Offer Letter Là Gì? Những điều Bạn Cần Biết Về Offer Letter

Hiện nay, Offer Letter (thư mời nhập học) được xem là điều kiện tiên quyết giúp bạn có thể theo học tại các ngôi trường trên toàn thế giới. Vậy thì, bạn đã hiểu rõ những thông tin về Offer Letter là gì chưa? Tại sao bạn lại cần thư nhập học và sự khác nhau giữa các loại thư nhập học là gì? Nếu bạn còn đang thắc mắc về những vấn đề đó thì hãy để INDEC giúp bạn giải đáp chúng qua bài viết dưới đây.

• Study plan là gì? Hướng dẫn viết Study Plan chuẩn chỉnh
• Du học ở đâu? 9 Quốc gia hấp dẫn du học sinh nhất thế giới
• Giáo dục STEM là gì? Vì sao STEM là ngành học được săn đón nhất hiện nay?
• Du học Anh hay du học Mỹ: Đâu là sự lựa chọn tốt cho bạn?
• 5 bí quyết quản lý tài chính cá nhân dành cho “người chơi” hệ du học

Nội dung chính

• Offer Letter là gì? Mục đích của Offer Letter
• Sự khác biệt giữa các loại Offer Letter là gì? 
• Bao lâu thì bạn mới nhận được Offer Letter
• Bạn nên trả lời thư mời nhập học như thế nào?
• Một số thắc mắc thường gặp về Offer Letter 
• Tạm kết

Offer Letter là gì? Mục đích của Offer Letter

Offer Letter (hay còn gọi là thư mời nhập học) chính là câu trả lời từ phía trường học mà bạn đã nộp hồ sơ. Mục đích chính của lá thư này là để xác nhận xem bạn có được vào học hay không. Ngoài ra, offer letter còn có một số mục đích khác như:

• Nộp hồ sơ xin visa: Thực chất, offer letter không được dùng để nộp hồ sơ xin visa (kể cả có điều kiện lẫn không điều kiện). Chỉ sau khi các bạn trả lời đồng ý nhập học và đóng cọc tiền học phí (nếu được yêu cầu) thì bạn sẽ nhận được email giấy xác nhận nhập học từ phía trường học. Thông thường, giấy này sẽ cung cấp những thông tin chi tiết về chuyên ngành học, thời lượng khóa học, học phí khóa học của bạn, khoản tiền đặt cọc mà bạn đã đóng và đường link dẫn đến những trang web hữu ích cho việc chuẩn bị hồ sơ xin visa.

• Nộp hồ sơ đăng ký chương trình học bổng: Đối với một số chương trình học bổng, phía nhà tài trợ sẽ yêu cầu bạn nộp lại giấy mời nhập học của trường Đại học mà bạn đã chọn. Vì thế, nếu bạn không được nhận vào trường thì bạn cũng sẽ không có cơ hội được trao học bổng.

Sự khác biệt giữa các loại Offer Letter là gì? 

Hiện nay, có 2 loại Offer Letter được sử dụng chính là:

• Thư mời nhập học có điều kiện (Conditional Offer Letter):

Trường Đại học sẽ gửi thư đến thông báo cho ứng viên hồ sơ đang thiếu những gì, hoặc cần những yêu cầu gì thì ứng viên mới đủ điều kiện để nhập học. Những tài liệu bạn có thể thiếu như bảng điểm cuối kỳ, kết quả của các chứng chỉ tiếng Anh,… hoặc tài liệu bạn nộp chưa đạt “chuẩn” của nhà trường. Ban tuyển sinh lúc này sẽ yêu cầu bạn bổ sung hồ sơ trong thời hạn cho phép thì bạn mới được nhập học.

• Thư mời nhập học không điều kiện (Unconditional Offer Letter): 

Đây là thư mời mà trường Đại học gửi đến bạn và chấp nhận bạn vào học mà không cần bất cứ lý do nào cả. Điều này nghĩa là hồ sơ của bạn đã đầy đủ giấy tờ, đạt tiêu chuẩn để nhập học. Khi nhận được giấy mời này, bạn có thể yên tâm mình đã được nhận vào trường đã đăng ký. 

Bao lâu thì bạn mới nhận được Offer Letter

Nếu bạn đã biết được Offer Letter là gì rồi thì bạn có biết chừng nào bạn mới có thể nhận được Offer Letter không? Vào mỗi kỳ nhập học mới, các trường Đại học/Cao đẳng/Trung học thường nhận được rất nhiều bộ hồ sơ từ các quốc gia trên thế giới. Chính vì thế, ban tuyển sinh cũng cần khá nhiều thời gian để làm theo đúng các trình tự của quy trình tuyển chọn ứng viên. Thông thường, quy trình có thể kéo dài từ 1 đến 6 tuần tùy thuộc và quy trình của trường hoặc chuyên ngành mà bạn lựa chọn đi du học. 

Một số lưu ý khác:

• Một số trường thường có giới hạn số lượng sinh viên quốc tế nhập học tại mỗi kỳ tuyển sinh. Do đó, các bạn cần lưu ý thời hạn nộp hồ sơ và cần ưu tiên nộp nhanh và đầy đủ hồ sơ nhất để không bị lỡ mất cơ hội của mình. 
• Đối với một số bạn cần nộp sơ xin học bổng từ chính phủ, thì yếu tố thời gian cũng vô cùng quan trọng. Do đó, bạn có thể nhờ ban tuyển sinh ưu tiên xét duyệt hồ sơ của bạn trước. 

>>>> Xem thêm: Tất cả những gì bạn cần biết về LoR – Letter of Reference

Bạn nên trả lời thư mời nhập học như thế nào?

Thông thường, các bạn được nộp hồ sơ vào nhiều trường Đại học khác nhau, chẳng hạn như khi bạn đăng ký khóa học bậc Đại học tại Anh Quốc thì tối đa là 5 trường. Do đó, các bạn không nên vội vàng trả lời ngay khi nhận được thư mời nhập học từ bất kỳ trường nào mà hãy kiên nhẫn chờ đợi hồi âm từ các trường mà bạn đã nộp hồ sơ. Tại một số trường hoặc bậc học, số lượng thư mời mà bạn nhận sẽ bị giới hạn nên nếu tổng số trường nhận các bạn vào học nhiều hơn con số giới hạn đó thì buộc các bạn phải từ chối một số lời mời.

Bạn có thể đồng ý với thư mời từ nhà trường theo 2 cách sau:

• Firm: Chắc chắn
• Insurance: Phòng hờ

Các bạn có thể trả lời “chắc chắn” đối với thư mời không điều kiện. Còn trong trường hợp bạn chỉ nhận được toàn thư mời có điều kiện, thì bạn có thể trả lời “chắc chắn” cho ngôi trường mà bạn yêu thích nhất. Đồng thời, bạn cũng có thể trả lời đồng ý với nhiều trường khác để “phòng hờ” bạn không đạt được đủ điều kiện đầu vào của ngôi trường bạn yêu thích. Sau khi gửi thư phản hồi, bạn sẽ không có khả năng thay đổi mà cần phải theo học những ngôi trường mà bạn đã trả lời “chắc chắn”. Chính vì thế, bước trả lời thư mời nhập học khá quan trọng và bạn cần phải suy nghĩ thật kỹ trước khi đưa ra quyết định.

Dưới đây là tổng hợp một số cách trả lời thư mời nhập học mà các bạn có thể áp dụng tùy trường hợp của bản thân nhé!

• Trả lời “chắc chắn” cho thư mời nhập học không điều kiện
• Trả lời “chắc chắn” cho thư mời nhập học có điều kiện
• Trả lời “chắc chắn” cho thư mời nhập học có điều kiện và “phòng hờ” cho thư mời nhập học có điều kiện
• Trả lời “chắc chắn” cho thư mời nhập học có điều kiện và “phòng hờ” cho thư mời nhập học không điều kiện

Các bạn cần lưu ý, mọi thư mời nhập học đều có ghi thời hạn để trả lời. Thế nên, các bạn cần phải lưu ý để tránh bị trễ hạn nhé!

Một số thắc mắc thường gặp về Offer Letter 

Nếu bạn không nhận được thư mời nhập học từ trường yêu thích thì sao?

Nếu bạn gặp phải tình huống này, đầu tiên bạn cần phải bình tĩnh và xem xét lý do tại sao ngôi trường đó không nhận các bạn. Có thể là do bạn thiếu hồ sơ nào đó, hoặc hồ sơ của bạn chưa đủ tiêu chuẩn của trường. Một số trường sẽ nói rõ lý do tại sao họ từ chối bạn, nhưng một số khác thì không như vậy. Do đó, bạn cần gửi email đến trường hoặc gọi điện đến văn phòng tuyển sinh để hỏi rõ lý do, từ đó bạn có thể điều chỉnh hồ sơ của mình tốt hơn. Nhưng nên lưu ý rằng, ban tuyển sinh hoàn toàn có quyền từ chối không trả lời câu hỏi của các bạn. Vì thế, bạn cần hỏi một cách trang trọng và lịch sự nhé!

Nếu trong trường hợp bạn nhập được những Offer Letter từ các trường khác thì các bạn nên cân nhắc cẩn thận trường nào sẽ phù hợp với bạn nhất. Nếu như mục tiêu của bạn là phải vào được trường Đại học như mong muốn thì bạn vẫn có thể nộp hồ sơ xin nhập học vào kỳ sau. Trong thời gian chờ đợi đến lúc nộp hồ sơ, bạn có thể tham gia thêm các hoạt động ngoại khóa hoặc học thêm các chứng chỉ bổ trợ để hồ sơ của bạn thêm phần ấn tượng nhé!

Thay đổi quyết định sau khi đã trả lời Offer Letter

Nếu bạn trả lời “chắc chắn” thì sẽ rất khó để thay đổi được quyết định của mình. Cụ thể, trong vòng 14 ngày sau khi bạn trả lời thư mời nhập học, nếu bạn đổi ý thì có thể liên hệ lại với văn phòng tuyển sinh của trường Đại học và yêu cầu thay đổi câu trả lời. Nếu sau 14 ngày đó, quy trình thay đổi câu trả lời sẽ rắc rối hơn và xác suất bạn được thay đổi lựa chọn là khá thấp. Vì thế, bạn cần suy nghĩ thật kỹ ngay từ đầu rồi mới đưa ra quyết định có nên học tại ngôi trường đó hay không. Đừng để tốn công sức và thời gian hoang phí để thay đổi câu trả lời của mình.

Tạm kết

Trên đây là tổng hợp những thông tin hữu ích về Offer Letter là gì và những kinh nghiệm khi nhận được Offer Letter mà INDEC đã chia sẻ đến các bạn. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp các bạn trên con đường hiện thực hóa ước mơ đi du học của bản thân. Ngoài ra, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì về du học, vui lòng liên hệ INDEC để được tư vấn miễn phí nhé!

____________________________

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ GIÁO DỤC TRÍ CƯỜNG

Địa chỉ: Tòa nhà INDEC, ngõ 474 Xã Đàn, Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 024 7305 3355

Facebook: Du học cùng INDEC