[New] Mẫu KPI đối Phó Với Mọi Kiểu Nhân Viên

KPI là một trong những công cụ quản trị nhân sự hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay, bởi nó có thể “trị” được mọi kiểu nhân viên, thúc đẩy động lực và mong muốn cống hiến, ngay cả với những nhân sự “cứng đầu” nhất. Dưới đây là những mẫu KPI chuẩn chỉnh mà mọi CEO cần có để “thu phục” nhân viên. 

1. Tổng quan về KPI

KPI (hay Key Performance Indicator) là một phương pháp dùng để đo lường, đánh giá kết quả làm việc của từng nhân sự, phòng ban và cả doanh nghiệp thông qua các con số định lượng và các chỉ tiêu cụ thể. 

Tùy vào đặc thù ngành nghề và mục tiêu của mình, mà mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng chỉ số KPI khác nhau. Tuy nhiên, để KPI phát huy tối đa hiệu quả, CEO cần phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc SMART: khi xây dựng KPI phải đảm bảo các tiêu chí

• Specific ( chỉ tiêu phải cụ thể, thật rõ ràng và dễ hiểu) 
• Measurable (chỉ số có thể đo đếm được) 
• Achievable/ Attainable (có thể thực hiện được) 
• Realistic/ Relevant (thực tế) 
• Time bound/ Time based ( có thời hạn).

Nguyên tắc thường xuyên, liên tục: tức là KPI phải được thực hiện thường xuyên, liên tục theo chu kỳ (từng tuần, từng tháng, từng năm)

2. Vậy KPI có thể đối phó với mọi kiểu nhân viên như thế nào?

Một trong những lý do khiến KPI trở thành phương pháp quản lý nhân viên hiệu quả nhất hiện nay, đó là nó chưa từng đầu hàng trước bất kỳ một kiểu nhân viên nào:

– Kiểu nhân viên lười biếng, ỷ lại, phải nhắc mới chịu làm, hay tìm cách “trốn việc”. Áp KPI khiến họ buộc phải tự giác làm việc, chủ động học hỏi để đạt mục tiêu đúng hạn.

– Kiểu nhân viên chăm chỉ nhưng hiệu quả thấp, lúc nào cũng thấy làm việc nhưng vẫn chậm deadline, kết quả luôn không đáp ứng yêu cầu. Áp KPI buộc họ phải tự tìm cách cải thiện phương pháp làm việc để đạt mức lương thưởng cao hơn

– Kiểu nhân viên hay đòi hỏi, hạch sách với các đãi ngộ lương thưởng vô lý. Áp KPI khiến họ răm rắp làm việc, đạt được bao nhiêu KPI thì hưởng bấy nhiêu lương thưởng. Không ý kiến ý cò.

…

Dù là kiểu nhân viên khó đối phó như thế thế nào, chỉ cần áp dụng KPI đúng cách thì CEO hoàn toàn có thể quản lý doanh nghiệp hiệu quả mà lại thảnh thơi hơn nhiều.

3. Những điều cần lưu ý khi sử dụng KPI 

KPI là công cụ quản lý quen thuộc trong doanh nghiệp nhưng việc áp dụng nó cũng là con dao hai lưỡi. Nếu dùng đúng sẽ đem lại hiệu quả vượt bậc cho cả nhân viên lẫn tổ chức; ngược lại nếu dùng sai thì doanh nghiệp sẽ khốn đốn đủ đường.

Bởi vậy để tránh những sai lầm không đáng có thì ngay khi áp dụng KPI, CEO cần lưu ý một số điều sau: 

• Không lạm dụng KPI mọi lúc, mọi nơi: KPI chỉ nên tập trung vào những mục tiêu then chốt giúp nhân viên tập trung thời gian, công sức đem lại lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp. 
• KPI cần gắn liền với các chiến lược chung của phòng ban, tổ chức, như vậy mới đảm bảo định hướng nhân viên theo đúng mục tiêu mà lãnh đạo đề ra. 
• Các tiêu chí trong KPI cần được lượng hóa toàn bộ thành đơn vị tính cụ thể nhằm đảm bảo tính công bằng 
• KPI nên được xem xét, đánh giá thường xuyên. Điều này, giúp CEO nắm bắt hiệu quả và đưa ra các điều chỉnh phù hợp. 

4. Chi tiết file mẫu KPI cho từng phòng ban 

Biểu mẫu KPI cho phòng kinh doanh

Nhân viên kinh doanh là bộ phận nòng cốt của tổ chức, là người đem lại 90% doanh số cho doanh nghiệp. Do đó KPI của bộ phận kinh doanh hay của nhân viên kinh doanh luôn được chú trọng hơn cả.

Dưới đây là một vài chỉ số KPI thường dùng đánh giá vị trí trưởng phòng kinh doanh:

• Doanh số bán hàng (thường là của cả phòng ban)
• Lợi nhuận thu được từ hoạt động bán hàng
• Lượng khách hàng tiềm năng
• Tỷ lệ khách hàng bán lẻ, bán sai giá
• Tổng đơn hàng phát sinh trong tháng
• Hiệu quả đào tạo nhân viên bán hàng về sản phẩm mới
• Độ phủ của sản phẩm

Với nhân viên bán hàng/kinh doanh, KPI gồm: 

• Tỷ lệ phản hồi của khách hàng 
• Tỷ lệ đơn hàng thành công/ngày (tháng)
• Số khách hàng/nhân viên
• Doanh số trung bình/nhân viên
• Doanh số trung bình của khách hàng/ mỗi nhân viên

File mẫu KPI áp dụng cho phòng hành chính nhân sự

Với KPI cho phòng HCNS có thể chia như sau: 

I/ KPI do công ty giao xuống

Thường các quản lý bộ phận, (trưởng và phó phòng) sẽ chịu trách nhiệm về các chỉ tiêu này. 

• Xây dựng các kế hoạch về: Chi trả tiền lương, sử dụng quỹ phúc lợi, tuyển dụng, đào tạo, chăm sóc sức khỏe định kỳ cho nhân viên. 
• Thực hiện KPI đúng kế hoạch
• Đảm bảo an toàn cháy nổ tại công sở
• Hoàn thành các nội quy lao động

II/ KPI tại bộ phận

KPI tại bộ phận thực chất dựa vào KPI tổng để triển khai, các KPI này do quản lý bộ phận phân xuống cho nhân viên. 

• Xây dựng mục tiêu, các thước đo mục tiêu của bộ phận tổ chức cán bộ
• Xây dựng kế hoạch công tác tháng, phân công công việc cho nhân viên
• Hoàn thiện hệ thống bảng mô tả công việc các vị trí chức danh
• Tổng hợp, đối soát công lao động trước khi thanh toán
• Thanh toán lương định kỳ theo quy định của công ty
• Cập nhật, điều chỉnh mức đóng bảo hiểm kịp thời và theo đúng quy định của pháp luật.
• Thanh toán các chế độ chính sách cho nhân viên như sinh con, ốm đau, thai sản 
• Tổ chức đào tạo nhân sự hiện tại và nhân sự mới 
• Theo dõi các hoạt động sau đào tạo, cập nhật đầy đủ các loại hồ sơ nhân sự theo quy định.

Tải ngay file mẫu KPI phòng nhân sự ngay tại đây!

Mẫu KPI cho nhân viên kế toán

Đối với phòng kế toán, các tiêu chí KPI cần dựa trên đặc thù công việc của họ như: phân tích các chỉ số tài chính, chi phí doanh thu, tỷ lệ nợ, kiểm kê sổ sách…

Tải KPI mẫu cho phòng kế toán ngay tại đây!

Mẫu KPI cho bộ phận quản lý kho

Quản lý kho cũng là 1 trong những bộ phận quan trọng đặc biệt là tại các doanh nghiệp sản xuất, bán hàng. Bộ phận này đảm nhận vai trò quản lý hàng trong kho từ lúc nhập kho, xuất hàng ra khỏi kho, thống kê số liệu hàng tồn kho, hỏng hóc (nếu có)

Dưới đây là những công việc mà trưởng bộ phận quản lý kho cần theo dõi:

• Xây dựng kế hoạch quản lý kho định kỳ
• Duy trì tỷ lệ hao hụt hàng hóa trong kho trong định mức
• Duy trì tỷ lệ hàng bị hao mòn hữu hình (giảm chất lượng) do yếu tố bảo quản trong định mức
• Đảm bảo tỷ lệ chi phí dự trữ/Tổng giá trị hàng dự trữ
• Tỷ lệ sai sót trong việc thực hiện xuất nhập hàng ra vào kho
• Thời gian thực hiện thủ tục nhập kho hàng hóa và xuất kho vật tư

Mẫu KPI excel cho bộ phận đầu tư và phát triển dự án 

Trường hợp với một số doanh nghiệp đặc thù trong lĩnh vực tài chính, xây dựng, bất động sản thì bộ phận đầu tư và phát triển dự án đóng vai trò không kém phần quan trọng trong việc sử dụng vốn hiệu quả. 

Trong đó, vị trí trưởng bộ phận đầu tư các tiêu chí KPI có thể xét đến như: 

• Tỷ lệ hoàn thành các kế hoạch đầu tư thêm, thoái vốn, các giải pháp hoàn thiện/tổng số đầu mục được phê duyệt
• Tỷ lệ hoàn thành mục tiêu doanh số về tự doanh chứng khoán/mục tiêu kế hoạch được phê duyệt
• Tỷ lệ các đề xuất được đưa vào áp dụng, hoặc được đánh giá tốt của ban lãnh đạo/tổng đề xuất thực hiện
• Tỷ lệ các khoản đầu tư (công ty con, công ty liên kết, góp vốn) đạt mục tiêu tài chính/tổng đầu tư duy trì trong kỳ

Đối với chuyên viên phân tích tài chính, KPI bao gồm: 

• Tỷ lệ báo cáo phân tích định kỳ nộp đúng hạn
• Tỷ lệ báo cáo đột xuất đúng hạn
• Tỷ lệ các đề xuất được đưa vào áp dụng (hoặc được HĐQT và BLĐ đánh giá tốt)/tổng đề xuất thực hiện trong kỳ
• Tỷ lệ các phương án đầu tư đề xuất đạt hiệu quả tốt (đạt từ …% theo kế hoạch)/tổng phương án đề xuất
• Tỷ lệ giảm thiểu rủi ro tài chính cho công ty

——————————————–

KPI đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hệ thống quản lý nhân sự của các CEO. Tuy nhiên, không phải CEO nào cũng có khả năng thiết lập được một hệ thống KPI toàn diện, chi tiết, phù hợp và đúng đắn cho công ty. Thấu hiểu điều đó, SODES đã không ngừng nghiên cứu và xây dựng thành công HỆ THỐNG KPI mẫu đánh giá nhân viên bằng Excel toàn diện, chuẩn chỉnh với: 

+ Các mục tiêu cụ thể cần đạt theo lộ trình từng tháng, từng quý. Để nhân viên biết phải làm gì và sắp xếp công việc hợp lý, hiệu quả nhất

+ Hệ thống các tiêu chí đánh giá chặt chẽ và được lượng hóa cho từng vị trí công việc. Giúp CEO và tự bản thân nhân viên dễ dàng theo dõi cũng như giám sát mức độ hoàn thành công việc.

+ Áp dụng phương pháp chấm điểm trọng số khoa học, chính xác. Nhờ đó có căn cứ đánh giá công bằng hiệu suất, năng lực, kết quả làm việc của mỗi cá nhân.

+ Kết quả đánh giá KPI là cơ sở để tính lương, thưởng. Tạo động lực thúc đẩy nhân viên nỗ lực không ngừng để nhận được mức lương mà mình mong muốn.

+ Những biểu mẫu KPI có sẵn trong bộ tài liệu dưới dạng WORD, EXCEL thuận tiện cho CEO chỉ cần thay thế các thông số là nhận được kết quả chính xác.

Hiện hệ thống mẫu KPI này đã được tích hợp trọn vẹn trong BỘ TÀI LIỆU KPI THỰC CHIẾN và đã được 21.000+ CEO tin dùng.

Để biết THÔNG TIN CHI TIẾT về BỘ TÀI LIỆU, tìm hiểu ngay tại đây: https://sodes.vn/thuvienkpi/01