Những Phương Pháp Và Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc và mang lại nhiều thành công trong cuộc sống. Vậy những phương pháp hay kỹ năng nào giúp bạn có thể phân bổ thời gian hợp lý nhất? Cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé!

• Đọc thêm: Ma trận quản lý thời gian, khái niệm và cách dùng

Mục lục

• 1. Vì sao bạn cần quản lý thời gian tốt?
• 2. Những phương pháp quản lý thời gian hợp lý bạn nên tham khảo
  • 2.1. Nguyên tắc làm việc Pareto
  • 2.2. Phương pháp quản lý thời gian 4D: Do – Dump – Delegate – Defer
• 3. Các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả không nên bỏ qua
  • 3.1. Kỹ năng đặt mục tiêu
  • 3.2. Kỹ năng lập kế hoạch

1. Vì sao bạn cần quản lý thời gian tốt?

Thời gian vốn là thứ quý giá mà một khi đã mất đi, bạn không thể nào lấy lại được. Nếu bạn xây dựng một lịch trình làm việc cùng thời gian biểu hoàn hảo, cuộc sống cũng như công việc của bạn sẽ có những tiến triển tích cực. Sau đây là những lý do chứng minh việc quản lý thời gian tốt sẽ quan trọng như thế nào với cuộc sống của chúng ta:

• Chúng ta ai cũng có 24h để làm việc, nếu bạn để thời gian trôi đi một cách vô nghĩa thì sẽ không bao giờ lấy lại được nữa.
• Mỗi con người có quá nhiều việc phải thực hiện trong đời. Trong khi đó, thời gian là hữu hạn. Nếu sắp xếp thời gian tốt, bạn sẽ sớm hoàn thành được những điều mình muốn.
• Việc bố trí thời gian theo thứ tự ưu tiên cho từng công việc sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
• Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn cân bằng được cuộc sống, tiết kiệm được công sức, năng lượng bỏ ra để làm việc.
• Nếu dành thời gian vào những việc có ý nghĩa thay vì để tâm vào những việc không đâu, bạn sẽ mang lại cho cuộc sống nhiều giá trị tốt đẹp hơn.

2. Những phương pháp quản lý thời gian hợp lý bạn nên tham khảo

Có nhiều phương pháp có thể giúp bạn quản lý, sắp xếp thời gian của mình một cách hiệu quả. Và dưới đây là một số phương pháp bạn không nên bỏ qua để có một thời gian biểu hợp lý nhất:

2.1. Nguyên tắc làm việc Pareto

Theo một nhà kinh tế học nổi tiếng người Ý Vilfredo Pareto và nguyên tắc Pareto của ông: Dường như trong mọi trường hợp, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Ví dụ, 20% công nhân tạo nên 80% kết quả, 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu hay 20% sơ hở gây ra 80% sự cố,…

Điều mà Pareto muốn đề cập qua đó là hầu hết mọi thứ trong cuộc sống không phân phối đồng đều, sẽ có một số thứ có sức ảnh hưởng hơn nhiều thứ khác. Chính vì vậy, ứng dụng một cách linh hoạt nguyên tắc này sẽ góp phần tiết kiệm thời gian và tăng hiệu làm việc đáng kể.

Để áp dụng nguyên tắc Pareto, bạn chỉ cần sử dụng công thức là thứ tự ưu tiên bằng tỉ lệ giữa sự nỗ lực và hiệu quả đạt được. Ví dụ, một công việc cần có sự nỗ lực bằng 10 (trên thang điểm 10), hiệu quả đạt được bằng 5 (trên thang điểm 10). Thì thứ tự ưu tiên sẽ là 10:5 = 2. 2 sẽ là thứ tự ưu tiên. Các công việc khác cũng vậy, bạn sẽ dùng con số cuối cùng này để quyết định nên làm việc nào trước, việc nào sau.

2.2. Phương pháp quản lý thời gian 4D: Do – Dump – Delegate – Defer

Đây là phương pháp đơn giản và dễ nhớ. Để thực hiện, bạn chỉ cần nhớ 4 từ bắt đầu bằng chữ D như sau:

• Do (làm): Nếu có một công việc cần bạn giải quyết và nó thật sự quan trọng thì bắt buộc bạn phải thực hiện ngay, không nên chần chừ.
• Dump (từ bỏ): Bạn cần loại bỏ một số công việc vô nghĩa trong lịch trình làm việc của mình, nếu chúng không ảnh hưởng gì đến các hoạt động khác. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm một quỹ thời gian đáng kể.
• Delegate (Giao việc): Nếu công việc này cần phải làm nhưng có một ai đó có thể làm tốt hơn bạn, hãy giao việc cho người đó thực hiện ngay.
• Defer (hoãn lại): Nếu bạn không thể làm việc đó ngay bây giờ thì hãy hoãn nó lại và ghi lại vào sổ tay của mình kế hoạch thực hiện nó. Nếu công việc bị hoãn đang tăng dần lên, thì bạn cần phải xem xét có nên sử dụng chữ D thứ 2 và thứ 3 hay không.

Điểm mấu chốt của phương pháp này là nên tập trung giải quyết triệt để một việc trước khi thực hiện đến việc tiếp theo. Bạn nên dành thời gian tập trung vào những việc quan trọng, cần làm nhất, và ý nghĩa nhất với mình.

• Đọc thêm: Phần mềm quản lý thời gian: Chìa khóa cho sự bận rộn

3. Các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả không nên bỏ qua

Ngoài những phương pháp hỗ trợ phân bổ thời gian bên trên, bạn cần trang bị những kỹ năng quan trọng sau đây để có thể hoàn thiện công việc tốt nhất mà không lãng phí quá nhiều thời gian:

3.1. Kỹ năng đặt mục tiêu

Mục tiêu chính là động lực khiến bạn giải quyết công việc và nỗ lực trong suốt quá trình. Vì vậy, đặt ra mục tiêu để thực hiện một công việc có lẽ là kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất bạn cần có. Tuy nhiên, bạn phải đảm bảo rằng các mục tiêu được đặt ra là đúng và có khả năng thúc đẩy, nếu không bạn sẽ dễ dàng mất lái và có thể bỏ cuộc khi gặp trở ngại. Một trong những cách đặt mục tiêu hiệu quả bạn có thể áp dụng chính là SMART:

• Specific: Mục tiêu cần cụ thể, rõ ràng và bởi nếu xác định đúng đắn ngay từ đầu, bạn biết sẽ cần phải làm gì để đạt được chúng.
• Measurable: Mục tiêu phải có khả năng đo lường, cho phép bạn theo dõi kết quả và quyết định xem bạn đã đạt được mục tiêu chưa.
• Attainable: Mục tiêu cần có thể đạt được. Mục tiêu của bạn phải đảm bảo vừa nằm trong khả năng nhưng cũng cần một chút thách thức để thúc đẩy bản thân cố gắng hết sức.
• Relevant: Các mục tiêu phải liên quan hoặc tác động trực tiếp đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn. Việc tạo ra thay đổi tích cực khi đạt được mục tiêu chính là động lực để bạn luôn nỗ lực hành động.
• Time-bound: Chia nhỏ các mục tiêu và giới hạn thời gian giúp bạn tổ chức công việc tốt và mang lại cảm giác cấp bách để tập trung hơn vào công việc.

3.2. Kỹ năng lập kế hoạch

Khi đã biết cách đặt ra được mục tiêu, kỹ năng tiếp theo nhất định phải có chính là lập kế hoạch. Một kế hoạch hành động hoàn hảo sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh và hiệu quả nhất, tránh lãng phí thời gian. Dưới đây là các bước hướng dẫn bạn lập kế hoạch hiệu quả nhất:

• Đầu tiên: Xác định mục tiêu cần thực hiện là gì.
• Tiếp đó: Liệt kê các nhiệm vụ cần làm để hoàn thành mục tiêu đó.
• Bước 3: Chuẩn bị các kỹ năng, kiến ​​thức cần có để xử lý thành công các nhiệm vụ trong kế hoạch.
• Bước 4: Tính toán thời gian và lịch trình để phân bổ công việc. Dự kiến được khoản thời gian sẽ mất khi gặp bất kỳ rào cản nào trong tương lai.
• Bước 5: Xác định bạn sẽ theo dõi tiến độ thực hiện bằng phương pháp nào. Đây là yếu tố quyết định bạn có thực hiện được mục tiêu hay không.

Bên trên là những thông tin bạn nên tham khảo để tiết kiệm quỹ thời gian của mình. Hy vọng bạn sẽ thành công hơn với những phương pháp quản lý thời gian này. Đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo của Got It để có thêm những thông tin hữu ích khác nhé!