Luận Văn Tốt Nghiệp Giải Pháp Erp Mã Nguồn Mở Odoo Cho Doanh ...

Có thể bạn quan tâm

Tải bản đầy đủ (.pdf) (82 trang)

Trang chủ

Luận Văn - Báo Cáo

Báo cáo khoa học

Luận văn tốt nghiệp giải pháp erp mã nguồn mở odoo cho doanh nghiệp mes

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (5.44 MB, 82 trang )

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAMBỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINHKHĨA LUẬN TỐT NGHIỆPĐề tài:GIẢI PHÁP ERP MÃ NGUỒN MỞ ODOO CHO DOANH NGHIỆP MESSINH VIÊN: Mai Quang KhơiMSSV:030229130173LỚP:DH29DN02GVHD:ThS. Nguyễn Hồng ÂnTP Hồ Chí Minh Tháng 03 năm 2018 MỤC LỤCCHƯƠNG 1 TỔNG QUAN ĐỀ TÀI............................................................................11.1 Tính cấp thiết của đề tài .........................................................................................11.2 Mục tiêu đề tài ........................................................................................................21.3 Phạm vi nghiên cứu ................................................................................................21.4 Đối tượng nghiên cứu.............................................................................................2CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ ERP ...........................................................................32.1 Tổng quan về ERP .................................................................................................32.1.1 Khái niệm về ERP............................................................................................32.1.2 Các giải pháp triển khai ERP cho doanh nghiệp .............................................42.1.3 Các phương pháp triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp ........................52.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến sự triển khai thành công ERP .............................72.2 Tổng quan về Odoo ................................................................................................82.2.1 Giới thiệu về Odoo...........................................................................................82.2.2 Lịch sử phát triển .............................................................................................82.2.3 Thành tựu đã đạt được của Odoo .....................................................................92.2.4 Mơ hình hệ thống Odoo .................................................................................10CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆPMES VÀ HỆ THỐNG ODOO ....................................................................................113.1 Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp MES....................................................113.1.1 Quy trình hoạt động kinh doanh tổng quát của doanh nghiệp .......................123.1.2 Quy trình mua sắm của doanh nghiệp ...........................................................153.1.3 Quy trình hoạt động kho của doanh nghiệp ...................................................163.1.3.1 Quy trình nhập kho của doanh nghiệp ....................................................163.1.3.2 Quy trình xuất kho của doanh nghiệp .....................................................18I 3.2 Một số qui trình nghiệp vụ chuẩn trên hệ thống Odoo ........................................193.2.1 Quy trình mua sắm trên hệ thống Odoo.........................................................193.2.2 Quy trình thanh tốn mua sắm của Odoo ......................................................233.2.3 Quy trình xuất/nhập kho của Odoo ................................................................263.3 Phân tích quy trình hoạt động của doanh nghiệp .................................................303.3.1 Nhu cầu quản lý thơng tin sản phẩm .............................................................303.3.2 Phân tích quy trình mua sắm .........................................................................313.3.3 Phân tích quy trình thanh tốn mua sắm........................................................333.3.4 Phân tích quy trình xuất/nhập kho .................................................................33CHƯƠNG 4 GIẢI PHÁP HỆ THỐNG MÃ NGUỒN MỞ ODOO ERP CHODOANH NGHIỆP MES ..............................................................................................364.1 Giải pháp đề nghị cho doanh nghiệp MES ..........................................................364.1.1 Cơ sở hạ tầng .................................................................................................364.1.2 Đào tạo người sử dụng ...................................................................................374.1.3 Quy trình hoạt động để áp dụng Odoo...........................................................374.1.3.1 Quy trình mua sắm chuẩn hóa được đề nghị ...........................................374.1.3.2 Quy trình thanh tốn mua sắm chuẩn hóa được đề nghị .........................384.1.3.3 Quy trình nhập kho chuẩn hóa được đề nghị ..........................................394.1.3.4 Quy trình xuất kho chuẩn hóa được đề nghị ...........................................414.1.4 Yêu cầu tùy chỉnh Odoo ................................................................................444.1.5 Vận hành ........................................................................................................454.1.6 Bảo mật ..........................................................................................................464.2 Đánh giá tính khả thi của giải pháp ......................................................................464.2.1 Về khía cạnh kinh tế ......................................................................................464.2.2 Về khía cạnh kỹ thuật ....................................................................................46II 4.2.3 Về khía cạnh tổ chức .....................................................................................474.2.4 Về khía cạnh vận hành ...................................................................................47CHƯƠNG 5 HIỆN THỰC HỆ THỐNG ODOO CHO DOANH NGHIỆP MES .485.1 Hiện thực thông tin về thông số kỹ thuật của linh kiện điện tử ...........................495.2 Hiện thực phân hệ Purchase Management ...........................................................525.2.1 Cấu hình Vendor Price...................................................................................525.2.2 Cấu hình tính năng phê duyệt đơn mua hàng ................................................535.2.3 Cấu hình phần hỗ trợ khơng cho phép chỉnh sửa đơn mua hàng đã được chấpnhận .........................................................................................................................535.3 Hiện thực phân hệ Inventory Management ..........................................................545.3.1 Cấu hình định giá tồn kho theo giá trị thực và phương thức xuất kho FIFO 545.3.2 Cấu hình Lots and Serial Numbers ................................................................555.3.3 Cấu hình định mức tồn kho............................................................................575.3.4 Cấu hình các vị trí lưu trữ trong kho .............................................................585.3.5 Cấu hình thơng tin vị trí của từng nhà cung cấp cụ thể có yêu cầu ...............585.3.6 Cấu hình số tham chiếu của phiếu nhập kho và xuất kho..............................605.4 Hiện thực tùy chỉnh quyền sử dụng các tính năng của người dùng hệ thống ......615.4.1 Purchase Management ...................................................................................615.4.2 Inventory Management ..................................................................................62KẾT LUẬN ..................................................................................................................65DEMO HỆ THỐNG ODOO .......................................................................................66TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................. iPHỤ LỤC A ................................................................................................................ A-IIII DANH MỤC TỪ VIẾT TẮTTừ viết tắtCSDLTiếng AnhERPEnterprise Resource PlanningPORFQTNHHPurchase OrderRequest for QuotationsTNHH MTVSaaSSoftware-as-a-ServiceIVTiếng việtCơ sở dữ liệuHoạch định nguồn lựcdoanh nghiệpĐơn mua hàngYêu cầu báo giáTrách nhiệm hữu hạnTrách nhiệm hữu hạn mộtthành viênPhần mềm như dịch vụ DANH MỤC BẢNGBảng 3.1 Nhu cầu thông số kỹ thuật của linh kiện ........................................................30Bảng 3.2 Nhận xét quy trình mua sắm ..........................................................................32Bảng 3.3 Nhận xét hoạt động xuất/nhập kho ................................................................35Bảng 4.1 Quyền sử dụng các chức năng phân hệ Purchase Management ....................44Bảng 4.2 Quyền sử dụng các chức năng phân hệ Inventory Management ...................45Bảng 5.1 Quyền sử dụng của Purchase/User cần thay đổi ............................................61Bảng 5.2 Quyền sử dụng của Purchase/Manager cần thay đổi .....................................61Bảng 5.3 Quyền sử dụng của Inventory/User cần thay đổi ...........................................62Bảng 5.4 Quyền sử dụng của Inventory/Manager cần thay đổi ....................................63V DANH MỤC HÌNH ẢNHHình 2.1 Các phân hệ trên hệ thống Odoo (Nguồn: Odoo) ...........................................10Hình 3.1 Quy trình hoạt động kinh doanh (1) ...............................................................13Hình 3.2 Quy trình hoạt động kinh doanh (2) ...............................................................14Hình 3.3 Quy trình mua sắm của doanh nghiệp ............................................................15Hình 3.4 Quy trình nhập kho của doanh nghiệp............................................................17Hình 3.5 Quy trình xuất kho của doanh nghiệp.............................................................18Hình 3.6 Quy trình mua sắm của Odoo .........................................................................19Hình 3.7 Product (Nguồn từ Odoo) ...............................................................................21Hình 3.8 Vendor (Nguồn từ Odoo) ...............................................................................21Hình 3.9 Yêu cầu báo giá (Nguồn từ Odoo) .................................................................22Hình 3.10 Đơn mua hàng (Nguồn từ Odoo) ..................................................................22Hình 3.11 Thơng tin nhập kho (Nguồn từ Odoo) ..........................................................23Hình 3.12 Quy trình thanh tốn mua sắm của Odoo .....................................................23Hình 3.13 Vendor Bill trạng thái Draft (Nguồn: Odoo) ................................................24Hình 3.14 Vendor Bill trạng thái Open (Nguồn: Odoo)................................................25Hình 3.15 Xác nhận thanh tốn (Nguồn: Odoo)............................................................25Hình 3.16 Vendor Bill trạng thái Paid (Nguồn từ Odoo) ..............................................26Hình 3.17 Quy trình xuất/nhập kho của Odoo ..............................................................26Hình 3.18 Thơng tin xuất/nhập kho (Nguồn từ Odoo) ..................................................28Hình 3.19 Trạng trái chờ hàng hóa (Nguồn từ Odoo) ...................................................28Hình 3.20 Trạng thái có đủ hàng hóa (Nguồn từ Odoo) ...............................................29Hình 3.21 Trạng thái hồn thành xuất/nhập kho (Nguồn từ Odoo) ..............................29Hình 4.1 Quy trình mua sắm chuẩn hóa ........................................................................38Hình 4.2 Quy trình thanh tốn mua sắm chuẩn hóa ......................................................39Hình 4.3 Quy trình nhập kho chuẩn hóa........................................................................40Hình 4.4 Quy trình xuất kho chuẩn hóa ........................................................................41Hình 4.5 Quy trình kinh doanh tổng qt chuẩn hóa (1) ...............................................43Hình 4.6 Quy trình kinh doanh tổng qt chuẩn hóa (2) ...............................................44VI Hình 5.1 Kích hoạt chế độ developer mode ..................................................................48Hình 5.2 Product Category ............................................................................................49Hình 5.3 Kích hoạt Product Variants ............................................................................50Hình 5.4 Thơng số kỹ thuật trong phần Attributes ........................................................50Hình 5.5 Thiết lập thơng số kỹ thuật cho linh kiện .......................................................51Hình 5.6 Các giá trị thông số kỹ thuật được quản lý trong Attributes Values ..............51Hình 5.7 Kích hoạt Vendor Price ..................................................................................52Hình 5.8 Danh sách giá nhà cung cấp ...........................................................................52Hình 5.9 Kích hoạt Levels of Approvals của phân hệ Purchase Management .............53Hình 5.10 Kích hoạt Purchase Order Modification .......................................................53Hình 5.11 Kích hoạt Costing Method Real Price ..........................................................54Hình 5.12 Thiết lập Real Price và FIFO ........................................................................54Hình 5.13 Kích hoạt Lots and Serial Numbers..............................................................55Hình 5.14 Kích hoạt Warehouse and Location usage level ..........................................56Hình 5.15 Thiết lập sử dụng Lots/Serial Numbers cho hoạt động kho .........................56Hình 5.16 Thiết lập theo dõi lơ hàng cho sản phẩm ......................................................57Hình 5.17 Thiết lập Reordering Rule ............................................................................57Hình 5.18 Tạo vị trí lưu trữ trong kho ...........................................................................58Hình 5.19 Tạo vị trí lưu trữ nhà cung cấp .....................................................................59Hình 5.20 Thiết lập vị trí nhà cung cấp vào thơng tin nhà cung cấp .............................59Hình 5.21 Thiết lập số tham chiếu trên phiếu nhập kho................................................60Hình 5.22 Thiết lập số tham chiếu trên phiếu xuất kho ................................................60Hình 5.23 Thiết lập quyền sử dụng Purchase/User theo yêu cầu ..................................61Hình 5.24 Thiết lập quyền sử dụng Purchase/Manager theo yêu cầu ...........................62Hình 5.25 Thiết lập quyền sử dụng Inventory/User theo yêu cầu .................................63Hình 5.26 Thiết lập quyền sử dụng Inventory/Manager theo yêu cầu ..........................64VII CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN ĐỀ TÀI1.1 Tính cấp thiết của đề tàiTừ những năm 2000, thị trường ERP Việt Nam đã bắt đầu phát triển với sự cómặt của những cơng ty lớn như SAP, Oracle, Microsoft. Cùng với đó, hàng loạt công tynội cũng xuất hiện như Tinh vân, Bravo, Lạc việt, Fast v.v…đã tạo nên một sự sôi độngtrong việc ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp.Hệ thống ERP thường được các doanh nghiệp quy mô lớn như các cơng ty đaquốc gia, các tập đồn lớn sử dụng để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và có thể tănglợi thế cạnh so với đối thủ... Có hai loại hệ thống ERP là tính phí và mã nguồn mở. Cáchệ thống ERP trả phí bao gồm các nhà cung cấp ERP lớn như Oracle, SAP, Infor,Microsoft, v.v thường cung cấp hệ thống ERP cho các doanh nghiệp có quy mơ lớn.Ngồi ra cịn có những sản phẩm ERP mã nguồn mở như Odoo, Dolibarr, OpenBravoERP… được những doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, vừa và nhỏ lựa chọn.Tại Việt Nam một số tập đồn, tổng cơng ty lớn thường áp dụng các giải phápERP của Oracle và SAP. Chẳng hạn như giải pháp SAP ERP được triển khai tại Tậpđồn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) có trị giá lên tới hàng chục triệu đô la Mỹ;Vietsovpetro nhắm đến giải pháp ERP của Oracle v.v…Ngồi ra, ERP cịn được triểnkhai tại Tập đồn Bưu chính Viễn thơng Việt Nam, Cơng ty TNHH Samsung ElectronicsViệt Nam, Tập đồn Viễn thông Quân đội, Công ty TNHH MTV Vàng bạc đá q SàiGịn – SJC, Tập đồn Cơng nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam, v.v…Trong giai đoạn 2014 – 2016, tại Việt Nam tình hình ứng dụng ERP vào trongdoanh nghiệp (Tập đồn kinh tế – Tổng cơng ty) khoảng 26.1% (2014) – 38.5% (2015)– 23.8% (2016)[1]Doanh nghiệp MES – Mastering Elevator Services là một doanh nghiệp kinhdoanh dịch vụ trong lĩnh vực kỹ thuật thang máy và hoạt động với quy mô nhỏ. Hiện tạidoanh nghiệp đang kinh doanh dịch vụ tư vấn và sửa chữa thang máy (Tư vấn, sửa chữacác loại bo/mạch/khối chức năng, biến tần điều khiển thang máy, thang cuốn dân dụngvà công nghiệp). Trong quá trình hoạt động kinh doanh thì doanh nghiệp này đang gặpkhó khăn khi khơng theo dõi được hoạt động mua sắm, hoạt động xuất/nhập kho và quảnlý tồn kho. Khi doanh nghiệp mở rộng việc cung cấp dịch vụ sửa chữa thêm các thiết bị1 mới cùng với định hướng mở rộng phát triển thêm lĩnh vực tự động hóa và cơng nghệthơng tin – truyền thơng thì những khó khăn trên ngày càng trầm trọng. Bởi vì vậy doanhnghiệp hiện đang rất cần áp dụng giải pháp về hệ thống thông tin để quả lý các hoạtđộng trong công ty mà ưu tiên trước nhất là quản lý tốt hơn các hoạt động mua sắm,hoạt động xuất/nhập kho và quản lý tồn kho một cách chặt chẽ, các thông tin của nhữnghoạt động này được gắn kết với nhau. Giải pháp hệ thống thông tin đồng thời còn phảigiúp doanh nghiệp đáp ứng được mục tiêu mở rộng hoạt động kinh doanh của mình.1.2 Mục tiêu đề tàiMục tiêu tổng quát là đánh giá được thực trạng trong hoạt động của doanh nghiệptừ đó đưa ra giải pháp về việc ứng dụng giải pháp ERP cho doanh nghiệp.Mục tiêu cụ thể là phân tích một số qui trình hoạt động và yêu cầu của doanhnghiệp; phân tích qui trình nghiệp vụ chuẩn của hệ thống Odoo; đưa ra một số nhận xétvề sự khác biệt trong qui trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và hệ thống Odoo; đề ra giảipháp để ứng dụng hệ thống Odoo vào doanh nghiệp.1.3 Phạm vi nghiên cứuĐề tài phân tích các hoạt động của doanh nghiệp trong đó tập trung vào phân tíchhoạt động quản lý tồn kho và quản lý mua sắm của doanh nghiệp.1.4 Đối tượng nghiên cứuQuy trình hoạt động của doanh nghiệp và hệ thống Odoo2 CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ ERP2.1 Tổng quan về ERP2.1.1 Khái niệm về ERPHệ thống ERP là một phương thức hoạch định và kiểm soát hiệu quả tất cả cácnguồn lực cần thiết để phục vụ cho việc lấy, làm, giao hàng và kế toán cho đơn hàngbán trong một doanh nghiệp sản xuất, phân phối hoặc dịch vụ.[2]Theo SAP, ERP bao gồm tất cả các quy trình cốt lõi cần thiết để điều hành cơngty: tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, mua sắm và những thứ khác.Ở mức cơ bản nhất, ERP tích hợp các quá trình này vào một hệ thống duy nhất. Tuynhiên, các hệ thống ERP mới chỉ là những điều cơ bản. Chúng cung cấp khả năng hiểnthị, phân tích và hiệu quả trong mọi khía cạnh của một doanh nghiệp. Sử dụng các côngnghệ mới nhất, các hệ thống ERP tạo thuận lợi cho việc luồng thông tin thời gian thựcqua các phịng ban, do đó các doanh nghiệp có thể thực hiện các quyết định dựa vào dữliệu và quản lý hiệu suất – trực tiếp[3].Theo Oracle, ERP đề cập đến các hệ thống và gói phần mềm được các tổ chứcsử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hằng ngày như kế toán, mua sắm, quản lýdự án và sản xuất. Hệ thống ERP kết hợp và xác định các quy trình kinh doanh lại vớinhau và cho phép luồng dữ liệu giữa chúng. Bằng cách thu thập dữ liệu giao dịch chiasẻ của tổ chức từ nhiều nguồn, các hệ thống ERP loại bỏ sự trùng lắp dữ liệu và cungcấp tính tồn vẹn dữ liệu bằng “chỉ một nguồn duy nhất”[4].ERP cung cấp một cái nhìn tổng hợp và liên tục cập nhật các quy trình kinh doanhcốt lõi bằng cách sử dụng các cơ sở dữ liệu thơng thường được duy trì bởi một hệ thốngquản lý cơ sở dữ liệu. Hệ thống ERP theo dõi các nguồn lực kinh doanh - tiền mặt,nguyên vật liệu, năng lực sản xuất và tình trạng cam kết kinh doanh: đơn đặt hàng, đơnmua hàng và biên chế. Các ứng dụng tạo nên hệ thống chia sẻ dữ liệu qua các phòng bankhác nhau (sản xuất, mua, bán, kế toán, vv) cung cấp dữ liệu. ERP tạo điều kiện choluồng thông tin giữa tất cả các chức năng kinh doanh và quản lý kết nối với các bên liênquan bên ngoài.Phần mềm hệ thống doanh nghiệp là một ngành công nghiệp hàng tỷ đô la tạo racác thành phần hỗ trợ một loạt các chức năng kinh doanh. Đầu tư công nghệ thông tin3 đã trở thành loại chi tiêu vốn lớn nhất trong các doanh nghiệp trên thế giới trong suốtthập kỷ qua. Mặc dù các hệ thống ERP đầu tiên tập trung vào các doanh nghiệp lớn, cácdoanh nghiệp nhỏ ngày càng sử dụng hệ thống ERP.Hệ thống ERP kết hợp các hệ thống tổ chức khác nhau và tạo điều kiện cho cácgiao dịch và sản xuất khơng có lỗi, qua đó nâng cao hiệu quả của tổ chức. Tuy nhiên,phát triển một hệ thống ERP khác với phát triển hệ thống truyền thống. Các hệ thốngERP chạy trên nhiều loại phần cứng máy tính và cấu hình mạng, thường sử dụng mộtcơ sở dữ liệu như một kho lưu trữ thông tin.2.1.2 Các giải pháp triển khai ERP cho doanh nghiệpHiện nay có nhiều giải pháp ERP cho doanh nghiệp. Nếu phân loại theo chi phícó hai loại chính đó là có tính phí (Cloud ERP và On-premise ERP) hoặc miễn phí (Opensource).Cloud ERP cịn được gọi là Software-as-a-Service (SaaS), được cung cấp như làmột dịch vụ mà không cần phải được quản lý và vận hành bởi đội ngũ công nghệ thôngtin của doanh nghiệp. Với loại giải pháp này, phần mềm ERP của doanh nghiệp và dữliệu hoặc thông tin liên quan đến phần mềm được quản lý bởi nhà cung cấp phần mềmERP tập trung và được truy cập bởi các khách hàng sử dụng trình duyệt web. Nhà cungcấp ERP đám mây lưu trữ và duy trì tất cả các cơ sở hạ tầng cơng nghệ thông tin chodoanh nghiệp, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động, dữ liệu liên quan được bảo mật và antoàn, các cải tiến hoặc nâng cấp sản phẩm được triển khai sẵn sàng cho giải pháp củadoanh nghiệp.On-premise ERP là giải pháp được cài đặt cục bộ trên phần cứng và máy chủ củadoanh nghiệp, được quản lý bởi đội ngũ công nghệ thông tin của doanh nghiệp. Giảipháp này yêu cầu đầu tư liên tục khoản chi phí lớn để mua và quản lý phần mềm, phầncứng liên quan và các thiết bị cần thiết để chạy hệ thống. Quan trọng hơn là giải phápnày đòi hỏi đội ngũ công nghệ thông tin của doanh nghiệp phải dành một khoảng thờigian và ngân sách đáng kể để đảm bảo hệ thống của doanh nghiệp được dựng và hoạtđộng khi doanh nghiệp cần, bao gồm bảo trì phần cứng, phịng máy chủ.Giải pháp ERP mã nguồn mở cho phép doanh nghiệp áp dụng hệ thống với chiphí thấp vì được miễn phí hồn tồn chi phí về bản quyền phần mềm. Hệ thống cũng4 đáp ứng hầu hết nhu cầu doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, quản lý kho, nhậphàng, bán hàng… Trên thế giới hiện nay có nhiều hệ thống ERP mã nguồn mở nhưOpenERP (nay là Odoo), Openbravom, Apache OFBiz, Compiere, WebERP, ERP5,Opentaps …2.1.3 Các phương pháp triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệpViệc triển khai hệ thống thơng tin nói chung và hệ thống ERP nói riêng địi hỏiphải có phương pháp phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp. Có ba phương pháp triểnkhai hệ thống ERP thường được áp dụng: Phương pháp triển khai toàn bộ, phương pháptriển khai theo mô đun và phương pháp triển khai theo quy trình kinh doanh.Phương pháp đầu tiên là triển khai toàn bộ được triển khai cho các cơng ty lớncó nguồn tài chính lớn để phân bổ nguồn nhân lực và dành thời gian nỗ lực cho quá trìnhtriển khai. Giải pháp ERP được đề xuất được cấu hình theo yêu cầu của doanh nghiệp.Các giai đoạn triển khai theo phương pháp triển khai toàn bộ: Phân tích kinh doanh: Giai đoạn này chiếm khoảng hai mươi phần trăm thờigian triển khai và mặc dù nó có tầm quan trọng lớn nhưng thường bị bỏ qua.Yêu cầu trước khi ký thỏa thuận mua bán, nó thiết lập phạm vi của dự án,giúp xác định chi phí chính xác và để loại bỏ một số bất tiện có thể xảy ratrong quá trình triển khai. Nhà cung cấp phân tích các quy trình kinh doanhcủa khách hàng và định hướng cấu hình giải pháp theo phân tích. Khách hàngcó sự tham gia tối thiểu ở giai đoạn này. Lên kế hoạch: Nhà cung cấp thông qua người quản lý dự án cung cấp kế hoạchcủa dự án. Nhà cung cấp có một vai trị và trách nhiệm lớn hơn. Người quảnlý dự án có vai trị theo dõi và điều tiết theo đúng kế hoạch. Thiết kế: Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp cấu hình, thiết lập các thông sốvà phát triển hệ thống theo phân tích. Trình bày hệ thống: Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp cung cấp cho kháchhàng hệ thống được cấu hình theo quy trình kinh doanh của khách hàng từ tàiliệu phân tích. Trong giai đoạn này, người dùng chính và người dùng cuốiđược đào tạo để sử dụng hệ thống.5  Dự án thí điểm: Hệ thống ERP được cấu hình được tiến hành kiểm tra để đảmbảo phạm vi bao phủ của các luồng hoạt động kinh doanh được mơ tả trongtài liệu phân tích. Ở giai đoạn này, mức độ tham gia của khách hàng tăng lên,hoạt động được tăng gấp đôi theo các nhiệm vụ hiện tại. Vận hành chính thức: Nhà cung cấp đảm bảo sự hiện diện tại chỗ để hỗ trợngười sử dụng trong hoạt động của hệ thống ERP.Phương pháp thứ hai là triển khai theo mô đun. Theo phương pháp triển khai nàythì nhà cung cấp hệ thống ERP đã cấu hình cho một số mô đun cơ bản như mua sắm,kho hàng, bán hàng, tài chính, kế tốn và nhân sự. Việc triển khai được thực hiện theohai bước lớn: Bước đầu tiên:• Quy hoạch: Cả hai bên nhà cung cấp và khách hàng bổ nhiệm người quảnlý dự án của họ, xây dựng kế hoạch dự án, thành lập các nhóm, đánh giácác nguồn lực và thống nhất các thủ tục.• Cài đặt: Cài đặt hệ thống trên máy chủ của khách hàng.• Nhập dữ liệu: Dữ liệu từ hệ thống cũ được nhập. Dữ liệu này phải đượcxác định rõ các trường thơng tin.• Đào tạo: Nhà cung cấp đào tạo cho một nhóm người sử dụng chính từkhách hàng. Họ được đào tạo về ý tưởng phát triển giải pháp kịp thời.• Thử nghiệm: Nhóm triển khai được mô phỏng việc sử dụng hệ thống ERP.Khi kết thúc giai đoạn này, nhóm triển khai hiểu và chấp nhận cài đặt cấuhình hệ thống mới.• Kế hoạch cắt: Nhóm triển khai thực hiện việc đào tạo cho người dùngcuối, được hỗ trợ bởi các chuyên gia tư vấn.• Vận hành chính thức: Hệ thống ERP chính thức vận hành. Nhóm triểnkhai hỗ trợ trên thời gian thực cho bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quátrình vận hành. Các chun gia tư vấn triển khai cũng ln có mặt để giúpnhóm triển khai giải quyết những vấn đề vượt quá khả năng của họ. Điềunày kết thúc bước đầu tiên của việc triển khai.6  Bước thứ hai:• Thiết kế: Việc triển khai tiếp tục với các mô-đun không được cung cấptrong giai đoạn đầu tiên. Những người sử dụng nhìn thấy tiềm năng và cácyêu cầu rõ ràng hơn khi dùng hệ thống. Phân tích các tính năng từ các lĩnhvực chưa được khai thác như hậu cần, quản lý quan hệ khách hàng, trungtâm chi phí, sản xuất, chi phí sản xuất, tích hợp với các hệ thống khác. Cácnhà tư vấn của nhà cung cấp chuẩn bị các tài liệu cung cấp phân tích đểthúc đẩy ước tính và sau khi được phê duyệt, họ có thể tiến hành phát triển.Người dùng chính hỗ trợ và tham gia vào việc cấu hình các quy trình kinhdoanh trong hệ thống ERP. Nếu hệ thống cho phép các công cụ phát triểnđược cung cấp cho khách hàng khác với mã nguồn. Quá trình này tiếp tụccho đến khi đã phát triển hệ thống ERP cho tất cả các quy trình kinh doanhtrong doanh nghiệp.Phương pháp thứ ba là triển khai theo hướng quy trình kinh doanh. Về cơ bản,phương pháp này gần giống như phương pháp triển khai theo mô đun, nhưng chỉ bắt đầuvới “điểm nóng” trong doanh nghiệp. Ví dụ, hậu cần cho các công ty vận tải, các dự áncho các công ty xây dựng, quản lý quan hệ khách hàng cho các công ty dịch vụ, v.v…Phương pháp này chủ yếu là các chương trình với dịng chảy của riêng mình, cũng làmột phần của giải pháp ERP và bao gồm một khu vực quan trọng trong hoạt động kinhdoanh. Theo thời gian, các tính năng này được thực hiện và được lắp đặt, các mô-đuncổ điển được thêm vào để có một giải pháp tích hợp.2.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến sự triển khai thành công ERPViệc triển khai thành công một giải pháp ERP vào doanh nghiệp thường phụthuộc vào rất nhiều nhân tố như trong nghiên cứu của Ganesh và cộng sự đề cập đếnmột số nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của giải pháp ERP cho các doanh nghiệpvừa và nhỏ[5]. Trong nghiên cứu của Zhang và cộng sự[6] có đưa ra 4 nhóm nhân tốchính: Nhóm các yếu tố liên quan đến môi trường doanh nghiệp gồm: cam kết củanhân viên, hỗ trợ từ lãnh đạo, cấu trúc doanh nghiệp, đặc điểm của doanhnghiệp, quản trị dự án.7  Nhóm các yếu tố liên quan đến đặc điểm người dùng gồm: đào tạo và huấnluyện, sự tham gia của người dùng, năng lực và sự hiểu biết của người dùngvề ERP. Nhóm các yếu tố liên quan đến đặc điểm của hệ thống gồm: Sự phù hợp củaphần mềm với đặc điểm doanh nghiệp, cơ sở hệ thống thơng tin của doanhnghiệp, thơng tin tích hợp vào hệ thống. Nhóm yếu tố về đặc điểm nhà cung cấp gồm: chất lượng nhà cung cấp2.2 Tổng quan về Odoo2.2.1 Giới thiệu về OdooOdoo là một bộ ứng dụng kinh doanh toàn diện bao gồm: Bán hàng, Quản lýquan hệ khách hàng, Quản lý dự án, Quản lý Kho hàng, Sản xuất, Quản lý Tài chính,Quản lý Nhân sự, v.v…[7]Odoo cung cấp một sự lựa chọn hơn một nghìn mơ-đun. Odoo sẵn sàng hỗ trợ sửdụng trên điện toán đám mây hoặc trên trang web và phù hợp nhất cho các cơng ty nhỏvà vừa. Với hơn một nghìn lần tải và cài đặt mỗi ngày, Odoo là một trong những giảipháp mã nguồn mở được sử dụng nhiều nhất trên thế giới[8]. Nó có một cộng đồng năngđộng, linh hoạt, và có thể được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu từng doanh nghiệp.Nó có thể được đưa vào hoạt động nhanh chóng nhờ tính mơ đun của nó và dễ sử dụng.2.2.2 Lịch sử phát triểnNăm 2005, Fabien Pinckaers, người sáng lập và cũng là giám đốc điều hành củaOdoo, bắt đầu phát triển sản phẩm phần mềm đầu tiên của mình đó là TinyERP vớimong muốn thay đổi thế giới doanh nghiệp bằng một sản phẩm mã nguồn mở hết sứcsáng tạo. Tuy nhiên sau ba năm, anh ta nhận ra rằng trong tên sản phẩm mà có từ “Tiny”thì khơng phải là cách tiếp cận đúng đắn nếu muốn “thay đổi thế giới doanh nghiệp”.Nên anh đã quyết định đổi tên TinyERP thành OpenERP. Sau khi đổi tên, cơng ty bắtđầu phát triển nhanh chóng. Và trong năm 2010, OpenERP đã trở thành một công ty vớimột trăm nhân viên. Sản phẩm OpenERP rất mạnh, nhưng Fabien Pinckaers cảm thấyrằng anh và nhân viên của anh đã trở nên quá phân tâm vào việc cung cấp dịch vụ chokhách hàng bởi sản phẩm đã bị ảnh hưởng và trở nên khơng cịn hấp dẫn. Anh ta muốnđảm bảo rằng sản phẩm được cung cấp trước tiên để rồi sau đó có thể đưa ra một sản8 phẩm đặc biệt. Do đó, quyết định này được thực hiện nhằm chuyển hướng trọng tâmchính của cơng ty sang xuất bản phần mềm hơn là dịch vụ, và mô hình kinh doanh đãthay đổi theo sự chuyển hướng trọng tâm, với sự tăng cường tập trung vào việc xây dựngmột mạng lưới đối tác mạnh mẽ và cung cấp bảo trì.Chiến lược mới của cơng ty đã nhận được sự đón nhận nhiệt tình từ sự tăng trưởngnhanh chóng. Vào năm 2013 với chiến lược này công ty đã giành được giải thưởngDeloitte cho việc trở thành công ty phát triển nhanh nhất tại Bỉ, với tốc độ tăng trưởng1549% trong giai đoạn 2008-2012. Vào năm 2014, mọi thứ đã có một bước ngoặt khicơng ty phát triển cơng nghệ mới cho phép họ tiếp cận thị trường mới và vượt qua ranhgiới của các nhà cung cấp ERP truyền thống. Khi OpenERP khơng cịn là một ERP nữa,đã đến lúc phải tiến lên phía trước và thay đổi tên thành một cái gì đó khơng chỉ là mộtphần mềm ERP mà cịn có những sự mở rộng khác. Vào tháng 5 năm 2014, công tyđược đổi tên thành Odoo, một tên khơng có sự hạn chế và có thể cho phép công ty pháttriển theo bất kỳ hướng nào mà khơng chỉ gói gọn trong ERP. Cơng ty đã tiếp tục tăngtrưởng và vào năm 2015, Odoo được tạp chí “Inc. 500” của Mỹ đánh giá là một trongnhững công ty phát triển nhanh nhất ở châu Âu[9].2.2.3 Thành tựu đã đạt được của Odoo•2011 Giải thưởng INSEAD Innovator•2012 Cơng ty Bỉ được xếp hạng cao nhất theo Deloitte Technology Fast50Benelux (Tăng trưởng 1,549% trong 5 năm trước)•2012 Giải thưởng Bossie về Giải pháp mã nguồn mở tốt nhất•2013 Giải thưởng Trends Gazelles•2013 Giải thưởng Linux New Media về Giải pháp mã nguồn mở tốt nhất tươngthích với hệ thống kế tốn Châu Âu•2013 Giải thưởng Bossie về Giải pháp mã nguồn mở tốt nhất•2013 Được đánh giá là cơng ty triển vọng bởi Ernst & Young•2015 Giải thưởng Bossie về Giải pháp mã nguồn mở tốt nhất•2015 Fabien Pinckaers được chọn là nhà quản lý hàng đầu của năm bởi LeSoir[10]9 2.2.4 Mơ hình hệ thống OdooHệ thống Odoo ERP được viết theo từng module độc lập, cho phép doanh nghiệpcó thể sử dụng ngay khi hệ thống đang triển khai mà không phải chờ đợi đến khi giảipháp được xây dựng hồn thiện mới được sử dụng.Mơ hình hệ thống Odoo ERP cho phép thực hiện một cách tốt nhất các nghiệp vụvề Quản lý mua bán hàng (Sales - Purchase), quản lý kho (Inventory), sản xuất(Manufacturing), Kế toán (Accounting)…của phần mềm ERP truyền thống. Bên cạnhđó cịn hỗ trợ linh hoạt các thao tác nghiệp vụ front end của các giải pháp phần mềmchuyên dụng CRM (quản lý khách hàng), eCommerce (thương mại điện tử), POS (điểmbán hàng), Mobile, HRM (quản lý nhân sự),...và một số công cụ phân tích hoạt độngkinh doanh như Analytics reports, BI Dashboard,…nhờ đó mà người lãnh đạo, ngườiquản lý doanh nghiệp dễ dàng kiểm sốt được tình hình hoạt động của doanh nghiệpmình.Hình 2.1 Các phân hệ trên hệ thống Odoo (Nguồn từ Odoo)10 CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆPMES VÀ HỆ THỐNG ODOOPhần này đề tài sẽ phân tích một số qui trình kinh doanh của doanh nghiệp trong đó tậptrung nhiều vào các qui trình về mua sắm và tồn kho. Bên cạnh đó nội dung của chươngnày cũng giới thiệu một số qui trình chuẩn của hệ thống Odoo để từ đó đưa ra một sốđánh giá về qui trình và yêu cầu của doanh nghiệp so với qui trình chuẩn của hệ thốngOdoo.3.1 Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp MESCơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp MES gồm có Giám đốc là lãnh đạo cấp caonhất của doanh nghiệp. Dưới Giám đốc là các phòng ban hoạt động gồm phòng nghiêncứu và phát triển, phịng hành chính, phịng bán hàng, phịng kỹ thuật, phịng kế tốn,phịng kế hoạch vật tư, phịng mua sắm. Trong đó bộ phận cơng nghệ thơng tin thuộcphịng nghiên cứu và phát triển, bộ phận kho thuộc phòng kế hoạch vật tư. Giám đốc cóchức năng quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. Phịngnghiên cứu và phát triển có chức năng nghiên cứu các giải pháp kỹ thuật và phát triểncác công cụ mới để phục vụ cho hoạt động sửa chữa. Phòng hành chính có chức năngtheo dõi các vấn đề về nhân sự và các quy chế nội bộ trong doanh nghiệp. Phịng bánhàng có chức năng thực hiện tìm kiếm khách hàng và thực hiện dịch vụ hậu mãi. Phòngkỹ thuật có chức năng thực hiện cơng việc sửa chữa các đơn hàng của khách hàng trongdoanh nghiệp. Phòng kế tốn có chức năng thực hiện các nghiệp vụ kế tốn trong doanhnghiệp. Phịng kế hoạch vật tư có chức năng lập kế hoạch vật tư, quản lý hàng tồn khovà các hoạt động trong kho. Phịng mua sắm có chức năng thực hiện mua sắm theo yêucầu kế hoạch vật tư.Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sửa chữa thiết bị công nghệ cao và tậptrung vào thiết bị thang máy. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sửa chữa bo mạch điềukhiển thang máy, sửa chữa các khối nguồn, sửa chữa các biến tần công nghiệp, và cũngcung cấp dịch vụ tư vấn kỹ thuật thang máy.Đối tượng khách hàng của doanh nghiệp gồm các công ty dịch vụ bảo trì - bảodưỡng thang máy, cơng ty trực tiếp sử dụng thang máy và cá nhân hoặc công ty có nhucầu tư vấn kỹ thuật thang máy.11 Doanh nghiệp định hướng phát triển cung cấp dịch vụ sửa chữa thiết bị y tế, sửachữa các thiết bị điều khiển trong lĩnh vực tự động hóa như hệ thống cấp nguồn tự động,bộ điều khiển lơ-gic khả trình, biến tần, hệ thống an toàn tự động và các thiết bị tronglĩnh vực công nghệ thông tin - truyền thông như hệ thống cấp nguồn tự động, thiết bịchuyển mạch, thiết bị định tuyến, máy chủ và bộ thu phát trong thơng tin di động.3.1.1 Quy trình hoạt động kinh doanh tổng quát của doanh nghiệpHoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (Hình 3.1 và Hình 3.2) đầu tiên là bướctiếp nhận bo mạch khi khách hàng có nhu cầu sửa chữa và đem bo mạch tới doanhnghiệp. Khi đó sẽ tiến hành kiểm tra sơ bộ bo mạch rồi ghi nhận lại thông tin về kháchhàng và bo mạch lên phiếu Tiếp nhận sửa chữa thiết bị (Hình A-I phụ lục A).Sau khi thông tin trên phiếu Tiếp nhận sửa chữa thiết bị đã được ghi đầy đủ thìtiếp đến là bước Kiểm tra bo mạch. Tại bước này sẽ sử dụng các thiết bị để thực hiệnviệc đo lường và kiểm tra các thông số chức năng thực tế của bo mạch khi nó đang hoạtđộng trên mơi trường mơ phỏng. Sau đó sẽ ghi nhận những thông số chức năng đã kiểmtra lên phiếu Báo cáo kết quả kiểm tra thiết bị (Hình A-II phụ lục A).Tiếp đến sẽ tiến hành bước Chẩn đoán bo mạch khi bước kiểm tra đã hoàn thành.Tại bước này sẽ dựa trên kết quả kiểm tra và sơ đồ mạch của bo mạch để xác định hướngchẩn đoán chuyên sâu kết hợp với những công cụ hỗ trợ chuyên dụng tiến hành việc đođạc thông số kỹ thuật của các linh kiện trên bo mạch để có thể xác định chính xác lỗicủa bo mạch. Sau đó ghi nhận lại các thông tin đã đo thử được lên Báo cáo kết quả đothử, chẩn đốn thiết bị (Hình A-III phụ lục A). Nếu qua nhiều lần đo thử và chẩn đốnmà kết quả chẩn đốn là khơng tìm ra lỗi hoặc tìm ra lỗi nhưng khơng thể xử lý thìchuyển đến bước Trả lại bo mạch. Tại bước Trả lại bo mạch sẽ thông báo với kháchhàng và trả lại đúng bo mạch dựa trên phiếu Tiếp nhận sửa chữa thiết bị. Khi đã trả lạibo mạch cho khách hàng thì kết thúc quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Cịn nếu như tìm ra và xử lý được lỗi thì bước Chuẩn bị linh kiện và Báo giá sửa chữađược thực hiện cùng lúc với nhau.12 BẮT ĐẦUSơ đồ mạch1. Tiếpnhậnbomạch2.Kiểmtra bomạch3.ChuẩnđoánbomạchKết quả kiểmtra thiết bịKết quả chuẩnđoán thiết bịTiếp nhận sửachữa thiết bịTiếp nhận sửachữa thiết bị4. Trảlại bomạchKhơngTìm ra lỗiCóPhiếu u cầulinh kiệnKẾT THÚC5. Chuẩn bịlinh kiệnBáo giá sửachữa7. Báo giáKết quả chuẩnđoánĐủ6. Kiểm trasố lượng linhkiện tồn khoThiếuĐồng ý sửa Không đồng ýchữaPhiếu yêu cầumua linh kiệnĐồng ýPhiếu yêu cầuxuất kho8. Muasắm9.XuấtkhoYêu cầu mualinh kiện đãduyệtPhiếu xuất linhkiện cho sửachữaPhiếu yêu cầuxuất khoAHình 3.1 Quy trình hoạt động kinh doanh (1)13 APhiếu xuất linhkiện cho sửachữaHóa đơn sửachữa10.Sửachữabomạch11.Thanhtốn tiềnsửa chữa12.Bàngiaobomạchđã sửaKẾT THÚCHình 3.2 Quy trình hoạt động kinh doanh (2)Trong bước Chuẩn bị linh kiện thì dựa vào Báo cáo kết quả đo lường, chẩn đoánthiết bị để quyết định linh kiện cần sử dụng để sửa chữa trong Phiếu yêu cầu linh kiện(Hình A-IV phụ lục A) nhằm phục vụ cho bước Sửa chữa bo mạch sau này. Sau khi đãcó phiếu u cầu linh kiện thì kiểm tra số lượng linh kiện tồn kho có đủ để đáp ứng yêucầu hay không. Nếu số lượng linh kiện tồn kho đáp ứng yêu cầu thì lập Phiếu yêu cầuxuất kho linh kiện (Hình A-IX phụ lục A). Cịn nếu số lượng linh kiện tồn kho khơngđủ thì lập Phiếu u cầu mua linh kiện (Hình A-V phụ lục A). Để có thể tiến hành cácbước tiếp theo thì phải chờ khách hàng có đồng ý báo giá sửa chữa đã được tạo ra trongbước Báo giá hay không.Trong lúc bước Chuẩn bị linh kiện đang thực hiện thì bước Báo giá cũng đượcthực hiện cùng lúc. Tại bước Báo giá sửa chữa thì dựa vào Báo cáo kết quả đo thử, chẩnđoán thiết bị để lập phiếu Báo giá sửa chữa (Hình A-VI phụ lục A) để gửi cho kháchhàng. Khách hàng sau khi nhận được báo giá thì sẽ đồng ý sửa chữa hay không đồng ý.Nếu khách hàng khơng đồng ý sửa chữa thì chuyển đến bước Trả lại bo mạch. Và sauđó kết thúc quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Còn nếu khách hàng đồngý sửa chữa thì chuyển đến bước tiếp theo.Sau khi khách hàng đồng ý báo giá sửa chữa, còn tùy thuộc vào kết quả của bướcChuẩn bị linh kiện nếu chỉ có Phiếu u cầu xuất kho thì bước tiếp theo là Xuất kho. Tạitrong bước xuất kho, dựa vào Phiếu yêu cầu xuất kho mà cho xuất linh kiện đúng chínhxác linh kiện và số lượng linh kiện theo đúng yêu cầu. Khi xuất kho cũng phải lập phiếuxuất kho (Hình A-VIII phụ lục A) để phục cho việc quản lý tồn kho cũng như làm chứngtừ cho công việc kết toán sổ sách của bộ phận kế toán.14 Cịn nếu có Phiếu u cầu mua linh kiện thì trước hết là thực hiện bước Mua sắm.Các linh kiện được mua sẽ phải dựa trên danh sách linh kiện trên Phiếu yêu cầu mualinh kiện. Trong bước mua sắm bao gồm quy trình mua hàng, thanh tốn, và nhập kho.Sau khi bước Mua sắm đã kết thúc thì thực hiện bước xuất kho. Cả hai bước Mua sắmvà xuất kho sẽ được trình bày chi tiết ở mục sau.Sau khi những linh kiện được yêu cầu đã chuyển đến bộ phận sửa chữa thì bướcsửa chữa bo mạch được thực hiện. Dựa vào kết quả chuẩn đoán và những linh kiện đãđược đưa đến từ bộ phận kế hoạch vật tư thì nhân viên sẽ tiến hành sửa chữa trongkhoảng thời gian đã cam kết với khách hàng.Khi bước Sửa chữa bo mạch đã hồn thành thì tiếp tục bước Thanh toán tiền sửachữa. Khách hàng sẽ thanh toán đúng với số tiền đã được đề cập trên báo giá sửa chữa.Và bước cuối cùng là Bàn giao bo mạch đã sửa cho khách hàng sau khi khách hàng đãthanh toán tiền sửa chữa. Đến đây là kết thúc quy trình hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp.3.1.2 Quy trình mua sắm của doanh nghiệpHình 3.3 Quy trình mua sắm của doanh nghiệp15 Quy trình mua sắm (Hình 3.3) bắt đầu khi nhận được Yêu cầu mua linh kiện. Đầutiên bộ phận mua sắm sẽ liên hệ với nhà cung cấp linh kiện để hỏi giá, thông tin về nhàcung cấp được lấy từ các đơn mua linh kiện trong quá khứ còn nếu có linh kiện hồntồn mới chưa có thơng tin về nhà cung cấp linh kiện đó thì phải thơng qua các đối táccủa doanh nghiệp hoặc các kênh tìm kiếm công khai trên Internet. Khi liên hệ với nhàcung cấp thông tin đầu tiên cần phải phải quan tâm đó là thơng số chi tiết của linh kiệnphải thật chính xác như: Loại linh kiện, chức năng/cơng dụng, số chân, dạng chân, điệnáp làm việc, dòng điện làm việc, công suất tiêu thụ. Tiếp đến là thông tin về giá cả, chínhsách chiết khấu và cuối cùng là thời gian giao hàng.Sau khi đã liên hệ với các nhà cung cấp để lấy các thơng tin cần thiết thì tiếp đếnlà lựa chọn nhà cung cấp nào để thực hiện mua sắm. Các yếu tố để lựa chọn nhà cungcấp đầu tiên đó là chất lượng linh kiện, yếu tố thứ hai là thời gian giao hàng và cuốicùng là giá mua (Đây là ba yếu tố chỉ dùng để lựa chọn nhà cung cấp khi mua linh kiện,còn mua những vật tư khác thì có nhiều yếu tố khác để lựa chọn nhà cung cấp).Khi đã lựa chọn xong nhà cung cấp thì tiến hành liên hệ lại với nhà cung cấp đóđể tiến hành xác nhận mua sắm và gửi cho họ thơng tin chính thức về linh kiện mà doanhnghiệp có nhu cầu mua từ nhà cung cấp.Sau khi xác nhận mua hàng với nhà cung cấp thì tiến hành thanh tốn đơn muahàng đã xác nhận mua. Hóa đơn mua hàng sẽ được nhận khi nhà cung cấp giao hàng tới.Hóa đơn mua hàng được lưu trữ để làm chứng từ kế toán và đối chiếu sổ sách.Cuối cùng là tiến hành nhập linh kiện vào kho của doanh nghiệp khi nhà cungcấp giao hàng tới. Dựa vào Phiếu giao hàng từ nhà cung cấp để nhập hàng vào kho vàlập Phiếu nhập kho (Hình A-VII phụ lục A). Đối chiếu với số lượng đã thanh tốn trênhóa đơn mua hàng để theo dõi chính xác số lượng mà nhà cung cấp giao tới có đủ haykhông. Khi linh kiện đã được nhập vào kho thì sẽ chuyển đến bước xuất kho linh kiệnđể phục vụ cho việc sửa chữa.3.1.3 Quy trình hoạt động kho của doanh nghiệp3.1.3.1 Quy trình nhập kho của doanh nghiệpQuy trình nhập kho (Hình 3.4) bắt đầu khi có nhà cung cấp giao hàng tới. Dựavào Phiếu giao hàng từ nhà cung cấp để biết được hàng hóa nào được giao tới nhận vào16 khu vực chờ kiểm ra rồi tiến hành kiểm tra hàng hóa được giao tới có đúng chính xác làhàng được đặt mua hay khơng. Nếu hàng hóa được kiểm tra mà khơng đúng với hànghóa được đặt mua thì thông báo với bộ phận mua sắm để họ liên hệ với nhà cung cấp đểgiải quyết trường hợp giao khơng đúng hàng hóa. Cịn nếu hàng hóa được kiểm tra màđúng với hàng hóa được đặt mua thì tiến hành bước nhập kho.Tại bước nhập kho này, thì nhân viên kho chuyển hàng hóa từ khu vực chờ kiểmtra nhập vào kho của doanh nghiệp. Khi đã nhập hàng hóa vào kho thì lập một Phiếunhập kho để lưu trữ nhằm phục vụ cho các nghiệp vụ kế toán của bộ phận kế tốn. Hànghóa được nhập vào kho sẽ được cất vào các vị trí khác nhau trong kho đã được thiết kếtừ trước theo các nguyên tắc cất giữ hàng hóa của doanh nghiệp.Hình 3.4 Quy trình nhập kho của doanh nghiệpSau khi đã có Phiếu nhập kho thì tiến hành bước cập nhật dữ liệu về số lượnghàng hóa đã nhập vào tập tin. Cũng tiến hành đối chiếu số lượng đã nhập vào kho vớisố lượng trên hóa đơn để theo dõi xem liệu rằng nhà cung cấp đã giao đủ số lượng màbộ phận mua sắm đặt mua và đã thanh tốn hóa đơn. Nếu số lượng mà nhà cung cấp17

Tài liệu liên quan

Luận văn cao học Giải pháp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam doc
- 143
- 711
- 12
luận văn một số giải pháp hoàn thiện công tác định giá doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa tại việt nam
- 72
- 554
- 1
Luận văn thạc sỹ: Giải pháp hoàn thiện công tác định giá doanh nghiệp ở Việt Nam
- 112
- 613
- 0
Luận văn Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh nghiệp vụ bảo hiểm hỏa hoạn tại công ty Bảo hiểm Hà Nội
- 57
- 323
- 0
Luận văn thạc sĩ Giải pháp hạn chế nợ xấu trong cho vay doanh nghiệp tại NHNo&PTNT Việt Nam chi nhánh Trà Vinh
- 82
- 511
- 0
Luận văn một số giải pháp phát triển nguồn nhân lực nông thôn phục vụ sự nghiệp CNH hđh đất nước
- 54
- 351
- 0
Tóm tắt luận văn Thạc sĩ: Giải pháp phát triển nguồn nhân lực cho phát triển kinh tế - xã hội ở tỉnh Hòa Bình
- 3
- 79
- 0
Luận văn thạc sỹ - Giải pháp phát triển nguồn nhân lực cho Xí nghiệp xây dựng số 1 - Tổng công ty đầu tư phát triển hạ tầng đô thị - UDIC
- 103
- 86
- 0
Giải pháp ERP mã nguồn mở cho doanh nghiệp MES
- 82
- 39
- 0
(Luận văn thạc sĩ) Giải pháp phát triển tín dụng đôi với doanh nghiệp nhỏ và vừa tại chi nhánh ngân hàng đầu tư và phát triển Đông Sài Gòn
- 87
- 22
- 0