Những Lỗi Thường Gặp Trong Thiết Kế Power Point - YBOX

Power Point là một công cụ rất quen thuộc đối với chúng ta, nó hỗ trợ biến những con chữ khô khan thành một bài thuyết trình sinh động, thu hút. Làm power Point không khó tuy nhiên không phải ai cũng biết cách làm cho đẹp, cho phù hợp. Đó là vì các bạn đã vô tình mắc phải một số lỗi cơ bản sau. Hãy cùng mình đi hết bài viết này nhé.

1. LỖI MÀU SẮC

a. Màu sắc quá chói hoặc quá chìm

Lỗi này rất thường gặp, khi chúng ta làm slide thì quan sát ở khoảng cách gần ít để ý, nhưng lúc thuyết trình, độ sáng, khoảng cách, chất lượng máy chiếu,… sẽ làm lộ rõ điểm bất cập này.

b. Làm sao cho đúng?

Đối với mỗi bài, mình thường chỉ chọn một màu làm chủ đạo như trong hình này là màu xanh ngọc và kèm theo 2, 3 màu sắc bổ trợ để làm nổi bật màu sắc đó lên. Bạn cũng có thể tùy ý chọn màu cho bài của mình theo sở thích hoặc tùy thuộc vào nội dung và đối tượng thuyết trình.

Ví dụ:

Bài thuyết trình có nội dung về một công ty hay đối tượng cụ thể (chẳng hạn giới thiệu về một quyển sách), mình thường sẽ xem qua trang web công ty về màu sắc trang, màu logo hay dựa vào trang bìa quyển sách để lựa chọn màu sắc phù hợp.

Ngoài ra mình xin bật mí cho bạn một trang web chọn màu khá thú vị: https://color.adobe.com/explore/newest/

Đây là một trang web của Abode, xây dựng sẵn những bảng màu cho ta lựa chọn, bạn chẳng cần tốn công suy nghĩ để kết hợp tont màu cho phù hợp hay phải có kiến thức về màu sắc, đơn giản, vì trang web này đã hỗ trợ bạn hết rồi.

2. LỖI HÌNH ẢNH

a. Hình ảnh bị vỡ nét, mờ

Mình thấy các bạn khi làm PowerPoint đều cố gắng kiếm nhiều hình ảnh để vào trong các slide, tuy nhiên, có nhiều hình ảnh bị vỡ nét và mờ. Vấn đề ở đây là do kích thước hình quá nhỏ nên khi phóng to hình sẽ bị như vậy.

Thứ nhất: phải chọn hình thật to để có thể dễ dàng tùy chỉnh kích thước

Thứ hai: là phải chờ load full size hình xong mới tải về

b. Cách co giãn hình không đúng

Thông thường các bạn khi lấy hình bỏ vào bài thuyết trình rất hay zoom kích thước hình cho kín màn hình. Tuy nhiên, như bạn thấy đó, làm không đúng cách sẽ khiến hình bị biến dạng.

Giải pháp ở đây là nhấn giữ nút Shift khi zoom hình

c. Nội dung và hình ảnh không ăn nhập

Trong một bài thuyết trình, thì hình ảnh phải hướng về nội dung, để người xem khi nhìn qua hình cũng mường tượng ra mình đang thuyết trình về nội dung gì. Nếu hình ảnh và nội dung lạc tông thì sẽ khiến người xem xao lãng và bị mơ hồ không hiểu mình muốn nói vấn đề gì.

d. Tips về ảnh

Mình thường sử dụng hình hoạt họa, những sản phẩm được thiết kế bởi phần mềm AI (Adobe Illustrator), điều đặc biệt của ảnh loại này là bạn có thể thay đổi kích thước của nó tùy ý mà không ảnh hưởng đến chất lượng. Nó sẽ không bị bóp méo, không bị bể, và các chi tiết vẫn được đảm bảo hiển thị rõ ràng. Bạn có thể hoàn toàn yên tâm về độ phân giải và chất lượng của nó.

Để khai thác những tài nguyên có sẵn, bạn hãy thêm từ khóa illustrator vào cùng với từ khóa bạn muốn khi search trên Google, ví dụ: illustrator business, illustrator flower… Nếu có điều kiện, bạn nên học qua phần mềm AI một chút để có thể tự do tạo ảnh theo ý thích.

Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng các công cụ sẵn có trong PowerPoint như Shapes để tạo hình, cách này thì hơi mất thời gian công sức nhưng đảm bảo có một không hai.

3. LỖI BỐ CỤC

a. Bố cục lộn xộn

Nhiều bạn khi làm Power point chỉ đơn giản là kiếm hình, để vào slide, thiết lập animation mà không để ý xem việc trình bày như vậy đã phù hợp hay chưa. Việc sử dụng nhiều hiệu ứng và để hình ảnh dàn trải quá nhiều sẽ khiến việc quản lý bài kém hiệu quả. Power Point là công cụ hỗ trợ bạn thuyết trình vậy nên đừng biến nó trở nên rời rạc và làm người xem khó theo dõi hay gây nhàm chán.

b. Các nguyên tắc bố cục

b1. Đồng nhất

Nhiều bài thuyết trình, cùng một nội dung nhưng cách sắp xếp bố cục, màu sắc, size, font,… lại khác nhau, đấy là một điều nên tránh.

b2. Cân bằng

Một trong số các nguyên tắc cần có nhất, quan trọng nhất là nguyên tắc cân bằng. Trong đó có hai dạng là:

– Cân bằng đối xứng: Đây là dạng cân bằng phổ biến trong tự nhiên. Chia ra bởi một trục giữa và không có sự khác biệt trong hai bên

– Cân bằng bất đối xứng: Bất đối xứng cân bằng là khi cả hai bên trục trung tâm là không giống nhau, nhưng khi nhìn vẫn xuất hiện trọng lượng thị giác

b3. Tương phản

Sau nguyên tắc cân bằng thì nguyên tắc tương phản cũng là một nguyên tắc cần chú ý cho thiết kế của bạn. Việc tạo điểm tương phản giúp cho bài thuyết trình tránh gây nhàm chán. Tuy nhiên đừng quá lạm dụng nó nhé.

Tương phản xảy ra khi bạn sử dụng hai yếu tố đối lập trong cùng một phương diện như Màu sắc (Nóng – Lạnh), Đường nét ( Thẳng – cong, ngang – dọc v.v.), Hình khối (Đặc – rỗng, Lớn – nhỏ), Hình dạng (Vuông – Tròn), Chất liệu (Mịn – Thô ráp), Nhịp điệu (Nhanh – Chậm), Không gian (Rộng – Hẹp), Đồng nhất – Khác biệt, Hướng…

b4. Nhấn mạnh

Nhấn mạnh khá giống với tương phản, mục đích sử dụng nó là để thu hút sự chú ý và truyền tải thông điệp. Có nhiều cách để nhấn mạnh, chẳng hạn:

– Bold, italic, underline hoặc highlight

– Thay đổi size

– Sử dụng các con số (thường dùng mục đích thống kê)

b5. Đơn giản

Đơn giản là bỏ qua tất cả các yếu tố không cần thiết hoặc không quan trọng, và chi tiết mà không thực sự đóng góp vào nội dung bài thuyết trình, thay vì cố gắng bao gồm tất cả mọi thứ bạn có thể. Ví dụ cụ thể nhất là nhiều bạn cứ cố gắng đưa hết nội dung thuyết trình lên trên slide, vừa làm người đọc mệt mỏi khi xem, vừa khiến ta phân tâm.

4. LỖI FONT

a. Font chữ không đồng bộ ở các slide

Lỗi này thường gặp khi bạn tổng hợp bài PowerPoint từ nhiều nguồn khác nhau khi làm việc nhóm. Điều này làm cho bài thuyết trình trông lộn xộn và thiếu chuyên nghiệp. Để hạn chế vấn đề này, bạn hãy vào tab Home trên thanh công cụ Ribbon, trong phần Editing, chọn Replace Fonts và thay các font chữ khác nhau thành một font chuẩn dùng cho toàn bộ slide trong bài.

b. Font chữ thay đổi hoàn toàn khi sử dụng trên máy tính khác

Lỗi này thường gặp khi máy tính khác không có font bạn dùng trong bài PowerPoint. Vì vậy, trong trường hợp bạn không biết chắc sẽ sử dụng máy tính nào để thuyết trình, hãy cẩn thận chép các font dùng trong bài PowerPoint vào cùng thư mục để khi cần trình chiếu thì có thể cài font cho máy khác một cách dễ dàng. Tuy vậy, không phải ai cũng biết cách lưu và cài font trên máy tính nên PowerPoint đã tích hợp sẵn một tính năng kỳ diệu: nhúng font chữ vào trong slide.

Để làm được thao tác này, bạn chọn File/Options, lựa chọn tab Save (Tùy chỉnh cách lưu file PowerPoint) và kéo đến cuối, nhấp chọn Embed fonts in the file. PowerPoint mặc định chỉ nhúng những ký tự của font mà bạn có dùng trong bài thuyết trình để giảm dung lượng file. Nếu có nhu cầu chỉnh sửa nội dung bài thuyết trình, bạn nên chọn Embed all characters. Khi đó, tuy file nặng hơn nhưng bạn hoàn toàn an tâm điều chỉnh nội dung thuyết trình và không còn lo lắng về lỗi font khi dùng file trên máy khác.

c. Các font chữ thường dùng trong thiết kế PowerPoint

Vì tác dụng của PowerPoint là thuyết trình nên khoảng cách đọc khá xa, có những lúc điều kiện ngoại cảnh hạn chế (thiếu ánh sáng, công cụ trình chiếu không rõ nét,…) nên các bạn không nên sử dụng những font chữ có chân chẳng hạn như: Times New Roman, Cambria Math,… vì khó nhìn. Mình xin gợi ý cho các bạn một số font phổ biến hay được sử dụng trong PowerPoint là: Arial, Tahoma, Veranda, Myriad Pro…

d. Lỗi về kiểu chữ thường gặp:

– In hoa: Việc in hoa chỉ sử dụng đê nhấn mạnh, thu hút người đọc tập trung vào nội dung quan trọng, tuy nhiên, khá nhiều bạn sử dụng sai cách hay quá nhiều dẫn đến:

• Khó đọc văn bản

• Đánh đồng với chữ viết tắt, ký hiệu

• Làm mất khả năng nhấn mạnh

– In nghiêng: mục đích của chữ in nghiêng là:

• Dùng “lời trích dẫn”

• Làm nổi bật nội dung chính, ý tưởng

• Tiều đề cho sách, báo, tạp chí,…

e. Chữ quá nhỏ

Kích thước chữ cũng là một lỗi mà nhiều bạn mắc phải, nguyên nhân chủ quan có thể là khi thiết kế slide các bạn ngồi ở khoảng cách gần với màn hình trình chiếu, nên với kích thước đó, bạn thấy nội dung rất dễ đọc. Tuy nhiên, để người ngồi xa vẫn đọc được nội dung thì nên để size:

– Tiêu đề: 40 point

– Phụ đề: 32 point

– Nội dung: 24 point

g. Chữ quá nhiều và dày đặc

Powerpoint chỉ là công cụ hỗ trợ thuyết trình, chính vì vậy bạn không nên để quá nhiều nội dung vào trong một slide, điều đó sẽ làm người xem cảm thấy mệt mỏi khi phải theo dõi, khó nắm bát thông tin và giảm hiệu quả bài thuyết trình của bạn. Bạn có thể áp dụng Quy luật 6-6:

– Không quá 6 từ trên 1 dòng. Quá nhiều từ sẽ tạo cho người xem cảm giác khó hiểu được các ý tưởng trong một khoảng thời gian ngắn

– Không quá 6 dòng trên 1 slide, để tránh sự lộn xộn hay bối rối cho người xem. Nó giúp cho người xem nắm được thông tin một cách nhanh nhất. Giữ các khoảng cách trống giữa các dòng để cảm giác thoải mái cho mắt của người quan sát

Theo 8morning.com