Offer Letter Là Gì? Cách Trả Lời Thư Mời Nhận Việc Thông Minh - 123Job

Một trong những thủ tục không thể thiếu đối với một buổi phỏng vấn thành công chính là ứng viên nhận được offer letter từ phía nhà tuyển dụng. Để tạo được những ấn tượng tốt nhất thì một ứng viên cũng cần có được cách trả lời thư mời nhận việc thật chuyên nghiệp dù bạn đồng ý hay từ chối công việc này. Hiểu về offer letter là gì và các mẫu trả lời thư mời nhận việc hiệu quả?

I. Offer letter là gì?

Nếu đã từng tìm hiểu về offer letter là gì hay đã từng nhận việc ở bất cứ công ty nào thì có lẽ bạn không còn lạ gì với khái niệm này. Trong tuyển dụng nhân sự, offer letter được hiểu là thư mời nhận việc, thư mời được gửi từ nhà tuyển dụng tới ứng viên để bày tỏ mong muốn hợp tác. Nội dung của một mẫu offer letter gồm có: vị trí ứng tuyển, địa điểm làm việc chính thức, mức lương, phụ cấp hay những chính sách đãi ngộ và quy định chung,... Thông qua mẫu offer letter thì ứng viên nhận được toàn bộ những thông tin cần thiết sau buổi phỏng vấn mà nếu như chỉ liên hệ qua điện thoại thì không thể trao đổi hết được.

Offer letter là gì?

II. Tại sao nhà tuyển dụng phải gửi Offer letter cho ứng viên

Hiểu về offer letter là gì thì đây là một trong những thông báo hay xác nhận từ nhà tuyển dụng về kết quả của buổi phỏng vấn đi kèm với những thông tin làm việc tại doanh nghiệp như: vị trí làm việc, chế độ phúc lợi,... để ứng viên và nhà tuyển dụng có được sự thống nhất và cái nhìn cơ bản nhất để tránh đi những hiểu lầm khi bắt đầu làm việc.

Hiển nhiên là không phải tất cả ứng viên đều sẽ đồng ý làm việc tại doanh nghiệp vì thông thường, ứng viên sẽ nộp đơn ứng tuyển tới nhiều doanh nghiệp và có thể nhận được thư mời nhận việc cùng một lúc. Vậy phải trả lời thư mời nhận việc như thế nào để từ chối nhận việc? Dù đồng ý hay không đồng ý nhận việc, trong offer letter là gì, thì bạn nên trả lời thư mời nhận việc cho doanh nghiệp, hoặc nếu ứng viên có thêm bất cứ trao đổi hay đề xuất nào muốn gửi đến công ty.

III. Mẫu Offer Letter có những thông tin nào?

1. Logo công ty

Là một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, trong mẫu offer letter là gì, bộ phận nhân sự nên đặt logo công ty ở phí trên của offer letter để thể hiện sự chuyên nghiệp và tính pháp lý cao hơn. Bên cạnh đó, logo bên trong mẫu thư mời nhận việc có khả năng thúc đẩy và khuyến khích ứng viên đọc và tìm hiểu chi tiết hơn về nội dung của offer letter là gì.

Mẫu thư mời nhận việc cần gì?

2. Ngày gửi thư và thông tin của ứng viên

Nhiều công ty không quan tâm đến ngày phát hành thư mời nhận việc, tuy nhiên ứng viên cần được biết liệu rằng thời điểm mình đọc được email này offer letter có còn hiệu lực hay không. Cùng với đó là những thông tin liên lạc của ứng viên như họ tên đầy đủ của ứng viên để xác nhận lại độ chính xác của ứng viên. Bất cứ mẫu offer letter là gì nào cũng đều có thông tin này.

3. Gửi lời chúc mừng đến ứng viên

Nếu bạn đã từng đọc qua offer letter là gì thì ở phần đầu của thư mời nhận việc, nhà tuyển dụng thường thể hiện niềm vui và sự phấn khởi khi tìm được ứng viên phù hợp với vị trí công việc đang tuyển dụng. Một ứng viên sẽ cảm thấy được chào đón và hứng thú khi thấy được sự mong chờ gia nhập của đội ngũ nhân sự công ty. Trong một một mẫu thư mời nhận việc, từ ngữ, văn phong hay ngữ điệu đều nên được cân nhắc kỹ lưỡng vì phụ thuộc vào văn hóa doanh nghiệp. Không cần quá phức tạp, nội dung mẫu offer letter là gì nên ngắn gọn, chân thành, vừa đủ những ý cần thiết để chinh phục được ứng viên.

Xem thêm: Tải ngay mẫu thư mời nhận việc mới nhất dành cho doanh nghiệp

4. Nêu lý do bạn chọn ứng viên

Để thuyết phục được ứng viên đồng ý nhận việc qua mẫu offer letter thì nhà tuyển dụng nên thể hiện được những kỹ năng của ứng viên mà bạn thấy nó phù hợp với yêu cầu của công việc có thể giúp ích cho việc phát triển công ty. Thể hiện được mối liên kết giữa tầm nhìn của công ty với ứng viên có thể giúp họ thấy được vai trò quan trọng trong kế hoạch dài hạn của công ty.

Đây chính là một cơ hội tốt để doanh nghiệp truyền tải được sứ mệnh công ty đến với ứng viên trong offer letter là gì. Thông thường, ứng viên luôn khao khát được trở thành một phần của một tập thể hay một tổ chức, một cộng đồng thay vì một công việc đơn thuần. Vì vậy, trong mẫu thư mời nhận việc, hãy kích thích niềm khao khát và mong muốn cống hiến của ứng viên để thuyết phục họ chấp thuận làm việc tại doanh nghiệp.

5. Mô tả chi tiết về công việc

Một trong những nội dung cũng rất quan trọng trong offer letter là gì - bảng mô tả công việc một cách chi tiết. Hiểu rằng, thông qua các buổi phỏng vấn thì ứng viên đã nắm được công việc, tuy nhiên ở cùng một vị trí công việc nhưng mỗi doanh nghiệp có những nhiệm vụ khác nhau nên nhà tuyển dụng cần thể hiện được thông tin liên quan đến chức danh hay loại hình công việc cụ thể - toàn thời gian, part-time, nhân viên chính thức), người quản lý trực tiếp, nhiệm vụ cần hoàn thành.

6. Mức lương

Với những task list cụ thể thì ứng viên cần được biết về mức thu nhập mà họ nhận được trong một tháng, phương thức thanh toán trong nội dung mẫu offer letter là gì. Những thông tin chi tiết như thời gian thanh toán lương hàng tháng và những chế độ phúc lợi cụ thể cũng nên được thể hiện rõ ràng trong offer letter là gì để làm rõ nhu cầu của hai bên. Ứng viên cần được biết về những lợi ích mà mình có được khi hợp tác cùng công ty trong thời gian tới. Nếu có thêm thì bạn có thể cung cấp cả thông tin về commission hay tiền thường trong nội dung offer letter là gì để tăng mức độ kích thích ứng viên.

Thỏa thuận mức lương trong mẫu thư mời nhận việc

7. Các quyền lợi khác

Bên cạnh mức lương cơ bản trong offer letter là gì thì ứng viên nên được cung cấp một bảng liệt kê đầy đủ những quyền lợi mà ứng viên có thể nhận được theo quy định của công ty. Ví dụ như thời gian nghỉ phép, khoản phụ cấp, công tác phú, bảo hiểm xã hội hay những hoạt động đào tạo nội bộ khác,... Hiện nay để thu hút được ứng viên tiềm năng, doanh nghiệp đang phát triển thêm nhiều quyền lợi khác trong nội dung mẫu offer letter là gì.

8. Hướng dẫn các bước ứng viên cần làm khi nhận được offer letter là gì?

Để tránh phải chờ đợi quá lâu thì doanh nghiệp nên đưa ra một khoảng thời gian nhất định hay một mức deadline để ứng viên có thể xem xét và trả lời thư mời nhận việc. Việc này giúp cho bạn có một mức hạn thời gian nhất định trước khi biết rằng nên chuyển sang ứng viên khác khi ứng viên bạn yêu thích từ chối thư mời nhận việc. Cung cấp thông tin cho ứng viên của bạn trong offer letter là gì nếu họ có bất cứ điều gì cần được giải đáp để thể hiện mong muốn của doanh nghiệp.

IV. Cách trả lời thư offer letter là gì?

Đối với bất cứ ngành nghề hay lĩnh vực nào thì khi trả lời offer letter là gì, ứng viên cần thể hiện sự biết ơn đến nhà tuyển dụng vì đã chọn bạn, đồng thời thể hiện sự yêu thích và hứng thú với vị trí công việc ứng tuyển. Nếu được thì ứng viên đừng quên vạch ra một lộ trình làm việc để đảm bảo rằng bạn hoàn toàn có khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ ở vị trí công việc này. Ngược lại, nếu muốn từ chối thư mời nhận việc thì bạn nên đưa ra lời xin lỗi và cũng nêu rõ lý do từ chối nhận việc. Thư phản hồi lại offer letter là gì cũng nên thể hiện chút hối tiếc khi bạn không thể nhận được công việc này, đồng thời bày tỏ sự mong muốn hợp tác nếu có cơ hội trong tương lai.

Cách trả lời offer letter là gì?

V. Những cách trả lời offer letter ghi điểm với nhà tuyển dụng

1. Trả lời thư mời nhận việc khi đồng ý

Tùy vào một vị trí công việc mà offer letter đề cập thì bạn có những cách trả lời thư mời nhận việc khác nhau. Tuy nhiên, bố cục chung của một mẫu offer letter cần có:

• Gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã tạo thêm cơ hội cho bạn được phỏng vấn và nhận được cơ hội làm việc.
• Bày tỏ mong muốn và hào hứng với vị trí công việc
• Xác nhận đảm nhận công việc bằng ngôn từ ngắn gọn và xúc tích
• Đảm bảo mình sẽ đảm nhận và hoàn thành tốt công việc
• Nếu có vấn đề cần trao đổi về lương thưởng hay phụ cấp thì nên thảo luận trực tiếp
• Xác định thời gian mà bạn nhận việc
• Cảm ơn và để lại liên hệ

Xem thêm: Những chế độ phúc lợi mà ứng viên muốn nghe từ nhà tuyển dụng khi phỏng vấn

2. Mẫu trả lời offer khi đồng ý nhận việc

2.1 Tiếng Việt

Kính gửi Phòng nhân sự công ty …,

Tôi rất vui mừng khi nhận được thư mời nhận việc từ công ty ở vị trí (xxx) vì đây thật sự là công việc mà tôi mong muốn. Tôi rất mong muốn được gắn bó và phát triển lâu dài cùng quý công ty trong thời gian tới.

Vì vậy, tôi viết thư này để xác nhận rằng mình sẽ nhận việc và cố gắng hoàn thành tốt công việc của mình. Tuy nhiên về chính sách lương thưởng, tôi thắc mắc một số vấn đề sau:...

Rất mong nhận được phản hồi sớm từ phía Công ty! Về thời gian bắt đầu công việc, tôi sẽ nhận việc vào ngày…

Xin chân thành cảm ơn!

Chi tiết liên hệ: 09xxxxxxxxxx

Mẫu trả lời offer khi đồng ý nhận việc

2.2 Tiếng Anh

Dear Mr/ Ms…,

I want to say thank you for offering me the position of … at (company name). I have so appreciated your opportunities for me.

As we discussed, my salary will be … for 1 month and I will start my work on (date). I am looking forward to seeing you again at the office.

If have any problem, pleases call me at (telephone number).

Thanks and best regards!

3. Cách từ chối Offer từ nhà tuyển dụng

• Gửi lời cảm ơn vì đã đem đến cơ hội công việc cho bạn
• Đưa ra lời từ chối vị trí công việc một cách khéo léo
• Nếu ra lý do bạn từ chối thư mời nhận việc
• Bày tỏ sự nuối tiếc vì không thể nhận công việc
• Bày tỏ sự sẵn lòng giúp đỡ nếu có cơ hội hợp tác trong tương lai
• Chân thành cảm ơn ở cuối thư

Xem thêm: Cách viết thư cảm ơn phỏng vấn chiếm trọn thiện cảm của nhà tuyển dụng

4. Mẫu trả lời từ chối nhận việc

4.1 Tiếng Việt

Kính gửi Quý công ty!

Khi nhận được thư mời nhận việc này từ phía nhà tuyển dụng, tôi thật sự rất vui mừng. Tuy nhiên, tôi cũng rất tiếc vì phải thông báo rằng tôi sẽ không thể đảm nhận được vị trí công việc … vì một vài lý do cá nhân.

Trong thời gian được trao đổi cùng Quý công ty qua những vòng phỏng vấn, tôi cảm thấy thật sự biết ơn công ty đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi vô cùng nhiệt tình. Hơn hết là để tôi có được cơ hội đảm nhận một công việc hấp dẫn như vậy. Nhưng vì lý do … mà tôi không thể đồng hành cùng doanh nghiệp trong thời gian tới và tôi thật sự rất tiếc vì điều này.

Tôi tin rằng với sự nhiệt tình của doanh nghiệp thì sẽ sớm tìm được ứng viên phù hợp trong thời gian sớm nhất.

Chúc công ty luôn thành công.

Xin chân thành cảm ơn!

Mẫu trả lời từ chối nhận việc

4.2 Tiếng Anh

Dear Mr/Ms…,

I want to say thank you for offering me the position of … at (company name). I have so appreciated your opportunities for me. However, I regret that I can not accept your offer because, after the interview, I feel that this job is not match my personal goals in the future.

Once again, I want to say thank you for choosing me. I believe that you can figure out a suitable candidate for this position.

Best wishes for your company!

Xem thêm: Những kỹ năng phỏng vấn chuyên nghiệp khiến ứng viên khao khát muốn làm việc

VI. Kết luận

Dù là ứng viên hay nhà tuyển dụng thì vẫn cần tìm hiểu về mục đích của offer letter là gì để hiểu được hết nội dung của nó. Nếu chưa có kinh nghiệm trả lời thư mời xin việc thì những mẫu trên đây cũng có thể giúp bạn sáng tạo ra câu trả lời phù hợp với trường hợp của bạn. Hy vọng với những thông tin trên đây, bạn có thể ứng dụng linh hoạt để mang lại hiệu quả tốt nhất.