Những Quy định Mới Về Thể Thức Và Kỹ Thuật Trình Bày Văn Bản Hành ...

Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP), với 7 chương, 38 điều, 6 phụ lục kèm theo và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/3/2020. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

Mục I, Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. So với quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, thì Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có một số quy định mới về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cần lưu ý như sau:

1. Về thể thức văn bản hành chính

Khoản 2, Khoản 3 Điều 8 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính: Quốc hiệu và Tiêu ngữ; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và thời gian ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận. Ngoài các thành phần quy định nêu trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác gồm: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

So với quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì Nghị định số 30/2020/NĐ-CP cơ bản giữ nguyên các thành phần chính của văn bản hành chính và bổ sung thêm thành phần tiêu ngữ, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

2. Về kỹ thuật trình bày văn bản

a) Nội dung văn bản

- Căn cứ ban hành văn bản: Theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì căn cứ pháp lý để ban hành trình bày chữ in thường, kiểu chữ đứng, sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu "chấm phẩy", riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu "phẩy". Trong khi đó Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có quy định mới về kỹ thuật trình bày phần căn cứ ban hành văn bản như sau: Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu "chấm phẩy", dòng cuối cùng kết thúc bằng "dấu chấm".

- Bố cục nội dung của văn bản: Theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì nội dung của văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết. Trong khi đó Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung thêm tiểu mục, bỏ tiết và tiểu tiết, cụ thể bố cục văn bản hành chính gồm phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm.

b) Số trang văn bản

Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy. Trong khi đó Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định cách đánh số trang văn bản đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.

c) Ngoài ra, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP còn quy định mới về chữ ký số như sau: Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

Về phông chữ: Trước đây, Điều 4 Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Hiện nay, Nghị định số 30/2020 quy định cụ thể phải sử dụng: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

3. Viết hoa trong văn bản hành chính

a) Viết hoa vì phép đặt câu

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng. Trong khi đó trước đây theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì phải viết hoa cả trong trường hợp sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: "…") và viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩy (,) khi xuống dòng.

b) Nghị định số 30/2020/NĐ-CP giữ nguyên quy định viết hoa danh từ riêng chỉ tên người, viết hoa tên cơ quan, tổ chức.

c) Viết hoa tên địa lý

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh. Trước đây Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định chỉ có Thủ đô Hà Nội là thuộc trường hợp đặc biệt.

d) Viết hoa các trường hợp khác

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định mới về viết hoa danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước.

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. Trước đây Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định viết hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm. Như vậy, hiện nay khi viện dẫn "điểm, khoản" thì không viết hoa chữ cái đầu nữa.

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã bỏ quy tắc bắt buộc viết hoa trong tên gọi các tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo trong các văn bản hành chính.

Trên đây là một số quy định mới về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, hy vọng sẽ giúp ích cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản hành chính theo đúng quy định./.

Ngọc Diệu, Phòng XDKTVBQPPL