Mẫu Email Mời Họp Tiếng Anh Và Những Lưu ý Khi Soạn Thảo Thư điện Tử

Khi các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng mở rộng và phát triển thì việc hợp tác với những doanh nghiệp nước ngoài đang trở thành một xu hướng tất yếu. Thông thường công việc sẽ được liên hệ chủ yếu qua thư điện thử vì vậy việc soạn thảo một bức thư đúng chuẩn đặc biệt là email mời họp tiếng Anh là một việc cơ bản nhưng không kém phần quan trọng và cho thấy sự chuyên nghiệp của công ty Việt.

Edu2Review mong muốn gửi đến bạn hai mẫu email mời họp tiếng Anh cơ bản và một số lưu ý khi soạn thảo văn bản.

Mẫu email tiếng Anh mời họp nội bộ

Dear Colleagues,

How are you today? I hope you are doing well. I’m writing to you today to invite you to a meeting that I’d like to discuss some issues of our company that need addressing.

The meeting will be at [date and time] in [place]. I hope to see you all there.

Thanks,

[Your name]

Gửi các bạn đồng nghiệp,

Ngày hôm nay của các bạn thế nào? Tôi hi vọng mọi thứ đều vẫn suôn sẻ. Tôi viết những dòng này để trân trọng mời các bạn tới dự buổi họp bàn bạc về một vài vấn đề của công ty đang cần giải quyết.

Cuộc họp sẽ diễn ra tại [đại điểm] vào lúc [giờ, ngày tháng]. Tôi hi vọng sẽ gặp tất cả các bạn ở đó.

Cảm ơn các bạn,

[Tên của bạn]

Mẫu email tiếng Anh mời hợp với đối tác nước ngoài

Dear Sir/Madam…

My name is [Your name] and I am contacting you on behalf of [Company name], which is [describe company activities].

I would like to request for a meeting with person in charge of [management/marketing department/etc…] to discuss [topic or topics].

As my schedule is available all days this week, I could attend to the meeting upon your request. However, I really appreciate your kindness if you can arrange/organise a meeting between [date and time 1] and [date and time 2] for better preparation/follow up the meeting. I am available at [telephone number] if your staff has any questions.

Thank you very much for your time. I look forward to hearing from your office.

Sincerely,

[Your name]

[Title/Company]

Kính gửi Ông/Bà…

Tên tôi là [tên của bạn] và đại diện cho [Tên công ty], hoạt động về [mô tả hoạt động của công ty].

Tôi mong muốn đặt một cuộc họp với người phụ trách [người quản lý/ bộ phận tiếp thị/ …] để bàn bạc về [chủ đề hoặc các chủ đề].

Tôi có thể sắp xếp thời gian để hẹn gặp vào bất cứ thời gian nào thuận lợi cho bên anh/chị. Tuy nhiên, tôi sẽ rất biết ơn nếu bên anh/ chị có thể sắp xếp/ tổ chức cuộc hẹn này vào khoảng [thời gian 1] và [thời gian 2] để chuẩn bị tốt hơn/ thuận lợi hơn. Tôi luôn sẵn sàng trả lời qua [số điện thoại] nếu người phụ trách bên anh/chị có bất kỳ câu hỏi nào.

Cảm ơn vì đã dành thời gian cho tôi. Mong chờ phản hồi từ quý công ty.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Tiêu đề / Công ty]

Email gửi cho đối tác rất quan trọng (Nguồn: SHEC)

3 lưu ý khi soạn thảo email thương mại bằng tiếng Anh

Sau khi đã soạn thảo xong email, bạn cần lưu ý những điểm sau để bức thư trở nên chỉnh chu và chuyên nghiệp hơn trong mắt đối tác nước ngoài.

1. Tiêu đề rõ ràng

Trên thực tế, có rất nhiều người dù đã đi làm nhiều năm nhưng khi soạn thảo một email vẫn bị mắc một số lỗi sau:

• Không ghi tiêu đề
• Ghi tiêu đề quá dài
• Chỉ vỏn vẹn một chữ “Re:…” hoặc quá ngắn

Những lỗi này sẽ vô tình khiến email mời họp quan trọng của bạn bị lọt thỏm vào trong vô vàn email khác của đối tác hay thậm chí tệ hơn, thư có thể bị xếp vào mục thư rác.

Vì vậy, hãy luôn nhớ ghi một tiêu đề phù hợp, không quá 50 kí tự và tóm tắt nội dung chính.

Email thương mại luôn luôn cần có tiêu đề (Nguồn: Incimages)

2. Nội dung ngắn gọn, súc tích

Hãy trình bày nội dung thật cô đọng và dễ hiểu để tiết kiệm thời gian nhưng vẫn truyền tải đủ thông điệp cần trao đổi. Cho dù khả năng ngoại ngữ chưa tốt, bạn vẫn cần rèn luyện thói quen dùng các mẫu câu thông dụng thay cho việc “Google dịch” email từ tiếng Việt sang tiếng Anh, vốn mất thời gian hơn và cũng làm cho email trở nên dài dòng, luộm thuộm. Không kể đến lời chào ở đầu và cuối, email thương mại trong tiếng Anh thường chỉ gồm ba mục:

• Cảm ơn người nhận vì đã hồi âm hoặc chủ động liên lạc
• Trình bày lý do viết email
• Câu kết luận nêu mong muốn, yêu cầu đối với người nhận

Nội dung email cần súc tích và ngắn gọn (Nguồn: GraphicSurf)

3. Hãy kiểm tra lại email trước khi gửi đi

Trái với email gửi cho bạn bè, email tiếng Anh mời họp gửi cho đối tác cần phải trang trọng vì vậy bạn cần phải chú ý một số điều sau:

• Không viết tắt (I’m thay cho I am, You’re thay cho You are)
• Không dùng tiếng lóng.
• Không sáng tạo ra từ mới, hãy tra từ điển để có thể tìm từ chính xác nhất

Cuối cùng, trước khi bấm nút gửi đi, bạn nên kiểm tra lại một lần cuối cùng tiêu đề, lỗi chính tả, tài liệu đính kém và email người nhận. Việc này sẽ giúp email và tác phong làm việc của bạn được đánh giá cao hơn rất nhiều đó.

Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đọc sẽ có thêm những thông tin và những lưu ý cần thiết để phục vụ công việc tốt hơn. Chúc các bạn thành công!

Bảng xếp hạng trung tâmTiếng Anh tại Việt Nam

Kim Ngân (Tổng hợp)

Nguồn ảnh cover: SendGrid