Lập Bảng WBS Kết Hợp Sơ đồ Gantt Theo Dõi Tiến độ Công Việc ...

Quản lý công việc bằng WBS (Work Breakdown Structure) là một kỹ năng rất quen thuộc với các bạn sinh viên và cả các nhà quản trị. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết áp dụng và quản lý bảng kế hoạch này trên Excel một cách tự động, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Tinhocmos sẽ giới thiệu với bạn cách áp dụng WBS kết hợp Sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc với Template Excel cực khoa học và hiệu quả.

Mục lục

• 1 WBS và Sơ đồ Gantt là gì?
• 2 Các bước thiết lập bảng WBS trong Sơ đồ Gantt
  • 2.1 Bước 1: Điền ngày bắt đầu công việc
  • 2.2 Bước 2: Kiểm tra ngày hiện tại trên lịch
  • 2.3 Bước 3: Điền các đầu công việc cần làm theo WBS
  • 2.4 Bước 4: Điền ngày bắt đầu cho từng công việc
  • 2.5 Bước 5: Điền số ngày để hoàn thành công việc đó tại cột DAYS
  • 2.6 Bước 6: Điền % đã hoàn thành tại cột DONE
  • 2.7 Bước 7: Hoàn thành biểu đồ
• 3 Tóm lại về Sơ đồ Gantt trong Excel

WBS và Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) là một trong số những phương pháp thông dụng khi lập danh mục những công việc cần làm theo thứ tự thực hiện của kế hoạch, có thể ghi rõ ai làm và đặc biệt là thời gian thực hiện. WBS (Work Breakdown Structure) hay Cấu trúc phân chia công việc là một công cụ xác định một dự án bằng cách phân cấp và chia nhỏ các đầu công việc cần làm trong phạm vi dự án. Từ đó giúp nhà quản trị có thể theo dõi và triển khai dự án hiệu quả nhất. Kết hợp WBS trong Sơ đồ Gantt sẽ giúp bạn có thể lập kế hoạch và theo dõi tiến độ các đầu việc cần làm cực hiệu quả trong cả học tập và công việc. Để lập một bảng Sơ đồ Gantt khá phức tạp tuy nhiên bạn có thể tải ngay mẫu Template Excel có thể áp dụng cho hầu hết công việc Tinhocmos có sưu tầm như ảnh bên trên. Tham khảo một số tempkate biểu đồ Gantt có sẵn: tại: https://create.microsoft.com/en-us/search?query=gantt

Xem thêm: Cập Nhật Dữ Liệu Biểu Đồ Tự Động Trong Excel

Các bước thiết lập bảng WBS trong Sơ đồ Gantt

Bước 1: Điền ngày bắt đầu công việc

Đầu tiên, bạn nhập ngày bắt đầu công việc tại mục Project Start Date. Phần lịch bên phải sẽ tự động cập nhật 8 tuần tương ứng sau đó bắt đầu từ ngày bạn đã nhập vào.

Bước 2: Kiểm tra ngày hiện tại trên lịch

Các ngày trong tuần từ ngày đầu tiên sẽ được hiển thị tự động. Riêng ngày hôm nay (thời điểm bạn lập bảng WBS) sẽ được tô màu đỏ cho cả cột. Ví dụ trong hình, cột chứa ngày 14/2 được tô màu đỏ vì hôm nay là ngày 14/2. Sang ngày hôm sau cột màu đỏ sẽ tự động nhảy sang ngày 15/2.

Xem thêm: Hướng dẫn vẽ biểu đồ cột trong Excel đơn giản và hiệu quả

Bước 3: Điền các đầu công việc cần làm theo WBS

Bạn điền các đầu công việc cần làm đánh số thứ tự phân cấp theo WBS vào cột WBS và cột TASK của template. Ở đây ta có ví dụ là bảng theo dõi tiến độ học tập Khóa MOS Excel 2016 nên Tinhocmos đã điền các nội dung cần hoàn thành của khóa học để minh họa.

Bước 4: Điền ngày bắt đầu cho từng công việc

Tiếp sau đó bạn nhập kế hoạch cho từng công việc con. Đầu tiên là nhập ngày bắt đầu cho từng công việc tại cột START.

Ví dụ, Tinhocmos đã nhập ngày bắt đầu cho công việc “Làm việc với ứng dụng Excel” là Tue 2/01/22.

Bước 5: Điền số ngày để hoàn thành công việc đó tại cột DAYS

Tiếp theo, bạn nhập số ngày hoàn thành công việc tại cột DAYS. Sau khi nhập số ngày, ngày kết thúc tại cột END và biểu đồ bên phải sẽ tự động hiện ra thanh biểu đồ màu cam tô vào đúng 4 ngày của phần lịch bên trên. Lưu ý: Tinhocmos nhập 4 ngày để ví dụ với các bạn cho dễ hiểu nhất tuy nhiên thực tế thời gian hoàn thành của bài học sẽ ngắn hơn rất nhiều vì các bài học đã được chia nhỏ theo phương pháp MicroLearning. 

Tìm hiểu thêm về khóa MOS Excel 2016 ngay tại đây.

Bước 6: Điền % đã hoàn thành tại cột DONE

Bạn nhập 80% tại cột DONE cho đầu công việc “Làm việc với ứng dụng Excel”. Phần đã làm sẽ tự động hiển thị màu đen ở biểu đồ bên phải thể hiện 80% công việc đã hoàn thành.

Xem thêm: Chỉnh sửa biểu đồ trong Excel chi tiết từ A đến Z

Bước 7: Hoàn thành biểu đồ

Tương tự với tất cả công việc con còn lại, vậy là bạn đã hoàn thành bảng WBS kết hợp sơ đồ Gantt để theo dõi tiến độ công việc cực hiệu quả rồi.

Tóm lại về Sơ đồ Gantt trong Excel

Thành thạo Sơ đồ Gantt đặc biệt là khi kết hợp cùng WBS sẽ là một kỹ năng vững chắc và quan trọng để bạn phát triển khả năng quản lý đội nhóm và quản trị dự án sau này. Thành thạo bảng WBS cũng sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả công việc đặc biệt là khi làm việc nhóm hay các công việc đòi hỏi sự theo dõi sát sao và tính đúng thời hạn cao.

Các bước lập WBS kết hợp Sơ đồ Gantt theo dõi công việc hiệu quả

Bước 1: Điền ngày bắt đầu công việc

Bước 2: Kiểm tra ngày hiện tại trên lịch

Bước 3: Điền các đầu công việc cần làm theo WBS

Bước 4: Điền ngày bắt đầu cho từng công việc

Bước 5: Điền số ngày để hoàn thành tại cột DAYS

Bước 6: Điền % đã hoàn thành tại cột DONE

Bước 7: Hoàn thành biểu đồ

Ngoài ra, nếu công việc của bạn gắn liền với Tin học văn phòng nhưng vì quá bận rộn nên bạn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp ở trung tâm thì bạn có thể tham khảo khóa Luyện thi MOS online, và Excel AZ từ cơ bản đến nâng cao và ứng dụng của Trung tâm tin học văn phòng MOS nhé!

Thông tin liên hệ 

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp – Đại học Ngoại Thương

Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

Hotline: 0914 444 343

Bài viết cùng chủ đề::

1. Sơ đồ Gantt là gì? Công cụ không mới nhưng chưa bao giờ lỗi thời
2. 4 cách copy công thức trong Excel không lo bị lỗi dữ liệu
3. Hướng dẫn cách sắp xếp tên theo abc trong Excel [2022]
4. Cách lặp lại tiêu đề bảng trong Word để tiện in ấn nhiều trang
5. Chứng chỉ tin học B không đạt yêu cầu tuyển dụng theo Công văn 3656/BTTTT-CNTT