Ma Trận Quản Lý Thời Gian Và 4 Cấp độ điển Hình Của Ma Trận Thời Gian

Ma trận quản lý thời gian và 4 cấp độ điển hình của ma trận thời gian

Ma trận quản lý thời gian là một trong những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, không những giúp bạn xác định những việc cần được ưu tiên mà còn loại bỏ những công việc không cần thiết, giảm thiểu những nguyên nhân gây căng thẳng. Trong bài viết này, ThuthuatOffice sẽ giới thiệu đến bạn đọc ma trận quản lý thời gian Eisenhower và cách sử dụng hữu hiệu.

Nội Dung Bài Viết

• 1 Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?
• 2 Các cấp độ của ma trận quản lý thời gian Eisenhower
• 3 Cách sử dụng ma trận quản lý thời gian
  • 3.1 Cấp độ 1 (P1): Quan trọng, khẩn cấp
  • 3.2 Cấp độ 2 (P2): Quan trọng, không khẩn cấp
  • 3.3 Cấp độ 3 (P3): Không quan trọng, khẩn cấp
  • 3.4 Cấp độ 4 (P4): Không quan trọng, không khẩn cấp
• 4 Ma trận quản lý thời gian cho sinh viên
  • 4.1 Xác định những việc cần làm và không cần làm
  • 4.2 Lập danh sách những việc cần làm
  • 4.3 Học cách từ chối
  • 4.4 Nhận thức được thời gian của bản thân

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower được đặt theo tên người sáng tạo ra nó là vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ là Dwight D. Eisenhower. Đây là một phương pháp quản lý thời gian giúp tăng hiệu quả làm việc, loại bỏ những công việc không cần thiết gây lãng phí thời gian.

Một trong những câu nói nổi tiếng của ông là “most things which are urgent are not important, and most things which are important are not urgent.”. Dịch ra nghĩa là “hầu hết những điều khẩn cấp đều không quan trọng và hầu hết những điều quan trọng đều không khẩn cấp.”

Khi bạn thực sự bận rộn và vội vã với công việc, bạn sẽ dễ dàng bỏ qua sự phân biệt giữa điều gì quan trọng và điều gì khẩn cấp. Hai từ này thường có vẻ có thể thay thế cho nhau, nhưng có một sự khác biệt lớn giữa chúng và sự khác biệt này tạo thành mấu chốt của ma trận quản lý thời gian Eisenhower.

Ma trận này về cơ bản là một cách để tìm ra những gì bạn nên làm và thực hiện cam kết của mình một cách có ý thức hơn, điều mà Eisenhower được biết là đã làm rất tốt.

Bản chất của chúng ta là ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp. Khi chúng ta biết thời hạn sắp đến, bộ não phản ứng của chúng ta bắt đầu hoạt động. Chúng ta sẽ dồn hết tâm sức để hoàn thành một việc gì đó đơn giản vì nó khẩn cấp, và sau khi hoàn thành, não bộ sẽ được thưởng một lượng dopamine ngắn cho những nỗ lực đó khiến chúng hưng phấn. Nhưng khi điều đó mất đi, chúng ta nhận ra rằng chúng tôi đã dành cả ngày để làm những việc không thực sự quan trọng.

Nhà giáo dục và doanh nhân người Mỹ Stephen Covey hiểu rõ “Chứng nghiện khẩn cấp” này, và để giúp xác định điều gì thực sự quan trọng so với điều gì khẩn cấp, ông đã tạo ra ma trận quản lý thời gian của mình.

Các cấp độ của ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower, những công việc quan trọng được hiểu như những việc dù là nhóm hay cá nhân thì cần phải lên kế hoạch và là công việc giúp bạn đạt được mục tiêu.

Còn khẩn cấp sẽ là những việc để lại hậu quả nếu bạn không hành động ngay tức lập tức, do đó đòi hỏi bạn phải dành thời gian tập trung thực hiện trong trạng thái tiêu cực và vội vàng.

Chính vì vậy, các cấp độ của ma trận quản lý thời gian Eisenhower dựa trên hai yếu tố là quan trọng và khẩn cấp được sắp xếp theo thứ tự:

• Quan trọng và khẩn cấp (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

Cách sử dụng ma trận quản lý thời gian

Sau khi đã nắm rõ 4 cấp độ của ma trận quản lý thời gian Eisenhower, bây giờ ThuthuatOffice sẽ hướng dẫn đến bạn đọc cách áp dụng ma trận này. Trước tiên, bạn hãy liệt kê những nhiệm vụ bạn phải làm, bao gồm những nhiệm vụ không quan trọng nhưng tốn khá nhiều thời gian của bạn. Sau đó, sắp xếp chúng dựa trên 4 cấp độ:

• Khẩn cấp và quan trọng
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng

Khi sử dụng ma trận Eisenhower, bạn có thể tự tin áp dụng cho những kế hoạch lớn (kế hoạch cho cả tuần) cũng như những kế hoạch trong ngày.

Cấp độ 1 (P1): Quan trọng, khẩn cấp

Ở cấp độ này, những công việc phải được ưu tiên làm trước gồm:

• Sự việc không đoán trước được: Bệnh tật, các cuộc gọi quan trọng, cuộc họp khẩn cấp,…
• Sự việc đoán trước: Các cuộc họp đã lên kế hoạch từ trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới,…
• Sự việc do trì hoãn cận kề ngày deadline: báo cáo, kiểm tra, thuyết trình,…

Những việc loại 1, loại 2 chúng ta thường không tránh được. Riêng đối với loại thứ 3, ta có thể giảm thiểu bằng cách chuyển chúng sang cấp độ 2. Tuy nhiên, lời khuyên dành cho bạn là nên loại bỏ thói quen này để giảm áp lực.

Cấp độ 2 (P2): Quan trọng, không khẩn cấp

Những việc ở cấp độ này, bạn nên dành nhiều thời gian sắp xếp chúng hợp lý để hoàn thành công việc. Những việc này thường không khẩn cấp nhưng sẽ giúp bạn tích lũy được kinh nghiệm và đạt kết quả mong muốn.

Nếu bạn đang làm việc P2 và các công việc P1 xuất hiện thì hãy hoàn thành các công việc P1 trước. Hãy giải quyết việc P2 sau khi đã giải quyết xong P1.

Cấp độ 3 (P3): Không quan trọng, khẩn cấp

Bỗng một ngày những công việc ập đến nhưng chúng chẳng quan trọng, điều này khiến bạn không thể kiểm soát được. Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không thể hoàn thành được, bạn hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.

Cấp độ 4 (P4): Không quan trọng, không khẩn cấp

Đối với những việc không quan trọng cũng không khẩn cấp, bạn không nên dành thời gian vào chúng hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn. Vì chúng tiêu tốn thời gian của bạn, ảnh hưởng đến những công việc cần phải hoàn thành khác mà chẳng đem lại lợi ích gì.

Bạn hãy tự đặt ra câu hỏi cho bản thân như: Liệu xem cái này có giúp ích được gì cho mình không? Chơi game có giúp mình học giỏi hơn không? Hay mình có nhất thiết phải xem bộ phim này không?

Bạn có thể tham khảo cách phân bổ thời gian phù hợp với 4 cấp độ trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower như sau:

• P1: ~15% – 20%
• P2: ~60% – 65%
• P3: ~10% – 15%
• P4: < 5%

Ma trận quản lý thời gian cho sinh viên

Mỗi chúng ta đều được trao cho 24h mỗi ngày để sống, làm việc và học tập. Nhưng sử dụng thời gian như thế nào hợp lý và hiệu quả là tùy vào sự lựa chọn của mỗi người.

Vì vậy, với những bạn đang còn đi học, hãy cố gắng quản lý thời gian hữu ích bằng cách áp dụng ma trận quản lý thời gian. ThuthuatOffice sẽ chia sẻ đến bạn phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cho sinh viên dựa trên ma trận quản lý thời gian Eisenhower.

Xác định những việc cần làm và không cần làm

Đối với những việc quan trọng, khẩn cấp như: Deadline quan trọng cần thời gian, các vấn đề nảy sinh cần giải quyết gấp,…bạn cần ưu tiên làm trước và sắp xếp thời gian phù hợp.

Việc quan trọng, không khẩn cấp như: Deadline quan trọng không cần thời gian, học một kỹ năng mới, thể dục thể thao,…Sau khi đã ưu tiên những việc quan trọng, khẩn cấp, bạn sẽ tiếp tục xử lý những công việc này sao cho thích hợp với khung thời gian của bạn.

Việc không quan trọng như khẩn cấp như: Deadline không quan trọng cận thời gian, email, hay các cuộc gọi,…những việc này, bạn có thể giải quyết nhanh chóng, hoặc học cách từ chối.

Hay với những việc không quan trọng cũng không khẩn cấp như: các hoạt động giải trí, lướt web, xem phim,… bạn cần xóa bỏ chúng để tập trung cho những công việc trên.

Lập danh sách những việc cần làm

Bước tiếp theo trong ma trận quản lý thời gian là tạo thói quen mỗi tối trước khi ngủ, dành ra khoảng thời gian ngắn suy nghĩ ngày mai bản thân cần làm và phải làm gì, lên checklist công việc cho ngày mai.

Thói quen này sẽ giúp bạn kiểm soát được các công việc nào cần phải hoàn thành và công việc nào chưa cần phải đụng đến. Từ đó, bạn sẽ có cái nhìn trực quan hơn trong việc sắp xếp thời gian và nắm được tổng thể công việc bạn đang làm.

Học cách từ chối

Với nhiều người, mặc dù có nhiều công việc chưa xử lý xong nhưng họ lại nhận thêm các công việc về mình. Lý do có thể là sợ mất lòng hay chưa nhìn rõ khả năng và điều kiện của bản thân.

Tuy nhiên, bạn phải học cách từ chối để ưu tiên tập trung những công việc dang dở và sắp xếp lại thời gian hợp lý cho bản thân.

Nhận thức được thời gian của bản thân

Hãy tưởng tượng bạn đang 18 tuổi và sống đến 90 tuổi, tưởng chừng như còn khá nhiều thời gian. Thế nhưng, khi nhìn vào biểu đồ bên dưới, bạn sẽ chẳng thấy thời gian đâu cả.

Vậy nên, bạn hãy cố gắng áp dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quả, sử dụng tốt thời gian còn lại của mình một cách hữu ích nhất.

Một số bài viết khác bạn có thể tham khảo:

• 5S là gì? Bí mật trong cách làm việc hiệu quả của người Nhật
• Bỏ túi 3 bí quyết chúc mừng sinh nhật đồng nghiệp hay nhất
• Văn hóa doanh nghiệp là gì? 5 ví dụ về văn hóa doanh nghiệp

Trên đây là những thông tin liên quan đến ma trận quản lý thời gian và cách sử dụng ma trận hiệu quả mà ThuthuatOffice muốn chia sẻ đến bạn. Mong những thông tin trên trong bài viết sẽ giúp ích cho bạn. Hãy Like, Share và ghé thăm ThuthuatOffice thường xuyên để có thể tham khảo thêm nhiều bài viết hữu ích nhé.

Là gì -

• 3 cách in 2 mặt PDF vô cùng đơn giản mà bạn không nên bỏ qua

• An toàn lao động là gì? 6 việc cơ bản để thực hiện đủ an toàn lao động

• Chỉ 5 nốt nhạc để hiểu nhanh và cực rõ hiệu suất là gì cũng như cách quản trị nó hiệu quả

• Ấu trĩ là gì và xử lý khôn khéo khi gặp người ấu trĩ chỉ với 1 thái độ

• Văn hóa doanh nghiệp là gì? 5 ví dụ về văn hóa doanh nghiệp

• 3 bước để biết tất tần tật về Talent Acquisition là gì?

• 3 bước đơn giản, nhanh chóng để nắm rõ Retention Rate là gì?