Những Lưu ý Về Hóa đơn Chuyển đổi Từ Hóa đơn điện Tử Mà Doanh ...

Những lưu ý về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần biết Tweet

Khi sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý điều gì? Đây là vướng mắc và nhiều doanh nghiệp gặp phải. Việc không nắm rõ các quy định khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy dễ khiến doanh nghiệp vi phạm các văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng để doanh nghiệp nắm được thông tin cần thiết về chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Những lưu ý doanh nghiệp cần nắm được khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

1. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì?

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, phần lớn các nghiệp vụ đều được thực hiện trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp. Các dữ liệu được tạo lập và lưu trữ trên hệ thống, vì vậy hóa đơn điện tử mang lại hiệu quả lớn trong việc tăng năng suất làm việc cho Kế toán. Tuy nhiên, một số trường hợp doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy để phục vụ cho một số mục đích khác nhau, được gọi tắt là hóa đơn chuyển đổi.

2. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Về nguyên tắc khi chuyển đổi hóa đơn điện từ, Thông tư 32/2011/TT-BTC đã có quy định, người bán được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho một số mục đích như chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình khi lưu thông. Tuy nhiên, việc chuyển đổi này chỉ được thực hiện duy nhất một lần.

Doanh nghiệp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cần phải đảm bảo:

• Phản ánh toàn vẹn về mặt nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Có ký hiệu thể hiện rõ ràng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Hóa đơn chuyển đổi cần ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
• Đầy đủ chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử có thể được thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn giấy để lưu trữ chứng từ Kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi để phục vụ lưu trữ cùng cần phải đáp ứng các quy định nêu trên.

3. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Trong quá trình thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho các nghiệp vụ khác nhau, doanh nghiệp phát sinh nhiều vướng mắc chưa được giải đáp. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

3.1. Trường hợp hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy nhiều trang

Một số trường hợp, hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy thể hiện nhiều hơn một trang. Theo công văn Công văn 2806/TCT-CS ngày 18/7/2018 của Tổng Cục Thuế, khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhiều hơn một trang thì phần đầu của trang sau cần: cùng số hóa đơn, cùng tên, mã số thuế người mua, người bán, mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu

Lưu ý khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhiều trang.

Đồng thời, ở các trang sau của hóa đơn điện tử chuyển đổi cần có ghi chú bằng tiếng Việt không dấu:”Tiep theo trang truoc - trang X/Y”, X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn.

3.2. Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?

Căn cứ vào Khoản 2, 3 và 4 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, nếu hệ thống hóa đơn điện tử cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì doanh nghiệp được chuyển đổi duy nhất một lần và hóa đơn chuyển đổi cần có dấu của người bán.

Hóa đơn chuyển đổi cần đóng dấu và chữ ký người bán.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho nhiều mục đích công việc khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn điện tử chuyển đổi.

4. E-invoice - Giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp

E-invoice được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - Đơn vị từng có 18 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp kê khai điện tử cho doanh nghiệp. Phần mềm E-invoice đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn, tuân thủ tất cả quy định tại các văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử.

E-invoice - Giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.

E-invoice sở hữu nhiều tính năng ưu việt, hỗ trợ tốt cho nghiệp vụ của Kế toán, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Vì vậy, E-invoice là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp, từ những thương hiệu lớn đến những đơn vị quy mô vừa và nhỏ.

E-invoice được ứng dụng công nghệ Blockchain - Công nghệ bảo mật tiên tiến nhất hiện nay. Doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi đưa các dữ liệu về hóa đơn lên hệ thống.

Trên đây là một số lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Kế toán có thể tham khảo để áp dụng, tuân thủ các quy định để chuyển đổi hóa đơn điện tử vẫn đảm bảo tính pháp lý. Quý doanh nghiệp cần tư vấn hoặc tìm hiểu thêm về giải pháp hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.

Bài viết liên quan Văn phòng điện tử CloudOffice – Giải pháp văn phòng trong xã hội hiện đạiCloudOffice - Phần mềm quản lý điều hành công việc từ xa hiệu quảCloudOffice – Phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệpCloudOffice - Điều hành công việc từ xa bằng thiết bị thông minh SmartphoneCloudOffice – Giải pháp quản lý chuyên nghiệp cho công tác văn thư lưu trữCơ chế ủy nhiệm trong CloudOfficeChức năng Thư mục ảo cá nhân trong CloudOfficeChức năng Bảng lịch trong CloudOfficeGiới thiệu chức năng quản lý tờ trìnhCách chỉ đạo công việc trong CloudOffice