Những Lưu ý Quan Trọng Khi Thuê địa điểm Tổ Chức Sự Kiện

Những lưu ý quan trọng khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Một sự kiện được tổ chức thành công là xuyên suốt quá trình diễn ra, những người tham dự sẽ cảm thấy thú vị bởi những gì ban tổ chức làm trong phạm vi không gian mà họ có mặt. Để hạn chế những rủi ro không đáng có trong quá trình chạy chương trình, nhà hàng tiệc cưới - trung tâm tổ chức hội nghị Riverside Palace sẽ chia sẻ tới bạn 5 điểm quan trọng cần lưu ý khi chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện.

>> Có thể bạn quan tâm: Tất tần tật về cách tổ chức sự kiện từ A đến Z.

Thời điểm bắt đầu tìm kiếm địa điểm

Sau khi xác định được sự kiện cần làm, bạn nên bắt đầu đi tìm kiếm địa điểm càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, trước khi tiến hành đi khảo sát địa điểm, bạn cần xác định rõ ràng ba vấn đề sau: Ngân sách, quy mô sự kiện và những yêu cầu về không gian.

Thời điểm tối thiểu để bạn đi thuê địa điểm tổ chức sự kiện nên vào khoảng 4 - 6 tháng trước khi sự kiện diễn ra. Vì yếu tố địa điểm là một trong năm việc (5W1H) cần phải làm gấp trước khi bắt tay vào việc lên kế hoạch. Do vậy, lựa chọn được địa điểm tổ chức từ sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để chuẩn bị cho những công việc khác như in ấn tờ rơi, công bố thông tin sự kiện tới công chúng,...

Điều thứ 2 chính là hãy xem xét các đánh giá về địa điểm tổ chức một cách cẩn thận. Để xác định xem địa điểm này có thật sự phù hợp với bạn không. Ngoài việc tự tìm hiểu trên các công cụ tìm kiếm bạn cũng nên xem các đánh giá trên mạng xã hội về địa điểm này. Sau đó đưa ra một vài danh sách nhà hàng tổ chức phù hợp.

>> Xem thêm: Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo trong thời kỳ Bình Thường Mới.

Điều thứ 3, mặc dù việc tổ chức sự kiện ngoài trời mang đến sự khác biệt cũng như tạo cảm giác thoải mái, mới lạ cho khách mời. Tuy nhiên, có một số điều bất cập khi bạn lựa chọn địa điểm ngoài trời như tình hình thời tiết, sức chứa, chi phí, giấy phép tổ chức sự kiện nếu cần. Vì vậy nếu muốn tổ chức sự kiện ngoài trời, hãy cân nhắc thật kỹ càng nhé!

Điều cuối cùng, hãy đến khảo sát trực tiếp để xem tình hình của nơi tổ chức có đúng với những gì họ quảng cáo hay không. Nếu không, bạn có thể chọn địa điểm khác hoặc thương thảo mức giá sao cho phù hợp.

Xem thêm: 5 lý do bạn nên lựa chọn trung tâm hội nghị Riverside Palace làm nơi tổ chức sự kiện

Những điểm cần xem xét khi đi khảo sát địa điểm

1. Vị trí địa lý

Hãy căn cứ vào đối tượng tham dự mà bạn muốn hướng đến là ai để lựa chọn vị trí của địa điểm muốn thuê cho phù hợp. Ví dụ, nếu đối tượng tham gia của bạn là cán bộ, công nhân viên chức làm việc tại Quận 4 thì bạn nên tìm một trung tâm hội nghị có sức chứa đủ ở quận 4 nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho mọi người di chuyển, tránh việc thuê địa điểm quá xa sẽ dễ gây ra việc người tham dự tới trễ và chương trình diễn ra chậm trễ so với giờ quy định.

Một lưu ý nữa, bạn nên tìm kiếm nơi tổ chức có vị trí địa lý, giao thông thuận lợi để cho những người tham dự có thể dễ dàng tìm kiếm.

Hãy chú ý xem khu vực hội nghị giao thông có tốt không, tránh tình trạng khách mời muốn đến bữa tiệc của bạn phải mất nhiều thời gian vì bị kẹt xe.

2. Bãi đậu xe

Dựa vào đối tượng tham gia, bạn nên tìm hiểu xem đa phần người tham dự sử dụng phương tiện nào, ô tô hay xe máy? Số lượng quy mô sự kiện lên tới bao nhiêu người để có thể ước tính được diện tích trống tối thiểu cho khách mời có chỗ đỗ xe.

Hoặc trong quá trình khảo sát, nếu xét thấy địa điểm tổ chức sự kiện dự kiến đáp ứng đủ yêu cầu. Tuy nhiên, bãi đậu xe lại bị giới hạn về không gian, thì bạn nên nhanh chóng tìm sang những khu vực xung quanh có bãi giữ xe nào không, để kịp thời đưa ra quyết định hoặc di chuyển sang việc khảo sát địa điểm mới.

Xem thêm: 5 yêu cầu cần đáp ứng đầu tiên để tổ chức sự kiện thành công

3. Sức chứa và những dịch vụ, tiện ích đi kèm

Đầu tiên, hãy quan tâm về sức chứa của khán phòng, đại sảnh bạn chọn thuê làm nơi tổ chức. Ví dụ, sự kiện quy mô 500 người thì việc chọn một không gian sảnh với sức chứa vừa đủ sẽ tạo được cảm giác thoải mái cho người tham gia. Chú ý, phần lối đi ra vào nên rộng rãi để đề phòng được rủi ro khi có hỏa hoạn xảy ra, mọi người có thể thoát hiểm kịp thời.

Các dịch vụ trang trí cũng là một trong những điều bạn nên lưu ý. Nhiều nhà hàng sẽ tách riêng chi phí dịch vụ thuê địa điểm với dịch vụ trang trí khán phòng. Vì vậy, bạn cần hỏi rõ bên tổ chức để đưa ra quyết định sao cho phù hợp.

Bố trí lối đi rộng rãi trong không gian tổ chức sự kiện

Tiếp đến, bạn cần quan tâm đến những vấn đề về chất lượng đồ ăn, thức uống (F&B) của nơi chọn thuê, dịch vụ Wifi, khu vực hậu cần dành cho ban tổ chức, số lượng bàn ghế, khăn trải có đủ đáp ứng không,…

Điểm qua một vài điều về ẩm thực bạn cũng cần chú ý. Nếu doanh nghiệp dự định sẽ đãi tiệc các vị quan khách tham dự thì bạn nên lựa chọn món ăn sao cho phù hợp với đại đa số đối tượng khách mời. Tinh tế hơn, bạn có thể đặt thêm một hoặc hai bàn tiệc chay, phòng trường hợp khách mời là người chú ý đến sức khỏe hoặc không có thói quen ăn chay. Hơn thế nữa để chọn được những món ngon với chất lượng tuyệt vời nhất, hãy đặt tiệc ăn thử. Sau khi ăn, bạn có thể đưa ra góp ý với cách hàng để cải thiện một số món ăn chưa ngon hoặc thay đổi món nếu thích. Tiệc teabreak giữa giờ cũng là một trong những cách đãi tiệc thú vị cho các sự kiện đơn giản.

Thêm một điều nữa bạn cần quan tâm, đó là bên phía cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện có thể tùy chỉnh số lượng về khẩu phần ăn uống, điều chỉnh kích thước của phòng được không. Bởi tính linh hoạt của nơi tổ chức sẽ giúp bạn tiết kiệm được một phần chi phí khi số lượng người tham dự ít hơn so với dự kiến.

4. Bố cục

Việc nắm rõ sơ đồ minh họa, bố cục của từng tầng sẽ giúp bạn biết được địa hình của nơi sự kiện diễn ra, để có thể linh động trong việc xử lý những sự cố về âm thanh, ánh sáng, … và có thể bố trí, sắp xếp hợp lý cho từng khu vực.

Bạn có thể liên hệ với bên dịch vụ tổ chức có gợi ý bố cục nào không hoặc hỏi họ có thể sắp xếp khán phòng cho bạn không. Ngoài ra, bên dịch vụ tổ chức sẽ tính chi phí sắp xếp bố cục như thế nào cũng là điều quan trọng để bạn quan tâm. Hãy theo sát những yếu tố đó để có được dịch vụ sự kiện hoàn hảo nhất nhé!

Trần nhà có tác động tới âm thanh trong khán phòng

Bạn cũng nên biết thêm về phong cách kiến trúc của tòa nhà nơi chọn thuê truyền tải tới thông điệp gì? Cách trang trí, trưng bày nội thất của địa điểm cho thuê cũng ảnh hưởng rất lớn tới sự kiện của bạn. Ví dụ, nếu bạn đang tổ chức buổi dạ tiệc, bạn có thể sẽ cần những địa điểm tổ chức tiệckhác so với một buổi hội thảo.

Ngoài ra, trần nhà cũng sẽ tác động tới chất lượng âm thanh. Do vậy, một trần nhà thấp sẽ tạo cho không gian sự kiện trở nên ấm cúng. Hoặc nếu kiểu trần nhà cao sẽ tạo ra tiếng vang và lớn hơn.

Những sảnh tiệc đáp ứng quy mô sự kiện lớn tại Riverside Palace

Nhà hàng tiệc cưới - trung tâm tổ chức hội nghị Riverside Palace là một trong những trung tâm tổ chức sự kiện lớn tại thành phố Hồ Chí Minh. Với lối kiến trúc cổ kính được thiết kế theo phong cách châu Âu, sở hữu những sảnh tiệc lớn cùng với vị trí giúp mọi người có thể di chuyển thuận lợi, có bãi đậu xe rộng rãi, Riverside Palace là một nơi đáng để bạn tìm đến lựa chọn tổ chức những sự kiện có quy mô lớn từ 500 - 1000 người.

Với không gian được trang hoàng hoàn hảo cho mỗi sự kiện, Riverside Palace rất hân hanh được là người đồng hành cùng quý khách hàng trong mỗi buổi tiệc diễn ra. Chúng tôi đã không ngừng nỗ lực để mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất đi đôi với ẩm thực và thái độ hiếu khách. Nhờ đó, nhà hàng chúng tôi đã có cơ hội làm việc với nhiều khách hàng từ lớn đến nhỏ. Các sự kiện đã từng được tổ chức tại Riverside Palace có thể kể đến như:

• Những buổi hội nghị, hội thảo của doanh nghiệp
• Sự kiện tổng kết cuối năm, Year End Party
• Các buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới, ra mắt phim mới
• Sự kiện khách hàng
• Gala Dinner
• Prom cuối cấp
• Sự kiện tiệc cưới, lễ đính hôn, tiệc báo hỷ, kỷ niệm đám cưới
• Tiệc sinh nhật, thôi nôi

>> Có thể bạn quan tâm: 27 bước tổ chức hội nghị hoàn hảo từ A đến Z .

Sảnh Grand Ballroom có diện tích 1.728m2

Sảnh Ballroom có diện tích 1.152m2

Với những kinh nghiệm mà chúng tôi chia sẻ ở trên, rất hy vọng bạn đọc sẽ biết thêm nhiều thông tin trước khi đi tìm địa điểm tổ chức sự kiện. Chúc bạn sớm tìm được địa điểm thích hợp!

>>> Xem thêm: Trung tâm hội nghị Riverside Palace.

Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới Riverside Palace

360D Bến Vân Đồn, Phường 1, Quận 4, TP.Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 777 827 - 0933 777 838