Một Số điểm Mới Trong Nghị định Số 30/2020/NĐ-CP Ngày 05/3/2020 ...

Ngày 05/3/2020 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư. Nghị định này thay thế Nghị định số 110/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Sau đây là một số điểm mới trong Nghị định số 30/2004/NĐ-CP của Chính phủ, như sau:

I. MỘT SỐ NỘI DUNG THỰC HIỆN KHI DỰ THẢO, BAN HÀNH VÀ TIẾP NHẬN VĂN BẢN

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản thực hiện theo Phụ lục I, ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Viết hoa trong văn bản hành chính: viết hoa vì phép đặt câu; viết hoa danh từ chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức và viết hoa các trường hợp khác được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II, ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

- Chữ viết tắt tên loại, mẫu trình bày văn bản hành chính và bản sao các văn bản trình bày theo Mẫu quy định tại Phụ lục III, ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

- Quản lý, sử dụng thiết bị lưu khoá bí mật trong công tác văn thư: thực hiện theo quy định tại Chương V, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

II. MỘT SỐ ĐIỂM MỚI CẦN LƯU Ý

1. Về khổ giấy, phông chữ trình bày văn bản

a) Khổ giấy

Tất cả các loại văn bản hành chính đều sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm). Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ giấy A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.

b) Phông chữ trình bày văn bản

Văn bản hành chính thống nhất dùng: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

a) Các loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính gồm 29 loại văn bản được quy định tại Điều 7 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

- Thêm 01 loại văn bản: phiếu báo.

- Bỏ 04 loại văn bản: bản cam kết, giấy đi đường, giấy chứng nhận và giấy biên nhận hồ sơ.

b) Thể thức văn bản hành chính

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

Đối với tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương cần ghi đầy đủ tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở.

Ví dụ:

UBND TỈNH THÁI NGUYÊN BAN DÂN TỘC

SỞ Y TẾ TỈNH THÁI NGUYÊN BỆNH VIỆN A

Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

- Đối với cỡ chữ của tên loại văn bản: cỡ chữ 13 hoặc 14.

- Đối với nội dung của văn bản:

+ Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).

+ Căn cứ ban hành văn bản được trình bày là chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu phẩy (;), căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

+ Cách trình bày “Tiểu mục” và số thứ tự của tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

- Đánh số trang văn bản: được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

3. Soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính

a) Soạn thảo văn bản

Đơn vị, cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện theo quy định khoản 2, 3 Điều 10 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

b) Ký ban hành văn bản hành chính

- Việc ký ban hành văn bản: tại khoản 2, Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP “Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể”. Theo quy định này tất cả văn bản của các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể ở thể thức đề ký đều phải ký thay mặt (TM.).

- Thẩm quyền ký thừa lệnh: người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức được giao ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay.

Ví dụ:

TL. TRƯỞNG BAN CHÁNH VĂN PHÒNG

TL. CHỦ TỊCH KT. CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

- Bút để ký văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

c) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính

+ Văn bản kèm theo (phụ lục, Quy chế,...) cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo.

+ Văn bản kèm theo (phụ lục, Quy chế,….) không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số trên văn bản kèm theo.

Mẫu 1.3 Quyết định (quy định gián tiếp) tại Phụ lục III kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, mẫu văn bản điện tử (được ban hành, phê duyệt kèm theo quyết định), mẫu này áp dụng đối với văn bản điện tử kèm theo không cùng tệp tin với nội dung Quyết định ban hành hay phê duyệt.

+ Vị trí, hình ảnh, thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định điểm b, khoản 8, Mục II, Phần I, Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

d) Nơi nhận văn bản

- Đối với loại văn bản là Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Công văn, từ “Kính gửi” được thực hiện tại ô số 9a (Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản hành chính) Mục IV, Phần I, Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

- Tại ô số 9b (Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản hành chính) Mục IV, Phần I, Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định được áp dụng chung đối với các loại văn bản.

đ) Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục

Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản mà có Phụ lục kèm theo thì phải có các thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục (Kèm theo văn bản số…/…-… ngày … tháng… năm…) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.

4. Quản lý văn bản đi

- Cấp số văn bản đi:

+ Văn bản chuyên ngành: do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

+ Văn bản hành chính: do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

+ Văn bản điện tử: việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

- Đăng ký văn bản bằng Hệ thống: văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

- Lưu văn bản đi điện tử: bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy; cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.

5. Quản lý văn bản đến

- Quản lý văn bản đến được bổ sung “Phiếu giải quyết văn bản đến” để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, ý kiến của đơn vị chủ trì và ý kiến của cá nhân được giao trực tiếp giải quyết.

- Mẫu sổ đăng ký văn bản đến thêm cột số 8 (ngày chuyển).

- Mẫu dấu đến: nội dung cuối cùng trên dấu đến là “Số và ký hiệu hồ sơ”.

6. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Trong quá trình giải quyết công việc trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.

- Kết thúc hồ sơ:

+ Đối với hồ sơ điện tử thì việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

+ Đối với hồ sơ giấy người lập hồ sơ ngoài việc hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định còn phải viết “Chứng từ kết thúc” đối với tất cả các hồ sơ thay vì trước đây chỉ viết “Chứng từ kết thúc” đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

- Các cơ quan, tổ chức có Hệ thống quản lý tài liệu điện tử bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu, chức năng của Hệ thống theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì cá nhân trong quá trình được giao theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật.

7. Sao văn bản

Điểm mới trong việc sao văn bản: quy định các loại bản sao từ văn bản điện tử sang văn bản bản giấy và từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

1. Hình thức và các bản sao

- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy; sao y từ văn bản bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hoá văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

- Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy; sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

- Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy; bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

- Bản sao sang định dạng điện tử từ văn bản giấy:

Tiêu chuẩn của văn bản số hoá; hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử thực hiện theo quy định Mục I, Phần II, Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

- Bản sao từ văn bản điện tử sang định dạng giấy được thực hiện đảm bảo đúng về thể thức, kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy quy định tại Mục II, Phần II, Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

b) Thẩm quyền

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

8. Kiểm tra và chịu trách nhiệm đối với văn bản được soạn thảo, thể thức, ký ban hành và lập hồ sơ

Một số quy định mới về trách nhiệm của cá nhân trong việc kiểm tra, soạn thảo, ký ban hành và lập hồ sơ công việc:

- Trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản: cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi, chức trách nhiệm vụ được giao.

- Người đứng đầu đơn vị soạn thảo phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.

- Về trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành: người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

- Trách nhiệm đối với văn bản đã được ký ban hành: người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

- Trách nhiệm của cá nhân trong việc lập hồ sơ: trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc ngoài việc lập hồ sơ công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

Trên đây là hướng dẫn thực hiện một số điểm mới quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức quan tâm thực hiện, trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị liên hệ với Sở Nội vụ qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ, số điện thoại: 0208.3655489 để được hướng dẫn./.

Với một số điểm mới như trên, Nghị định 30/2020/NĐ-CP sẽ tạo hành lang pháp lý đồng bộ đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế./.