Mục Tiêu Và Các Yếu Tố Cấu Thành Quá Trình Giao Tiếp - Top Olympia

Trong cuộc sống hàng ngày con người luôn phải ứng phó với biết bao tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó xử. Xã hội càng văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của con người càng cao. Giao tiếp ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật.

Mục tiêu của giao tiếp

• Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta.
• Có được sự phản hồi từ người nghe.
• Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe.
• Truyển tải được những thông điệp. Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hõn những thành phần khác tham gia vào quá trình này.
• Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những rào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn – cả trong đời tư và trong sự nghiệp.

Các yếu tố cấu thành

• Sender: Người gửi thông điệp
• Message: Thông điệp
• Channel: Kênh truyền thông điệp
• Receiver: Người nhận thông điệp
• Feedback: Những phản hồi
• Context: Bối cảnh

1. Người gửi

Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sự tin tưởng. Trong lĩnh vực kinh doanh, điều này bao gồm việc thể hiện những hiểu biết của bạn về chủ đề, người tiếp nhận và bối cảnh truyền đạt thông điệp.

Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới). Việc không hiểu người mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai.

2. Thông điệp

Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng như phong cách giao tiếp riêng của bạn.

Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể có những cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động.

Mục tiêu và các yếu tố cấu thành quá trình giao tiếp

3. Kênh truyền đạt thông điệp

Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo.

Có hai kênh chính:

• Kênh giao tiếp chính thức (formal communication networks)
• Kênh giao tiếp không chính thức (informal communication networks)

3.1. Kênh giao tiếp chính thức

• Từ cấp trên xuống cấp dưới (downward): hướng dẫn công việc, quan hệ công việc, quy trình, phản hồi, …
• Từ cấp dưới lên cấp trên (upward): báo cáo, đề nghị, …
• Giữa các đồng nghiệp (horizontal): hợp tác, giải quyết công việc, chia sẻ thông tin, thực hiện báo cáo, …

3.2. Kênh giao tiếp không chính thức: Các chức năng của kênh giao tiếp không chính thức:

• Xác nhận thông tin;
• Mở rộng thông tin;
• Lan truyền thông tin;
• Phủ nhận thông tin;
• Bổ sung thông tin.

4. Người nhận thông điệp

• Những thông điệp sau đó được truyền đạt đến người nhận. Không nghi ngờ gì là bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi.
• Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng tham gia vào quá trình này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp của bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp đó.
• Để thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trýớc những yếu tố này để hành động một cách hợp lý.

5. Những phản hồi

• Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các hình thức khác đối với thông điệp của bạn.

• Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể hiện rõ ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác thông điệp của bạn hay không.

6. Bối cảnh

• Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh.
• Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (ví dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.).

Giao tiếp phi ngôn ngữ

• Giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm từ 55-65%
• Giao tiếp ngôn ngữ chỉ chiếm khoảng 7%
• Sự kết hợp giữa giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ chiếm khoảng 38%

1. Đặc điểm của giao tiếp phi ngôn ngữ

• Giao tiếp phi ngôn ngữ luôn có giá trị giao tiếp cao
• Hành vi phi ngôn ngữ mang tính mơ hồ
• Giao tiếp phi ngôn ngữ chủ yếu biểu lộ thái độ
• Phần lớn hành vi phi ngôn ngữ phụ thuộc vào văn hóa

2. Các hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ

• Giọng nói
• Diện mạo
• Nụ cười
• Nét mặt và ánh mắt
• Điệu bộ và cử chỉ
• Khoảng cách và không gian
• Thời gian
• Cơ sở vật chất

Giọng nói:

• Độ cao thấp
• Nhấn giọng
• Âm lượng
• Phát âm
• Từ đệm
• Nhịp điệu (trôi chảy-nhát gừng)
• Cường độ (to-nhỏ)
• Tốc độ (nhanh-chậm)

3. Phối hợp giao tiếp ngôn ngữ – phi ngôn ngữ:

• Giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ ít khi tách rời nhau, mà thường bổ sung cho nhau.
• Giao tiếp ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ phối hợp với nhau tạo ra hiện quả cao nhất.
• Khi ngôn ngữ và hành vi phi ngôn ngữ trái ngược nhau => điều gì quyết định ý nghĩa của thông điệp?

Theo KynangEdu