Nhân Viên Tổng Vụ Là Gì? Mô Tả Công Việc Của Nhân Viên Tổng Vụ

Thông thường, các công ty tư nhân sẽ tuyển dụng nhân viên tổng vụ để điều phối công việc hàng ngày cho cả công ty. Vì vậy, vị trí công việc này thường rất “oai” và nhiều người mong muốn có được. Vậy nhân viên tổng vụ là gì? Công việc cụ thể của họ ra sao? Hãy theo dõi nội dung bài viết dưới đây, để có được câu trả lời đầy đủ nhất!

Nhân viên tổng vụ là gì? 

Nhân viên tổng vụ là người chịu trách nhiệm chính trong việc điều phối công việc hàng ngày cho cả công ty, doanh nghiệp. Bạn có thể hiểu đơn giản, nhân viên tổng vụ giống như một chánh văn phòng. Theo đó, họ sẽ là người giải quyết tất cả các công việc liên quan đến nhân sự, lương thưởng, tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi cho nhân viên…

Nhân viên tổng vụ giao công việc hàng ngày cho nhân viên

Mô tả công việc của nhân viên tổng vụ

Vì đặc tính công việc là điều phối, nên nhân viên tổng vụ phải chạy đôn chạy đáo. Chịu trách nhiệm xử lý mọi công việc từ lớn đến nhỏ. Với khối lượng công việc nhiều như vậy, nếu muốn trở thành nhân viên tổng vụ trước hết bạn cần có năng lực tốt và một sức khỏe thật dẻo dai.

Công việc của nhân viên tổng vụ khá nhiều bao gồm cả việc nhỏ lẫn việc lớn

Dưới đây là mô tả công việc của nhân viên tổng vụ:

• Thực hiện tất cả các thủ tục liên quan đến nhân sự, bao gồm: quyết định từ chức, đề cử, thông báo nội bộ, chuẩn bị hợp đồng lao động cho người lao động …
• Sao lưu và cập nhật dữ liệu liên quan và các tập tin trong quá trình làm việc, các văn bản của tất cả các nhân viên theo quy định.
• Cập nhật báo cáo tăng giảm nhân viên thường xuyên và xây dựng nhân sự hàng tháng.
• Hỗ trợ thực hiện tất cả các thủ tục bảo hiểm
• Hỗ trợ cập nhật và tính toán tiền lương, các khoản phụ cấp, làm bảng lương hàng tháng.
• Hỗ trợ các công việc liên quan đến hoạt động tuyển dụng của công ty, doanh nghiệp.
• Làm mới hoặc gia hạn thủ tục cho phép làm việc và thẻ cư trú tạm thời cho người nước ngoài.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến phần nhân sự.
• Mua các thiết bị văn phòng khi có yêu cầu mua hàng từ bộ phận
• Giải quyết và thực hiện các yêu cầu thanh toán cho điện thoại và chi phí điện thoại di động, phí taxi, văn phòng phẩm…
• Hỗ trợ chuẩn bị và tổ chức các sự kiện của công ty.

Ngoài những công việc được nêu ra trên đây, nhân viên tổng vụ còn phải thực hiện các công việc khác theo chỉ thị của ban lãnh đạo công ty, doanh nghiệp. 

Các kỹ năng cần có ở một nhân viên tổng vụ

• Am hiểu rõ về pháp luật để thực hiện các công việc liên quan đến lương thưởng và bảo hiểm xã hội cho công nhân viên công ty.
• Cần thành thạo tiếng anh để giao tiếp với đối tác nước ngoài và tin học văn phòng để có thể làm việc trên máy tính và tra cứu thông tin một cách nhanh nhất.
• Có khả năng làm việc nhóm và làm việc độc lập. Vì nhân viên tổng vụ rất cần đến kỹ năng quyết đoán nhanh và đúng. 
• Kỹ năng giao tiếp tốt có thể giúp công việc của nhân viên tổng vụ được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn. 

Tuy nhiên, vì khối lượng công việc nhiều nên, có khi quá tải sẽ khiến nhân viên tổng vụ bị áp lực, mệt mỏi. Chưa kể, một số vấn đề không thuộc chuyên môn nhưng vì nhiệm vụ vẫn phải hoàn thành một cách tốt nhất. Công việc này có thể ví như làm “dâu trăm họ” lắm kẻ ganh ghét, phàn nàn… Nhưng sau cùng thì vẫn phải giải quyết sao cho êm đẹp, hài lòng nhân viên, nhưng cũng phải đúng ý sếp. Nhìn chung, để đảm nhận vị trí này bạn phải là người thực sự có năng lực.

Nhân viên tổng vụ thường gặp nhiều áp lực trong công việc

Hiện nay, với sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý nhân sự tiên tiến, nhân viên tổng vụ đã giảm bớt phần nào khối lượng công việc khổng lồ của mình. Ngoài ra, hoạt động quản lý nhân sự của doanh nghiệp cũng nhờ đó, được rõ ràng, minh bạch và công tâm hơn.