏ quay, không chắc liệu Excel có thoát khỏi chế độ “Not Responding” hay không trong khi các hàng bị xóa…

Thậm chí tệ hơn, đôi khi Excel bị treo khi bạn cố gắng xóa các hàng.

Vậy tại sao điều này lại xảy ra?

Việc xóa các hàng trên một phạm vi đã lọc có thể là một quá trình tốn nhiều công sức đối với Excel. Nếu dữ liệu không được sắp xếp thì Excel phải đi qua từng tập hợp các hàng hiển thị và xóa từng phần hàng một.

Quá trình này mất nhiều thời gian hơn với các tập dữ liệu lớn hơn chứa nhiều hàng, cột và công thức. Excel đôi khi sẽ rơi vào chế độ Not Responding. Chúng ta sẽ gọi hiện tượng này là “đóng băng” và nó thực sự khiến máy tính nóng lên và hoạt động khó khăn hơn…

Tại sao dữ liệu chưa được sắp xếp lại hoạt động chậm hơn?

Đối với ví dụ này, chúng ta sẽ tạo một tập dữ liệu rất đơn giản có hai cột. Cột đầu tiên chứa màu sắc (Red, Blue hoặc Green) và cột thứ hai chứa một số ngẫu nhiên.

Có 10.000 hàng dữ liệu và cột Color sẽ KHÔNG được sắp xếp (sắp xếp một cách ngẫu nhiên).

Giả sử chúng ta muốn xóa các hàng có chứa "Red" trong cột Color.

Nếu chúng ta lọc phạm vi chỉ xuất hiện "Red", sau đó xóa các hàng thì quá trình này có thể mất khoảng… 8-10 giây!

Điều đáng sợ là Excel cũng có thể rơi vào chế độ “Not Responding” (đóng băng) trong vài giây. Nó có thể nhanh hơn hoặc chậm hơn trên máy tính của bạn, nhưng đây chỉ mới là tập dữ liệu rất đơn giản và không có công thức.

Dữ liệu không được sắp xếp sẽ tạo ra một loạt các phạm vi không liền nhau cho các hàng hiển thị. Các phạm vi không liền kề này được gọi là các khu vực (area)trong VBA. Chúng ta có thể xác định có bao nhiêu vùng trong phạm vi đã lọc bằng cách chọn tất cả các ô trong cột đầu tiên của tập dữ liệu, sau đó chạy dòng mã sau trong Immediate Window của VB Editor.

?Selection.SpecialCells(xlCellTypeVisible).Areas.Count

Kết quả là 2,197. Điều đó có nghĩa là Excel phải thực hiện lệnh xóa hàng đến 2,197 lần để xóa tất cả các hàng đã lọc. Nếu có công thức phụ thuộc vào phạm vi đó thì nó cũng sẽ phải cập nhật các tham chiếu phạm vi. Hãy tưởng tượng sẽ mất bao lâu nếu chúng ta phải làm điều đó theo cách thủ công… 🙂

Thao tác Sort (sắp xếp) có thể “giải cứu” bạn thoát khỏi tình huống này!

Bây giờ nếu chúng ta sắp xếp dữ liệu trước theo cột Color, sau đó chỉ lọc Red và xóa hàng thì quá trình này sẽ mất… chưa đến 1 giây!

Tốt nhất bạn nên sắp xếp cột trước khi xóa các hàng. Chúng tôi đã tiết kiệm từ 10 giây xuống dưới 1 giây chỉ với một cách sắp xếp đơn giản!

Sắp xếp đặt các hàng sẽ bị xóa trong một phạm vi (khu vực) liền kề. Excel có thể xóa tất cả phạm vi cùng một lúc, thay vì lặp lại tất cả các khu vực trong phạm vi chưa được sắp xếp.

Điều gì xảy ra nếu chúng ta không muốn thay đổi thứ tự sắp xếp?

Nếu thứ tự sắp xếp hiện tại của dữ liệu là quan trọng và bạn không muốn thay đổi nó, thì chúng ta có thể thêm một cột index vào bảng dữ liệu.

Cột index chỉ là một cột chứa số hàng cho mỗi hàng. Đây là một giá trị được mã hóa cứng.

Chúng ta có thể nhập số 1 vào hàng đầu tiên của bảng dữ liệu, sau đó điền trình tự xuống.

Với cột index, chúng ta có thể sắp xếp, lọc và xóa các hàng. Sau khi xóa, hãy sắp xếp cột index theo thứ tự tăng dần để lấy lại thứ tự sắp xếp ban đầu.

Nguồn: excelcampus.com