Những Thủ Thuật đếm Ký Tự Trong Microsoft Excel Bạn Nên Biết - 123Job

Trong tất cả các thủ thuật đếm ký tự trong Excel, hàm LEN được coi là hàm đếm ký tự trong excel dễ và đơn giản nhất. Tên hàm cũng rất dễ nhớ, là ký tự đầu của từ “length”. Và đó cũng là tác dụng của hàm LEN – trả về chiều dài của chuỗi ký tự, hoặc chiều dài của một ô.

Nói cách khác, khi bạn sử dụng hàm LEN trong Excel để đếm ký tự trong một ô, nó sẽ bao gồm chữ cái, chữ số, các ký tự đặc biệt, và tất cả khoảng trống.

Trong bài dưới đây, chúng ta sẽ xem xét về cú pháp trước, rồi sẽ tìm hiểu kỹ các hàm đếm ký tự trong Excel.

I. Cách dùng hàm Len trong Excel để đếm số ký tự trong một ô

Các hàm đếm ký tự trong excel

1. Hàm Len trong Excel

Hàm LEN trong Excel sẽ đếm ký tự trong một ô, rồi trả nó về chiều dài chuỗi. Nó chỉ có một câu lệnh và câu lệnh này chắc chắn phải có rồi: =LEN(text)

Text chính là các chuỗi ký tự nơi mà bạn muốn đếm ký tự. Chẳng có gì là dễ hơn thế này, đúng không nào?

Khi sử dụng hàm công thức LEN, bạn có thể cần phải nhập vào tham chiếu ô thay vì các chữ số hay chuỗi ký tự , để đếm ký tự trong một ô cụ thể hay một dải ô.

2. Cách dùng hàm Len trong Excel

Thoạt nhìn, hàm LEN đếm ký tự trông khá đơn giản đến nỗi chẳng cần phải giải thích thêm gì nữa. Tuy nhiên, sẽ có một vài mẹo hữu ích có thể giúp bạn có thể điều chỉnh công thức LEN để đếm ký tự trong Excel theo mong muốn của mình.

3. Cách đếm tất cả các ký tự trong một ô (bao gồm khoảng trống)

Như đã nói lúc trước, hàm LEN trong Excel sẽ hàm đếm ký tự trong excel trong một ô cụ thể đó một cách tuyệt đối, bao gồm tất cả những khoảng trống – thụt đầu dòng, thụt cuối dòng, và cả khoảng trống giữa các từ.

4. Đếm số ký tự trong nhiều ô

Để hàm đếm ký tự trong excel trong nhiều ô, bạn hãy chọn ô có công thức LEN rồi sao chép nó sang ô khác, ví dụ như bằng cách kéo ô vuông nằm dưới góc bên phải .

Ngay khi sao chép các công thức, hàm LEN sẽ trả về số đếm ký tự ở trong mỗi ô.

Và một lần nữa, bạn hãy lưu ý rằng hàm LEN để hàm đếm ký tự trong excel và tất cả mọi thứ một cách tuyệt đối bao gồm các chữ cái, chữ số, khoảng trống, hay dấu phẩy, dấu ngoặc kép, dấu ngoặc đơn, và còn nhiều hơn nữa:

Lưu ý. Khi sao chép công thức xuống các cột khác, bạn hãy chắc rằng bạn sử dụng tham chiếu ô tương đối , hay một tham chiếu hỗn hợp nào đó chỉ dùng cố định cho cột, nên công thức LEN của bạn sẽ điều chỉnh nó một cách thích hợp với vị trí mới.

5. Đếm tất cả ký tự trong nhiều ô

Cách rõ ràng nhất để đếm ký tự trong vài ô là thêm vài hàm LEN, ví dụ:

=LEN(A2)+LEN(A3)+LEN(A4)

Hoặc, hãy sử dụng hàm SUM để tính tổng số các ký tự được trả về sau khi đếm kí tự:

=SUM(LEN(A2),LEN(A3),LEN(A4))

Cách nào cũng được, các công thức đều đếm ký tự trong mỗi ô khi xác định rồi trả về tổng chiều dài chuỗi:

Cách này sẽ chắc chắn dễ hiểu và dễ sử dụng, nhưng nó sẽ không phải là cách hiệu quả nhất để đếm ký tự trong một dải. Trông trường hợp đó, bạn nên dùng hàm SUM và hàm LEN trong các công thức mảng.

6. Cách đếm số ký tự không tính khoảng trống thụt đầu dòng và thụt cuối dòng

Khi thao tác với các bảng tính lớn thì vấn đề phổ biến chính là ở khoảng cách đầu dòng và cuối dòng. Có lẽ bạn hầu như sẽ không thấy chúng trên bảng tính, nhưng sau khi các bạn gặp chúng một vài lần, thì bạn sẽ dễ nhận thấy chúng hơn.

Nếu bạn nghi ngờ sẽ có vài khoảng trống vô hình trong ô thì hàm LEN trong Excel sẽ giúp bạn rất nhiều. Hy vọng bạn còn nhớ, nó dùng để hàm đếm ký tự trong excel ở tất cả khoảng trống trong phép đếm ký tự:

Để tính được chiều dài của chuỗi mà không đếm các khoảng trống đầu dòng và cuối dòng, thì hãy lồng ghép hàm TRIM vào hàm LEN ở trong Excel:

=LEN(TRIM(A2))

7. Cách đếm số ký tự trong một ô mà không tính các khoảng trống

Nếu mục đích của bạn là hàm đếm ký tự trong excel mà không tính các khoảng trống cho dù đó là những khoảng trống đầu dòng, cuối dòng hoặc giữa các từ, thì bạn sẽ cần công thức phức tạp hơn:

=LEN(SUBSTITUTE(A2,” “,””))

8. Cách đếm số ký tự trước hay sau một ký tự xác định

Thông thường, bạn cần phải biết về chiều dài của một phần nhất định của các chuỗi ký tự, thay vì đếm tổng số ký tự ở trong một ô.

Tương tự, bạn có thể sử dụng các hàm LEN trong Excel để hàm đếm ký tự trong excel sau một ký tự cụ thể.

Ví dụ, trong danh sách tên, có thể bạn muốn biết họ của một người có thể đếm ký tự. Công thức LEN sẽ giải quyết việc này:

=LEN(RIGHT(A2, LEN(A2) -SEARCH(” “,A2)))

II. Hướng dẫn cách đếm ký tự, ký tự đặc biệt trong một ô hoặc một dải ô trong excel

1. Cách đếm tất cả ký tự trong một dải ô

Khi nói đến việc đếm ký tự trong một vài ô thì giải pháp mà bạn nghĩ ngay khi đến đó chính là đếm ký tự trong mỗi ô, rồi cộng các con số đó lại:

=LEN(A2)+(A3)+(A4) Hay =SUM(LEN(A2),LEN(A3),LEN(A4))

Các công thức này có lẽ sẽ hiệu quả trong một dải ô nhỏ. Để đếm ký tự trong một dải ô lớn hơn, chúng ta có một công thức khác gọn hơn, ví dụ: hàm SUMPRODUCT, hàm này sẽ giúp cộng các mảng lại với nhau để rồi trả về tổng của các kết quả đó.

Đây là các công thức chung trong Excel để đếm ký tự trong một dải ô:

=SUMPRODUCT(LEN(dải ô))

2. Làm thế nào để đếm ký tự đặc biệt trong một ô

Thỉnh thoảng, thay vì phải đếm ký tự trong một ô, bạn có thể chỉ cần phải đếm về sự xuất hiện của một ký tự, chữ số, hay các biểu tượng đặc biệt.

Để đếm tần suất xuất hiện của ký tự xác định trong một ô, hãy sử dụng hàm LEN và kết hợp với hàm SUBSTITUTE:

=LEN(ô)-LEN(SUBSTITUTE(ô, ký tự,””))

3. Dùng hàm không phân biệt dạng chữ trong excel để đếm các ký tự đặc biệt trong một ô

Nếu bạn cần một hàm đếm ký tự không phân biệt dạng chữ, hãy lồng ghép các hàm UPPER vào hàm SUBSTITUTE để đổi các ký tự xác định sang dạng viết hoa trước khi chạy hàm thế. Và, hãy chắc rằng bạn đã phải nhập ký tự viết hoa vào công thức.

Ví dụ, để đếm các ký tự “A” và “a” trong ô B2, thì hãy dùng công thức này:

=LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(UPPER(B2),”A”,””))

Cách khác đó là lồng ghép các hàm SUBSTITUTE vào:

=LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B2,”A”,””),”a”,””))

Trong trường hợp, bạn có thể cần phải đếm ký tự khác nhau trong một bảng, nhưng bạn lại không muốn điều chỉnh công thức đó mỗi lần tính toán. Trong trường hợp này, hãy lồng ghép các hàm SUBSTITUE, rồi gõ ký tự bạn muốn đếm vào ô nào đó, và đổi giá trị của ô này sang dạng để viết hoa và viết thường bằng cách sử dụng các hàm UPPER và LOWER:

=LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B2, UPPER($D$1),””),LOWER($D$1),””))

Hãy luân phiên thay đổi các ô nguồn và ô chứa hay ký tự viết thường hoặc ký tự viết hoa đó với nhau.

4. Đếm sự xuất hiện của một ký tự nhất định hay chuỗi con trong một ô

Nếu bạn muốn đếm số lần xuất hiện của sự kết hợp cụ thể các ký tự trong một ô xác định thì hãy chia số ký tự được trả về bởi các công thức trên cho chiều dài của chuỗi con.

Công thức ở phân biệt dạng chữ:

=(LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,$C$1,””)))/LEN($C$1)

Công thức không phân biệt theo dạng chữ:

=(LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(LOWER(B2),LOWER($C$1),””)))/LEN($C$1)

B2 là ô chứa cả một chuỗi các ký tự, và C1 là chuỗi ký tự (chuỗi con) mà bạn đang muốn đếm.

5. Làm thế nào để đếm các ký tự đặc biệt trong một dải ô

Giờ thì bạn đã biết các công thức trong Excel dùng để đếm ký tự trong một ô, bạn có thể muốn cải thiện thêm để tìm ra số lần xuất hiện của ký tự nhất định trong một dải ô. Về việc này, chúng ta sẽ có thể sử dụng hàm LEN trong Excel để đếm ký tự đặc biệt trong một ô, điều này được nói đến trong ví dụ trên, rồi đặt nó vào trong hàm SUMPRODUCT, hàm này sẽ có thể giúp ta xử lý các mảng:

SUMPRODUCT(LEN(chuỗi)-LEN(SUBSTITUTE(chuỗi, ký tự,””)))

Trong ví dụ này, các công thức có dạng như sau:

=SUMPRODUCT(LEN(B2:B8)-LEN(SUBSTITUTE(B2:B8,”A”,””)))

Và đây là một công thức khác dùng để đếm ký tự trong dải ô Excel:

=SUM(LEN(B2:B8)-LEN(SUBSTITUTE(B2:B8,”A”,””)))

So với các công thức đầu tiên, điểm khác biệt là dễ nhận thấy nhất đó là việc dùng hàm SUM thay vì dùng hàm SUMPRODUCT. Điểm khác biệt khác đó chính là bạn phải nhấn Ctrl+Shift+Enter bởi vì nó không giống như hàm SUMPRODUCT, là hàm được tạo ra để nhằm xử lý các mảng, hàm SUM có thể dễ dàng xử lý các mảng chỉ khi được dùng trong công thức mảng.

III. Cách đếm số lần xuất hiện ký tự trong Excel

Hướng dẫn cách đếm ký tự trong excel

1. Đếm các ký tự cụ thể trong một ô

Để đếm số lần của một ký tự cụ thể xuất hiện ở trong một ô, bạn có thể sử dụng các công thức dựa trên các hàm SUBSTITUTE và LEN.

Công thức chung là = LEN ( A1 ) - LEN ( SUBSTITUTE ( A1 , "a" , "" ))

Trong đó:

A1 là đại diện cho địa chỉ ô.

"a" là đại diện cho ký tự bạn muốn đếm.

Lưu ý: SUBSTITUTE là phân biệt chữ hoa chữ thường, vì vậy nó sẽ có tính chữ hoa khi bạn sử dụng. Nếu như bạn cần tính cả hai chữ hoa và chữ thường ở trong một ô, hãy sử dụng hàm UPPER để kết hợp với SUBSTITUTE nhằm đếm ký tự được cả chữ hoa và chữ thường.

Công thức như sau:= LEN ( A1 ) - LEN ( SUBSTITUTE ( UPPER ( A1 ), "A" , "" )).

2. Đếm số ký tự cụ thể trong một phạm vi

Công thức chung là: =SUMPRODUCT(LEN(range)-LEN(SUBSTITUTE(range, character,""))).

trong đó:

Range : Là phạm vi cần đếm

Character: Là ký tự cần đếm

Lưu ý: Như đã đề cập ở trên, hàm SUBSTITUTE sẽ phân biệt chữ hoa và thường, vì vậy nó sẽ kết hợp thêm hàm UPPER hoặc LOWER

Sử dụng hàm UPPER và nhập ký tự viết hoa:

=SUMPRODUCT(LEN(B5:B7) - LEN(SUBSTITUTE(UPPER(B5:B7),"t","")))

Sử dụng hàm SUBSTITUTE để kết hợp:

=SUMPRODUCT(LEN(B5:B7) - LEN(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE((B5:B7),"t",""),"T","")))

Sử dụng các hàm UPPER và LOWER, nhập đếm ký tự chữ hoa hoặc chữ thường trong một số ô và nhằm tham chiếu ô đó trong công thức:

=SUMPRODUCT(LEN(B5:B7) - LEN(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE((B5:B7), UPPER($C$5), ""), LOWER($C$5),""))).

3. Cách đếm tổng số ký tự trong một phạm vi

Dùng công thức =LEN(range)+LEN(range)+LEN(range)

Hoặc là =SUM(LEN(range),LEN(range),LEN(range))

Công thức trên sẽ áp dụng với phạm vi cần đếm nhỏ. Để đếm ký tự trong phạm vi lớn hơn, bạn nên dùng hàm SUMPRODVEL.

Đây là công thức chung để đếm ký tự trong một phạm vi: = Total (LEN ( range ))

IV. Chèn và sử dụng ký tự đặc biệt trong excel

1. Dùng hộp thoại symbol.

Cách làm:

• Bỏ chuột vào vị trí bạn muốn chèn.
• Chọn Insert->Text->Symbol.
• Chọn font trùng với các font đang dùng. (1)
• Dùng chuột để tìm ký tự đặc biệt (2) hoặc nhập vào code nếu biết (3), ký tự ♀.
• Double click vào các ký tự hoặc click Insert để chèn.(4)

2. Dùng character map của win.

Cách làm:

• Chạy Character Map: %SystemRoot%system32charmap.exe
• Chọn font chữ. ( Time new Roman).(1)
• Tìm ký tự trong danh sách.(2)
• Double click để chọn đếm ký tự, có thể double click nhiều lần để chọn được nhiều ký tự.
• Click copy để copy ký tự vừa chọn vào Clipboard.(4)
• Paste vào các ứng dụng khác.

Kết quả:

• Ký tự đặc biệt nằm trong Clipboard.
• Paste các ký tự vào vị trí bạn muốn.

3. Alt+code.

Làm theo hai cách trên, bạn sẽ có code của ký tự, thay vì phải bật các hộp thoại Sysbol lại có thể làm như sau:

• Đặt chuột vào các vị trí muốn chèn ký tự đặc biệt.
• Nhấn phím tắt ALT.
• Gõ code của các ký tự trên bàn phím số.
• Nhả phím ALT.
• Ký tự đó sẽ xuất hiện tại con trỏ.

4. Copy and paste.

Theo 3 cách trên bạn đã có vài ký tự đẹp mắt, kết hợp với google thì sẽ có hàng tá những ký tự độc và lạ. Nhiệm vụ còn lại sẽ là copy and paste. Nói là một chuyện, nhưng tìm kiếm ra chúng cũng mệt.

Lấy ký tự:

• Mở file đã tải và chuyển qua sheet Unicode.
• Chọn toàn bộ dữ liệu và định dạng về các font đang muốn dùng ( mặc định chính là Time New Roman)
• Dùng chuột di chuyển để tìm đếm ký tự mong muốn, mỗi một ô sẽ chứa một ký tự.
• Khi tìm thấy thì nhấn chuột phải vào ô, chọn copy và paste nó vào vị trí muốn chèn.
• Lấy mã code của các ký tự ( code dec):
• Double click vào ô chứa ký tự muốn lấy code.
• Trên thanh công thức, bôi đen lại toàn bộ đối số của hàm Number To Str.
• Nhấn F9, code dec của các ký tự sẽ xuất hiện.
• Lưu lại các ký tự yêu thích:
• Lấy code dec của các ký tự ( phần trước).
• Chuyển qua sheet “Mau”.
• Paste code dec của các ký tự vào cột Code.
• Lần sau chỉ việc vào đây để lấy ra dùng.

5. Sử dụng ký tự đặc biệt.

Ký tự đặc biệt cũng giống như ký tự thông thường, bạn sẽ có thể chèn nó vào trong công thức, tuy vậy bạn sẽ chỉ có thể chèn vào các công thức bằng cách dùng alt+code và copy and paste.

V. Có nên học và làm kế toán trên Excel không?

Đếm ký tự trong excel là gì? Kế toán excel

1. Lợi ích của kế toán Excel

Chi phí 0 đồng: Nếu biết sử dụng excel hiệu quả, doanh nghiệp vẫn hoàn toàn có thể tổ chức được một hệ thống kế toán chuyên nghiệp, với mức chi phí gần như bằng 0. Điều này rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí rất nhiều so với việc phải bỏ ra một khoản tiền lớn để mua các phần mềm.

Hiểu rõ bản chất kế toán: Làm kế toán ở trên excel, thông qua việc phải trực tiếp thao tác với các hàm trên hệ thống sổ sách ở Excel, phải nhập liệu và trực tiếp định khoản, lên các BCTC sẽ giúp cho người làm hiểu rõ về bản chất kế toán hơn. Bên cạnh đó, việc tự thiết kế về hệ thống sổ sách phù hợp với các quy mô, đặc thù của mỗi doanh nghiệp cũng sẽ nhằm giúp các nhân sự kế toán hiểu và quản lý được bộ máy kế toán của doanh nghiệp hơn.

2. Tạo lập kỹ năng tin học tốt:

Làm kế toán trên excel sẽ giúp cho người làm sử dụng thành thạo kỹ năng Excel, thông qua đó đáp ứng được các yêu cầu tin học không chỉ ở trong lĩnh vực kế toán mà còn ở hầu hết các công việc khác ở tại doanh nghiệp.

3. Đối tượng cần học kế toán Excel

Sinh viên kế toán: Việc học kế toán Excel sẽ giúp các sinh viên hình dung được việc tổ chức các bộ máy kế toán tại doanh nghiệp, mẫu sổ và cách đặt các hàm để liên kết các sổ, lên được các báo cáo tài chính ra sao. Các bức tranh về kế toán thực tế sẽ được cụ thể, tường minh hơn. Bên cạnh đó, thông qua việc làm kế toán excel sẽ giúp kỹ năng tin học của bạn tốt hơn. Đây sẽ là nền tảng và một lợi thế để sinh viên tự tin đi xin việc khi ra trường.

Người đi làm muốn bắt đầu lại từ các công việc kế toán: Học kế toán Excel sẽ giúp cho các bạn có cái nhìn đầy đủ, chi tiết cách tổ chức công tác kế toán và nhằm xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh lại tại doanh nghiệp, cách xây dựng và thiết kế được sổ sách. Khi đã có nền tảng và các kỹ năng Excel tốt, các bạn sẽ có thể tự tin xin việc vào bất kỳ doanh nghiệp nào, dù cho doanh nghiệp đó có phần mềm kế toán hay không.

Người đi làm đã từng làm phần mềm kế toán nhưng chưa làm kế toán Excel: Học kế toán trên excel sẽ nhằm giúp bạn chủ động hơn, hiểu hơn về việc làm kế toán doanh nghiệp, đặc biệt hoàn thiện hơn kỹ năng tin học văn phòng của mình. Thực tế không phải công ty nào cũng sẽ sử dụng phần mềm. Do đó, học kế toán trên excel sẽ nhằm tạo cơ hội công việc của các bạn thêm rộng mở hơn.

4. Học kế toán Excel như thế nào để đạt hiệu quả ?

Có nhiều cách để bạn học Kế toán Excel, có thể là tự học hay học qua người khác.

Nếu bạn quyết định là tự học, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Tuy nhiên cũng cần biết là nó sẽ làm mất rất nhiều thời gian của bạn, hơn nữa cái mà do bạn tự khám phá ra sẽ không đúng, hay không phải là những kinh nghiệm trong thực tế, ngoài ra nó còn khiến cho bạn bị do dự, không dám áp dụng nó vì lo sợ không biết cái mà mình biết được đó là đúng hay sai. Lâu dần, nó sẽ hình thành thói quen làm việc xấu.

Theo cách học nhanh và hiệu quả là học từ những người giỏi. Trong ngành kế toán thì cách học hiệu quả nhất là học từ kế toán trưởng lâu năm kinh nghiệm.

Họ giỏi họ sẽ có nhiều kinh nghiệm thực tế để hướng dẫn những người chưa biết cách để làm tốt nhất

Họ giỏi vì họ đã từng trải qua rất nhiều những va vấp trong nghề, họ sẽ biết được cách làm như thế nào là đúng, cách làm nào là sai để có thể chỉ cho bạn.

Họ sẽ định hướng được cho bạn con đường đi ngắn nhất cho bạn, vì họ trải qua rồi, họ biết và đúc rút được lộ trình đi hiệu quả để chinh phục thành công nghề kế toán.

VI. Kết luận

Hy vọng những thủ thuật đếm ký tự trong Excel trên đã giúp bạn sử dụng thành thạo excel hơn. Để có thể sử dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ phải nắm vững được các hàm trong excel mà còn phải sử dụng thật tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao sẽ giúp áp dụng tốt vào công việc như hàm SUMIFS, hàm COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Chúc bạn thành công