Nghiệp Vụ Tổ Chức Cuộc Họp Và Tổ Chức Chuyến đi Công Tác ... - 123doc

Tải bản đầy đủ (.doc) (23 trang)

1. Trang chủ
>>
2. Luận Văn - Báo Cáo
>>
3. Kinh tế - Thương mại

Nghiệp vụ tổ chức cuộc họp và tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (169.02 KB, 23 trang )

Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa DuyênMỤC LỤCLỜI NÓI ĐẦU............................................................................................................. 2Chương 1: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP...................................................31.1. Khái niệm hội nghị, hội họp..........................................................................31.2. Ý nghĩa của hội họp.......................................................................................31.3. Phân loại các cuộc hội họp............................................................................31.3.1. Các cuộc họp nội bộ không nghi thức....................................................31.3.2. Cuộc họp trang trọng nghi thức (hội nghị).............................................31.4. Quy trình tổ chức hội nghị............................................................................41.4.1. Lập kế hoạch hội nghị............................................................................41.4.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị........................................................51.4.3. Tổ chức điều hành hội nghị....................................................................81.4.4. Công việc sau hội nghị...........................................................................91.5. Nguyên tắc để tổ chức cuộc họp, hội nghị thành công.................................9Chương 2: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦALÃNH ĐẠO............................................................................................................... 142.1. Mục đích chuyến đi công tác của lãnh đạo.................................................142.2. Lập kế hoạch chuyến đi công tác................................................................142.2.1. Phân loại chuyến đi công tác................................................................142.2.2. Các cách lập kế hoạch chuyến đi công tác...........................................142.3. Các bước chuẩn bị cụ thể cho chuyến đi công tác của lãnh đạo...............152.3.1. Giải quyết các công việc hành chính cần thiết cho chuyến đicông tác..........................................................................................................152.3.2. Liên hệ với nơi công tác.......................................................................152.3.3. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu.........................................................................162.3.4. Chuẩn bị phương tiện giao thông.........................................................162.4. Nhiệm vụ của người thư ký văn phòng trong thời gian lãnh đạo đicông tác...............................................................................................................172.4.1. Trước khi lãnh đạo đi công tác.............................................................172.4.2. Trong thời gian lãnh đạo đi công tác....................................................172.4.3. Trách nhiệm của người thư ký lãnh đạo khi thủ trưởng trở về.............182.5. Nhưng điều cần lưu ý cho chuyến đi công tác xa, công tác nướcngoài.................................................................................................................... 192.5.1. Những thứ bắt buộc phải có.................................................................192.5.2. Những lưu ý khi đi nước ngoài............................................................19KẾT LUẬN................................................................................................................ 23SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 1 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa DuyênLỜI NÓI ĐẦUHội họp là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc củamột tổ chức hay nhóm dự án. Vì những cuộc họp này thường xuyên diễn ra và đều cótính chất quan trọng, nên chúng phải được tổ chức sao cho có thể phát huy hiệu quảcao nhất. Cuộc họp cũng là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khítrang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo hoặc chỉ được chuẩn bị sơsài hoặc không hề chuẩn bị, những cuộc họp đó chắc chắn là sẽ trở nên kém hiệu quảvà mất thời gian. Đôi khi, mục đích của cuộc họp không được xác định rõ ràng, haynhững cá nhân có vai trò quan trọng lại không được mời tham gia...Bên cạnh đó, trong quản trị hành chính văn phòng, việc chuẩn bị cho chuyếnđi công tác cho các lãnh đạo cũng đòi hỏi phải chuẩn bị khá công phu, càng chi tiếtcàng tốt... Các chuyến đi công tác phải có mục đích rõ ràng, không bị chồng chéomục đích với các chuyến đi khác. Công tác chuẩn bị quan trọng từ việc liên hệ nơiđến công tác, phương tiện đi lại của lãnh đạo, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, tiếnhành các thủ tục đăng ký cho đến việc chuẩn bị nội dung công tác, tài liệu nghiên cứuvà tư liệu tham khảo, v.v…Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên nhóm chúng em đã chọnđề tài nghiên cứu: “Nghiệp vụ tổ chức cuộc họp và tổ chức chuyến đi công tác củalãnh đạo”. Do khả năng còn giới hạn và điều kiện thời gian hạn chế, chắc rằng trongbài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Nhóm thực hành rất mong được quý thầycô cùng các bạn đọc xem xét và góp ý để chúng em có thể có bài viết tốt hơn và cóđược nhiều kiến thức hơn. Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về emailNhóm 7 – Lớp B16QTH2Đại học Duy Tân - Đà NẵngSVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 2 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa DuyênChương 1: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP1.1. Khái niệm hội nghị, hội họpHội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là hình thức hoạt động của cơ quanhoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đềthuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị.1.2. Ý nghĩa của hội họpCuộc họp là hình thức thu thập, truyền đạt thông tin nhằm đảm bảo cho thôngtin được lưu truyền thông suốt.Các cuộc họp hay hội nghị là nơi để cho các thành viên trao đổi, thảo luận vềcác vấn đề chung và cùng tham dự vào quá trình ra quyết định.Cuộc họp cũng là nơi để cho các cá nhân phát huy quyền làm chủ của mọingười, để mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bạc, đóng góp ý kiến giúp lãnh đạo cóquyết định đúng đắn.Cuộc họp là nơi để triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những vướngmắc, khó khăn, phát hiện và phổ biến những ưu điểm, những lệch lạc trong quản lý,trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhượcđiểm thúc đẩy sự phát triển.1.3. Phân loại các cuộc hội họp1.3.1. Các cuộc họp nội bộ không nghi thứcCác cuộc họp nhân viên: Thông thường cuộc họp nhân viên nhằm mục đích đểnhân viên toàn tổ chức biết được chủ trương chính sách, mục tiêu và kế hoạch hoạtđộng của đơn vị. Thông qua cuộc họp Ban lãnh đạo lắng nghe ý kiến, nguyện vọngcủa nhân viên, đồng thời thu thập những ý kiến mang tính sáng tạo, đổi mới trong việctiến hành tổ chức thực hiện kế hoạch chung của tổ chức.Cuộc họp của các cán bộ phòng ban: Cuộc họp diễn ra trong nội bộ từngphòng ban và giữa các phòng ban với nhau. Nội dung của từng cuộc họp căn cứ vàochức năng, nhiệm vụ và kế hoạch hoạt động cuả từng bộ phận và giữa các bộ phận cómối quan hệ với nhau.Các cuộc họp thông báo, báo cáo: Nội dung của cuộc họp nhằm thông báonhững vấn đề mới của tổ chức như thông báo về chính sách mới cho nhân viên, báocáo về tình hình hoạt động thời gian qua của tổ chức,…1.3.2. Cuộc họp trang trọng nghi thức (hội nghị)SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 3 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa DuyênHội nghị bàn bạc ra quyết định: Hội nghị bàn về những chủ trương, chính sáchvà đưa ra những kế hoạch cho hoạt động của tổ chức. Ví dụ: Cuộc họp đầu năm củaban lãnh đạo nhằm đưa ra mục tiêu và các kế hoạch để thực hiện mục tiêu trong nămcủa tổ chức.Hội nghị phổ biến, triển khai: Khi các chủ trương, chính sách được ban hànhcần được phổ biến và tổ chức thực hiện. Thông qua hội nghị này nhằm quán triệt tưtưởng, quan điểm chủ trương chính sách và các kế hoạch giải pháp trình bày trongquyết định.Hội nghị kiểm tra, đôn đốc: Hội nghị được thực hiện trên cơ sở đã có sự kiểmtra việc thực hiện. Trong quá trình thực hiện gặp phải những vấn đề vướng mắc có thểlà do chưa hiểu đúng tinh thần, nội dung hoặc chưa tích cực thực hiện và phát huysáng tạo trong quá trình thực hiện kế hoạch. Thông thường tổ chức hội nghị này nhằmgiải quyết các vấn đề sau:+ Nghe báo cáo kết quả thực hiện của các đơn vị.+ Trao đổi những kinh nghiệm của các đơn vị điển hình.+ Chấn chỉnh, uốn nắn những lệch lạc để thực hiện tốt.1.4. Quy trình tổ chức hội nghị1.4.1. Lập kế hoạch hội nghịCăn cứ vào kế hoạch hoạt động hàng tháng, quý, năm. Hoặc căn cứ vào tìnhhình hoạt động của đơn vị từng thời kỳ, mà đơn vị tiến hành tổ chức các cuộc họpnhằm giải quyết những vấn đề liên quan. Thông thường trong công tác lập kế hoạchcho việc tổ chức họp thường có các nội dung sau:+ Tên cuộc họp.+ Mục đích cuộc họp.+ Thời gian họp.+ Thành phần tham dự họp.+ Địa điểm họp.+ Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp.+ Nội dung họp.+ Kinh phí.+ Người chịu trách nhiệm.+ Các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…).SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 4 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa DuyênThông thường những cuộc họp nhỏ mang tính nội bộ, không trang trọng thìviệc lập kế hoạch cũng không nhất thiết phải đầy đủ các vấn đề trên, điều này tùythuộc vào nội dung cuộc họp.1.4.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghịĐây là khâu đầu tiên có vai trò quan trọng, tạo điều kiện tiền đề cho sự thànhcông của hội nghị. Trong khâu chuẩn bị hội nghị cần chuẩn bị các vấn đề sau:(1) Xác định mục đích, nội dung, tên của hội nghị để quy định thành phầntham dự.Ví dụ: - Hội nghị về triển khai hoạt động nghiên cứu khoa học sinh viên thìthành phần tham dự là sinh viên và các lãnh đạo các tổ chức, doanh nghiệp, các giảngviên, các giáo sư và những người có kinh nghiệm, những cựu sinh viên…- Hội nghị về triển khai một sản phẩm mới: thành phần bao gồm cáctrưởng bộ phận như bộ phận marketing, tài chính, sản xuất, kế toán…Lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó gửi giấy triệu tập hoặc thư mời.Khi cần thiết phải gửi trước nội dung họp và yêu cầu người được mời tham dự trả lờitrong thời hạn nhất định có đến tham dự họp hay không.(2) Chọn thời gian tổ chức hội nghị.Thông thường các hội nghị được ấn định trước vài tháng hoặc cả năm, kếhoạch tổ chức hội nghị này nằm trong kế hoạch hoạt động hàng năm của tổ chức.Việc lập kế hoạch trước nhằm đảm bảo cho việc tổ chức hội nghị được diễn ratheo đúng thời hạn, địa điểm đăng kí.Chọn thời gian tổ chức hội nghị cần xem có trùng với ngày nghỉ, ngày lễkhông.Xác định thời gian họp: ngày giờ khai mạc cuộc họp, thời gian tiến hành.(3) Chọn địa điểm tổ chức.Tùy thuộc vào tính chất của hội nghị và số lượng thành viên tham dự mà nhàquản trị hành chính nên chọn một địa điểm thích hợp, thông thường việc tổ chức hộinghị diễn ra ở trung tâm thương mại, các khách sạn, cũng có thể tổ chức ngay phònghội trường của cơ quan.Phòng tổ chức hội nghị phải rộng rãi, thoáng mát, ngay trung tâm, tiện lợi choviệc đi lại.Phòng hội nghị phải được xác định cụ thể trước khi gửi giấy mời đại biểu đểtránh sự lộn xộn và xung đột. Khi hội nghị sắp được tổ chức thực hiện nhà quản trịhành chính phải chịu trách nhiệm phân công nhân viên nên điện thoại cho các kháchSVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 5 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa Duyênmời để xác nhận lại việc gửi giấy mời, đồng thời thông báo những thông tin nếu có sựbổ sung, thay đổi, thường công viêc này nên thực hiện trước khi hội ngị diễn ra mộttuần.Lựa chọn và trang trí phòng họp: chuẩn bị phòng họp, bảo đảm đủ bàn ghế, ánhsáng, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử dụng), khẩu hiệu, cờ hoa…(4) Xây dựng lịch trình cụ thể cho từng nội dung của hội nghị.Mục đích của việc lập một lịch trình là công cụ giúp hoạch định và phối hợphội nghị, lịch trình là một bản những danh sách những điều phải thực hiện trong cáckhâu tổ chức hội nghị. Lịch trình này giúp cho người tổ chức có cái nhìn tổng quát vềnhững việc cần làm, đã làm và chưa làm nhằm rà soát, kiểm tra việc thực hiện.Thông thường một lịch trình tổ chức hội nghị gồm những nội dung sau:+ Chổ lưu trú cho khách.+ Gửi giấy mời và số lượng thành viên tham gia.+ Giai trí trong hội nghị.+ Trang thiết bị để phục vụ hội nghị như máy ghi âm, loa đài, tăng âm và cácphương tiện khác.+ Thức uống giải khát.+ Địa điểm tổ chức.+ Chương trình tổ chức.(5) Chuẩn bị hồ sơ tại hội nghị.Để họi nghị được diễn ra chu đáo, bộ phận chịu trách nhiệm về hồ sơ tài liệuphải chuẩn bị bìa đựng tài liệu, thư từ giao dịch, báo cáo, đề án, bảng tường trìnhchương trình hội nghị, giấy, bút… và danh sách các tài liệu liên quan khác như danhsách thành viên tham gia, phiếu đề tên người tham gia, phiếu ăn trưa và tối…Các loạitài liệu này được đóng hay kẹp ghim và được sắp xếp theo thứ tự chương trình.(6) Thông báo cho các khách mời và thành viên tham gia.Việc thông báo trước một khoảng thời gian hợp lý nhằm giúp cho họ có thờigian sắp xếp công việc và viết bài tham luận hội nghị.Nếu ban tổ chức muốn biết chắc khách mời có tham dự hay không thì tronggiấy mời và tài liệu gửi kèm phải có mẫu trả lời in sẵn về việc chấp nhận tham dự hộinghị và có kèm theo bì thư có dán tem hoặc có thể trả lời qua điện thoại, địa chỉ email.SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 6 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa DuyênĐôi khi đơn vị tổ chức cần gửi lịch trình hội nghị, các tài liệu và các hướng dẫntrước co khách mời, trong trường hợp khác cũng cần gửi bản đồ thành phố nơi tổ chứchội nghị.(7) Soạn thảo chương trình hội nghị.Chương trình hội nghị là một bảng danh sách những đề mục cần thực hiệntrong hội nghị khi hội nghị diễn ra, nhà quản trị cần phải thống nhất chương trình nàytrước để gửi cho khách tham dự. Một số hội nghị gửi chương trình này kèm theo thưmời, một số hội nghị khác thì gửi ngay khi khách đến tham dự tại bàn lễ tân hoặc đểtrong bìa đựng tài liệu gửi cho thành viên hội nghị. Đối với những hội nghị có quymô nhỏ, thời gian tổ chức ngắn thì người điều hành khai mạc hội nghị có thể đọcchương trình hội nghị khi hội nghị bắt đầu diễn ra.Thông thường trong bảng chương trình hội nghị cần có nội dung sau:+ Giới thiệu khách mời và chủ tịch đoàn.+ Đọc và phê chuẩn nội dung các cuộc họp trước khi tổ chức hội nghị.+ Báo cáo tình hình hoạt động, kế hoạch sắp tới liên quan đến nội dung của hộinghị.+ Thảo luận về những vấn đề đã thực hiện.+ Thảo luận kế hoạch và nội dung của hội nghị.+ Kết thúc hoặc hoãn lại.(8) Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật.Gồm có micro, máy chiếu, video, bảng viết…Nếu đơn vị có sẵn thì tự chuẩn bịhoặc đăng ký trước để được hỗ trợ, nếu tổ chức không có thì phải có kế hoạch thuêtrước. Nếu hội nghị được tổ chức tại khách sạn thì việc chuẩn bị này có thể khách sạntự trang bị đầy đủ theo yêu cầu của đơn vị tổ chức.(9) Dự trù kinh phí.Lãnh đạo hội nghị, chủ tịch hội đồng quản trị cùng phối hợp với phòng kếhoạch tài chính lên một kế hoạch dự trù kinh phí. Đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức tiếnhành thủ tục nhận và chi cho hội nghị.(10) Kiểm tra công tác hội nghị.Tính từ ngày diễn ra hội nghị trước khoảng một tuần, nhà quản trị văn phòng,đơn vị tổ chức phải tiến hành kiểm tra xem chương trình đã thực hiện đến đâu, rà soátlịch trình, kiểm tra cơ sở vật chất, thiết bị, đặc biệt là rà soát xem văn bản tài liệu vàcác giấy tờ liên quan phát cho các đại biểu cũng như các tài liệu chuẩn bị cho chủ tịchSVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 7 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa Duyênđoàn về số lượng và nội dung để kịp thời phát hiện sai sót, thiếu hụt và điều chỉnh, bổsung kịp thời.1.4.3. Tổ chức điều hành hội nghị(1) Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu.Đón từ nhà ga, sân bay…Bộ phận chịu trách nhiệm đón tiếp tại bàn lễ tân trước hội trường hội nghị. Mộtsố hội nghị chủ tịch đoàn hay ban tổ chức phải đứng ngay cửa ra vào để bắt tay thânmật và mời khách đến vị trí ngồi.(2) Điều hành hội nghị.Sau thủ tục đón tiếp, người chịu trách nhiệm dẫn chương trình khai mạc hộinghị, thông thường là chính văn phòng hay trưởng ban tổ chức đứng ra phát biểu khaimạc. Việc khai mạc cần tiến hành theo đúng lịch trình, nhanh gọn nhưng phải đảmbảo tính trang trọng và đầy đủ.Trước lúc khai mạc, đối với những cuộc họp lớn, hội nghị, hội thảo cần tiếnhành những nghi thức nhà nước nhất định như làm lễ chào cờ …Sau khai mạc tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu và chủ tịch đoàn, chủ tọa buổihọp, thư ký, các đại biểu tham dự…người điều hành hội nghị tiến hành theo trình tựchương trình hội nghị được đề ra.Trình bày các báo cáo và tham luậnTiến hành thảo luận những vấn đề đặt ra. Việc tiến hành phát biểu và thảo luậncần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15phút.Giữa các báo cáo, tham luận có thể giải lao và ăn nhẹ.(3) Ghi biên bản.Biên bản có thể phải trình ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc một thời giannhất định sau đó.Nhà quản trị văn phòng phải phân công bộ phận thư ký chuyên ghi biên bảnhội nghị, tùy theo quy mô tổ chức mà thành viên ban thư ký có nhiều hay ít. Ngườighi biên bản chỉ cần ghi những nội dung vắn tắt những vấn đề của hội nghị, cần ghinguyên văn những kiến nghị hay đề nghị, điều khoản bổ sung, chỉ định và các giảipháp.Sau khi kết thúc hội nghị, ban thư ký có nhiệm vụ hoàn chỉnh văn bản, trìnhlên lãnh đạo xem xét và gửi cho hội đồng quản trị. Người thư ký cũng cần ghi vào lịchcông tác những vấn đề phát sinh sau hội nghị như các cuộc hẹn gặp, các cuộc họp…SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 8 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa DuyênBan thư ký cũng có thể gửi thư cảm ơn các khách mời tham dự và ghi nhận những ýkiến đóng góp của họ.(4) Tổng kết hội nghịChủ tịch đoàn đọc báo cáo tổng kết hoặc diễn văn bế mạc. Nhấn mạnh kết quảđạt được trong hội nghị và đọc lời cảm ơn.1.4.4. Công việc sau hội nghị- Hoàn thiện các văn kiện.- Tặng quà ( nếu chưa thực hiện ở phần đón tiếp)- Thông báo cho các cơ quan hữu quan nội dung kết quả cuộc họp- Lập hồ sơ cuộc họp. Đối với những cuộc họp thông thường chỉ cần lưu giữbiên bản, còn đối với những hội nghị lớn, quan trọng cần lập hồ sơ hội nghị. Hồ sơnày thông thường bao gồm: Thư mời, thư triệu tập; Danh sách đại biểu, những ngườimời tham dự; Lời khai mạc; các báo cáo tham luận, bài phát biểu; Nghị quyết cuộchọp; Biên bản; Lời bế mạc.- Chiêu đãi, tiễn khách (nếu có).- Thanh, quyết toán chi phí những chi phí cho cuộc họp.- Tổ chức thực hiện các nghị quyết.- Triển khai nội dung đã được thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp.1.5. Nguyên tắc để tổ chức cuộc họp, hội nghị thành công1.5.1. Nguyên tắc 1: Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo.Tổ chức một cuộc họp thành công là một phần trong nghiệp vụ của người thưký. Bạn phải chuẩn bị thật chu đáo trước khi họp; nhanh nhạy xử lý trong cuộc họp vàphải biết các bước tiếp sau khi cuộc họp kết thúc.Chuẩn bị giấy và viết, vì trong một cuộc họp, các thành viên cần có giấy, viếtđể ghi chép lại những điều cần thiết. Ở một số đơn vị, người ta sử dụng giấy tiêu đề đểphát cho các thành viên tham dự cuộc họp. Trong một số trường hợp, thành viên dựhọp lại không chuẩn bị giấy viết, nên việc chuẩn bị của bạn sẽ giúp họ không lúngtúng và họ sẽ cảm ơn sự chu đáo của bạn.Nếu cuộc họp cần có sự hỗ trợ của các thiết bị đặc biệt như máy tính, máychiếu slide (projector), đường truyền internet v.v...bạn phải chuẩn bị trước, chạy thửcác thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê mướn) càng sớm càng tốt để có nhiều thời gian dựphòng mà xử lý trong trường hợp máy hỏng.SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 9 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa DuyênNgoài việc chuẩn bị về các trang thiết bị cho cuộc họp, nếu bạn là người điềuhành cuộc họp nên đến buổi họp với sự chuẩn bị trước về các vấn đề liên quan, dựkiến sẵn những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra, cũng như những câu hỏi gợi ýcho những người khác. Để làm được như vậy, người điều hành phải thu thập nhữngthông tin chính xác và cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp.1.5.2. Nguyên tắc 2: Không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết.Bạn không nên để cuộc họp kéo dài hơn mức cần thiết. Vì khi nói nhiều về mộtvấn đề quá mức cần thiết, chúng ta sẽ không còn thời gian để thực hiện các vấn đềkhác, những gì mình nói cũng như làm những việc khác.Khi thấy buổi họp kéo dài hơn hai giờ đồng hồ, bạn hãy đề nghị nghỉ giải lao.Qua hai giờ làm việc căng thẳng sẽ làm mọi người uể oải, không còn tập trung theodõi cuộc họp. Khi giải lao hãy để các thành viên tự do trao đổi, đi lại ở hành lang chothoải mái.Khi thấy có vấn đề nào đó mà các thành viên trong cuộc họp chưa thông, cònphải bàn tiếp, bạn nên đề nghị với chủ toạ để có một quyết định cuối cùng cho vấn đềđó. Có thể để vấn đề chưa thống nhất lại, đến kỳ họp sau khi có đủ thông tin sẽ giảiquyết. Có thể ban lãnh đạo sẽ họp với bộ phận có khúc mắc để giải quyết riêng tronglần họp khác.1.5.3. Nguyên tắc 3: Nên thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộchọp.Bạn nên thảo luận sơ với các bộ phận về nội dung buổi họp. Có thể dànhkhoảng 15 phút trước buổi họp để trao đổi qua với nhau. Điều này sẽ giúp chúng tađiều hành buổi họp có hiệu quả hơn, tránh được trường hợp có quá nhiều ý kiến tráingược nhau trong buổi họp. Khi có quá nhiều ý kiến trái ngược, người điều hành dễ bịlúng túng và cuộc họp sẽ đi đến thất bại.Nên thảo luận sơ bộ trước buổi họp chứ không nên vận động trước buổi họp.Chúng ta không nên để các bộ phận phát biểu theo hướng dẫn của mình, cũng đừnggợi ý, sếp muốn thế này, sếp định thế kia, như vậy sẽ không có những ý kiến hay đónggóp cho cuộc họp.1.5.4. Nguyên tắc 4: Nên hội họp đúng giờ.Người điều hành cuộc họp luôn phải đến trước khoảng nửa giờ. Nếu có bộphận nào đến trễ, hãy cứ bắt đầu cuộc họp. Trễ giờ họp có nghĩa là chúng ta đã làmmất thời giờ của những người khác. Đừng nên tạo ra cho bộ phận đi họp trễ cảm giáchọ là nhân vật quan trọng, nên mọi người phải chờ đợi. Mặt khác, khởi sự một cuộchọp trễ vì chờ đợi những người đến dự họp trễ là xúc phạm đến những người đi họpsớm và đúng giờ: bắt họ chờ như là trừng phạt họ, trong khi đó kẻ đáng bị trừng phạtlà những người đến trễ kia.SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 10 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa DuyênĐừng hẹn gặp người khác ngay sau khi cuộc họp kết thúc (theo kế hoạch). Hãyđặt trường hợp cuộc họp có thể kéo dài hơn dự định. Nếu bỏ dở, chắc chắn cấp trên sẽkhông hài lòng với tác phong nghề nghiệp của bạn.Trong lúc diễn ra cuộc họp, người thư ký điều hành phải bám sát giờ giấc đãđịnh trên chương trình nghị sự. Nhanh chóng tìm cách kéo dãn hay thu gọn các bàiphát biểu để buổi họp ổn định theo chương trình định trước.Hãy kết thúc buổi họp đúng giờ quy định, đừng bao giờ kéo dài hơn. Tâm lýngười dự họp luôn thấy bất an khi phải họp kéo dài hơn giờ quy định.1.5.5. Nguyên tắc 5: Biên bản của cuộc họp.Việc ghi biên bản của cuộc họp rất quan trọng, nếu chưa tìm được người đảmnhiệm, thư ký điều hành có thể kiêm nhiệm luôn việc ghi biên bản cuộc họp.Công việc viết biên bản thường chẳng mấy thích thú, nhưng đó là một việc làmcần thiết. Nếu phòng họp có sẵn máy vi tính đề nhập liệu biên bản thì rất tốt. Sau buổihọp, người thư ký có thể in biên bản ra thành nhiều bản để giao cho từng thành viêncủa cuộc họp. Mặc dù từng thành viên có cách ghi riêng của họ, biên bản chung dothư ký ghi vẫn rất cần thiết, giúp cho mọi người nhớ chính xác những công việc đãđựơc bàn bạc, thảo luận trong suốt cuộc họp.1.5.6. Nguyên tắc 6: Hãy ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp.Trong cuộc họp thường xuyên có những nội dung chính thường được đưa rathảo luận. Những vấn đề thường được chuyển đổi liên tục và nhanh chóng. Có nhữnglúc ta không thể chen ngang để phát biểu những thắc mắc riêng hay những ý kiếnriêng của mình. Hãy nhắc nhở các thành viên của cuộc họp ghi lại những câu ghi chúngắn gọn vào sổ tay. Khi được phát biểu, họ có thể yêu cầu đặt lại vấn đề cho rõ ràng.Như vậy sẽ tránh được việc chen ngang trong khi người khác đang phát biểu.Nếu việc không cần phải đưa ra cuộc họp, có thể trao đổi với bộ phận liên quanvề những chú thích trong sổ tay vào dịp khác.1.5.7. Nguyên tắc 7: Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và yêucầu họ trình bày ngắn gọn.Khi thấy không khí buổi họp ngột ngạt - thụ động, người thư ký điều hành nênnêu ra câu hỏi, nhưng chỉ hỏi những việc mà tất cả mọi người thật sự quan tâm, khônghỏi riêng về một người hay một số người nào đó. Khi phát biểu thật ngắn gọn và súctích. Trong trường hợp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, bạn hãy đề nghị họ không nênlàm mất thời gian cuộc họp. Khi có nhiều người tham gia ý kiến ở một vấn đề, ngườiđiều hành cuộc họp nên nhắc nhở khi thấy ý kiến sau trùng lắp với ý kiến trước đó.1.5.8. Nguyên tắc 8: Hãy giúp mọi người tập trung chú ý vào cuộc họp.SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 11 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa DuyênTrong những cuộc họp buồn tẻ và chán ngán, người điều hành cuộc họp phảitìm cách làm buổi họp sinh động hơn hoặc phải rút ngắn cuộc họp. Cần chú ý đếnnhững dấu hiệu: người họp gõ ngón tay lên cạnh bàn, che miệng ngáp, chống cằm vẻsuy tư, mắt nhìn ra cửa hoặc cửa sổ, vươn vai uể oải và dửng dưng như thể mình làngười ngoài cuộc. Đó là những thái độ phản ứng nội dung cuộc họp quá buồn tẻ vàchán phèo.1.5.9. Nguyên tắc 9: Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiếncủa mình.Khi người điều hành thấy nhiều người ngồi chung và tất cả đều có chung một ýkiến, chỉ riêng vài người không đồng tình. Vậy hãy cố gắng mời những người khôngđồng tình mạnh dạn nêu ra ý kiến cá nhân và lý do vì sao họ không biểu quyết.Người điều hành phải tìm lời lẽ thuyết phục để họ an tâm, đừng im lặng và nênmạnh dạn bày tỏ quan điểm của mình. Nhiều khi một vài đề nghị “bất bình thường”lại mang đến một giải pháp hay mà trước đó chưa ai kịp nghĩ đến. Phải thật tôn trọngnhững ý kiến đối kháng. Nếu đó là ý kiến hay phải tìm cách áp dụng, nếu là ý kiếnkhông khả thi thì nên để chủ tọa xem xét.1.5.10. Nguyên tắc 10: Phát biểu trong cuộc họp là nói với tất cả mọi người,chứ không phải chỉ riêng với một người.Khi người điều hành cần đặt câu hỏi trực tiếp với một người, hãy nhìn vàogương mặt của tất cả các thành viên tham dự, mọi người đều có cảm thấy là họ đangđược nói tới. Vì thế, họ cũng sẽ nhiệt tình đưa ra ý kiến tranh luận. Người điều hànhsẽ không cô độc với vấn đề riêng của mình.1.5.11. Nguyên tắc 11: Không nói xấu nhau trong buổi họp, đặc biệt với nhữngngười vắng mặt.Trong cuộc họp, chúng ta không nên bình luận, chê bai hay nói xấu về nhữngngười khác, nhất là với những người không tham dự cuộc họp. Người điều hành phảikhéo léo nhắc nhở các thành viên tham dự phân biệt giữa việc nói xấu và đóng góp ýkiến. Đóng góp ý kiến luôn mang tính xây dựng và chân thành; nói xấu thường mangtính đả phá, nhỏ nhen và thành kiến. Không cần thiết đóng góp hay nói xấu ngườivắng mặt, vì họ không hiện diện để tiếp thu, giải trình, phản bác hay chống lại, haythanh minh cho bản thân họ. Chắc chắn chẳng ai thích người khác nói xấu sau lưngmình.1.5.12. Nguyên tắc 12: Sau buổi họp, nên gặp từng người trò chuyện thân mật.Người điều hành nên tìm cách bắt chuyện ngắn gọn với từng người sau buổihọp. Hãy tỏ ra mình rất cần những người như họ tham dự cuộc họp. Người điếu hànhcó thể nói: “Anh (Chị) đã có những ý kiến rất bổ ích”, hoặc “Anh (Chị) phát biểu vềđiều đó tốt quá, ý kiến rất hay”.SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 12 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa DuyênHãy làm cho những thành viên đã tham dự cuộc họp nhận thấy rằng chúng tarất quý mến họ và như vậy họ sẽ hứng thú khi chúng ta mời tham dự buổi họp.SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 13 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa DuyênChương 2: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁCCỦA LÃNH ĐẠO2.1. Mục đích chuyến đi công tác của lãnh đạoChuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nhằm thực hiện những nhiệm vụ đặtra trong thực hiện chức năng quản lý nói chung.Chuyến đi công tác của lãnh đạo nhằm giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hìnhthực tế tại cơ sở, học hỏi kinh nghiệm,… để phát triển tổ chức.Chuyến đi công tác của lãnh đạo nhằm giải quyết những công việc cụ thể nằmtrong kế hoạch công tác hằng năm của tổ chức.Chuyến đi công tác của lãnh đạo thật sự cần thiết trong bối cảnh giao lưu vàhợp tác quốc tế và quan hệ hữu nghị giữa các nước ngày càng phát triển, do đó chuyếnđi công tác của lãnh đạo không chỉ bó hẹp trong phạm vi quốc gia mà còn mở rộng raphạm vi quốc tế.2.2. Lập kế hoạch chuyến đi công tác2.2.1. Phân loại chuyến đi công tácChuyến đi công tác có tính chất thường kỳ: Những chuyến đi trong tuần, thángcó thời gian ngắn và trong cùng địa bàn của cơ quan.Chuyến đi công tác không định trước: Những chuyến đi khảo sát tình hình,tham khảo kinh nghiệm của các cơ quan, tổ chức, đối tác trong và ngoài nước, chuyếnđi công tác với mục đích nghiên cứu, thăm dò, trao đổi, ký kết hợp đồng,…Chuyến đicông tác để tham dự hội họp, hội thảo, hội nghị, lễ hội.,…2.2.2. Các cách lập kế hoạch chuyến đi công tácĐối với chuyến đi công tác thường kỳ: Người lãnh đạo tổ chức, người lãnh đạotham gia chuyến đi tự quy định ngày giờ trong tuần, tháng hoặc căn cứ vào công vănmời tham dự cuộc họp mà tự bố trí thời gian thích hợp. Cán bộ phụ trách hay ngườithư ký không cần lập kế hoạch.Đối với chuyến đi công tác không định trước: Văn phòng hoặc thư ký phải lênkế hoạch cụ thể. Ở một số cơ quan, tổ chức lớn có nhiều cơ sở trực thuộc văn phònghoặc thư ký lãnh đạo các cơ sở đó phải lập kế hoạch đi công tác của đơn vị mình vàgửi về cơ quan, tổ chức quản lý.Có thể thực hiện việc lên kế hoạch theo bảng gợi ý sau:Đơn Vị:……………,TG:………Tuần, Từ ………Đến……………….SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 14 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngNgày Tên Chức NơiCB đi vụ đếncôngtác(1)(2)(3)(4)ThS. Trương Hoàng Hoa DuyênĐịa Đơn vịđiểm tổ chứcđến(5)(6)Mụcđíchchuyếnđi(7)Phương Ngàythamtiệndự(8)Ghichú(9)(10)Tất cả chuyến đi công tác của lãnh đạo cần phải đưa vào kế hoạch ngoại trừnhững trường hợp đột xuất.Chuyến đi công tác thường kỳ cần được đưa vào kế hoạch năm, trong đó cácmục tiêu cơ bản của từng chuyến đi đã được xác định trước phù hợp với các mục tiêucơ quan.Cần nắm rõ những vấn đề sau:- Thời gian bắt đầu và kết thúc, thời gian khởi hành chuyến đi.- Phương tiện di chuyển, nơi ăn nghỉ cho đoàn.- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi,…(mục đích, lịch trình, thành phần tham dự,…).2.3. Các bước chuẩn bị cụ thể cho chuyến đi công tác của lãnh đạo2.3.1. Giải quyết các công việc hành chính cần thiết cho chuyến đi công tácLập danh sách thành viên theo quyết định cử đi công tác, hoặc sự chỉ đạo củathủ trưởng cơ quan, tổ chức, giấy giới thiệu, giấy đi đường, công lệnh.Nếu là đoàn đi công tác nước ngoài phải hướng dẫn đoàn chuẩn bị các thủ tụchành chính kịp thời cho chuyến đi công tác như hộ chiếu, visa,…Chuẩn bị địa chỉ và số điện thoại của đại sứ quán ở nước ngoài, và các địa chỉliên lạc của những nơi quen biết.Thông báo cho các thành viên tham gia chuyến đi chuẩn bị giấy tờ tuỳ thân.Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thẻ tín dụng và quà tặng cho đối tác.2.3.2. Liên hệ với nơi công tácCần liên hệ trước thời gian và nội dung với nơi đến công tác. Nếu nội dungcông tác là những vấn đề lớn và thời gian chuyến đi dài thì phải đưa vào kế hoạchhằng năm của nơi đến công tác.SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 15 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa DuyênTrước thời gian của mỗi chuyến đi, cần thông báo cho nơi đến biết về kếhoạch, thời gian của chuyến đi, danh sách người đến, phương tiện đi đến để họ có kếhoạch đón tiếp.2.3.3. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệuTùy theo mục đích của chuyến đi mà nội dung công tác chuẩn bị cần khácnhau.Ví dụ: - Nếu chuyến đi công tác để ký hợp đồng thì cần có bản hợp đồng chocác đơn vị chức năng, các chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị.- Nếu dự hội thảo, hội nghị thì phải nghiên cứu yêu cầu của hội nghị đểsoạn thảo các bài phát biểu, bài tham luận.Các nội dung công tác của lãnh đạo phải được sự giúp đỡ của thư ký, các bộphận chức năng, các chuyên gia giúp lãnh đạo soạn thảo nội dung.Để soạn thảo nội dung cho chuyến đi, lãnh đạo phải có các tư liệu, tài liệu thamkhảo như:+ Các văn bản quy phạm pháp luật.+ Các tài liệu chuyên môn.+ Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ.Các tài liệu này cần tổng hợp theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm. Những tàiliệu khác phải đọc để đánh dấu những vấn đề liên quan và có tính chất quan trọng.Những hồ sơ này cần có bìa đựng hồ sơ để cấp quản trị mang theo. Ngoài racần có bìa đựng hồ sơ khác đựng dụng cụ và biểu mẫu như văn phòng phẩm, sổ, danhthiếp, lịch chuyến máy bay,…2.3.4. Chuẩn bị phương tiện giao thôngTuỳ theo đặc điểm, thời gian, tính chất của từng chuyến đi mà lựa chọn phươngtiện giao thông cho phù hợp như: máy bay, tàu hỏa, tàu thủy, ô tô,…Văn phòng thư ký cần nắm chính xác, đầy đủ các thông tin về phương tiện giaothông đến nơi công tác để lựa chọn loại phương tiện, giờ đi cho phù hợp thì tiến hànhđặt vé và chuẩn bị tư liệu cho chuyến đi.2.4. Nhiệm vụ của người thư ký văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác2.4.1. Trước khi lãnh đạo đi công tácDự các cuộc họp bàn giao của thủ trưởng cho các cấp phó, nắm vững nội dungcông việc thủ trưởng giao cho cấp phó giải quyết.SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 16 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa DuyênGhi chép các công việc do cấp phó uỷ quyền cho văn phòng thư ký giải quyết,các công việc thủ trưởng yêu cầu, các bộ phận chức năng, các chuyên viên giải quyết.2.4.2. Trong thời gian lãnh đạo đi công tác** Đối với văn phòng:- Giúp các phó thủ trưởng giải quyết các công việc do thủ trưởng phân công.- Giải quyết các công việc được thủ trưởng uỷ quyền.- Theo dõi tiến độ công việc của các bộ phận, các đơn vị, tổng hợp tình hìnhbáo cáo cho phó thủ trưởng để chỉ đạo công việc.** Đối với người thư ký:- Duy trì công việc bình thường của thư ký khi lãnh đạo đi vắng.- Trong xử lý thư tín, thư ký cần xếp các loại và phân theo tầm quan trọng, (thưký cần đọc qua nội dung văn bản, trừ văn bản mật). Những vấn đề cần ý kiến của lãnhđạo thì phải liên lạc để xin ý kiến giải quyết. Xử lý các hồ sơ theo mức độ quan trọng.Nên phân loại hồ sơ ra làm 4 loại:+ Hồ sơ khẩn ( high- priority folder)+ Hồ sơ ghi những công việc cần giải quyết+ Các thông báo+ Những công việc đã thực hiện- Nếu có thư từ liên quan, bạn cần xem tất cả các thư đó, mặc dầu người trả lờithư là thủ trưởng. Trong trường hợp này, người thư ký phải viết thư trả lời cho trườnghợp rằng thủ trưởng đang đi công tác và bức thư đã được chuyển tiếp đến thủ trưởng,thủ trưởng sẽ trả lời trong một vài tuần khi thủ trưởng trở về. Trong thư nên ký tên củangười viết và người ghi “thư của…” hoặc “trợ lý hành chính” tùy theo chức danh củathư ký.- Thường xuyên liên lạc với đoàn đi công tác và với thủ trưởng cơ quan, tổchức bằng phương tiện, hình thức hiện đại như: điện thoại di động, internet, nhất lànhững vấn đề cần trao đổi xin ý kiến giải quyết.- Nếu thư ký đi cũng lãnh đạo trong chuyến đi công tác, văn phòng phải bố tríngười thay thế công việc, và người đó phải có khả năng giúp lãnh đạo giải quyết mộtvài công việc.- Nên duy trì sổ ghi chú những thư từ, điện thoại, công văn đến. Trong sổ cầnghi cụ thể: ngày tháng thư tín, loại thư tín, nguồn gốc thư tín, ai xử lý và thủ trưởngcần giải quyết những gì khi đi công tác trở về.SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 17 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa Duyên- Khi thư ký chuyển tiếp thư tín, cần ghi lại sổ nhật ký thư tín và bản sao thưtín đó. Đối với chuyên đi công tác dài ngày, thư ký cần lập sổ nhật ký hoạt động tổngquát để thủ trưởng cập nhật thông tin khi trở về.Sổ tóm tắt thư tín, văn thư, điện thoại.SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN…VẮNG MẶTNgày/tháng Nguồn mô tả (mô tả cụ thể thư Hoạt động đã Hoạt động cầntín, điện thoại, bản tường trình thực hiện/người thực hiện /hoặc các cuộc viếng thămgiải quyếtngày hết hạnMẪU NHẬT KÝ HOẠT ĐỘNG CẦN LƯU Ý:CÁC HOẠT ĐỘNG CẦN LƯU ÝNgày /thángMô tả2.4.3. Trách nhiệm của người thư ký lãnh đạo khi thủ trưởng trở về- Báo cáo lãnh đạo biết những diễn biến của cơ quan trong thời gian đi côngtác.- Trình nhật ký thư tín và nhật ký công tác.- Nhận các tài liệu về chuyến đi công tác để giúp thủ trưởng chỉnh, lập hồ sơ.- Chuẩn bị đề cương cho thủ trưởng, báo cáo kết quả của chuyến đi với toàn cơquan.- Giúp thủ trưởng hoàn thiện hồ sơ, báo cáo như: phân loại thư tín, đánh máy,sao chép dữ liệu.- Ngoài ra người thư ký cần giúp thủ trưởng làm các thủ tục chi tiết về cáckhoản chi phí để thanh toán, đồng thời soạn thảo bức thư cảm ơn những người đã trựctiếp gặp, tiếp xúc trong chuyến đi.2.5. Nhưng điều cần lưu ý cho chuyến đi công tác xa, công tác nước ngoàiSVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 18 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa Duyên2.5.1. Những thứ bắt buộc phải có+ Hộ chiếu (+visa nếu nước nhập cảnh yêu cầu): Kiểm tra kỹ tên tuổi, ngàysinh, số CMT, giới tính… trong hộ chiếu khi mới được cấp hộ chiếu.+ Vé máy bay khứ hồi: Khi nhận vé máy bay cần kiểm tra kỹ tên tuổi, giới tínhghi trong đó. Trước khi về nước, nhờ lễ tân khách sạn khẳng định lại lịch bay cho chắcchắn.+ Tiền USD để chi tiêu và dự phòng: Khi đến sân bay của nước bạn, nên đổiUSD sang ngoại tệ của nước đó để dễ chi tiêu. Không nên đổi nhiều, cần tính toán kỹsẽ tiêu khoảng bao nhiêu thì hãy đổi. Khi về nước nếu không tiêu hết số ngoại tệ đóthì nên đổi ngược lại ra USD ở sân bay.+ Bảo hiểm du lịch Mua bảo hiểm cho chuyến đi (thông thường không quá30$).+ Quyết định của cơ quan cử đi công tác hoặc cho nghỉ đi du lịch.+ Thư mời đi công tác hoặc du lịch của nước bạn.+ Những đồ dùng thiết yếu cá nhân.2.5.2. Những lưu ý khi đi nước ngoài1. Hành lý gửi: Nên là loại valy mềm. Tổng trọng lượng không được quá 20kg.Ghi tên, địa chỉ của mình trên đó (xin nhân viên làm thủ tục ở sân bay 1 cái thẻ nhỏ đểghi và buộc vào quai hành lý), ngoài ra cũng nên buộc 1 cái nơ màu để dễ nhận ra.Nên mua 1 cái khoá nhỏ để khoá vào.2. Hành lý xách tay: Đựng những đồ thiết yếu có thể lấy ra sử dụng trên đườngđi. Ví dụ: giấy ăn, đồ ăn vặt, hoa quả, khăn mặt, bàn chải, kem đánh răng (để đánhrăng, rửa mặt ở sân bay nếu cần). Nên để vào trong hành lý xách tay 1 bộ quần áo (cảquần áo lót) để sử dụng trong trường hợp thất lạc hành lý gửi. Lưu ý, tất cả những đồdùng có chất lỏng (bao gồm mỹ phẩm), đồ kim loại sắc/nhọn (như dao, kéo) đềukhông được để trong hành lý xách tay mà phải để trong hành lý gửi.3. Túi nhỏ đeo trên người: Đựng những thứ tối quan trọng như hộ chiếu, vémáy bay, thẻ lên máy bay (boarding pass), tiền, quyết định, thư mời, bảo hiểm du lịch,chìa khoá hành lý gửi. Đây là vật bất ly thân trong mọi lúc, mọi nơi. Ngoài những thứtrên, cũng nên bỏ vào trong túi này địa chỉ liên lạc của Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quánViệt Nam ở nước sở tại, địa chỉ của khách sạn ở và địa chỉ của người cần phải liên lạcbên nước đó.4. Làm thủ tục xuất cảnh/nhập cảnh tại sân bay:- Bước 1: Kiểm tra trên bảng thông báo (có rất nhiều ở sân bay) xem chuyến đicủa mình sẽ làm thủ tục ở đâu, quầy nào, lúc nào rồi theo chỉ dẫn đến đó làm thủ tục.SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 19 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa Duyên- Bước 2: Đến quầy làm thủ tục, đưa cho nhân viên làm thủ tục hộ chiếu + vémáy bay và hành lý gửi. Nhân viên làm thủ tục sẽ xé 1 tờ vé (chặng đi hoặc chặng về nếu là vé thật) hoặc nhập dữ liệu trên vé (nếu là vé điện tử) rồi trả lại vé gốc đó và hộchiếu cùng với 1 thẻ lên máy bay (boarding pass). Lúc này thẻ lên máy bay rất quantrọng, nếu làm mất thẻ này thì không thể lên máy bay được. Đồng thời, nhân viên đócũng sẽ cân hành lý gửi, nếu quá trọng lượng quy định thì sẽ phải trả thêm tiền cước.Sau đó, nhân viên này sẽ dán 1 thẻ hành lý lên đó và đưa lại mình giữ một thẻ tươngtự để sau này lấy hành lý. Sau tất cả các khâu này, nên kẹp vé (cho chặng còn lại), thẻlên máy bay, thẻ hành lý vào hộ chiếu. Lưu ý không được làm thất lạc hoặc làm rơibất cứ 1 thứ gì trong những thứ quan trọng này.-Bước 3: Vào khu vực làm thủ tục xuất/nhập cảnh: đưa nhân viên hải quan/anninh xem hộ chiếu, thẻ lên máy bay để kiểm tra và đóng dấu xuất/nhập cảnh vào hộchiếu.- Bước 4: Vào khu vực cách ly và ngồi đợi đến giờ lên máy bay. Nhìn xemtrong thẻ máy bay chỉ dẫn làm thủ tục lên máy bay ở cửa nào thì chuẩn bị ngồi đợi ởgần cửa đó.- Bước 5: Đến giờ lên máy bay, đưa nhân viên trong khu vực đó xé thẻ lên máybay, cầm lại một nửa thẻ lên máy bay, nhìn xem số ghế bao nhiêu và cứ thế lên máybay ngồi vào chỗ của mình.5. Khi lên máy bay, cất hành lý xách tay lên ngăn hành lý phía trên ghế ngồicủa mình, thắt dây an toàn, tắt điện thoại di động và làm theo mọi hướng dẫn của tiếpviên.6. Thông thường một chuyến bay dài 2 tiếng sẽ có ăn nhẹ.7. Phía trước ghế ngồi có sách, báo cho mọi người đọc. Trong ngăn đó cũng cótúi giấy. Có thể sử dụng túi này để nôn nếu bị say máy bay. Nôn xong phải vứt túi nàyvào toilet của máy bay.8. Khi máy bay cất cánh rồi, có thể bỏ dây an toàn ra và có thể đi lại bìnhthường trên máy bay.9. Nếu cảm thấy lạnh, cứ hỏi tiếp viên mượn một cái chăn mỏng để đắp.10. Gần hạ cánh, sẽ phải khai vào tờ khai hải quan do tiếp viên đưa. Khai xong,kẹp luôn vào hộ chiếu để làm thủ tục nhập cảnh.11. Nếu cần bất cứ sự trợ giúp nào hoặc nếu chưa rõ về bất cứ điều gì cứ hỏitiếp viên.12. Trước khi đi cũng nên kiểm tra thông tin về thời tiết ở nước đến để mangquần áo và đồ dùng cho phù hợp.SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 20 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa Duyên13. Khi đi NN tốt nhất không nên đeo nữ trang.14. Vì không được mang chất lỏng trước khi vào khu vực cách ly trong sânbay, trước khi làm thủ tục xuất cảnh, phải chuẩn bị nước uống trước cho đỡ khát. Vàođến khu vực cách ly, ở một số nước có lắp đạt thiết bị cung cấp nước uống công cộngnên cũng không lo bị khát.15. Trước khi lên máy bay, nên vào toilet giải quyết mọi nhu cầu để đỡ phải sửdụng toilet trên máy bay.16. Khi máy bay hạ cánh phải thắt dây an toàn. Ra khỏi máy bay, lại đưa hộchiếu và tờ khai hải quan cho nhân viên hải quan để làm thủ tục nhập cảnh. Làm xongthủ tục nhập cảnh thì ra khu vực lấy hành lý gửi.17. Khi vào đến nước bạn, phải tuân thủ nghiêm ngặt luật pháp nước bạn,không được khai báo dối trá bất cứ điều gì. Khi ra đường, lưu ý tuân chấp hành luật lệgiao thông, không thể đi bừa như ở Việt Nam được vì người dân các nước rất tuân thủnghiêm ngặt luật lệ giao thông, tốc độ của các phương tiện cũng rất nhanh, nếu khôngđi đúng rất dễ xảy ra tai nạn. Không được vứt rác bừa bãi ngoài đường. Cảm ơn là câunói lịch sự đương nhiên cần dùng trong giao tiếp.18. Khi làm thủ tục xuất cảnh, nhập cảnh ở sân bay hay làm bất cứ việc gì ởnơi công cộng trong nước bạn mà gặp lúc đông người, phải chờ đợi thì cần phải xếphàng nghiêm túc, chờ đến lượt mình (không được chen lấn, xô đẩy như ở VN). Lưu ýkhông được vượt qua vạch vôi đỏ (kẻ ở dưới chân) ngăn cách khu vực làm thủ tục vàdòng người xếp hàng khi làm thủ tục xuất cảnh, nhập cảnh ở sân bay.19. Khi đến khách sạn ở, nên xin ngay lễ tân khách sạn 1 bản đồ của thành phốđó và card của khách sạn. Giữ bản đồ và card thường trực trong túi xách để nếu có bịlạc thì còn hỏi được đường về khách sạn.20. Trong trường hợp khẩn cấp, phải liên hệ ngay với Đại sứ quán hoặc Lãnhsự quán Việt Nam tại nước đó để được giúp đỡ.SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 21 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa DuyênKẾT LUẬNTóm lại, tổ chức cuộc họp và chuyến đi công tác cho lãnh đạo hiệu quả cầnnhiều công sức hơn là chỉ đưa ra thông báo rằng nhóm của bạn cần gặp nhau tại mộtthời gian và địa điểm cụ thể nào đó. Một cuộc họp hay chuyến đi công tác muốn hiệuquả phải có cấu trú, kế hoạch và thứ tự nếu không sẽ chẳng đi về đâu và không thựchiện được điều gì.Với một mục tiêu vững chắc, một chương trình chặt chẽ cùng với sự tham giacủa mọi thành viên trong khâu kế hoạch, chuẩn bị, và thực hiện cuộc họp, chắc chắnbạn sẽ tổ chức được một cuộc họp thành công.Nếu xây dựng được danh tiếng là người tổ chức cuộc họp hiệu quả và thànhcông, bạn sẽ dễ dàng thăng tiến trong sự nghiệp.SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 22 -Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòngThS. Trương Hoàng Hoa DuyênTÀI LIỆU THAM KHẢO[1]. ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên (2011), Bài giảng Quản trị hành chínhvăn phòng, Đại học Duy Tân.[2]. Các trang Web:o />language=vi&nv=news&op=Ky-Nang-To-Chuc/12-Nguyen-Tac-de-tochuc-cuoc-hop-thanh-cong-228o />DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓMHọ và tênMã sinh viênHồ Văn Thuận (Tr. Nhóm)162330870Trần Thị Kim Anh162320245Phạm Quang Thái162520606Đậu Thị Tú Vân162330920SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy TânTrang - 23 -

Tài liệu liên quan

• Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng Hà Nội
  • 56
  • 888
  • 0
• Nghiệp vụ kế toán tổng hợp tại Trung tâm Chuyển giao công nghệ và PTTH và Viễn Thông VTC
  • 55
  • 437
  • 0
• Nghiệp vụ kế toán tổng hợp tại Trung tâm Chuyển giao công nghệ và PTTH và Viễn Thông VTC
  • 69
  • 398
  • 0
• 53 hạch toán nghiệp vụ hạch toán thống kê và hạch toán Kế toán Công ty TNHH vận tải và thương mại Hùng Tưởng
  • 52
  • 398
  • 2
• 137 hạch toán nghiệp vụ hạch toán thống kê và hạch toán Kế toán Công ty TNHH vận tải và thương mại Hùng Tưởng
  • 52
  • 458
  • 0
• Hoàn thiện công tác giám định và bồi thường tổn thất nghiệp vụ bảo hiểm vật chất và bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới đối với người thứ ba tại Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex
  • 89
  • 1
  • 5
• Tình hình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm kết hợp học sinh, sinh viên tại công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex
  • 71
  • 383
  • 0
• THỰC TẾ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VLXD HÀ NỘI
  • 48
  • 412
  • 0
• PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ CHI PHÍ XÂY LẮP VÀ TÍNH GIÁ THÀNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 5 – VINACONEX 5
  • 13
  • 582
  • 0
• PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ CHI PHÍ XÂY LẮP VÀ TÍNH GIÁ THÀNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 5
  • 16
  • 431
  • 0

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

(176.5 KB - 23 trang) - Nghiệp vụ tổ chức cuộc họp và tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo Tải bản đầy đủ ngay ×