Một Bộ Hồ Sơ Xin Việc Qua Email Có Những Gì? - TopDev

Ngày nay, hơn 80% nhà tuyển dụng đã sử dụng các kênh online để tìm kiếm ứng viên. Do đó, việc tạo một hồ sơ xin việc online ấn tượng sẽ giúp bạn nổi bật giữa hàng ngàn ứng viên khác và tăng cơ hội nhận được lời mời phỏng vấn. Hãy cùng theo dõi bài viết này để tìm hiểu cách tạo hồ sơ xin việc qua email chuẩn chỉnh và tăng cơ hội lọt vào “mắt xanh” nhà tuyển dụng

Hồ sơ xin việc online qua email là gì?

Hồ sơ xin việc online qua email là cách ứng viên nộp hồ sơ xin việc của mình bằng hình thức online thông qua địa chỉ email. Email xin việc thường được gửi trực tiếp đến địa chỉ email của nhà tuyển dụng hoặc phòng nhân sự của công ty. Đây là cách thức phổ biến trong thời đại kỹ thuật số, giúp ứng viên tiếp cận nhanh chóng và hiệu quả với nhà tuyển dụng mà không phải đến trực tiếp công ty để nộp hồ sơ như trước kia.

Email xin việc thường bao gồm một lời giới thiệu ngắn gọn về bản thân, vị trí ứng tuyển. Email xin việc thường ngắn gọn, tập trung vào việc dẫn dắt nhà tuyển dụng đến phần hồ sơ đính kèm.

Cần phân biệt email xin việc và cover letter, Thư xin việc (Cover Letter) là một tài liệu chi tiết hơn, thường được đính kèm cùng CV trong email xin việc. Thư xin việc cung cấp một cái nhìn sâu hơn về kinh nghiệm, kỹ năng và lý do ứng viên muốn ứng tuyển vào vị trí cụ thể. Thư xin việc thường dài hơn email xin việc và có cấu trúc rõ ràng, bao gồm phần mở đầu, nội dung chính và phần kết thúc.

Hồ sơ xin việc online sẽ bao gồm những gì?

CV – Công cụ tiếp thị cá nhân không thể thiếu

CV là một thứ rất quan trọng, bắt buộc phải có. Dù cho mọi thứ được “marketing hóa”, CV vẫn là công cụ giúp bạn ghi điểm hiệu quả với nhà tuyển dụng.

Ứng viên cần thể hiện rõ các khía cạnh về kỹ năng chuyên môn của mình trong CV.

Tăng hiệu quả ứng tuyển bằng cách tạo CV Online hiệu quả trên TopDev

Gửi CV qua email gồm những gì? Các thành phần cơ bản trong CV thường gồm có:

• Thông tin cá nhân
• Trình độ học vấn
• Kinh nghiệm làm việc
• Kỹ năng
• Thành tích

Hãy thật sự đầu tư cho chiếc CV của bản thân mình chuẩn format và đủ nội dung. Nội dung CV cần truyền tải đúng trọng tâm, đầy đủ. Trong khi đó, visual của CV cũng là yếu tố thu hút nhà tuyển dụng. Hãy đảm bảo CV đầy đủ sự chân thật và tính trực quan cần có. 

Một số tip đáng lưu ý:

• Bạn nên ưu tiên sử dụng các font chữ chuyên nghiệp; phù hợp với tiêu chuẩn chung như: Time New Roman, Arial, Century Gothic,…
• CV nên được định dạng bằng file PDF thay vì phiên bản Word hay PowerPoint. Điều này giúp hạn chế tình trạng font chữ bị lỗi hoặc các bố cục trong CV bị dịch chuyển.

Cover Letter – Thư xin việc

Cover Letter thường được mô tả dưới dạng nội dung trong email nên bạn không cần phải đính kèm. Dù bạn ứng tuyển vị trí nào như freelancer it hay Senior Developer đều phải đảm bảo những yếu tố cần thiết của một Cover Letter.

Một số nhà tuyển dụng, họ có hoặc không yêu cầu về Cover Letter. Tuy nhiên, bạn có thể đính kèm nếu bản thân muốn thể hiện sự nghiêm túc với công việc.

Khi viết cover letter bạn cần xác định rõ vị trí bạn ứng tuyển và mục tiêu của bạn khi ứng tuyển vào vị trí này. Hãy nêu bật những điểm mạnh, kỹ năng và kinh nghiệm của bạn phù hợp với vị trí ứng tuyển. Và hãy nhớ check lại thật kỹ lỗi ngữ pháp và chính tả trước khi gửi nó đến nhà tuyển dụng.

Nội dung thông tin có thể gửi thường chỉ được giới hạn từ 300 – 500 chữ. Vì thế, bạn nên cân nhắc việc lựa chọn các thông tin nào quan trọng và cần thiết để gửi đến nhà tuyển dụng.

>> Xem thêm: Cách viết cover letter cho lập trình viên chưa có kinh nghiệm

Sản phẩm mang dấu ấn cá nhân – Portfolio

Portfolio là phần không bắt buộc phải có trong bộ hồ sơ xin việc qua email vì nó còn phụ thuộc vào ngành nghề mà bạn ứng tuyển. Portfolio là một tập hợp các công việc, dự án hoặc sản phẩm mà bạn đã thực hiện trong quá khứ. Đây là cách tốt nhất để bạn có thể giới thiệu và thể hiện khả năng và kỹ năng của mình cho nhà tuyển dụng.

Nếu bạn là ứng viên ứng tuyển các nhóm ngành thuộc lĩnh vực sáng tạo như: thiết kế, truyền thông marketing, quảng cáo, báo chí,… thì Portfolio rất quan trọng.

Portfolio có thể bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau như hình ảnh, video, bài viết, thiết kế,… Bạn cần lưu ý chọn lọc những sản phẩm tốt nhất, phù hợp nhất với vị trí bạn ứng tuyển để đưa vào portfolio và thường xuyên cập nhật những sản phẩm mới mà bạn đã thực hiện.

Lưu ý quan trọng, các file sản phẩm định dạng phù hợp là file dưới dạng hình ảnh JPG, PNG hay PDF.

Hình ảnh cá nhân

Một bức ảnh cá nhân là điều cần thiết giúp cho hồ sơ xin việc của bạn thêm chuyên nghiệp. Vì thế, hãy chuẩn bị ngay cho mình những bức hình đẹp nhất để đính kèm trong email nhé!

Những lưu ý về một bức ảnh phù hợp:

• Bức ảnh phải rõ mặt, thể hiện sự tự tin, không nên có sự xuất hiện của người khác.
• Ảnh cần thể hiện sự nghiêm túc, tránh gửi hình tự sướng, ảnh đời thường hay ảnh với chất lượng kém.
• Ảnh chuẩn là ảnh sắc nét, không dùng các phần mềm chỉnh sửa quá đà.

Các tài liệu đính kèm khác

Một số nhà tuyển dụng muốn đánh giá toàn diện hơn về các khả năng khác của ứng viên. Và vì thế, họ có thể yêu cầu thêm một số tài liệu có liên quan.

Đó có thể là những minh chứng về thành tích học thuật, ngoại khóa; các chứng chỉ khóa học, ngoại ngữ hay thậm chí là bảng điểm của bạn. Yêu cầu thêm thông tin là cách họ khai thác nhiều hơn ở bạn.

Quan trọng là, bạn hãy thật thông minh trong việc lựa chọn các minh chứng. Nên chọn lọc các thành tích khoa học, phát triển kỹ năng, ngoại khóa có liên quan đến vị trí mà bạn đang ứng tuyển để gia tăng cơ hội trúng tuyển.

Cách viết một email xin việc chuyên nghiệp

Viết một email xin việc đúng chuẩn là một bước quan trọng trong việc làm hồ sơ xin việc online để tạo ấn tượng tốt đầu tiên với nhà tuyển dụng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết email xin việc đúng chuẩn:

Tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp

Địa chỉ email của bạn cũng vô cùng quan trọng vì nó cũng giúp hồ sơ của bạn vì nó là thứ giúp bạn gây ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng.

Đừng đặt một địa chỉ email quá trẻ con. Điều này hiển nhiển trở thành một điểm trừ lớn. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn là một người thiếu chuyên nghiệp. Hoặc đơn giản họ nghĩ, bạn chưa đủ trải nghiệm do sự am hiểu về “diện mạo” của địa chỉ email – kiến thức căn bản chưa hoàn thiện. Và do đó, hồ sơ của bạn bị loại bỏ khi họ chưa kịp xem đến CV của bạn.

Tiêu đề Email xin việc

Dù chỉ là những khía cạnh về mặt hình thức song, nó rất quan trọng. Thường các nhà tuyển dụng sẽ có đề cập về cách thức đặt tiêu đề trong thông tin tuyển dụng. Bạn nên lưu ý để đảm bảo không sai hình thức.

Nếu không có format sẵn từ doanh nghiệp, bạn có thể đảm bảo tính chuyên nghiệp thông qua cách đặt tiêu đề gợi ý như sau: 

• Vị trí ứng tuyển – Họ Tên – Năm kinh nghiệm
• Tên Doanh nghiệp – Vị trí ứng tuyển – Họ tên
• Họ Tên  – Vị trí ứng tuyển

Lời chào

Lời chào cần lịch sự và chính xác. Nếu biết tên của nhà tuyển dụng hoặc người phụ trách tuyển dụng, hãy sử dụng tên của họ. Nếu không biết tên, bạn có thể sử dụng chung chung như:

• Kính gửi Ông/Bà [Tên người nhận],
• Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng công ty…,

Phần mở đầu

Phần mở đầu của email nên giới thiệu ngắn gọn về bản thân và lý do bạn viết email này. Bạn nên nêu rõ vị trí mình đang ứng tuyển và lý do tại sao bạn quan tâm đến công việc này.

Ví dụ: “Tôi là Nguyễn Văn A, hiện đang tìm kiếm cơ hội làm việc trong lĩnh vực [lĩnh vực của bạn]. Tôi rất hứng thú với vị trí [Tên vị trí] mà quý công ty đang tuyển dụng và tin rằng với kinh nghiệm và kỹ năng của mình, tôi sẽ đóng góp tích cực cho công ty.”

Phần nội dung chính

Trong phần này, bạn nên tóm tắt ngắn gọn về kinh nghiệm, kỹ năng và lý do bạn phù hợp với vị trí ứng tuyển. Bạn có thể nhấn mạnh những thành tựu nổi bật hoặc kỹ năng đặc biệt của mình.

Nội dung trình bày trong Email là những thông tin cơ bản. Nó như một phần níu kéo nhà tuyển dụng ở lại lâu hơn. Hình thức font chữ, màu sắc cần đồng nhất. Bạn không nên trình bày quá rườm rà, hãy nghĩ đơn giản nhưng chuyên nghiệp.

Ví dụ: “Với hơn 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực [lĩnh vực của bạn], tôi đã phát triển được các kỹ năng như [kỹ năng chính], giúp tôi hoàn thành xuất sắc các dự án tại công ty cũ. Tôi tin rằng những kinh nghiệm này sẽ giúp tôi thực hiện tốt các nhiệm vụ của vị trí [Tên vị trí].”

Phần kết luận

Kết thúc email bằng việc cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc email của bạn và bày tỏ mong muốn được gặp trực tiếp để trao đổi thêm về cơ hội này.

Ví dụ: “Tôi rất mong được có cơ hội trao đổi thêm về cách mà tôi có thể đóng góp cho công ty. Xin cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Tôi rất hy vọng sẽ nhận được phản hồi từ quý công ty.”

Lời chào kết

Kết thúc email bằng một lời chào lịch sự, chẳng hạn:

• Trân trọng,
• Chân thành cảm ơn,

Chữ ký email

Cuối email, bạn nên để lại thông tin liên lạc chi tiết bao gồm tên, số điện thoại và địa chỉ email của bạn để thể hiện sự chuyên nghiệp và có đầu tư.

Ví dụ:

Nguyễn Văn A Số điện thoại: 0901234567 Email: nguyenvana@example.com

Đính kèm tài liệu

Đừng quên đính kèm các tài liệu như đã liệt kê ở trên như CV và các tài liệu liên quan như thư xin việc, chứng chỉ, bảng điểm,… Kiểm tra lại lần cuối trước khi gửi để đảm bảo các file đã được đính kèm đúng cách.

Đây là phần rất nhiều ứng viên mắc lỗi, họ thường quên đính kèm CV mà gửi một email trơ trọi đến nhà tuyển dụng.

Mẫu email xin việc online tham khảo

Dưới đây là một số mẫu email xin việc ấn tượng mà bạn có thể tham khảo và tùy chỉnh để phù hợp với vị trí và công ty mà bạn đang ứng tuyển:

Mẫu 1: Email xin việc cho vị trí Marketing Specialist

Tiêu đề email: Ứng tuyển vị trí Marketing Specialist – [Họ tên]

Nội dung email:

Kính gửi Anh/Chị [Tên Nhà Tuyển Dụng] và Phòng Nhân Sự Công ty [Tên Công Ty],

Tôi tên là [Họ tên], và tôi rất hào hứng được ứng tuyển vào vị trí Marketing Specialist tại [Tên Công Ty] mà Quý công ty đã đăng tuyển trên [nơi đăng tin tuyển dụng] ngày [ngày tháng]. Với kinh nghiệm [X năm] trong lĩnh vực marketing, đặc biệt là trong việc phát triển chiến lược marketing kỹ thuật số và quản lý các chiến dịch quảng cáo, tôi tin rằng mình có thể đóng góp tích cực cho đội ngũ Marketing của công ty.

Trong vai trò trước đây tại [Tên Công Ty Trước], tôi đã [tóm tắt một số thành tích nổi bật, ví dụ: “tăng 25% lượng khách hàng tiềm năng thông qua các chiến dịch email marketing và tối ưu hóa nội dung trên các kênh truyền thông xã hội”]. Tôi tin rằng với kỹ năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ và khả năng sáng tạo trong việc triển khai các chiến dịch tiếp thị, tôi sẽ giúp [Tên Công Ty] đạt được mục tiêu kinh doanh trong thời gian tới.

Tôi đã đính kèm CV của mình trong email này và rất mong có cơ hội trao đổi trực tiếp để chia sẻ thêm về kinh nghiệm và những giá trị mà tôi có thể mang lại cho [Tên Công Ty].

Chân thành cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Tôi rất mong nhận được phản hồi từ Anh/Chị.

Trân trọng,

[Chữ ký mail]

Mẫu 2: Email xin việc cho vị trí Nhân viên Kinh Doanh

Tiêu đề email: Ứng tuyển vị trí Nhân viên Kinh Doanh – [Họ tên]

Nội dung email:

Kính gửi Anh/Chị [Tên Nhà Tuyển Dụng],

Tôi tên là [Họ tên], và tôi rất mong muốn được ứng tuyển vào vị trí Nhân viên Kinh Doanh tại [Tên Công Ty] mà Quý công ty đã đăng tuyển. Với hơn [X năm] kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực bán hàng và phát triển kinh doanh, tôi tự tin rằng mình có thể đóng góp tích cực vào việc mở rộng thị trường và nâng cao doanh số của công ty.

Trong quá trình làm việc tại [Tên Công Ty Trước], tôi đã thành công trong việc [tóm tắt một số thành tích đáng chú ý, ví dụ: “tăng 30% doanh số bán hàng trong khu vực miền Trung trong năm vừa qua nhờ vào việc phát triển mối quan hệ với các khách hàng chiến lược và mở rộng mạng lưới phân phối”]. Tôi cũng có kỹ năng đàm phán và thuyết phục tốt, giúp tôi đạt được các mục tiêu bán hàng một cách hiệu quả.

Tôi tin rằng với những kinh nghiệm và kỹ năng đã tích lũy, tôi sẽ là một thành viên hữu ích trong đội ngũ Kinh doanh của [Tên Công Ty]. Tôi rất mong có cơ hội trao đổi thêm về vị trí này cũng như đóng góp vào sự phát triển của công ty.

Tôi đã đính kèm CV chi tiết của mình trong email này. Rất mong nhận được phản hồi từ Anh/Chị.

Trân trọng,

[Chữ ký mail]

Mẫu 3: Email xin việc cho vị trí Lập trình viên

Tiêu đề email: Ứng tuyển vị trí Lập trình viên – [Họ tên]

Nội dung email:

Kính gửi Anh/Chị [Tên Nhà Tuyển Dụng] và Bộ phận Tuyển Dụng Công ty [Tên Công Ty],

Tôi tên là [Họ tên], và tôi viết email này để bày tỏ nguyện vọng được ứng tuyển vào vị trí Lập trình viên tại [Tên Công Ty]. Tôi đã tốt nghiệp ngành [Tên Ngành] tại [Tên Trường] và có [X năm] kinh nghiệm làm việc với các ngôn ngữ lập trình như [liệt kê các ngôn ngữ lập trình bạn thành thạo].

Trong quá trình làm việc tại [Tên Công Ty Trước], tôi đã tham gia phát triển nhiều dự án phần mềm, trong đó có [tên dự án hoặc sản phẩm nổi bật]. Tôi đã có cơ hội áp dụng các kỹ năng của mình vào việc [tóm tắt công việc đã làm, ví dụ: “phát triển các tính năng mới cho ứng dụng quản lý dự án, giúp cải thiện hiệu suất làm việc của người dùng lên 20%”]. Tôi luôn hướng đến việc tạo ra những sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.

Tôi tin rằng với niềm đam mê công nghệ và khả năng học hỏi nhanh, tôi sẽ đóng góp hiệu quả cho đội ngũ phát triển phần mềm của [Tên Công Ty]. Tôi rất mong có cơ hội được gặp gỡ và trao đổi thêm về vị trí này.

CV của tôi đã được đính kèm trong email này. Rất mong nhận được sự phản hồi từ Anh/Chị.

Trân trọng,

[Chữ ký mail]

Hy vọng những mẫu email này sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội thành công khi ứng tuyển.

Lời kết

Hồ sơ xin việc là một phần không thể thiếu để khi bạn muốn ứng tuyển một vị trí công việc nào. Mỗi yếu tố trong hồ sơ đều có những vai trò khác nhau. Hãy chuẩn bị cho bản thân một hồ sơ xin việc. Đồng thời, hoàn thiện nó để bạn có đủ tự tin gửi nó đến với nhà tuyển dụng. TopDev mến chúc các bạn sẽ thành công trong việc chinh phục nhà tuyển dụng nhé!

Xem thêm việc làm cho lập trình it hàng đầu tại TopDev