Mở Dữ Liệu Kế Toán Và Phân Quyền Vai Trò Trong Phần Mềm MISA 2020

Phần mềm kế toán Misa là một trong những phần mềm kế toán được ưa chuộng nhất hiện nay. Sau khi đã cài đặt và nhập dữ liệu, HostingViet sẽ hướng dẫn bạn cách đăng nhập vào một dữ liệu kế toán để bắt đầu làm việc, phân quyền trên Misa nhanh chóng, hiệu quả. 

> Xem thêm: Các bước hỗ trợ khi chuyển MISA SME lên Online trên Cloud

Hướng dẫn mở dữ liệu kế toán trong MISA SME 2020

Group Hỗ trợ cài đặt Misa 24/7 https://zalo.me/g/xlszui920

1. Đầu tiên, bạn chọn Mở dữ liệu kế toán (hoặc bạn vào phần menu trong phần mềm lần lượt theo thứ tự Tệp\Mở dữ liệu kế toán).

2. Tiếp theo, bạn sẽ tiến hành khai báo các thông tin cần thiết để đăng nhập vào phần mềm. Lưu ý đây là những thông tin bạn đã dùng để đăng kí vào hệ thống trước đó:

Có các dữ liệu bạn cần chú ý như sau:

• Máy chủ kết nối: Hệ thống của phần mềm đã ngầm định sẵn thông tin máy chủ kết nối. 

*Lưu ý: Nếu đăng nhập của bạn bị báo lỗi Không tìm thấy máy chủ, bạn phải chọn lại máy chủ cho đúng. Bạn chọn Mở rộng để hiện thị mục Máy chủ kết nối, hoặc bạn nhập trực tiếp bằng tay hay chọn danh sách bằng cách nhấn vào biểu tượng mũi tên.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo một số cái tên máy chủ SQL như sau: {MISASME2021}; {MISASME2018} hoặc {MISASME2017}. Tuy nhiên bạn vẫn cần đề phòng trong 1 số trường hợp tên máy chủ SQL có thể khác với tên mặc định.

• Dữ liệu kế toán: Bạn cần nhập tên dữ liệu kế toán mà mình muốn làm việc (tên dữ liệu kế toán sẽ gắn với Máy chủ kết nối). Tương tự bạn có thể nhập bằng tay hoặc chọn bằng danh sách như bước máy chủ.
• Tên đăng nhập và Mật khẩu: Tại phần tên này, bạn sẽ phải Tạo mới dữ liệu kế toán với lần đăng nhập đầu. Lưu ý  bạn phải sử dụng Tên đăng nhập đã khai báo trước đó của mình khi tạo mới dữ liệu để đăng nhập (Mật khẩu để trống). Sau khi đã hoàn tất, bạn phải thực hiện các bước là Xác thực thông tin tài khoản và thực hiện bước phân quyền. Bước này giúp những người được lập tài khoản có thể đăng nhập và làm việc bằng Misa.

• Nếu là lần đầu đăng nhập, sau khi được ADMIN phân quyền: Bạn cần sử dụng Tên đăng nhập đã khai báo khi Admin tiến hành thêm mới người dùng để đăng nhập trước đó (Mật khẩu để trống). Tiếp theo bạn xác thực thông tin đã khai báo.

• Nếu bạn đang sử dụng phiên bản cũ nâng cấp lên, chương trình sẽ yêu cầu bạn phải Nâng cấp bảo mật tài khoản (một lần duy nhất) để làm tài khoản đăng nhập vào phần mềm. Trong trường hợp bạn làm việc trong môi trường offline, bạn sẽ không phải thực hiện các bước Xác thực thông tin tài khoản và Nâng cấp bảo mật tài khoản ở trên. Nếu bạn muốn cài đặt Mật khẩu khi đăng nhập, bạn vào mục Sửa người dùng trên menu Hệ thống > Quản lý người dùng để cài đặt mật khẩu.
• Để không mất công nhập lại mật khẩu mỗi lần đăng nhập, bạn tích chọn Nhớ mật khẩu.

*Lưu ý:

• Bạn sẽ phải xác thực email nếu email bạn sử dụng để đăng nhập chưa bao giờ được xác thực trong phần mềm.
• Bạn cần có kết nối internet với mỗi tài khoản đăng nhập lần đầu. 
• Bạn có thể thiết lập bảo mật 2 lớp khi đăng nhập để tăng tính bảo mật cho tài khoản.

Phân quyền trên Misa SME.NET

Sau đây HostingViet hướng dẫn cách phân quyền trên Misa giúp người quản lý, kế toán có thể cung cấp cho nhân viên quyền đăng nhập vào phần mềm. Bên cạnh đó có thể sử dụng được những chức năng tương ứng với từng vai trò khác nhau. Các bước phân quyền trên phần mềm Misa được thực hiện như sau: 

Bước 1: Thêm người sử dụng

1. Đầu tiên, bạn vào menu Hệ thống > Quản lý người dùng, sau đó chọn Thêm.

2. Bạn tiến hành khai báo thông tin người dùng:

*Lưu ý: Với dữ liệu sử dụng 2 hệ thống sổ, cần tích chọn hệ thống sổ cho phép người dùng làm việc.

3. Nhấn chọn Đồng ý.

4. Sau đó, người được đăng kí khi thực hiện lần đầu đăng nhập vào phần mềm: 

5. Cuối cùng, bạn phải thực hiện Xác thực thông tin tài khoản để có tài khoản đăng nhập vào phần mềm.

Một số lưu ý: 

– Sau khi đăng nhập vào phần mềm bằng tài khoản MISA ID, bạn cần phải Xác thực Email.

– Sau đó, bạn phải tiến hành cập nhật bổ sung hoặc thay đổi các thông tin cá nhân khác.

– Khi có kết nối internet, chương trình sẽ không cho phép bạn sửa thông tin Số điện thoại > Email của người dùng. Khi bị mất kết nối internet, nếu Kế toán tiến hành sửa thông tin người dùng thì cần lưu ý những vấn đề nảy sinh như sau:

+ Nếu sửa Mật khẩu thì khi có kết nối internet Mật khẩu này sẽ không còn hiệu lực và phải đăng nhập bằng Mật khẩu cũ (Mật khẩu trước khi sửa). Kể cả khi tiếp tục bị mất kết nối internet thì vẫn sử dụng Mật khẩu cũ (Mất khẩu trước khi sửa) để đăng nhập.

+ Nếu sửa các thông tin khác như Họ và đệm, Tên. Khi có kết nối internet, phần mềm sẽ tự động cập nhật các thông tin này theo thông tin của tài khoản MISA ID (được đăng ký bằng Số điện thoại/Email ở trên). Nếu muốn thay đổi các thông tin này thì phải thực hiện chức năng Cập nhật thông tin cá nhân để thay đổi thông tin.

Trường hợp làm việc với môi trường công ty offline hoàn toàn:

• Khi khai báo bạn cần khai báo bổ sung Mật khẩu (làm mật khẩu để người dùng đăng nhập vào phần mềm).

• Sau khi thực hiện phân quyền trên Misa xong, người quản lý sẽ thông báo đây đủ những thông tin sau cho người dùng tài khoản đăng nhập vào phần mềm bao gồm: 

Tên đăng nhập = Mã người dùng (Ví dụ: MTHAI)

Mật khẩu = Mật khẩu khai báo khi thêm mới người dùng

Bước 2: Tiến hành gán vai trò cho người dùng – Phân quyền trên Misa SME

Nếu ở Bước 1, bạn chưa khai báo vai trò cho người dùng hoặc muốn thay đổi, bổ sung vai trò thì thực hiện như sau:

– Cách 1: Chuyển sang chế độ cho phép chọn các vai trò đã được khai báo trên menu Hệ thống > Vai trò và quyền hạn cho từng người dùng.

• Bạn vào menu Hệ thống > Quản lý người dùng.
• Chọn người dùng trên màn hình danh sách người dùng > Vai trò, tiếp theo bạn tích chức năng Chọn:

• Bạn lựa chọn các vai trò của người sử dụng theo nhu cầu hoặc đề xuất. Sau đó thực hiện phân quyền chi nhánh quản lý cho vai trò. Lưu ý rằng việc phân quyền chi nhánh chỉ thực hiện được trên các dữ liệu có lựa chọn hạch toán đa chi nhánh (để chuyển chế độ, bạn cần tích chọn Có chi nhánh trên menu Hệ thống > Tuỳ chọn > Tuỳ chọn chung):

• Sau khi chọn vai trò và phân quyền chi nhánh xong, bạn hoàn thành bằng việc nhấn Cất.

*Một số lưu ý:

– Trường hợp muốn thay đổi vai trò hoặc chi nhánh làm việc của người dùng đã được thiết lập trước đó, bạn tiến hành Chọn lại bằng việc thực hiện tích/bỏ tích các vai trò hoặc chi nhánh làm việc.

– Trường hợp muốn xoá nhanh vai trò cho người dùng, sử dụng chức năng Loại bỏ trên tab Vai trò.

– Riêng với người dùng có tên đăng nhập là ADMIN, bận sẽ không được phép chọn hoặc loại bỏ vai trò ADMIN mặc định mang đi của hệ thống.

– Cách 2: Chọn người dùng cho từng vai trò – Phân quyền trên phần mềm Misa

Với cách phân quyền trên Misa này, bạn sẽ cần chọn cho phép chọn người dùng đã được khai báo trên menu Hệ thống > Quản lý người dùng cho từng vai trò.

• Tiếp theo, bạn tiến hành chọn vai trò trên màn hình danh sách vai trò, tìm kiếm vai trò trên Danh sách người dùng, rồi tích chức năng Chọn:

• Bạn tích chọn người dùng cho vai trò, rồi thực hiện phân quyền chi nhánh quản lý cho người dùng. Như cách 1, việc phân quyền chi nhánh chỉ thực hiện được trên các dữ liệu có lựa chọn hạch toán đa chi nhánh (tích chọn Có chi nhánh trên menu Hệ thống > Tuỳ chọn > Tuỳ chọn chung):

• Sau khi chọn người dùng và phân quyền chi nhánh xong, cuối cùng bạn chọn Cất.

*Lưu ý: Các lưu ý tương tự với khi bạn thực hiện cách 1 ở trên. 

Bước 3: Phân quyền cho vai trò

Ở bước này, bạn có thể thiết lập hệ thống phân quyền từng nghiệp vụ trên các phân hệ, từng chức năng trên các chứng từ cho từng vai trò. Các vai trò mặc định của chương trình đã được thiết lập sẵn quyền hạn, có thể thiết lập lại quyền cho các vai trò như sau:

• Bạn vào menu Hệ thống > Vai trò và quyền hạn.
• Tiếp theo, khi màn hình danh sách vai trò hiển thị, bạn tiến hành chọn vai trò, sau đó chọn chức năng Phân quyền trên thanh công cụ (hoặc nhấn chuột phải chọn Phân quyền):

• Hoàn thành việc phân quyền trên Misa xong, bạn nhấn Đồng ý.
• Lưu ý rằng bạn có thể thực hiện các thao tác trên bằng chuột phải:

Làm thế nào để thay đổi vai trò, quyền hạn của nhân viên?

HostingViet sẽ chia ra các trường hợp nghiệp vụ thay đổi vai trò, quyền hạn sau đây: 

Trường hợp 1: Nếu bạn muốn loại bỏ vai trò cũ của nhân viên

1. Vào menu Hệ thống > Quản lý người dùng.2. Chọn nhân viên muốn thay đổi vai trò/quyền hạn.3. Xem danh sách vai trò hiện tại của nhân viên tại tab Vai trò.

4. Để bỏ bớt vai trò của nhân viên thực hiện như sau: Bạn chọn vai trò muốn loại bỏ > Loại bỏ.

Trường hợp 2: Nếu bạn muốn gán thêm vai trò mới cho nhân viên

Nếu vai trò chưa có sẵn trong danh sách mặc định của chương trình thì thêm mới vai trò như sau: Bạn vào menu Hệ thống > Vai trò và quyền hạn, chọn chức năng Thêm trên thanh công cụ. Sau đó tiến hành khai báo các thông tin về mã và tên vai trò (bắt buộc nhập), xong nhấn Cất. 

Ngoài ra, bạn có thể tìm những cập nhật hướng dẫn cụ thể mới từ nguồn trang web https://misa.hostingviet.vn/.

Trên đây là cách phân quyền trên MISA SME mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích và mang lại hiệu quả tốt nhất cho công việc của bạn. Trong quá trình sử dụng phần mềm kế toán Misa, nếu có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi nào cần giải đáp. Hãy liên hệ ngay với HostingViet để được hỗ trợ và giải đáp nhanh chóng nhé!