Mẫu Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Bằng Excel Dễ Sử Dụng Nhất

Quản lý thông tin khách hàng là việc làm quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào. Lưu trữ tập trung và biết cách khai thác chúng sẽ đem lại lợi nhuận không giới hạn. Dưới đây là mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel bạn có thể tham khảo và tải về sử dụng được ngay.

Nội dung bài viết

• 1. Quản lý khách hàng bằng excel là gì?
• 2. Mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel dễ sử dụng nhất
• 3. Có những loại mẫu quản lý thông tin khách hàng nào ?
• 4. Bộ mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel cho doanh nghiệp
• 5. Quản lý thông tin khách hàng bằng excel tiện thì có mà bất cập cũng nhiều
• 6. Quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp thay thế mẫu excel với phần mềm quản trị SlimCRM
• 7. Tổng kết lại...

Quản lý khách hàng bằng excel là gì?

Quản lý khách hàng bằng Excel là phương pháp sử dụng bảng tính Excel để lưu trữ, tổng hợp và sử dụng thông tin khách hàng. Phương pháp này bao gồm:

• Thu thập thông tin: Ghi nhận các thông tin cá nhân, doanh nghiệp, hành vi, sở thích, lịch sử giao dịch, lịch sử chăm sóc khách hàng,...
• Lưu trữ dữ liệu: Tạo bảng tính Excel để lưu trữ thông tin khách hàng một cách có hệ thống.
• Tổng hợp và phân tích: Sử dụng các công cụ và hàm của Excel để tổng hợp dữ liệu, phân tích xu hướng và hành vi khách hàng.
• Sử dụng thông tin: Dựa vào dữ liệu khách hàng để đưa ra chiến lược marketing, chăm sóc khách hàng phù hợp và hiệu quả.

Mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel dễ sử dụng nhất

Đúng như tên gọi, đây là trang tổng hợp mọi thông tin liên quan đến khách hàng mà doanh nghiệp thu thập được. Càng chi tiết càng dễ khai thác. Tùy theo đặc thù kinh doanh và mục đích sử dụng thì ở mỗi doanh nghiệp có thể có sự thay đổi khác nhau.

Về cơ bản, trong mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel sẽ bao gồm những thông tin cơ bản như:

• Tên khách hàng
• Tên công ty
• Chức vụ
• Số điện thoại
• Email liên hệ
• Website
• Địa chỉ
• Khu vực
• Tình trạng khách hàng
• Nguồn khách hàng
• Người phụ trách
• Mô tả
• Quy mô công ty
• Tính năng quan tâm/Sản phẩm/Dịch vụ sử dụng

Có những loại mẫu quản lý thông tin khách hàng nào ?

Như đã nói ở trên, để quản lý thông tin khách hàng tùy vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp mà file mẫu này có thể tùy biến khác nhau về các trường thông tin.Quản lý thông tin khách hàng theo mô hình kinh doanh B2C sẽ khác với mô hình kinh doanh B2B. Thậm chí, trong mô hình B2B lại chia ra nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nên cũng có sự thay rõ rệt.

Tùy theo mục đích sử dụng, sẽ có nhiều loại mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel khác nhau như:

• Mẫu quản lý thông tin cơ hội (Lead): File chỉ dành riêng cho mục đích quản lý các khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp khi họ đăng kí vào form trên web hay ở bất kỳ nguồn phễu nào (seeding, diễn dàn, quảng cáo Facebook, quảng cáo Google...) trong mẫu này sẽ có các trường thông tin quan trọng như: nguồn cơ hội đến từ đâu, nhu cầu của khách hàng là gì, họ là ai, làm việc trong lĩnh vực nào.
• Mẫu quản lý khách hàng đơn giản: Loại mẫu này chứa các thông tin cơ bản nhất cần thu thập về khách hàng: Tên, số điện thoại, địa chỉ, quy mô, tính năng quan tâm... đây là những thông tin cơ bản nhất về khách hàng cần được lưu trữ để mỗi khi cần có thể tra cứu dễ dàng
• Mẫu quản lý hồ sơ khách hàng VIP: Loại mẫu này thường là khách hàng đặc biệt, khách hàng trung thành  của doanh nghiệp, do đó các thông tin sẽ chuyên sâu hơn như: Tình trạng sử dụng dịch vụ/sản phẩm; giá trị khách hàng mang lại...
• Mẫu quản lý thông tin đối tác/đại lý bán hàng: Loại mẫu này chỉ dành riêng cho các đối tác của doanh nghiệp khi đang bán hoặc hợp tác ở một khía cạnh nào đó. Một số thông tin cần có như: Người phụ trách, tình trạng kinh doanh, số lượng khách hàng, doanh số...

Xem thêm: 

1. Mẫu quy trình chăm sóc khách hàng B2B chuẩn quốc tế

2. Tổng hợp 5 mẫu CRM bằng excel và google sheets miễn phí

3. Mẫu quản lý khách hàng bằng excel cho doanh nghiệp B2B

Bộ mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel cho doanh nghiệp

Để việc quản lý khách hàng tại doanh nghiệp dễ dàng hơn thì công cụ excel vẫn là lựa chọn hàng đầu. Dưới đây mà một số mẫu dành cho bạn tham khảo, tải về và sử dụng được ngay (tùy chỉnh nếu muốn)

Mẫu excel quản lý thông tin khách hàng  số 1

TẢI MẪU 

Mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel số 2

TẢI MẪU

Mẫu excel quản lý khách hàng khách hàng tiềm năng

TẢI MẪU

Mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel số 4

TẢI MẪU

Quản lý thông tin khách hàng bằng excel tiện thì có mà bất cập cũng nhiều

Ưu điểm khi sử dụng excel quản lý khách hàng

1. Miễn phí và dễ sử dụng:

• Excel là phần mềm phổ biến, dễ cài đặt và sử dụng.
• Không cần đầu tư vào phần mềm quản lý khách hàng (CRM) đắt tiền.

2. Tùy chỉnh linh hoạt:

• Bạn có thể tùy chỉnh giao diện và chức năng của Excel để phù hợp với nhu cầu quản lý khách hàng của mình.
• Dễ dàng thêm vào các cột, bảng tính và công thức để phân tích dữ liệu.

3. Dễ dàng chia sẻ và cộng tác:

• Dữ liệu Excel có thể dễ dàng chia sẻ với các đồng nghiệp và cộng tác viên.
• Nhiều người có thể truy cập và chỉnh sửa dữ liệu cùng một lúc.

4. Phân tích dữ liệu cơ bản:

• Excel có các công cụ tích hợp để phân tích dữ liệu khách hàng, như lọc, sắp xếp, tạo biểu đồ và bảng tổng hợp.
• Giúp bạn hiểu rõ hơn về hành vi và nhu cầu của khách hàng.

5. Phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ:

• Excel là giải pháp quản lý khách hàng phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ với ngân sách hạn chế.
• Dễ dàng nâng cấp lên phần mềm CRM chuyên nghiệp khi doanh nghiệp phát triển.

Nhược điểm khi sử dụng excel quản lý khách hàng

Bảng tính excel là một công cụ có thể cực kỳ hữu ích trong nhiều quy trình và công việc trong doanh nghiệp. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn Excel để phục vụ cho tất cả mục đích từ kinh doanh, bán hàng, đến quản lý công việc. Tuy nhiên, việc cũng dẫn đến một loạt các hạn chế đáng kể có thể cản trở sự phát triển và tối ưu việc quản lý.

• Dữ liệu phân tán khó kiểm soát

Số lượng khách hàng của doanh nghiệp sẽ tăng dần, việc sử dụng excel để quản lý sẽ dẫn tới một thực trạng đó là phải tách các file cho nhẹ dung lượng. Việc lưu trữ nhiều file sẽ làm phân tán và không liên kết được dữ liệu với nhau, đặc biệt khi cần tra cứu, làm báo cáo.

• "Automatay" là chính

Khi sử dụng mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel nghĩa là nhân viên phải tự điền bằng tay các dữ liệu về khách hàng vào bảng tính. Khi muốn tối ưu hóa bảng tính này bằng các thuật toán thì đòi hỏi người sử dụng phải có kiến thức về excel mới có thể đặt được các công thức như mong muốn. Và đương nhiên, các công thức phức tạp thì sẽ mất nhiều thời gian để thiết lập.

Thử tưởng tượng, bạn là không giỏi về excel thì việc tùy biến các bảng tính này sẽ khó khăn đến nhường nào? Nếu muốn lọc nhanh các cơ hội nóng cần chốt ngay thì bạn sẽ mất bao nhiêu lần click chuột trên bảng tính, thời gian bao lâu?

Đây là một trong những lý do mà ngày càng nhiều công ty trong nước triển khai tự động hóa quy trình doanh nghiệp.

• Thiếu tính linh hoạt

Một vấn đề quan trọng khác là thiếu tính linh hoạt . Mặc dù các mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel đều có thể tùy chỉnh theo nhu cầu nhưng đôi khi doanh nghiệp sẽ cần đến một báo cáo tổng quan chi tiết hơn. Việc can thiệp vào tùy chỉnh có thể sẽ làm thay đổi các thành phần trong bảng tính và gây ra cơ số lỗi. Hoặc nếu bạn tạo bản sao, thì tất cả người dùng khác sẽ phải sử dụng bảng tính mới, gây rối rắm trong việc quản lý.

• Thiếu kiểm soát và bảo mật

Khi dung lượng file excel đó quá lớn nó sẽ làm cho chương trình excel chạy rất chậm. Ngược lại, nếu bạn chia nhỏ tệp có thể dẫn đến việc một số dữ liệu bị mất hoặc thất lạc. 

Công cụ này là một ứng dụng độc lập, không được tích hợp hoàn toàn với các hệ thống kinh doanh khác, tính bảo mật không cao cho người dùng và ở góc độ người quản lý. Vì thế người dùng bị hạn chế khi sử dụng và dễ làm mất dữ liệu trên bảng tính.

• Hạn chế tương tác và trao đổi

Mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel được bộ phận bán hàng sử dụng nhiều nhất. Họ sẽ rất cần thực hiện các thao tác lọc khách hàng, tình trạng, cập nhật lịch sử trao đổi, ghi chú hoặc đặt lịch nhắc nhở. Với công cụ excel đây sẽ là một trở ngại lớn, rất khó có thể thực hiện và quản lý dễ dàng.

Tóm lại, có thể kết luận rằng những hạn chế lớn của bảng tính Excel có thể kể như: dữ liệu phân tán, thủ công là chính, tốn thời gian và nguồn lực liên quan đến việc quản lý, thiếu tính linh hoạt và khả năng thích ứng với những thay đổi có thể xảy ra trong doanh nghiệp và thiếu tích hợp và tự động hóa quy trình làm việc.

Quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp thay thế mẫu excel với phần mềm quản trị SlimCRM

Quản trị khách hàng là một vấn đề quan trọng của doanh nghiệp vì thế cần được tối ưu nhất để có thể sử dụng dễ dàng và khai thác triệt để nguồn dữ liệu nhằm tăng doanh thu lợi nhuận. Đứng trước những hạn chế của công cụ thủ công, sự thiếu liên kết và tập trung của các ứng dụng độc lập khác, phần mềm chăm sóc khách hàng SlimCRM là giải pháp quản trị ra đời với mục đích giúp tất cả các doanh nghiệp quản lý khách hàng dễ dàng hơn và tạo ra nhiều doanh thu hơn.

• Nhập dữ liệu tự động vào phần mềm

Khi có bất kỳ cơ hội nào đăng kí vào form, biểu mẫu... sẽ được nhập tự động vào phần mềm mà không phải dùng bất kỳ thao tác nào. Thông tin cơ hội với đầy đủ các trường thông tin về: Thông tin chung, Thông tin cơ hội, Chăm sóc cơ hội, Đề xuất, Công việc, Ghi chú, Nhắc nhở.... cùng rất nhiều tính năng bán hàng và marketing được tích hợp sẵn.

Sau khi Cơ hội đã trở thành khách hàng của doanh nghiệp, chỉ với một thao tác chuyển đổi trạng thái, tự động các thông tin về Cơ hội ban đầu được chuyển thành Khách hàng.

Theo thống kê của HubSpot, 45% tổ chức được khảo sát đã sử dụng phần mềm CRM để lưu trữ dữ liệu khách hàng.

Trong phần mềm cho phép:

- Báo cáo chi tiết số lượng khách hàng doanh nghiệp đang sở hữu

- Phân loại khách hàng theo nhóm

- Nhập dữ liệu khách hàng lớn từ file excel có sẵn

- Phân quyền, tạo nhóm, khu vực khách hàng để dàng quản lý

- Quản lý trọn vẹn về hóa đơn, hợp đồng, thanh toán, công việc,... trong phần mềm​.

• Phân quyền và bảo mật chặt chẽ

Việc sử dụng mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel sẽ không thể đảm bảo được tính phân quyền và bảo mật chặt chẽ. Về mặt phân quyền, có thể áp dụng được bằng cách khóa bảng tính, nhưng như thế, những người cần truy cập sẽ không thể tham gia cộng tác. Hoặc có thể, sử dụng bảng tính của Google Sheet để phân quyền lên một cấp độ nữa, nhưng các công thức tính toán ở bảng tính ở Excel có thể sẽ không hiện thị đầy đủ ở Google Sheet. Đây là một nhược điểm lớn.

Trong phần mềm SlimCRM, người quản lý có thể phân quyền sử dụng danh sách khách hàng này đối từng nhân viên, họ được phép xem những thông tin nào...tính bảo mật ở mức cao nhất và chỉ ai có quyền mới được xem, sửa, xóa, truy cập vào dữ liệu. Ngay cả khi, nhân sự của doanh nghiệp nghỉ, cũng khó có thể sao chép hay trích xuất dữ liệu trong phần mềm, trong khi với Excel là một lỗ hổng lớn.

Phân quyền cho từng nhân viên sử dụng phần mềm

Đồng thời, tất cả các thay đổi, chỉnh sửa của từng thành viên trên hệ thống đều được lưu vết và người quản trị cao nhất trong doanh nghiệp sẽ nhìn thấy các lịch sử thay đổi đó.

• Thiết kế tinh gọn, dễ sử dụng và quản lý

Với triết lý thiết kế sản phẩm không cần học cũng có thể sử dụng, SlimCRM đã làm rất tốt ở bước này. Nghĩa là, với một người dùng mới, không cần biết kỹ thuật cũng có thể bắt đầu sử dụng ngay mà không cần thời gian đào tạo. Đó cũng chính là thực tế của khách hàng đang sử dụng giải pháp này. Nếu như các đơn vị khác sẽ mất thời gian bàn giao và đào tạo vài ba buổi với một chi phí xác định nào đó, thì SlimCRM là "zero". Thiết lập và bàn giao nhanh chóng, sử dụng được ngay.

Tính năng Huấn luyện người dùng trong hệ thống như một "hướng dẫn viên phần mềm" sẽ giúp chỉ dẫn người dùng khi họ thao tác trên phần mềm theo đúng quy trình mà không cần tra cứu tài liệu sử dụng.

"Hướng dẫn viên" trong phần mềm cho người sử dụng

Đặc biệt, phần mềm đã tích hợp sẵn tính năng tổng đài, người dùng có thể gọi điện cho khách hàng bất kỳ ngay trên phần mềm chỉ trong 1 click chuột. Lịch sử cuộc gọi cũng sẽ được lưu lại để giám sát và quản lý. Và khi đã có thông tin được lưu trong phần mềm, khách hàng/cơ hội nào gọi đến sẽ hiển thị tên của khách hàng đó.

• Quản lý dữ liệu tập trung trên một phần mềm và không giới hạn số lượng khách hàng

Khắc phục hoàn toàn nhược điểm từ mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel khi gom tất cả dữ liệu ở các nguồn về lưu trữ tại một nơi duy nhất. Doanh nghiệp có thể tích hợp với các form, biểu mẫu ở các kênh khác nhau để dữ liệu về cơ hội được nhập tự động vào phần mềm.

Với các doanh nghiệp hiện đang lưu trữ danh sách khách hàng bằng excel, khi triển khai sử dụng phần mềm chỉ cần 1 thao tác import dữ liệu vào phần mềm dễ dàng mà không phải nhập tay.

Cuối cùng, bạn có thể nhập danh sách khách hàng với dung lượng bao nhiêu cũng không là vấn đề, đừng lo lắng phần mềm chạy chậm như khi mở file excel có dung lượng nặng, Vì thế, khi doanh nghiệp có số lượng khách hàng tăng lên cũng không hề bị ảnh hưởng.

Tổng kết lại...

Thông tin khách hàng là vàng đối doanh nghiệp, giống như Bill Gates từng nói: "Cách bạn thu thập, quản lý và sử dụng thông tin khách hàng sẽ quyết định bạn thắng hay thua”. Vì thế, bài toán về quản trị dữ liệu là vấn đề cốt lõi của doanh nghiệp. Dù quản lý bằng bất kỳ công cụ nào thì đều phải hướng tới tính bảo mật, dễ dàng trong sử dụng và đạt hiệu quả cao nhất.

Và nếu như, bạn đã gặp quá nhiều khó khăn vì những bất lợi của bảng tính excel, đã đến lúc doanh nghiệp bạn cần có phần mềm để thay thế.

SlimCRM.vn - là giải pháp quản trị dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ, được phát triển bởi công ty công nghệ VINNO Việt Nam, với hơn 13 năm kinh nghiệm làm về phần mềm. Hiện đang cung cấp dịch vụ cho các khách hàng bao gồm Nhà nước, Chính phủ, Tập đoàn lớn và SMEs với các giải pháp có nghiệp vụ phức tạp và đòi hỏi tính bảo mật cao như: Vsmart, SHB, Haiphatinvest, Agribank, Viettel, Baoviet bank, Techfesh Việt Nam, Bộ Giáo dục và đào tạo....

Quý doanh nghiệp cần tìm hiểu và trải nghiệm giải pháp vui lòng đăng kí thông tin tại đây.