Khi phát sinh nghiệp vụ mua mới TSCĐ, thông thường có các hoạt động sau: - Căn cứ vào kế hoạch mua sắm tài sản, nhu cầu sử dụng tài sản, bộ phận có nhu cầu lập yêu cầu mua sắm tài sản.
- Bộ phận quản lý tài sản (tại đơn vị lớn thường thành lập thành 1 phòng riêng, đối với các đơn vị nhỏ thường là bộ phận hành chính hoặc phòng tổng hợp) kiểm tra sự phù hợp của yêu cầu mua sắm tài sản chuyển Giám đốc phê duyệt.
- Giám đốc ra quyết định mua sắm tài sản chuyển bộ phận phụ trách mua sắm tài sản.
- Bộ phận mua sắm tài sản chuẩn bị hồ sơ mua sắm tài sản bao gồm các công việc sau: Xem xét các báo giá (ít nhất là 3 bảng báo giá của 3 nhà cung cấp khác nhau), tổ chức đấu thầu (nếu cần thiết), sau khi xem xét xong sẽ chọn nhà cung cấp phù hợp.
- Bộ phận mua sắm tài sản chuyển bộ hồ sơ mua sắm tài sản trên và kết quả lựa chọn nhà cung cấp chuyển Giám đốc phê duyệt.
- Căn cứ vào phê duyệt của Giám đốc, Bộ phận mua sắm tài sản thực hiện mua sắm tài sản: Ký hợp đồng mua sắm tài sản, nhận tài sản, hóa đơn mua sắm tài sản, biên bản thanh lý hợp đồng và các tài liệu có liên quan khác và thông báo cho bộ phận có liên quan.
- Bộ phận quản lý tài sản và bộ phận mua sắm tài sản nhận tài sản và bàn giao tài sản cho bộ phận sử dụng.
- Căn cứ vào bộ hồ sơ tài sản, bộ phận kế toán sẽ ghi nhận tài sản vào thẻ tài sản cố định và sổ theo dõi tài sản cố định theo các bước công việc sau:
- Khai báo TSCĐ: gắn mã số cho tài sản, khai báo thông tin về tên, số lượng, chủng loại, đặc tính kỹ thuật và các thông tin khác.
- Xác định và ghi nhận nguyên giá Tài sản cố định dựa trên bộ hồ sơ mua sắm Tài sản cố định.
- Khai báo bộ phận sử dụng, ngày sử dụng, thời gian tính khấu hao và các thông tin về phân bổ khấu hao cho các bộ phận sử dụng.
|
