Mẫu Thư Từ Chối ứng Viên Chuyên Nghiệp, Tinh Tế - HRchannels

Bạn là nhà tuyển dụng? Bạn đang muốn gửi thư từ chối cho những ứng viên không phù hợp? Làm sao để gửi một bức thư chuyên nghiệp, tinh tế để lại ấn tượng tốt với ứng viên mà không tốn quá nhiều thời gian? Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời trong bài viết dưới đây. MỤC LỤC 1- Thư từ chối ứng viên là gì? 2- Tại sao cần gửi thư từ chối ứng viên 3- Cách dùng thư từ chối 4- Hướng dẫn viết thư từ chối chuyên nghiệp 5- Mẫu thư từ chối ứng viên >>> Giới thiệu phần mềm TalentBold Hiring tự động gửi thư

Xem thêm >>>> Việc làm Nhân sự lương hấp dẫn $1000+

1. Thư từ chối ứng viên là gì? 

Thư từ chối ứng viên được nhà tuyển dụng gửi cho những ứng viên không được chọn vào giai đoạn tiếp theo của quy trình tuyển dụng.

2. Tại sao cần gửi thư từ chối cho ứng viên? 

Trong một quy trình tuyển dụng. Song song với việc thông báo chúc mừng những ứng viên tiếp tục đi tiếp, việc gửi thư từ chối cho những ứng viên không được chọn cũng là một việc quan trọng. Bất kỳ một ứng viên nào cũng đều xứng đáng nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng. Còn điều gì tồi tệ hơn việc gửi hồ sơ đi hoặc tham gia phỏng vấn mà sau đó không hề nghe được tin tức gì?

Khi bạn thể hiện sự trân trọng với ứng viên thông qua một lá thư từ chối chuyên nghiệp, bạn có thể để lại ấn tượng tốt cho họ. Từ đây, họ có thể chia sẻ những phản hồi và đánh giá tích cực về doanh nghiệp cũng như việc làm được doanh nghiệp đăng tuyển.

Ngoài ra, việc bị từ chối cũng là cơ hội cho ứng viên học hỏi và phát triển. Một lá thư với những phản hồi hữu ích và trung thực từ phía nhà tuyển dụng – người đã dành thời gian đánh giá kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng của ứng viên – có thể giúp họ cải thiện bản thân. Điều này cũng sẽ giúp họ trở thành một ứng viên phù hợp nếu một cơ hội việc làm tương tự xuất hiện trong tương lai.

Hơn nữa, khi ứng viên chính thức nhận được thư từ chối từ phía nhà tuyển dụng, họ có thể tiếp tục cố gắng vì những cơ hội khác, không còn vướng mắc với cơ hội việc làm mà họ không được chọn.

Những việc làm hấp dẫn

Recruitment Consultant (more than 1 year of experience)

Hà nội Nhân sự

Mass Recruitment Team Leader/ Trưởng nhóm tuyển dụng Mass

Hà nội Nhân sự

Recruitment Team Leader/ Trưởng nhóm tuyển dụng

Hà nội Nhân sự

Nhân viên dịch vụ khách hàng

Hà nội Nhân sự

Recruitment Consultant (Manufacturing/Engineering, USD700)

Hà nội Nhân sự

Xem thêm >>> Headhunter là gì? Tất tần tật về Headhunter tại Việt Nam

3. Cách dùng thư từ chối 

Đối với mỗi cơ hội việc làm, số lượng ứng viên được chọn sẽ chỉ có giới hạn. Trong khi đó, số lượng ứng viên ứng tuyển có thể nhiều gấp nhiều lần. Do vậy, nếu nhà tuyển dụng muốn gửi thư từ chối cho từng ứng viên không được chọn, số lượng thư phải soạn cũng là một con số không nhỏ. Để tiết kiệm thời gian, hãy soạn thảo sẵn các mẫu thư. Khi cần dùng đến, bạn chỉ cần tùy chỉnh cho phù hợp.

4. Cách viết thư từ chối chuyên nghiệp 

Một lá thư từ chối chuyên nghiệp, tinh tế cần bao gồm những yếu tố sau:

4.1. Thông tin cá nhân của ứng viên

Khi viết thư từ chối cho một ứng viên, hãy thêm tên riêng cũng như vị trí công việc mà người đó ứng tuyển. Điều này thể hiện rằng bạn thực sự dành thời gian cho họ.

4.2. Cảm ơn

Hãy luôn luôn cảm ơn ứng viên vì sự quan tâm của họ đối với doanh nghiệp cũng như vị trí việc làm mà doanh nghiệp đăng tuyển; vì đã dành thời gian hoàn thiện hồ sơ và tham gia phỏng vấn. Cảm ơn không chỉ là lịch sự, nó còn thể hiện rằng bạn trân trọng thời gian và sự cố gắng của ứng viên.

Xem thêm >>> Hướng dẫn cách Định hướng nghề nghiệp cho tương lai

4.3. Phản hồi

Điều quan trọng là bạn cần giải thích một cách ngắn gọn, rõ ràng những lý do tại sao ứng viên không được chọn vào vòng tiếp theo. Ứng viên thường đánh giá cao những phản hồi từ phía nhà tuyển dụng. Hãy đưa ra những ý kiến mang tính xây dựng và chi tiết vì sao bạn quyết định từ chối họ. Điều này cũng có thể giúp họ phát triển bản thân cho những cơ hội việc làm trong tương lai.

4.4. Mời ứng tuyển lại

Nếu bạn thấy rằng ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, hoặc phù hợp với một vị trí việc làm khác, hãy cho họ biết bạn hy vọng họ sẽ tiếp tục ứng tuyển khi có cơ hội. Tuy nhiên, nếu bạn thấy đó không phải một ứng viên tiềm năng, bạn có thể bỏ qua phần này.

5. Mẫu thư từ chối ứng viên 

Tùy theo đối tượng và mục đích mà bạn có thể soạn những mẫu thư từ chối phù hợp.

5.1. Ứng viên không được mời phỏng vấn

Bạn không nhất thiết phải gửi thư từ chối cho những ứng viên không được chọn vào vòng phỏng vấn. Tuy nhiên, nếu họ không nhận được phản hồi, họ sẽ không biết liệu bạn có nhận được hồ sơ của họ hay liệu họ có đang được cân nhắc cho một cuộc phỏng vấn. Họ không biết liệu họ đã bị từ chối hay quy trình tuyển dụng của bạn kéo dài hơn bình thường. Đa số ứng viên thường không đủ can đảm liên hệ với nhà tuyển dụng để hỏi về kết quả vòng hồ sơ, họ sợ rằng điều này có thể ảnh hưởng không tốt tới cơ hội được chọn.

Do vậy, một lá thư từ chối ngắn gọn và lịch sự là cần thiết.

Ví dụ:

Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn vì sự quan tâm của bạn đối với [tên công ty] và vị trí [tên vị trí việc làm]. Sau khi xem xét các hồ sơ nhận được, chúng tôi rất tiếc không thể chọn bạn đi tiếp.

Ban tuyển dụng đánh giá cao thời gian bạn dành để ứng tuyển. Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc và mong rằng có thể hợp tác với bạn ở những vị trí việc làm khác trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng].

5.2. Ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn

Một quy trình tuyển dụng có thể bao gồm nhiều hơn một vòng phỏng vấn. Những ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn đầu tiên xứng đáng nhận được một lá thư từ chối mang nhiều tính cá nhân hơn.

Hãy đảm bảo rằng bạn không đồng thời gửi cho họ thêm một thông báo không trúng tuyển. Tất cả những cố gắng thể hiện sự trân trọng, cảm ơn hay cổ vũ của bạn sẽ không được ghi nhận.

Ví dụ:

Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí việc làm]. Chúng tôi đánh giá cao sự cố gắng và nhiệt tình của bạn đối với [tên công ty] cũng những gì bạn thể hiện trong buổi phỏng vấn và cam kết đóng góp của bạn đối với mục tiêu của công ty.

Tuy nhiên, chúng tôi đã phỏng vấn một số ứng viên ấn tượng và quyết định đi tiếp với họ tại thời điểm này. Chúng tôi đã cân nhắc rất nhiều trước khi đưa ra quyết định.

Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ lại với bạn khi có bất kỳ một cơ hội nào phù hợp trong tương lai.

Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc.

Trân trọng,

[Tên nhà tuyển dụng].

>>>> Có thể bạn quan tâm: Top website đăng tin tuyển dụng miễn phí uy tín nhất

5.3. Ứng viên có khả năng được chọn cao

Sau quá trình phỏng vấn và làm bài đánh giá, nếu ứng viên lọt top những người có khả năng cao được chọn, họ có thể tự nhận thức được điều đó. Do vậy, họ có thể bị thất vọng khi nhận được tin xấu. Cùng với thư từ chối, bạn có thể gọi điện thoại để đưa ra phản hồi và cảm ơn. Bạn cũng nên khuyến khích ứng viên giữ liên lạc trong trường hợp những cơ hội việc làm phù hợp xuất hiện trong tương lai.

Ví dụ:

Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia tuyển dụng vị trí [tên vị trí việc làm]. Chúng tôi đã thực sự bị ấn tượng bởi hồ sơ của bạn cũng như những gì bạn thể hiện trong suốt các buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, chúng tôi quyết định dành vị trí này cho một ứng viên khác phù hợp hơn.

Để đưa ra được quyết định này, chúng tôi đã phải cân nhắc rất kỹ càng. Chúng tôi rất vui vì có cơ hội gặp gỡ bạn và tìm hiểu về kiến thức, kinh nghiệm cũng như kỹ năng của bạn.

Chúng tôi tin rằng những đóng góp của bạn sẽ rất có giá trị đối với công ty chúng tôi. Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có cơ hội phù hợp. Bạn có thể liên hệ với tôi qua số [số điện thoại] nếu có bất cứ thắc mắc gì.

Chúc bạn thành công.

Trân trọng,

[Tên nhà tuyển dụng].

Phần mềm tuyển dụng tự động gửi thư từ chối, offer letter cho ứng viên 

Talentbold.com là một phần mềm quản lý tuyển dụng được phát triển để hỗ trợ doanh nghiệp, bộ phận tuyển dụng  làm việc đơn giản hơn, chuyên nghiệp hơn. Trong đó, tính năng tự động gửi thư mời phỏng vấn, gửi thư từ chối hay offer letter  được lập trình sẵn theo mẫu. Điều này giúp cho nhân viên nhân sự, bộ phận nhân sự sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức vào các đầu việc nhỏ nhưng mất nhiều thời gian.

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp Hotline: 08. 3636. 1080 Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com Website: https://hrchannels.com/ Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam Nguồn ảnh: internet

HRchannels

HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.

•