Mô Tả Công Việc Các Vị Trí ở Spa & 6 Cách Quản Lý Nhân Sự - PosApp

Mô tả công việc các vị trí ở Spa & 6 Cách quản lý nhân sự

Mục lục bài viết

• i/ Bảng mô tả các công việc các vị trí trong Spa, Thẩm mỹ viện
  • 1/ Bảng mô tả nghiệp vụ công việc của quản lý (chưa có quản lý chủ spa phải làm)
  • 2/ Bảng mô tả công việc của tư vấn viên (Telesale -Sale) tại Spa
  • 3/ Bảng mô tả công việc của kỹ thuật viên (nhân viên điều trị) tại Spa
  • 4/ Quy trình của nhân viên bảo vệ
  • 5/ Quy trình của nhân viên lễ tân
  • 6/ Quy trình thu ngân và kế toán.
  • 7/ Bảng mô tả công việc của chủ Spa
• ii/ Cách quản lý - Nâng cao hiệu suất vận hành nhân viên Spa
  • 1/ Đào tạo nội bộ liên tục
  • 2/ Bí quyết để nhân sự vừa giỏi tay nghề vừa trung thành với Spa
  • 3/ Áp dụng phần mềm vào quản lý
  • 4/ Làm sao để nhân sự trong Spa trung thành?
  • 5/ Tối ưu quy trình vận hành Spa chuyên nghiệp
  • 6/ Cách quản lý KTV khi làm tại nhà
  • 7/ Quản lý nhân viên bằng đánh giá KPI

i/ Bảng mô tả các công việc các vị trí trong Spa, Thẩm mỹ viện

1/ Bảng mô tả nghiệp vụ công việc của quản lý (chưa có quản lý chủ spa phải làm)

- Chủ / quản lý spa là người lên chiến lược, cũng như xây dựng quy trình. Quy chế cho spa hoạt động hiệu quả.

- Kiểm tra, nhận báo cáo kết quả kinh doanh hàng ngày từ các phòng ban.

- Có phần mềm quản lý spa

Tính năng phần mềm quản lý spa

- Xây dựng bản mô tả công việc chuyên môn, chăm sóc khách hàng, lễ Tân, sale, bảo vệ .....

-Vẽ sơ đồ vận hành: Ai, mô tả công việc, làm rõ quy trình, quy định và trách nhiệm cho từng bộ phận, phòng ban.

Sơ đồ vận hành Spa mẫu

- Nêu rõ từng vấn đề công việc sẽ hỏi ai. Ai là người giải quyết và trách nhiệm thuộc về ai

- Đưa quy trình làm việc vào quy chế nội quy công

- KPI đánh giá cuối cùng và tối ưu

Công việc thường ngày của quản lý Spa chi tiết như sau:

1. Duy trì hoạt động công việc hàng ngày của spa luôn trôi chảy

– Luôn hết lòng phục vụ tư vấn cho khách.

– Sắp xếp lịch làm việc của nhân viên theo đúng nhu cầu của khách.

– Tư vấn ích lợi của những liệu trình trị liệu.

– Đảm bảo hiệu quả của các liệu trình.

– Trưng bày những thế mạnh hoặc những sản phẩm cần kinh doanh của spa.

– Đảm bảo sự hòa hợp chặt chẽ các hoạt động giữa các nhân viên.

– Đề xuất cải tiến trong mọi lĩnh vực.

– Đảm bảo mọi tiêu chuẩn dịch vụ được đáp ứng nghiêm ngặt.

– Chịu trách nhiệm duy trì mối quan hệ tốt với các cơ sở bên ngoài có liên quan như các đại lý du lịch.

– Tự mình giải quyết các vấn đề phát sinh của Spa.

2. Mô tả công việc của quản lý spa trong việc điều hành spa

2.1 Trách nhiệm liên quan đến nhân viên

– Lên lịch làm việc ngày và tháng cho nhân viên và chuyển cho họ.

– Báo cáo nhanh chóng bất cứ vấn đề nào về việc có mặt và hoàn thành công việc của nhân viên Spa cho giám đốc.

– Tổ chức họp thường xuyên với nhân viên.

– Lập chương trình giới thiệu sơ qua hoạt động cho nhân viên mới.

– Đảm bảo tiêu chuẩn trang phục được nhân viên đáp ứng nghiêm chỉnh.

- Theo dõi, giám sát, tham gia đánh giá năng lực của nhân viên.

2.2. Trách nhiệm hành chính

– Lập báo cáo doanh thu hàng ngày.

– Lập báo cáo sử dụng hàng tháng.

– Đảm bảo chặt chẽ rằng khách hàng được tính phí cho việc sử dụng dịch vụ và sản phẩm.

– Xử lý việc thanh toán tiền.

– Hỗ trợ quản lý các việc hành chính khác.

– Cung ứng những tài liệu in ấn khuyến mãi đến những khách hàng VIP.

– Lập các báo cáo khác theo yêu cầu của giám đốc.

– Báo cáo nhanh chóng cho giám đốc khi có sự phát sinh hư hỏng tài sản nào hoặc báo cáo những tình huống đặc biệt.

– Luôn kiểm tra số lượng mỹ phẩm spa trong kho và báo cáo số lượng hàng hoá.

3.Duy trì hoạt động kinh doanh hàng ngày cho phòng spa

– Đảm bảo khách hàng sẽ được đón tiếp với sự nhiệt tình, lịch sự và nồng hậu, tạo cảm giác vui vẻ đến cho khách hàng.

– Đảm bảo luôn vận hành đúng những lịch hẹn trực tiếp của khách hàng.

– Giải thích và tư vấn những dịch vụ trị liệu tốt cho khách.

– Giải đáp những thắc mắc của khách về dịch vụ của phòng spa.

4.Đào tạo nhân viên

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân viên tại Spa

- Đào tạo nhân sự mới

2/ Bảng mô tả công việc của tư vấn viên (Telesale -Sale) tại Spa

1. Nghiên cứu, thu thập thông tin về thị trường, nhu cầu khách hàng

- Nắm rõ đặc tính, điểm mạnh của công nghệ, sản phẩm của công ty, đối thủ cạnh tranh để đi thị trường

- Chăm sóc khách hàng cũ, tìm kiếm khách hàng mới, đề xuất xây dựng chính sách bán hàng, chăm sóc khách hàng

- Sẽ trao đổi chi tiết trong quá trình phỏng vấn.

2. Chăm sóc khách hàng

- Chủ động tìm kiếm các khách hàng tiềm năng, khai thác thông tin về khách hàng mới, duy trì mối quan hệ với các khách hàng quen thuộc.

- Giới thiệu, tư vấn và giải đáp thắc mắc của khách hàng về các dịch vụ của spa (cách thức trị liệu, chi phí, ưu đãi…).

- Thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ dựa trên nhu cầu cải thiện sắc đẹp, nâng cao sức khỏe.

- Tư vấn khách hàng trực tiếp hoặc trả lời khách hàng qua điện thoại, chăm sóc khách hàng tới sử dụng dịch vụ và sau khi sử dụng dịch vụ.

- Tiếp nhận khiếu nại, ghi nhận góp ý của khách hàng và hỗ trợ các bộ phận khác về vấn đề liên quan tới khách hàng.

- Sao lưu thông tin, cập nhật dữ liệu và những chú ý của khách hàng vào hệ thống quản lý spa.

- Quản lý lịch Khách hàng hẹn đến sử dụng dịch vụ từ bộ phận Telesale

– Tiếp nhận, tư vấn Khách hàng từ bộ phận Lễ tân, tư vấn sản phẩm, dịch vụ cho Khách hàng

– Đảm bảo chỉ tiêu doanh số KPI được giao hàng tháng

– Gọi điện nhắc lịch liệu trình, chăm sóc khách hàng sau dịch vụ

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của quản lý Spa hoặc ban giám đốc, lãnh đạo

Quy trình nhân viên sale,tư vấn

- Có 2 kiểu tư vấn online hoặc offline

- Tư vấn online là bước đầu tiên khi khách hàng đi vào hệ thống chăm sóc. Có thể sử dụng kênh chat, gọi điện, Email, Zoom. Khách hàng sử dụng kênh nào trên internet thì ban phải thành thạo công cụ đó.lên lịch cụ thể ngày định kỳ úp sale khách hàng dịch vụ và Mỹ phẩm tại spa .

- Tư vấn offline: Khi khách đến spa hoặc tổ chức các buổi hội thảo. Tùy từng trường hợp mà có kịch bản tư vấn cụ thể khác nhau. Lên kịch bản tư vấn chốt sale và xử lý sự từ chối khách hàng.

- Sale phải hiểu nhiệm vụ của người bán hàng (nếu mới chúng ta phải đào tạo)

- Bán hàng là giúp đỡ khách hàng vượt qua những rào cản đang ngăn cả họ mua hàng.

- Giúp khách hàng ra những quyết định mà họ cần quyết định ngay.

- Giúp khách hàng làm những việc mà họ lên làm. Quan trọng nhất là chốt giao dịch (quan trọng nhất).

- Bán hàng là đào tạo khách hàng về sản phẩm dịch vụ của mình.

- Cạnh tranh kinh doanh là không được nhắc đối thủ. Tập trung làm tốt của mình, không nói xấu đối thủ .

- Tạo thiện cảm

- Thể hiện bằng nụ cười thân thiện ánh mắt tươi, giọng nói to - nói rõ - trong nói chuyện phải bơm năng lượng vào đó, nói phải có ngắt có nghỉ.

- Thay đổi suy nghĩ sang hành động .

-Chuyên nghiệp

- Hình ảnh bên ngoài: Đồng phục, trang điểm nhẹ nhàng, xinh xắn

- Tác phong: Dáng đi, dáng đứng, nhẹ nhàng, nhanh

- Học và hiểu về các dịch vụ tại spa

- Hiểu tâm lý khách hàng: Đào sâu về nỗi đau khách hàng, dằn vặt và mong muốn (là thứ khách hàng muốn nghe)

- Nắm bắt tâm lý khách hàng

Biết người biết ta trăm trận trăm thắng, bạn đã nghe nắm bắt tâm lý và tính cách con người DISC thấu hiểu khách hàng, cái này nếu bạn quan tâm hãy cmt xuống bình luận nhé, Giang sẽ chia sẻ, chứ viết dài mỏi tay quá.

- Giai đoạn mua hàng để up sale và chốt sale (nếu quan tâm cmt bài viết Giang sẽ chia sẻ xuống đó)

- Tâm thế chốt sale

- Quy trình chốt sale. Xem chi tiết tại ĐÂY

3/ Bảng mô tả công việc của kỹ thuật viên (nhân viên điều trị) tại Spa

1.Dịch vụ và quan hệ khách hàng

- Cung cấp dịch vụ ở mức độ vượt quá mong đợi của khách hàng bằng việc hoàn thành các trị liệu một cách kỹ lưỡng nhất quán, trong thời gian được phân cho, và bằng cách đối xử với tất cả khách hàng với sự chú ý cá nhân.

- Đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách nhã nhặn.

- Luôn tươi cười với khách hàng.

- Giải đáp các thắc mắc của khách

2.Nghiệp vụ Spa

- Thực hiện đúng các bước trong quy trình trị liệu cho khách

- Thường xuyên học tập, nâng cao kỹ thuật

3.Quản trị

- Đảm bảo thực hiện các việc hành chính quản trị của kỹ thuật viên Spa được hoàn thành vào cuối ngày. (Giấy tờ làm việc và hồ sơ khách hàng, danh sách vật tư và sản phẩm dự trữ, cập nhật sổ nhật ký).

4.Vệ sinh

- Đảm bảo các phòng trị liệu được giữ sạch và gọn gàng theo như danh sách kiểm tra của Spa và các tiêu chuẩn an toàn và sức khỏe.

- Dọn các trang thiết bị về đúng vị trí sau khi thực hiện quy trình trị liệu cho khách

- Vệ sinh sạch sẽ văn phòng, phòng Spa, phòng vệ sinh hàng ngày.

5.Bảo trì thiết bị

- Giám sát tình trạng của các thiết bị và báo cho Giám sát của Spa nếu có nhu cầu sửa chữa hoặc bảo trì. Nhanh chóng ghi lại các vấn đề liên quan đến thiết bị vào sổ nhật ký, ví dụ: thất lạc các bộ phận, v.v

- Báo cáo về tình hình sử dụng các trang thiết bị

6.Mức dự trữ mỹ phẩm

- Lấy đủ số dự trữ các sản phẩm chuyên nghiệp cho phòng trị liệu như được chỉ định để đảm bảo các phòng luôn có đầy đủ các đồ dự trữ.

- Lấy đủ số lượng sản phẩm theo đúng quy định. Không lấy lãng phí các sản phẩm điều trị như kem massage

7.Giao tiếp

- Đảm bảo phối hợp hiệu quả giữa kỹ thuật viên và lễ tân.

- Có thái độ đúng đắn với quản lý và cấp trên.

8.Hỗ trợ

- Hỗ trợ đồng nghiệp bằng cách thực hiện các nhiệm vụ khác, ví dụ: các nhiệm vụ lễ tân như khi được yêu cầu.

9.Nhiệm vụ chung

- Cung cấp dịch vụ hạng nhất: trị liệu vùng mặt và toàn thân và xoa bóp, giảm béo....

- Thúc đẩy bán sản phẩm trong phạm vi Spa.

- Đảm bảo hoạt động trôi chảy của hệ thống đặt hẹn.

- Phối hợp với Lễ tân và bàn đặt hẹn.

- Làm sạch và chuẩn bị giường và phòng trước và sau khi khách sử dụng và luôn đảm bảo sự sạch sẽ và vệ sinh của phòng trị liệu.

- Tham dự các khóa đào tạo liên tục trong và ngoài Spa.

- Tôn trọng hướng dẫn mà quản lý đưa ra liên quan đến việc sử dụng sản phẩm và dụng - cụ.

- Tự mình cập nhật với các hoạt động và khuyến mại hiện thời trong phạm vi Spa.

- Trợ giúp các hoạt động khuyến mại đang diễn ra và hỗ trợ việc bán sản phẩm và dịch vụ.

- Đảm bảo các tiêu chuẩn dịch vụ và cơ sở vật chất của Spa luôn được đáp ứng.

- Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của quản lý.

-Tùy quy mô của spa nhân viên điều trị riêng hoặc kiêm luôn nhân viên tư vấn.

-Nhân viên điều trị bắt buộc phải hiểu về sản phẩm cũng như dịch vụ mà Spa đang cung cấp.một cách chi tiết, có từng quý trình nhỏ cho từng dịch vụ

Vd: Quy trình lăn kim,quy trình triệt lông, quy trình nặn mụn, quy trình trị nám,… cứ theo quy trình để check.

-Bắt buộc nhân viên điều trị phải học giỏi về nghiệp vụ cũng như tư vấn, lúc nào lên úp sale, chia sẻ kiến thức về cách chăm sóc da cho khách hàng, chăm sóc khách hàng về quá trình điều trị cho buổi trước và hỏi thăm gia đình, trò chuyện với khách hàng để tạo sự thân thiết.

-Upsale, downlslae, bán chéo: Khi up sale thành công, thì dịch vụ cũ đang làm phải có kết quả rồi hãy úp sale dịch vụ mới, thời gian úp sale là bắt đầu buổi thứ 3-4 là bắt đầu có thể up sale .

-Nhân viên biết hỏi,động viên những giai đoạn điều trị khó khăn, phải biết san sẻ những khó chịu trong quá trình điều trị nếu có, đồng hành với khách hàng.

Quy trình nhân viên điều trị.

- Tùy quy mô của spa nhân viên điều trị riêng hoặc kiêm luôn nhân viên tư vấn.

- Nhân viên điều trị bắt buộc phải hiểu về sản phẩm cũng như dịch vụ mà Spa đang cung cấp.một cách chi tiết, có từng quý trình nhỏ cho từng dịch vụ

Ví dụ: Quy trình lăn kim,quy trình triệt lông, quy trình nặn mụn, quy trình trị nám …..cứ theo quy trình để check.

- Bắt buộc nhân viên điều trị phải học giỏi về nghiệp vụ cũng như tư vấn, lúc nào lên úp sale, chia sẻ kiến thức về cách chăm sóc da cho khách hàng, chăm sóc khách hàng về quá trình điều trị cho buổi trước và hỏi thăm gia đình, trò chuyện với khách hàng để tạo sự thân thiết.

- Upsale, downsale, bán chéo: Khi up sale thành công, thì dịch vụ cũ đang làm phải có kết quả rồi hãy úp sale dịch vụ mới, thời gian úp sale là bắt đầu buổi thứ 3-4 là bắt đầu có thể up sale.

- Nhân viên biết hỏi, động viên những giai đoạn điều trị khó khăn, phải biết san sẻ những khó chịu trong quá trình điều trị nếu có, đồng hành với khách hàng.

4/ Quy trình của nhân viên bảo vệ

- Bảo vệ là điểm chạm đầu tiên khi khách đến Spa.

- Bảo vệ là khâu mọi người thường bỏ qua nhưng đây là điểm chạm đầu tiên trước khi bước chân vào cửa hàng bạn .

Ví dụ: Chào mừng anh chị đến với ABC SPA anh chị cứ để xe đó em dắt cho

- Bảo vệ phải tuân thủ quy định,quy chế của khu vực mình phụ trách: Hướng dẫn và dắt xe cho khách.

- Quy tắc 4C: Cười, chào, chủ động, cảm ơn

- Quy tắc 5B: Biết cười, biết chào, biết chủ động, biết thấu hiểu, biết cảm ơn 

-Bảo vệ cũng là người làm marketing hình ảnh cho spa

5/ Quy trình của nhân viên lễ tân

- Nhân viên lễ tân là điểm chạm tiếp theo khi khách đến Spa phải có thái độ tốt, tươi cười hỏi khách về lịch hẹn hoặc xếp lịch để khách gặp nhân viên tư vấn

- Hướng dẫn khách chờ, rót nước, mời khách ăn bánh kẹo, xem tivi chờ đến lượt.

- Tuỳ quy mô mà lễ tân có thể kiêm luôn nhân viên tư vấn.

- Hiểu về quy trình làm việc cũng như nghiệp vụ chăm sóc biết kết nối các phòng ban

- Đặc biệt da đẹp là cả một lời thế nhé.

6/ Quy trình thu ngân và kế toán.

- Hầu hết Spa thất bại vì không rõ ràng con số tài chính và kế toán.

Do chủ Spa đa số đi lên từ chuyên môn nên không rõ đâu là thu chi kinh doanh, thu chi cá nhân.

- Không hiểu rõ Doanh thu, Lợi nhuận, Chi phí, Dòng tiền Thu, Chi

Lợi nhuận = Doanh thu - chi phí

Dòng tiền = Thu - Chi

Doanh thu số = Tổng số tiền bạn bán ra dịch vụ trong 1 ngày

Doanh thu = Tổng số tiền bạn thu về trong một ngày bạn cung cấp các dịch vụ

- Tất cả các yếu tố này bạn cần phải kiểm soát đo lường hàng ngày, hàng tuần để kiểm soát chiến dịch marketing .

7/ Bảng mô tả công việc của chủ Spa

1/ Lên chiến lược marketing cho spa, làm sao xin được nhiều data khách hàng và chọn 1 dịch vụ mồi để hút khách về 

Ví dụ: Dịch vụ dưỡng sinh … gội đầu 19k, hút khách 

2/ Thiết lập livestream thu hút khách, đưa ra những chủ đề hút khách nhất và phải ra được SĐT của khách hàng 

Ví dụ:

- Livestream spa luôn đông khách - Livestream chia sẻ kiến thức mụn, nám sẹo …..- Livestream về khách hàng thành công tại spa.

3/ Tìm ra điểm khác biệt của chính bản spa để show ra điểm khác biệt và mạnh nhất và ra kết quả liệu trình nhanh nhất để có câu chuyện thành công

Định vị spa: Vua trị mụn sẹo nám không bong tại hcm

-> Nhắc đến bạn là nhắc đến mụn

4/ Thiết lập chế độ chăm sóc khách hàng cũ và mới tại spa chu đáo ,tận tình

• + Chăm sóc người thân của khách hàng, bạn đang kinh doanh ngành nghề làm đẹp hầu đa là phụ nữ, chúng ta chăm sóc cho khách hàng là điều đương nhiên, nhưng bạn chăm sóc đến người mà họ sinh ra và người sinh ra họ sẽ khiến khách hàng vô cùng hạnh phúc và bạn sẽ chạm đến được cảm xúc của khách hàng, sẽ khiến họ ấn tượng mãi về spa của bạn, cái này Giang đã áp dụng và rất hiệu quả
• + Luôn có sự kết nối định kỳ hàng tháng với khách hàng đặc biệt các ngày sinh nhật, dịp kỷ niệm trong năm
• + Luôn giữ thông tin khách hàng và chăm sóc kể cả khi không còn mua hàng 
• + Các lần mua hàng lại luôn được ưu tiên về giá cũng như dịch vụ ,các bạn có thể làm thẻ khách hàng để tích điểm thể hiện sự trân trọng và biết ơn với khách hàng cũ 
•  + Đồng cảm với khách hàng 
• + Trong quá trình điều trị sẽ có lúc khách hàng khó chịu, nản, có vấn đề sự cố, chúng ta phải luôn giữ thái độ lịch sự nhẹ nhàng, đồng cảm, chu đáo với khách hàng, giải thích khách hàng hiểu.

5/ Đầu tư 1 bộ ảnh đẹp chụp ngoài tiệp mặc áo blu hoặc vest để thiết kế trang cá nhân đẹp và chuyên nghiệp

6/ Gặp mặt khách hàng, yêu cầu khách quay video hoặc livestream để feedback về ca điều trị thành công

7/ Xây dựng hình ảnh cá nhân đẹp và chuyên nghiệp

Vào trang cá nhân

Nếu cần hãy ib cho giang

10/ Tận dụng tất cả mọi kênh có thể để tìm kiếm khách hàng, sử dụng trên 

 +Online : Facebook ,Zalo …

 +Offline : Phát voucher kèm phải xin đăng ký SĐT, phát bóng, thâu loa ….

 +Chăm sóc khách hàng cũ ra khách hàng mới : xin SĐT của bạn thân để telesale, tuyển cộng tác viên spa, nhờ giới thiệu tặng quà ,...

11/ Xây dựng 1 lịch trình chăm sóc khách hàng, xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng để chăm sóc lần sau

12/ Xây dựng lộ trình đăng bài 7 ngày theo tiêu chuẩn trên trang cá nhân để hút khách

14/ Nhắn tin cho nhóm khách hàng thân thiết để chuyển làm cộng tác viên spa, chỉ cần có 5 cộng tác viên là bạn làm không hết khách.

15/ Tổ chức những buổi hội thảo soi da tại địa phương,để chốt liệu trình và nâng cao uy tín.

16/ Liên kết với những người có tầm ảnh hưởng trong khu vực và làm cho 1 bà thành công bạn sẽ có tiếng nói trong khu vực đó

17/ Xin thật nhiều feedback càng nhanh nổi tiếng 

18/ Đào tạo đội ngũ nhân viên có kiến thức cơ bản về da và up sale ,và phát triển ngôn ngữ

ii/ Cách quản lý - Nâng cao hiệu suất vận hành nhân viên Spa

1/ Đào tạo nội bộ liên tục

Đào tạo là cách nhanh nhất, tiết kiệm nhất để nâng cao chất lượng nhân sự. Việc tuyển dụng, lựa chọn đúng nhân sự là vô cùng quan trọng, nhưng việc đào tạo nội bộ là hoạt động cần phải được diễn ra thường xuyên.

Có nhiều cách để Chủ Spa lựa chọn cho việc đào tạo, từ việc tổ chức các chương trình chuyên nghiệp – bài bản có thuê chuyên gia về đào tạo, đến việc chủ Spa trực tiếp đào tạo định kỳ, đến việc Ai giỏi gì thì đào tạo nấy, bất cứ lúc nào, 1 tháng 1 lần, 1 tuần 1 lần, hoặc thậm chí, 15’ mỗi ngày dành cho đào tạo nhanh.

Nội dung đào tạo cũng cần đa dạng, từ đào tạo kiến thức chuyên môn, đến đào tạo về kỹ năng mềm, đào tạo về kiến thức bán hàng, đào tạo gia tăng niềm tin – động lực – mục tiêu.

Kinh nghiệm chỉ ra rằng, chi 1 đồng cho đào tạo bạn sẽ thu lại được rất rất nhiều đồng, bỏ 1 giờ cho đào tạo sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất rất nhiều thời gian. Do đó, hãy ưu tiên cho công tác đào tạo này.

2/ Bí quyết để nhân sự vừa giỏi tay nghề vừa trung thành với Spa

1/ Vấn đề về nhân sự

Đào tạo cả kỹ năng, tay nghề thành thạo, nhân viên có lượng khách hàng quen thuộc book họ rồi, sau một thời gian sau, có thể là 2-3 năm họ như chim đã đủ cánh, bay đi và mang toàn bộ những gì đã học được từ spa của mình để mở riêng đồng thời lôi kéo khách ra đi cùng họ với giá tốt hơn, rẻ hơn.

2/ Cách khắc phục

Đầu tiên bạn phải giải quyết được vấn đề của bản thân trước. Bạn muốn không ngừng tiến lên, học hành thay đổi liên tục hay bạn muốn tạo ra 1 quy trình tốt rồi cứ thế áp dụng suốt để kiếm tiền?

Nếu đáp án của bạn là một thì bạn không phải sợ gì cả. Dù nhân viên có học được của bạn thì bạn vẫn không ngừng phát triển, không ngừng cải tiến để mọi thứ hoàn hảo nhất cả về tay nghề, quy trình, phong cách phục vụ. Như thế, bất kể nhân viên đó có sao chép dịch vụ Spa của bạn được gì đi chăng nữa cũng chỉ là 1 phiên bản chưa hoàn hảo. Bạn luôn không ngừng nâng cấp thì sẽ không lo lắng gì cả.

Còn nếu đáp án của bạn là số 2 thì có 2 trường hợp: Bạn tự làm 1 mình hoặc bạn phải cực kỳ siêu trong phần tuyển dụng và giữ chân nhân sự thì bạn mới không sợ bị sao chép quy trình.

Bạn nên hiểu điều này nhé: Bản thân bạn có năng lực và không ngừng cố gắng sẽ thu hút được những người cùng có tham vọng phát triển. Bạn không thể giữ họ được, trừ khi họ cảm thấy họ không thể tìm được người dẫn đường nào tốt hơn bạn. Khi đó bạn sẽ có 1 đội ngũ tốt nhất. Khi bạn không phát triển, bạn không thể đòi hỏi 1 đội ngũ vừa có năng lực, vừa trung thành được. Họ sẽ không chọn bạn hoặc họ học hết mọi thứ bạn có rồi họ sẽ rời đi, điều đó cũng giống như sau khi sinh viên học xong hết giáo trình của trường đại học rồi họ sẽ bước ra khỏi mái trường để đi tìm cho mình một hành trang riêng, đó là quy luật của tự nhiên, ai cũng muốn tự mình làm chủ hơn là làm công ăn lương suốt đời.

Nên hãy khuyến khích nhân viên bạn có tham vọng, hãy ghi nhận họ, khích lệ họ và bạn thì phải không ngừng nâng cấp để họ không thể khai thác hết được và vì nể trình độ của bạn mà phải ở lại.

3/ Áp dụng phần mềm vào quản lý

Bất kì một ngành dịch vụ nào cũng đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao và khá phức tạp trong quy trình quản lý cũng như lượng thông tin cần quản lý rất đa dạng. Để làm hài lòng khách hàng, đòi hỏi các bộ phận phòng ban phải có sự kết hợp nhịp nhàng và không chỉ yêu cầu chất lượng cao trong công việc mà còn đáp ứng tốt về thời gian phục vụ.

Nếu bạn vẫn đang quản lý vận hành cả Spa Spa của mình theo cách thủ công bằng sổ sách hay bảng tính Excel thì quả là bất lợi lớn.

Hiện nay, để kinh doanh và vận hành Spa hiệu quả hơn, đa số các Spa, Thẩm mỹ viện đều trang bị phần mềm để quản lý. Có thể những định kiến về phần mềm như cồng kềnh, tốn kém hay mất thời gian ngăn cản bạn đầu tư vào nó, nhưng bạn có biết, nếu không sử dụng nó, bạn sẽ còn thiệt thòi nhiều hơn nữa. Việc sử dụng phần mềm không hề phức tạp và làm mất thời gian của bạn, nó còn giúp bạn tối ưu hóa mọi thao tác trong công việc vận hành và quản lý.

Một số các ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý Spa bao gồm:

• Hỗ trợ quản lý tiền lương - ca làm việc• Hỗ trợ quản lý hoa hồng - Khách hàng gán nhân viên• Quản lý lịch hẹn của khách hàng• Quản lý liệu trình, dịch vụ của spa• Hỗ trợ bán hàng in hóa đơn các loại mỹ phẩm, dụng cụ trong cửa hàng.• Quản lý kho hàng, số lượng xuất nhập tồn kho một cách chặt chẽ tránh thất thoát và giúp bạn chủ động quá trình nhập hàng• Có các báo cáo tài chính chi tiết như thu-chi, công nợ, hoa hồng, giá vốn,...• Hỗ trợ sử dụng trên nhiều nền tảng và thiết bị như Android, iOS, Web, Tablet, Iphone, di động,...

4/ Làm sao để nhân sự trong Spa trung thành?

Tính ra làm chủ spa kiếm tiền đã khó mà quản lý con người cũng khó khăn vô vàn. Và nhân sự spa có phải là việc khiến các chủ SPA đau đầu nhất không?

Mình tin rằng 80% sẽ trả lời Có và đặc biệt là đối với spa vừa & nhỏ thì tỷ lệ này còn cao hơn.

- Đã bao giờ bạn tuyển nhân viên từ người không biết việc, mất công đào tạo, nuôi nấng, khi thành tài, có tay nghề là nhân viên ra đi không một câu giã từ không ?

Hồi mới bước chân vào kinh doanh spa, nhiều chủ spa shock vô cùng vì chưa thấy ngành nào mà con người với nhau lại cư xử không có tình người đến thế.

5/ Tối ưu quy trình vận hành Spa chuyên nghiệp

Tại sao nhiều người có tay nghề cao nhưng khi mở tiệm Spa lại gặp thất bại lớn ? Câu trả lời là do họ chưa biết cách vận hành Spa. Dưới đây là cách vận hành Spa chuyên nghiệp hơn và tối đa doanh thu.

Quy trình 1: Nội quy dành cho Spa: ở quy trình này các bạn chỉ cần ghi chú những việc nên làm và không nên làm trong Spa, nội quy chung và nội quy riêng dành cho cán nhân viên trong spa

Quy trình 2: Quy chế dành cho các bộ nhân viên Spa, bạn có thể ghi chú quy chế thưởng, phạt ( thưởng cho nhân viên đạt thành tích tốt trong công việc hoặc làm thêm giờ, phạt những nhân viên vi phạm nội quy ). Ra quy chế về mức lương dành cho nhân viên chính thức và nhân viên thử việc.

Các bộ phận trong Spa

Quy trình 3: Đây là quy trình quan trọng, lý giải nguyên nhân tại sao không viên Spa thường bị động, không tự giác nghe theo lời quản lý, chủ Spa. Đầu tiên bạn cần mô tả, phân chia công việc rõ ràng từ những công việc nhỏ nhất như vệ sinh cho đến các công việc kỹ thuật, lễ tân, đảm bảo công việc được phân chia đều đúng người đúng việc, đúng với mức lương mà nhân viên được nhận. Lưu ý có bảng tên và chức danh rõ ràng nhé

6/ Cách quản lý KTV khi làm tại nhà

Bài viết tham khảo từ Facebook của: Nguyễn Thị Lụa

- Spa mình chuyên dưỡng sinh đông y trị liệu. Dịch vụ tại nhà chủ đạo là massage body và trị đau mỏi vai gáy. Kỹ thuật viên làm tại nhà khách ở spa mình hiện có hai dạng: nhận lương làm việc ở spa là chính và KTV không nhận lương, chỉ làm tại nhà khách và hưởng chế độ theo suất.

- Với KTV tại spa: nhiệm vụ chính của các bạn là thao tác kỹ thuật tại spa. Nhưng khi có đông khách tại nhà, kỹ thuật viên ở spa phải đi tại nhà khách. Tất nhiên tiền tua tại nhà sẽ cao hơn ở spa vì các bạn mất công di chuyển.

- Ngoài ra mình còn tuyển một số nhân viên chuyên làm tại nhà khách. Đây là các bạn không nhận lương, chỉ làm theo suất khách. Có khách thì đi làm, không có khách thì thôi. Những nhân viên này thích công việc tự do, chịu khó di chuyển và rành đường.

Với nhân viên hưởng lương tại spa thì việc quản lý khá dễ. Khi nào có khách tại nhà thì các bạn đi. Xong khách thì về. Còn với nhân viên không hưởng lương, nhiều người lo ngại sẽ có việc kỹ thuật viên móc nối tự ý làm cho khách, khiến spa không quản lý được.

Mình đã từng lo ngại việc này nhưng nếu áp dụng phương pháp quản lý tốt, bạn vẫn khiến nhân viên tại nhà trung thành với bạn mà không hề có chuyện gian dối sau lưng. Một số cách tớ đã áp dụng khá thành công:

- Ngay từ khi phỏng vấn tuyển ktv tại nhà. Mình đã nói thẳng với các bạn: Đối với nhân viên, mình quan trọng đạo đức hơn tay nghề. Tay nghề yếu mình sẽ đào tạo nhưng không có đạo đức là mình không chấp nhận. Mình nói thẳng với các bạn khách tại nhà có nhiều nguồn, và sau khi làm xong spa có đội ngũ chăm sóc khách hàng để biết kỹ thuật viên phục vụ có ổn không, có tự ý móc nối với khách để làm sau lưng không. Nếu phát hiện ra ktv gian dối dù chỉ một lần thì spa sẽ cho nghỉ việc ngay và kỹ thuật viên sẽ mất tiền cọc không được hoàn lại. (Do KTV làm tại nhà đem đồ của spa đi, spa cũng mất công đào tạo nên spa giữ một khoản cọc).

- Khâu phỏng vấn rất quan trọng để KTV biết bạn là người thế nào, nội quy và quy trình spa khắt khe ra sao. Mình phân tích và KTV họ hiểu: họ lựa chọn làm sau lưng spa 1-2 khách để lấy mấy trăm ngàn rồi bị đuổi việc, cuộc sống bấp bênh hay là lựa chọn làm trung thành với spa và có lượng khách đều, thu nhập ổn định... Tất nhiên người khôn sẽ chọn phương án 2 đúng không?

- Với khách làm tại nhà, spa mình luôn có quy trình chăm sóc rất kỹ. Gọi bằng số hotline để xác nhận lịch, gọi điện, chăm sóc và add zalo sau khi khách sử dụng dịch vụ. Khi chăm sóc khách hàng, nhân viên lễ tân luôn nhấn mạnh với khách: "ktv hôm qua làm ổn không, nếu không ổn khách cứ nói để spa thay ktv khác phục vụ. Khi nào cần sử dụng dv khách cứ gọi hotline hoặc nhắn qua fanpage, em sẽ cử KTV đến phục vụ anh chị ngay....."

- Khách sử dụng spa tại nhà là tệp khách có tiền, có sự hiểu biết. Đa số giá dịch vụ bên mình có giá từ 500- 1 triệu đồng một lần và làm xong lúc nào khách cũng tip cho ktv từ 100-500.000. Các bạn thử nghĩ những người có tiền, có sự hiểu biết thì họ có cần làm cái việc "vô sỉ" là thỏa thuận với nhân viên spa làm sau lưng spa để rẻ hơn vài trăm ngàn không đúng không? Lụa phục vụ hàng ngàn khách tại nhà và chưa có khách nào làm vậy. Cái mà tệp khách có tiền cần nhất đó chính là quy trình phục vụ bài bản, chỉn chu từ spa.

- Trường hợp 2: Khách đặt lịch qua KTV nhưng KTV không báo với spa mà tự ý đi làm. Trường hợp này rất dễ. Như mình nói trên kia, sau khi phục vụ khách xong thì spa mình có quy trình chăm sóc khách rất đều đặn. spa mình thường nhắn chăm sóc:  "Lâu không thấy chị đặt lịch từ lần gần đây nhất là... ". Nhắn vậy mà bạn nghe khách nói: "ủa chị mới đặt nhân viên...đến làm mà" thì bạn biết nhân viên đó gian dối rồi. Bạn cho nghỉ ngay thôi!

- Rất may là spa tớ chưa từng phát hiện KTV hay khách nào gian dối. Tớ nghĩ, quan trọng nhất vẫn là chế độ đãi ngộ của spa với ktv. Bạn làm sao để họ nể phục bạn, muốn gắn bó với bạn chứ không quay lưng phản bội bạn nhiều khi phụ thuộc vào bạn. Đối với KTV tại nhà của Lụa spa, dù họ không hưởng lương nhưng tớ luôn có chính sách rất tốt đối với họ: có thưởng các dịp lễ tết, sinh nhật, nghỉ mát, học nâng cao tay nghề. Spa đông khách nên ktv tại nhà đều đến spa làm ở giờ cao điểm. Tớ cũng thường xuyên nhắn tin hỏi han động viên khi họ phải đi làm xa, làm về trễ....

Và quan trọng là, ta hãy đặt niềm tin cho nhau. Tin vào những điều tốt đẹp, giáo dục nhân viên về lòng biết ơn, về luật nhân quả... để công việc được trơn tru các bạn nhé.

7/ Quản lý nhân viên bằng đánh giá KPI

KPI được viết tắt của từ Key Performance Indicator, được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong quản lý nhân sự nhằm giúp đội ngũ nhân viên tối ưu hiệu suất làm việc. Nghe qua thì có vẻ dễ áp dụng nhưng trong thực tế có rất nhiều doanh nghiệp đã gặp thất bại trong việc áp KPI cho nhân viên vì cách đặt KPI thiếu tính khả thi, điều này khiến doanh nghiệp đánh mất cơ hội thu về nhiều lợi ích đáng có. Cụ thể như:

1. KPI giúp khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên:

Tinh thần làm việc của nhân viên là một trong những vấn đề quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công việc. Thông qua KPI, doanh nghiệp có thể ghi nhận, đánh giá những đóng góp của từng nhân viên cũng như nhắc nhở họ về trách nhiệm mà họ phải thực hiện đối với doanh nghiệp. Từ đó, nhân viên sẽ luôn có mục tiêu để phấn đấu, để thúc giục bản thân tìm ra phương pháp hoàn thiện bản thân, hoàn thành công việc nhanh hơn và đạt chất lượng tốt hơn trong tương lai. Khi nhân viên hoàn thành hoặc vượt KPI sẽ tăng cảm giác hạnh phúc, phấn khởi, tạo cảm thấy hăng say làm việc hơn trong ngày hôm sau và họ sẽ khao khát được gắn bó, cống hiến với doanh nghiệp nhiều hơn.

2. KPI đóng góp và ảnh hưởng trực tiếp đến các mục tiêu kinh doanh:

Các chỉ số KPI được doanh nghiệp thiết lập còn dựa vào từng mục tiêu, chiến lược khác nhau. Khi áp KPI cho nhân viên, họ sẽ có trách nhiệm hơn về công việc của mình, điều đó giúp họ hướng tới việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. Đồng thời, KPI giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả công việc một cách chính xác, hạn chế trường hợp đánh giá theo cảm tính, giúp tất cả các công việc được thực hiện đúng tiến độ mà doanh nghiệp đã đặt ra mục tiêu trước đó.

3. KPI giúp thúc đẩy sự phát triển cá nhân của mỗi nhân viên:

Dựa vào hiệu suất của các chỉ số KPI, doanh nghiệp có thể giám sát và tạo ra một môi trường làm việc năng động, tự giác học hỏi và không ngừng cải tiến.

Việc đánh giá KPI giúp các trưởng phòng ban có thể theo dõi sát sao tất cả các tiến độ công việc chi tiết mà không cần phải chờ đến hoàn thành dự án hoặc cuối quý mới có thể đánh giá được.

Thường xuyên đo lường, theo dõi KPI sẽ giúp doanh nghiệp hiểu được họ nên làm những gì? tại sao họ nên làm điều đó? cách vận hành những công việc đó như thế nào? nhằm mục đích giúp đội ngũ nhân viên làm việc tốt hơn và hướng đến những lợi ích chung của tập thể.

Kết quả KPI giúp doanh nghiệp có được những đánh giá tốt nhất để đưa ra những chiến lược đúng đắn giúp cải tiến những công việc mà nhân viên chưa thực hiện tốt ở hiện tại.

Nhân viên tự đánh giá hiệu suất công việc của chính mình để từ đó đưa ra những phương án tốt nhất cho bản thân để có thể hoàn thành công việc với tiến độ nhanh chóng

Kết luận: Đánh giá KPI giúp mỗi cá nhân tự nhìn lại chính bản thân mình để không ngừng nỗ lực, học hỏi kiến thức để hoàn thiện những kỹ năng còn thiếu của mình và đạt được hiệu suất công việc tốt hơn trong tương lai. Đối với doanh nghiệp, KPI giúp họ đưa ra những chiến lược để thúc đẩy nhân viên phát triển bản thân.

4. KPI là cách thiết yếu để quản lý hiệu suất công việc:

Hiện nay, KPI là thứ không thể thiếu được trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. KPI giúp doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động của nhân sự một cách chi tiết như tinh thần, văn hóa, năng lực của nhân viên.

Tất cả các công việc được phân chia cho nhân viên một cách minh bạch giúp công việc quản lý của doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn. Đội ngũ nhân viên có thể biết được cả những công việc họ đang làm và những công việc của đồng nghiệp giúp hạn chế tình trạng nhân viên đổ trách nhiệm cho nhau. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên sẽ hình thành nên tâm lý làm việc theo một định hướng, mục tiêu chung.

KPI và bộ máy quản trị là 2 thứ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Để đạt được 2 thứ đó là điều không phải dễ dàng, CEO doanh nghiệp cần đáp ứng những vấn đề sau:

Thứ nhất: Bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí và phòng ban.

- Điều này giúp CEO hiểu được tiêu chí tuyển dụng là như thế nào? Làm sao để tuyển được người phù hợp với công việc.

- Công việc cho nhân viên được phân công một cách chi tiết giúp nhân viên nắm được những việc mình cần làm, tăng khả năng chủ động làm việc cho từng nhân viên và từ đó tăng hiệu suất làm việc.

- Doanh nghiệp hiểu được từng nhân viên sẽ mạnh về khả năng gì để có thể giao việc đúng người, tránh trường hợp giao việc sai cho nhân viên dẫn đến chất lượng hiệu quả công việc không đạt đúng như mong đợi.

Thứ hai: Hệ thống KPI đánh giá toàn diện và chính xác năng lực của nhân viên

- Dựa vào các chỉ số KPI mà nhân viên đạt được như không hoàn thành, hoàn thành hay hoàn thành vượt chỉ số sẽ giúp doanh nghiệp có được đánh giá chính xác năng lực của nhân viên thông qua tiêu chí định lượng và chấm điểm trọng số.

- CEO có thể hiểu được những khó khăn mà nhân viên gặp phải để có thể hỗ trợ, hướng dẫn chi tiết nhất qua việc theo dõi tiến độ KPI của từng nhân viên, phòng ban.

- Tạo tinh thần làm việc tự giác, có trách nhiệm cho từng nhân viên giúp tăng hiệu quả chất lượng công việc.

Thứ 3: Phương pháp trả lương 3P khoa học, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp:

- Để giúp doanh nghiệp trả lương công bằng, phù hợp với năng lực của từng cá nhân, doanh nghiệp cần trả lương cho nhân viên theo phương pháp 3P

- Quỹ lương của doanh nghiệp được tối ưu hóa

- Luôn cập nhật những công thức tính lương 3P từ những tập đoàn lớn

Cách tính lương theo công thức 3P như sau:

Pay for Position: Trả lương theo chức vụ, vị trí của nhân viên trong công ty. Đây là hình thức trả lương theo tháng, không tính theo năng lực hoặc người đảm nhận.

Pay for Person: Dùng kết quả KPI để đánh giá năng lực, dựa vào đó để tính ra số tiền phù hợp cho nhân viên.

Pay for Performance: Đánh giá lương theo kết quả mà nhân viên đạt được, trường hợp nhân viên làm việc ở mức tốt, đáp ứng tất cả các chỉ tiêu và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp nhiều thì nhân viên sẽ được thưởng thêm lương.

Kết quả: số tiền mà nhân viên nhận được trong tháng đó là:

P1 (vị trí) + P2 (năng lực) + P3 (kết quả)

Thứ 4: Nội quy, quy chế đồng bộ và linh hoạt giúp:

- Xây dựng môi trường làm việc thoải mái, chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tạo được văn hóa mang phong cách riêng và chuyên nghiệp, văn minh

- Đội ngũ nhân viên làm việc tới tinh thần hăng say, năng động và quyết tâm làm việc hết mình vì lợi ích chung của tập thể, hạn chế trường hợp tranh chấp nội bộ.

- Giúp CEO bắt kịp những xu hướng kinh doanh trong thời đại công nghệ số 4.0 để quản lý nhân sự một cách tinh gọn.

- Áp dụng các file WORD, EXCEL cùng các biểu mẫu, công thức tính chuyên nghiệp trong xây dựng KPI.  

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý Spa, Thẩm mỹ viện tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!

Gửi ngay!

Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất!

Xem thêm:

• Máy POS bán hàng cảm ứng in hóa đơn phổ biến nhất• Các thiết thị hỗ trợ quy trình bán hàng được tối ưu• Hệ thống POS online là gì? Lợi ích của POS Online• Công ty thiết kế phần mềm quản lý theo yêu cầu PosApp

Share on Facebook Share Share on TwitterTweet