Lưu Hoặc Chuyển đổi Sang PDF Hoặc XPS Trong Các ứng Dụng ...

Bỏ qua để tới nội dung chính Đăng nhập với Microsoft Đăng nhập hoặc tạo một tài khoản. Xin chào, Chọn một tài khoản khác. Bạn có nhiều tài khoản Chọn tài khoản bạn muốn đăng nhập. Applies ToExcel cho Microsoft 365 Word cho Microsoft 365 Access cho Microsoft 365 Ứng dụng khách Project Online trên Máy tính để bàn Publisher cho Microsoft 365 Word cho web OneNote cho web PowerPoint cho web Excel 2024 Access 2024 OneNote 2024 Project Professional 2024 Project Standard 2024 Excel 2021 Word 2021 Access 2021 Project Professional 2021 Project Standard 2021 Publisher 2021 OneNote 2021 Excel 2019 Word 2019 Access 2019 Project Professional 2019 Project Standard 2019 Publisher 2019 Excel 2016 Word 2016 Access 2016 OneNote 2016 Project Professional 2016 Project Standard 2016 Publisher 2016 Project Online

Bạn có thể sử dụng các chương trình Office để lưu hoặc chuyển đổi tệp sang định dạng PDF nhằm chia sẻ tệp hoặc in tệp bằng máy in thương mại. Và bạn sẽ không cần bất kỳ phần bổ trợ hoặc phần mềm nào khác.

Sử dụng định dạng PDF khi bạn muốn một tệp:

• Có hình thức giống nhau trên hầu hết các máy tính.

• Có kích thước tệp nhỏ hơn.

• Tuân theo một định dạng ngành.

Ví dụ bao gồm sơ yếu lý lịch, tài liệu pháp lý, bản tin, tệp được thiết kế để đọc (không chỉnh sửa) và in, cũng như các tệp được thiết kế để in chuyên nghiệp.

Quan trọng: 

• Nhiều chương trình, bao gồm cả Microsoft Word, có khả năng mở và chỉnh sửa tệp PDF. Chỉ cần chia sẻ nội dung nào đó dưới dạng PDF là không đủ để đảm bảo người nhận không thể chỉnh sửa tệp.

• Khi bạn chuyển đổi bảng tính của mình thành PDF, các nối kết nội bộ trong bảng tính sẽ bị mất trong quá trình chuyển đổi, vì vậy các nối kết sẽ cần được xác minh. Tuy nhiên, các nối kết bên ngoài đến các nguồn khác sẽ vẫn hoạt động tốt.

WindowsmacOSWebOffice for iOS

Để xem hướng dẫn từng bước, hãy chọn chương trình Office từ danh sách thả xuống.

Bạn đang sử dụng chương trình Office nào? Access Excel OneNote PowerPoint Project Publisher Visio Word

1. Mở bảng hoặc báo cáo mà bạn muốn phát hành dưới dạng PDF.

2. Trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Xuất , chọn PDF hoặc XPS.

   

3. Trong trường Tên Tệp , nhập hoặc chọn tên cho tài liệu.

4. Trong danh sách Lưu dưới dạng , chọn PDF (*.pdf) .

   • Nếu tài liệu đó yêu cầu chất lượng in cao, hãy chọn Tiêu chuẩn (phát hành trực tuyến và in) .

   • Nếu kích cỡ tệp quan trọng hơn chất lượng in, hãy chọn Kích cỡ tối thiểu (phát hành trực tuyến).

5. Chọn Tùy chọn để đặt trang sẽ in, chọn xem có in vết cập nhật hay không và để chọn các tùy chọn đầu ra. Chọn OK .

6. Chọn Phát hành.

Lưu ý: Bạn không thể lưu bảng Power View thành tệp PDF.

1. Chọn tab Tệp .

2. Chọn Lưu Dưới dạng .Để thấy hộp thoại Lưu Như trong Excel 2013 hoặc Excel 2016, bạn phải chọn một vị trí và thư mục.

3. Trong hộp Tên Tệp, hãy nhập tên cho tệp, nếu bạn chưa nhập.

4. Trong danh sách Lưu dưới dạng , chọn PDF (*.pdf) .

   • Nếu bạn muốn mở tệp ở định dạng đã chọn sau khi lưu, hãy chọn hộp kiểm Mở tệp sau khi phát hành .

   • Nếu tài liệu đó yêu cầu chất lượng in cao, hãy chọn Tiêu chuẩn (phát hành trực tuyến và in) .

   • Nếu kích cỡ tệp quan trọng hơn chất lượng in, hãy chọn Kích cỡ tối thiểu (phát hành trực tuyến) .

5. Chọn Tùy chọn để đặt trang sẽ in, chọn xem có in vết cập nhật hay không và để chọn các tùy chọn đầu ra. Để biết thêm thông tin về hộp thoại Tùy chọn trong Excel, hãy xem mục Tìm hiểu thêm về tùy chọn PDF . Chọn OK khi hoàn tất.

6. Chọn Lưu .

1. Chọn tab Tệp .

2. Chọn Xuất .

3. Bên dưới Xuất Hiện tại , chọn phần sổ tay bạn muốn lưu dưới dạng PDF.

4. Trong Chọn Định dạng , chọn PDF (*.pdf), rồi chọn Xuất .

5. Trong hộp thoại Lưu Như, trong trường Tên Tệp , hãy nhập tên cho sổ tay.

6. Chọn Lưu .

1. Chọn tab Tệp .

2. Chọn Lưu Dưới dạng .Để thấy hộp thoại Lưu Như trong PowerPoint 2013 hoặc PowerPoint 2016 , bạn phải chọn một vị trí và thư mục.

3. Trong hộp Tên Tệp, hãy nhập tên cho tệp, nếu bạn chưa nhập.

4. Trong danh sách Lưu dưới dạng , chọn PDF (*.pdf) .

   • Nếu bạn muốn mở tệp ở định dạng đã chọn sau khi lưu, hãy chọn hộp kiểm Mở tệp sau khi phát hành.

   • Nếu tài liệu đó yêu cầu chất lượng in cao, hãy chọn Tiêu chuẩn (phát hành trực tuyến và in) .

   • Nếu kích cỡ tệp quan trọng hơn chất lượng in, hãy chọn Kích cỡ tối thiểu (phát hành trực tuyến) .

5. Chọn Tùy chọn để đặt trang sẽ in, chọn xem có in vết cập nhật hay không và để chọn các tùy chọn đầu ra. Chọn OK khi hoàn tất.

6. Chọn Lưu .

1. Trên tab Tệp , chọn Lưu Dưới dạng .Để thấy hộp thoại Lưu Như trong Project 2013 hoặc Project 2016, bạn phải chọn một vị trí và thư mục.

2. Trong hộp Tên Tệp, hãy nhập tên cho tệp, nếu bạn chưa nhập.

3. Trong danh sách Lưu dưới dạng, chọn Tệp PDF (*.pdf) hoặc Tệp XPS (*.xps), rồi chọn Lưu .

4. Trong hộp thoại Tùy chọn Xuất Tài liệu, chọn Phạm vi Phát hành , chọn có Bao gồm Thông tin Không in và tuân thủ ISO 19500-1 (chỉ PDF).

Mẹo định dạng

Project không hỗ trợ mọi tính năng định dạng PDF hoặc XPS nhưng bạn vẫn có thể sử dụng một số tùy chọn in để thay đổi hình thức của tài liệu hoàn thiện.

Chọn Tệp > In , rồi thay đổi bất kỳ tùy chọn nào sau đây:

• Ngày

• Hướng

• Kích cỡ giấy

• Thiết lập trang

Trong hộp thoại Thiết lập Trang, bạn có thể thay đổi các tùy chọn trên các tab này:

• Lề

• Chú giải

• Xem

1. Chọn tab Tệp .

2. Chọn Lưu Dưới dạng .Để thấy hộp thoại Lưu Như trong Publisher 2013 hoặc Publisher 2016, bạn phải chọn một vị trí và thư mục.

3. Trong hộp Tên Tệp, hãy nhập tên cho tệp, nếu bạn chưa nhập.

4. Trong danh sách Lưu dưới dạng , chọn PDF (*.pdf) .

5. Nếu bạn muốn thay đổi cách tối ưu hóa tài liệu, hãy chọn Thay đổi . (Chọn Tùy chọn trong Publisher 2013 hoặc Publisher 2016.)

   • Thực hiện mọi thay đổi bạn muốn cho độ phân giải hình ảnh và thông tin không in.

   • Chọn Tùy chọn In để thực hiện thay đổi đối với các tùy chọn in cho tài liệu.

   • Chọn OK khi hoàn tất.

6. Nếu bạn muốn mở tệp ở định dạng đã chọn sau khi lưu, hãy chọn hộp kiểm Mở tệp sau khi phát hành.

7. Chọn Lưu .

1. Chọn tab Tệp .

2. Chọn Lưu Dưới dạng .Để thấy hộp thoại Lưu Như trong Visio 2013 hoặc Visio 2016, bạn phải chọn một vị trí và thư mục.

3. Trong hộp Tên Tệp, hãy nhập tên cho tệp, nếu bạn chưa nhập.

4. Trong danh sách Lưu dưới dạng , chọn PDF (*.pdf) .

   • Nếu bạn muốn mở tệp theo định dạng đã chọn sau khi lưu, hãy chọn hộp kiểm Tự động xem tệp sau khi lưu.

   • Nếu tài liệu đó yêu cầu chất lượng in cao, hãy chọn Tiêu chuẩn (phát hành trực tuyến và in) .

   • Nếu kích cỡ tệp quan trọng hơn chất lượng in, hãy chọn Kích cỡ tối thiểu (phát hành trực tuyến) .

5. Chọn Tùy chọn để đặt trang sẽ in, chọn xem có in vết cập nhật hay không và để chọn các tùy chọn đầu ra. Chọn OK .

6. Chọn Lưu .

1. Nếu tệp đã được lưu trước đó, hãy chọn Tệp > Lưu Bản sao.Nếu tệp chưa được lưu, hãy chọn Tệp > Lưu Như.

2. Chọn Duyệt để chọn vị trí trên máy tính mà bạn muốn lưu tệp.

3. Trong danh sách thả xuống, chọn PDF.

   

4. Chọn Lưu.

Chọn Xem thêm Tùy > chọn để tùy chỉnh tệp PDF của bạn.

• Để tạo tệp PDF từ chỉ một số trang trong tài liệu của bạn, hãy chọn một tùy chọn bên dưới Phạm vi trang.

• Để đưa thay đổi được theo dõi vào tệp PDF, bên dưới mục Phát hành gì, chọn Tài liệu hiển thị vết cập nhật. Nếu không, hãy đảm bảo chọn Tài liệu.

• Để tạo một bộ thẻ đánh dấu trong tệp PDF, hãy chọn Tạo thẻ đánh dấu bằng. Sau đó, chọn Đầu đề hoặc nếu bạn đã thêm thẻ đánh dấu vào tài liệu, hãy chọn Word dấu.

• Nếu bạn muốn đưa thuộc tính tài liệu vào tệp PDF, hãy đảm bảo chọn Thuộc tính tài liệu.

• Để giúp phần mềm đọc màn hình đọc tài liệu dễ dàng hơn, hãy chọn Thẻ cấu trúc tài liệu cho trợ năng.

• Tuân thủ ISO 19005-1 (PDF/A) Tùy chọn này cung cấp tài liệu PDF dưới dạng phiên bản PDF 1.7, đây là một tiêu chuẩn lưu trữ. PDF/A giúp bảo đảm tài liệu sẽ hiển thị đồng nhất khi mở trên một máy tính khác về sau.

• Văn bản bitmap khi không thể nhúng phông chữ Nếu không thể nhúng phông chữ vào tài liệu, tệp PDF sẽ sử dụng các hình ảnh bitmap của văn bản để PDF hiển thị giống như tài liệu gốc. Nếu tùy chọn này không được chọn và tệp sử dụng phông chữ không thể nhúng được thì bộ đọc PDF có thể thay thế bằng phông chữ khác.

• Mã hóa tài liệu bằng mật khẩu Để hạn chế truy nhập sao cho chỉ những người có mật khẩu mới có thể mở tệp PDF, chọn tùy chọn này. Khi bạn chọn OK, Word hộp Mã hóa Tài liệu PDF, nơi bạn có thể nhập và nhập lại mật khẩu.

Mở và sao chép nội dung từ PDF bằng Word

Bạn có thể sao chép bất kỳ nội dung nào bạn muốn từ PDF bằng cách mở tệp trong Word.

Đi tới Tệp > Mở và duyệt đến tệp PDF. Word sẽ mở nội dung PDF trong một tệp mới. Bạn có thể sao chép bất kỳ nội dung nào bạn muốn từ đó, kể cả hình ảnh và sơ đồ.

Để lưu tệp dưới dạng PDF trong Office for Mac, hãy làm theo các bước đơn giản sau:

1. Chọn Tệp.

2. Chọn Lưu Dưới dạng.

3. Chọn Định dạng Tệp ở cuối cửa sổ.

   

4. Chọn PDF từ danh sách các định dạng tệp sẵn dùng.

5. Đặt tên cho tệp của bạn nếu tệp chưa có tên, rồi chọn Xuất.

Lưu ý: Khi sử dụng Tốt nhất để in, các siêu kết nối có thể không chuyển đổi chính xác. Đây là sự cố đã biết trong Word for Mac.

Quan trọng: 

• Khi sử dụng Dịch vụ Trực tuyến , chỉ phông chữ mà Microsoft có quyền hợp pháp mới có thể sử dụng được. Nếu tài liệu có chứa phông chữ tùy chỉnh, thì phông chữ đó sẽ được thay thế và có thể gây ra sự cố. Bạn có thể tránh được điều này bằng cách nhúng phông chữ vào tài liệu.

• Tìm hiểu thêm về nhúng phông chữ bằng cách truy nhập:

• Lợi ích của việc nhúng phông chữ tùy chỉnh

• Một số phông chữ của bạn không thể lưu cùng với bản trình bày

Bạn có thể sử Word, PowerPoint và OneNote for the Web để chuyển đổi tài liệu của mình thành PDF.

1. Chọn Tệp > In > (trong PowerPoint, bạn sẽ chọn một trong ba định dạng).

2. Trong menu thả xuống bên dưới Máy in , chọn Lưu dưới dạng PDF , rồi chọn Lưu.

   

3. Sau đó, trong menu Explorer mở ra, bạn có thể đặt tên cho tệp PDF và chọn vị trí lưu, rồi chọn Lưu.

Lệnh này sẽ tạo một PDF cơ bản giúp giữ nguyên bố trí và định dạng trong tài liệu gốc của bạn.

Nếu bạn cần kiểm soát nhiều hơn đối với các tùy chọn cho PDF, chẳng hạn như thêm thẻ đánh dấu, hãy sử dụng ứng dụng trên máy tính để chuyển đổi tài liệu của bạn thành PDF. Chọn Mở trong Ứng dụng trên Máy tính trong thanh công cụ của PowerPoint và OneNote để bắt đầu sử dụng ứng dụng trên máy tính, rồi trong Word chọn danh sách thả xuống Chỉnh sửa trước, rồi chọn Mở trong Ứng dụng trên máy tính .

Nếu không sở hữu ứng dụng dành cho máy tính để bàn, bạn có thểthử hoặc mua Microsoft 365.

Để xuất tài liệu Word hoặc sổ làm việc Excel sang định dạng PDF trên iOS, nhấn vào nút Tệp ở trên cùng bên trái, chọn Xuất, rồi pdf.

Định dạng Tài liệu Di động (PDF) duy trì định dạng tài liệu và cho phép chia sẻ tệp. Khi xem tệp định dạng PDF trực tuyến hoặc in ra, tệp sẽ giữ nguyên định dạng như bạn muốn. Định dạng PDF cũng hữu ích đối với các tài liệu sẽ được chế bản theo phương thức in thương mại. PDF được chấp nhận là định dạng hợp lệ đối với nhiều cơ quan và tổ chức, đồng thời có các trình xem trên nhiều nền tảng hơn so với XPS.

Thông số giấy XML (XPS) là định dạng tệp điện tử giữ nguyên định đạng của tài liệu và cho phép chia sẻ tệp. Định dạng XPS đảm bảo rằng khi được xem trực tuyến hoặc in ra, tệp vẫn giữ nguyên định dạng như bạn muốn và khó có thể thay đổi dữ liệu trong tệp.

Quan trọng: Hầu hết các trình duyệt web hiện đại đều có thể mở và hiển thị tệp PDF. Tuy nhiên, nếu bạn có hệ điều hành cũ hơn, bạn có thể cần cài đặt trình đọc PDF trên thiết bị của mình, chẳng hạn như Acrobat Reader, có sẵn từ Adobe Systems.

Xem thêm

• Chỉnh sửa hoặc thực hiện các thay đổi với tệp PDF

• Tạo PDF có thể truy nhập

Bạn cần thêm trợ giúp?

Bạn muốn xem các tùy chọn khác?

Khám phá Cộng đồng Liên hệ Chúng tôi

Khám phá các lợi ích của gói đăng ký, xem qua các khóa đào tạo, tìm hiểu cách bảo mật thiết bị của bạn và hơn thế nữa.

Lợi ích đăng ký Microsoft 365

Nội dung đào tạo về Microsoft 365

Bảo mật Microsoft

Trung tâm trợ năng

Cộng đồng giúp bạn đặt và trả lời các câu hỏi, cung cấp phản hồi và lắng nghe ý kiến từ các chuyên gia có kiến thức phong phú.

Hỏi Cộng đồng Microsoft

Cộng đồng Kỹ thuật Microsoft

Người dùng Nội bộ Windows

Người dùng nội bộ Microsoft 365

Tìm giải pháp cho các sự cố thường gặp hoặc nhận trợ giúp từ nhân viên hỗ trợ.

Hỗ trợ trực tuyến

Thông tin này có hữu ích không?

Có Không Xin cảm ơn! Bạn có thêm ý kiến phản hồi nào cho Microsoft không? Bạn có thể giúp chúng tôi cải thiện không? (Gửi ý kiến phản hồi cho Microsoft để chúng tôi có thể trợ giúp.) Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật? Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn? Đã giải quyết vấn đề của tôi Hướng dẫn Rõ ràng Dễ theo dõi Không có thuật ngữ Hình ảnh có ích Chất lượng dịch thuật Không khớp với màn hình của tôi Hướng dẫn không chính xác Quá kỹ thuật Không đủ thông tin Không đủ hình ảnh Chất lượng dịch thuật Bất kỳ thông tin phản hồi bổ sung? (Không bắt buộc) Gửi phản hồi Khi nhấn gửi, phản hồi của bạn sẽ được sử dụng để cải thiện các sản phẩm và dịch vụ của Microsoft. Người quản trị CNTT của bạn sẽ có thể thu thập dữ liệu này. Điều khoản về quyền riêng tư.

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×