Những Lỗi Thường Gặp Khi Khai Báo Hải Quan Điện Tử

Việc khai báo hải quan chính xác tạo điều kiện thuận lợi thông quan hàng hóa. Tuy nhiên, nếu không nắm được các nguyên tắc khai báo hải quan người khai báo hải quan có thể gây ra rủi ro cho doanh nghiệp.

Ví dụ: Sai sót về khai báo HQ dẫn đến rớt tàu, khai báo sai sót về tiền thuế phải đóng dẫn đến việc doanh nghiệp phải đóng nhiều hơn số thuế thực tế phải đóng....

Để giúp các bạn khắc phục lỗi khai báo hải quan thường gặp XNK Lê Ánh có bài phân tích về sai sót, mong các bạn lưu ý khi khai báo hải quan và biết cách khắc phục.

Nội dung chính

• 1. Chỉ tiêu thông tin trên tờ khai hải quan điện tử không được khai bổ sung
  • 1.1. Tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu
  • 1.2. Trường hợp giải phóng hàng (BP), các chỉ tiêu sau không được khai bổ sung Mã loại hình
  • 1.3. Chỉ tiêu thông tin trên tờ khai hải quan điện tử Hệ thống không hỗ trợ khai bổ sung:
• 2. Chỉ tiêu thông tin trên tờ khai hải quan điện tử được khai bổ sung
  • 2.1. Chỉ tiêu thông tin Tờ khai bổ sung trong thông quan trên Hệ thống (IDE/EDE)
  • 2.2. Chỉ tiêu thông tin Tờ khai bổ sung sau thông quan trên Hệ thống (AMA/AMC)
• 3. Các sai sót thường gặp và cách khắc phục
• 4. Xử phạt vi phạm hành chính

1. Chỉ tiêu thông tin trên tờ khai hải quan điện tử không được khai bổ sung

Theo PHỤ LỤC I (Ban hành kèm Thông tư số 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính). Chỉ tiêu thông tin trên tờ khai hải quan điện tử không được khai bổ sung đối với: 

1.1. Tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu

Đối với tờ khai nhập khẩu

• Mã loại hình
• Mã phân loại hàng hóa
• Mã hiệu phương thức vận chuyển (trừ trường hợp quy định tại khoản điểm b khoản 3 Điều 82 Thông tư này)
• Cơ quan Hải quan
• Mã người nhập khẩu
• Mã đại lý hải quan

Đối với tờ khai xuất khẩu

• Mã loại hình
• Mã phân loại hàng hóa
• Mã hiệu phương thức vận chuyển
• Cơ quan Hải quan
• Mã người xuất khẩu
• Mã đại lý hải quan

>>>>> Xem thêm: Khóa học Khai báo Hải quan

1.2. Trường hợp giải phóng hàng (BP), các chỉ tiêu sau không được khai bổ sung Mã loại hình

• Mã loại hình
• Mã phân loại hàng hóa
• Mã hiệu phương thức vận chuyển
• Cơ quan Hải quan
• Mã người nhập khẩu
• Mã người xuất khẩu
• Mã đại lý hải quan
• Số vận đơn
• Số lượng
• Tổng trọng lượng hàng (Gross)
• Phương tiện vận chuyển
• Ngày hàng đến
• Địa điểm dỡ hàng
• Địa điểm xếp hàng
• Số lượng container
• Phân loại hình thức hóa đơn
• Số tiếp nhận hóa đơn điện tử
• Mã lý do đề nghị BP
• Mã ngân hàng bảo lãnh
• Năm phát hành bảo lãnh
• Ký hiệu chứng từ bảo lãnh
• Số chứng từ bảo lãnh 

Cách khắc phục: Nếu rớt vào các chỉ tiêu khai báo thuộc mục 1.1 và 1.2 doanh nghiệp không được khai báo bổ sung. Cũng tùy từng tình huống cụ thể Tổng Cục Hải Quan sẽ hướng dẫn Doanh nghiệp thực hiện, trong tình huống này tác giả khuyên doanh nghiệp làm thủ tục hủy tờ khai theo mẫu 04 ( đính kèm) và khai lại tờ khai mới. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý việc hủy tờ khai đã khai báo phải được sự chấp thuận của chi cục HQ nơi doanh nghiệp làm thủ tục.

>>>>> Xem thêm: khóa học báo cáo quyết toán hải quan

1.3. Chỉ tiêu thông tin trên tờ khai hải quan điện tử Hệ thống không hỗ trợ khai bổ sung:

Các chỉ tiêu thông tin trên tờ khai hải quan điện tử Hệ thống không hỗ trợ khai bổ sung được thể hiện trong bảng sau:

STT	Chỉ tiêu thông tin	Hướng dẫn sửa đổi/Ghi chú
1	Tờ khai nhập khẩu
1.1	Phân loại cá nhân/tổ chức	Người khai hải quan: + Trong thông quan khai bổ sung bằng nghiệp vụ IDA01, ghi chính xác nội dung khai bổ sung trên ô “Ký hiệu và số hiệu” của tờ khai hải quan. + Sau thông quan: Người khai hải quan khai bổ sung bằng nghiệp vụ AMA, ghi chính xác tên người nhập khẩu trên ô “Phần ghi chú” của tờ khai sửa đổi. Công chức hải quan căn cứ vào đề nghị sửa đổi và phê duyệt của Lãnh đạo Chi cục để thực hiện chức năng Chuyển địa điểm giám sát trên Hệ thống
1.2	Tên người nhập khẩu
1.3	Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến
2	Tờ khai xuất khẩu
2.1	Tên người xuất khẩu	– Trong thông quan: Người khai hải quan sửa đổi bằng nghiệp vụ EDA01, ghi chính xác tên người xuất khẩu trên ô “Ký hiệu và số hiệu” của tờ khai hải quan. – Sau thông quan: Người khai hải quan sửa đổi bằng nghiệp vụ AMA, ghi chính xác tên người xuất khẩu trên ô “Phần ghi chú” của tờ khai sửa đổi.
2.2	Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến	-        Tương tự trên
3	Tờ khai nhập khẩu đề nghị giải phóng hàng
3.1	Phân loại cá nhân/tổ chức	– Trong thông quan: Người khai sửa đổi bằng cách ghi thông tin đúng vào ô “Phần ghi chú”. – Sau thông quan: Người khai đề nghị sửa đổi bằng văn bản (mẫu 03/KBS/GSQL Phụ lục V ban hành kèm Thông tư số 38/2015/TT-BTC)
3.2	Ngày khai báo (dự kiến)	Không phải sửa đổi
3.3	Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến	Công chức hải quan căn cứ vào đề nghị sửa đổi và phê duyệt của Lãnh đạo Chi cục để thực hiện chức năng Chuyển địa điểm giám sát trên Hệ thống

2. Chỉ tiêu thông tin trên tờ khai hải quan điện tử được khai bổ sung

2.1. Chỉ tiêu thông tin Tờ khai bổ sung trong thông quan trên Hệ thống (IDE/EDE)

Trước tiên phải hiểu định nghĩa “trong thông quan” là gì: “Trong thông quan” theo quan điểm của tác giả là những tờ khai chưa được hải quan cho phép thông quan, doanh nghiệp cần phải hoàn tất các thủ tục liên quan trước khi tờ khai chính thức được cán bộ hải quan cho phép thông quan.

Các tờ khai ở trạng thái luồng vàng, đỏ cũng có thể hiểu là các tờ khai đang ở trạng thái “ trong thông quan”.

Như vậy, “trong thông quan” là giai đoạn có sự tham gia của hải quan cũng chính vì vậy sai sót có thể sẽ được chính cán bộ hải quan hoặc nhân viên khai báo hải quan tự phát hiện.

Tác giả quan điểm phát hiện sai sót trong thông quan là “tốt” bởi lẽ cho dù cán bộ hải quan phát hiện hay nhân viên khai báo tự phát hiện thì việc khai bổ sung cũng dễ dàng hơn rất nhiều, nếu phát hiện sau này thì thủ tục có phần phức tạp hơn.

Các chỉ tiêu thông tin tờ khai bổ sung đó là: Các chỉ tiêu thông tin theo mẫu số 1 và mẫu số 2 điểm 1 Phụ lục I (Ban hành kèm Thông tư số 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính trừ các chỉ tiêu thông tin quy định tại điểm 3.1 và điểm 4.3 Phụ lục này.

2.2. Chỉ tiêu thông tin Tờ khai bổ sung sau thông quan trên Hệ thống (AMA/AMC)

Chúng ta cũng cần tìm hiểu định nghĩa “ sau thông quan” là gì: Có thể hiểu “ sau thông quan” là tờ khai được thông quan tự động ( thường là luồng xanh) hoặc được cán bộ hải quan kiểm duyệt cho thông quan ( thường là luồng vàng, đỏ). 

Việc sửa đổi bổ sung tờ khai sau thông quan sẽ phức tạp hơn chẳng hạn như phải phân thành từng trường hợp sai sót, sai sót có ảnh hưởng tới số thuế phải nộp hay không, cách khai báo bổ sung như thế nào.... Tác giả sẽ chia sẻ cụ thể hơn trong các lớp học Khai báo hải quan chuyên sâu thực tế tại XNK Lê Ánh.

3. Các sai sót thường gặp và cách khắc phục

- Khai sai nhóm và mã loại hình: Thường gặp đối với người bắt đầu khai báo, do người khai báo chưa hiểu rõ được mục đích của các nhóm loại hình và mã loại hình tương ứng của nhóm đó là gì.

Cách khắc phục: Các bạn cần tìm hiểu qua mục đích kinh doanh XNK của doanh nghiệp, khi biết được mục đích thì mới chọn đúng được mã loại hình. Khai sai nhóm và mã loại hình là chỉ tiêu không được phép khai bổ sung. Vì vậy, tác giả không mong muốn các bạn sai ở điểm này.

- Khai sai mã hiệu phương thức vận chuyển: Người khai báo có nhiều năm kinh nghiệm thỉnh thoảng vẫn bị lỗi này, lý do có thể copy từ tờ khai cũ nhưng quên đổi phương thức vận chuyển. Khai sai mã hiệu phương thức vận chuyển không được phép khai bổ sung, buộc phải hủy tờ khai. 

Cách khắc phục: Các bạn kiểm tra bộ chứng từ xác định rõ phước thức vận chuyển là gì, kiểm tra đối chiếu với thông tin khai báo trước khi truyền chính thức. 

- Khai sai tên người nhập khẩu đối với tờ khai xuất và khai sai người xuất khẩu đối với tờ khai nhập: Nếu chỉ đơn thuần phát sinh quan hệ mua bán hai bên thì việc xác định thông tin nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu không có gì khó khăn. Nhưng giả sử có thêm bên thứ 3 tham gia vào chuỗi mua bán, giao nhận khiến cho người KBHQ bị nhầm lẫn.

Ví dụ cụ thể, A ký hợp đồng với B, A yêu cầu C giao hàng. Các bạn sẽ chọn nhà xuất khẩu là A hay C?

Cách khắc phục: Chính xác phải phải khai báo A vì A có quan hệ mua bán trên hợp đồng, B phải có nghĩa vụ thanh toán cho A theo các điều khoản ký kết. Tác giả sẽ hướng dẫn cụ thể hơn trong các buổi học thực tế tại XNK Lê Ánh.

- Khai sai số lượng kiện: Hàng hóa đa dạng thì cách đóng gói cũng đa dạng. Ví dụ: Một pallet có 10 thùng carton, mỗi thùng carton có 100 bộ muỗng, mỗi bộ muỗng có 10 cái muỗng được gói trong một túi vải.

Cách khắc phục: Tác giả làm một bài test thì thấy vẫn có học viên chọn sai, lưu ý khi khai báo số lượng kiện thì chúng ta phải khai báo số lượng kiện tổng chứ không cần phải khai báo chi tiết bên trong, chi tiết bên trong đã có phần riêng cho các bạn nhập thông tin. Vì vậy chọn đáp án: khai 1 pallet cho lô hàng.

- Khai sai mã hàng: Đối với các doanh nghiệp nhập khẩu miễn thuế phải tạo mã nguyên liệu và sản phẩm để quản lý, kết thúc năm tài chính các doanh nghiệp phải làm báo cáo quyết toán hải quan.

Cách khắc phục: Giả sử trong năm tài chính 2021 doanh nghiệp ABC làm thủ tục HQ nhập khẩu và báo cáo quyết toán với mã X là 1000pcs mã Y là 5000pcs. Nhưng khi hải quan vô kiểm tra thì phát hiện kho nhập mã X là là 2000pcs mã Y là 4000pcs, sau khi Hải quan kiểm tra xác minh kho nhập đúng. Điều này có nghĩa là nhân viên XNK khai sai mã nguyên liệu. 

Việc khai sai dẫn đến khác biệt số liệu so với kho và kế toán doanh nghiệp dễ bị xử phạt hành chính nếu không thể giải trình. Cách khắc phục duy nhất áp dụng đó là người khai báo hải quan phải am hiểu sản phẩm khai báo, kiểm tra hàng hóa cẩn thận trước khi khai báo, không chắc chắn có thể đối chiếu lại với kho hoặc bộ phận có liên quan.

Khám phá chương trình đào tạo hải quan inhouse tại Lê Ánh, được thiết kế chuyên biệt cho doanh nghiệp với kiến thức thực tiễn, cập nhật mới nhất về quy định hải quan. Đào tạo giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu, nâng cao hiệu quả hoạt động. Tìm hiểu chi tiết tại đây: https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/dao-tao-inhouse-hai-quan.html.

4. Xử phạt vi phạm hành chính

Hiện nay các hành vi khai sai dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính theo nghị định số 128/2020/NĐ-CP. Ví dụ khai sai xuất xứ, số lượng hàng hóa, thiếu tiền thuế, hay sai HS CODE,…bị xử phạt theo điều 7, 8, 9 của 128/2020/NĐ-CP. 

Bài viết trên đây được biên soạn bởi giảng viên Phan Thị Thương Thương và giảng viên Khổng Quốc Trung- Chuyên gia khai báo hải quan, phụ trách khóa học khai báo hải quan chuyên sâu tại Lê Ánh với hơn 10 năm kinh nghiệm đã phân tích cụ thể dựa trên tình huống thực tế trong nghề xuất nhập khẩu.

Hy vọng bài chia sẻ về Những Lỗi Thường Gặp Khi Khai Báo Hải Quan Điện Tử sẽ hữu ích cho bạn trong học tập và làm việc. Nếu bạn cần tìm hiểu kĩ hơn về các loại vận đơn để phục vụ cho công việc của bạn tại doanh nghiệp xuất nhập khẩu và Logistics, bạn có thể tham gia Khóa học xuất nhập khẩu Online và Offline tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh. 

Khóa học xuất nhập khẩu được giảng dạy bởi đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và Logistics đang làm việc tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, logistics lớn trong nước và quốc tế.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam!

 >>>>> Bài viết xem nhiều:

Khóa học xuất nhập khẩu & Logistics online

OPS Là Gì? Mô Tả Công Việc Nhân Viên Hiện Trường Xuất Nhập Khẩu

Chi phí vận chuyển và logistics dự kiến ​​sẽ tiếp tục tăng vào năm 2022

 Kho Bảo Thuế Là Gì? Phân Biệt Kho Ngoại Quan Và Kho Bảo Thuế

Từ khóa: khai báo hải quan điện tử, khai hải quan điện tử, tờ khai hải quan điện tử, hải quan điện tử, phần mềm khai báo hải quan điện tử miễn phí, hướng dẫn khai hải quan điện tử ecus5, tra cứu hải quan điện tử, thủ tục hải quan điện tử, đăng ký nộp thuế hải quan điện tử, hướng dẫn khai hải quan điện tử xuất khẩu, quy trình thủ tục hải quan điện tử, cách truyền tờ khai hải quan điện tử