PDCA Là Gì? Hiệu Quả Của PDCA Trong Quy Trình Quản Lý Chất Lượng

PDCA chắc hẳn là một thuật ngữ trong lĩnh vực quản lý chất lượng được nhiều người biết đến và được các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng rộng rãi nhằm kiểm soát quy trình và cải tiến chất lượng. Để hiểu về mô hình PDCA không khó, tuy nhiên để áp dụng nó một cách hiệu quả cần phân tích và bám sát từng giai đoạn. Những ai muốn đi sâu nghiên cứu về PDCA trước hết cần nắm rõ bản chất của chu trình PDCA là gì và những cách thức để vận dụng chu trình này một cách có hiệu quả.

Nội dung bài viết

• Mô hình PDCA là gì?
• Phân tích 4 giai đoạn của chu trình PDCA
• Sự khác biệt giữa DMAIC và PDCA là gì?
  • Khái niệm
  • Thời điểm xuất hiện
  • Hình thức sử dụng
• Khi nào nên sử dụng chu trình PDCA?

Mô hình PDCA là gì?

Mô hình PDCA là chữ viết tắt của “Plan Do Check Act”. Đó là một chu trình thực hiện việc theo dõi, thay đổi công việc hay mục tiêu đề ra. Chu trình này được lặp đi lặp lại dẫn đến những cải tiến liên tục quy trình quản lý chất lượng.

Chính sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng, mô hình này vẫn được gọi là vòng tròn PDCA.

Phân tích 4 giai đoạn của chu trình PDCA

PDCA là một chu trình, vậy cách hoạt động của từng giai đoạn trong chu trình này như thế nào? Người thực hiện cần xác định những công việc và nhiệm vụ của từng giai đoạn trong chu trình để tối ưu hóa kết quả đạt được.

P (Plan) – Lập kế hoạch

Trước khi muốn thực hiện một điều gì đó thì giai đoạn Lập kế hoạch được xem là bước khởi đầu quan trọng, đặc biệt là trong quy trình quản lý chất lượng. Bạn cần hoạch định kế hoạch sao cho khả thi nhất và hạn chế tối đa những rủi ro có thể phát sinh. Khi kế hoạch bạn hoạch định tốt sẽ giúp định hướng các hoạt động tiếp theo đạt hiệu quả. Cụ thể các hoạt động cần thực hiện trong giai đoạn này:

• Xác định và thiết lập mục tiêu mà bạn muốn đạt được

• Mô tả chi tiết và cụ thể nhất những nhiệm vụ cần thực hiện để đạt mục tiêu đang hướng tới, xác định những phương tiện và nguồn lực hỗ trợ

• Đặt thời hạn buộc phải hoàn thành cho từng nhiệm vụ

D (Do) – Thực hiện

Khi kế hoạch được thông qua thì đây chính là giai đoạn thực hiện các cải tiến, thông qua các hoạt động cụ thể để đảm bảo đạt chất lượng mục tiêu. Trong đó, mỗi người tham gia cần phải hiểu và xác định rõ vai trò và nhiệm vụ của mình.

• Thông qua các hoạt động và các phương tiện để hoàn thành từng nhiệm vụ

• Liên tục cập nhật và bám sát tiến độ công việc

C (Check) – Kiểm tra

Sau khi các công việc đã được thực hiện, giai đoạn Kiểm tra sẽ rà soát lại toàn bộ để đánh giá kết quả.

• Kiểm tra chất lượng và so sánh kết quả thực tế với kết quả dự kiến sao cho đảm bảo các mục tiêu và kế hoạch như ban đầu

• Trường hợp kết quả chưa đạt, cần tìm ra nguyên nhân để khắc phục kịp thời

A (Act) – Hành động

“A”- Act là hành động song cũng có thể hiểu là điều chỉnh. Giai đoạn này phụ thuộc nhiều vào giai đoạn Kiểm tra. Nếu giai đoạn Kiểm Tra cho kết quả khả thi và đạt được như kế hoạch ban đầu thì bạn có thể triển khai và áp dụng kế hoạch vào thực tế. Ngược lại, nếu trước đó phát hiện các vấn đề không đảm bảo chất lượng thì cần điều chỉnh và khắc phục những thiếu sót còn tồn tại.

• Liên tục lặp lại các bước P-D-C-A với các kế hoạch mới cho đến khi mục tiêu đề ra được hoàn thành một cách hoàn hảo nhất.

Sự khác biệt giữa DMAIC và PDCA là gì?

Bạn có biết sự khác biệt giữa DMAIC và PDCA là gì? PDCA và DMAIC đều là những chu trình quản lý thay đổi nhằm hướng đến sự thành công của việc cải tiến quy trình. Tuy nhiên, mỗi chu trình cũng sẽ có những đặc thù riêng. Do vậy, người sử dụng cần nắm rõ sự khác biệt giữa hai chu trình này để xác định đâu là mô hình phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức.

Khái niệm

PDCA là mô hình 4 giai đoạn Plan – Do – Check – Act được lặp đi lặp lại nhằm đạt được sự liên tục cải tiến trong quy trình quản lý chất lượng dịch vụ, sản phẩm, con người. Trong khi DMAIC là một chu trình cải tiến bao gồm 5 giai đoạn Define – Measure – Analyze – Improve – Control và mỗi giai đoạn cũng hoàn toàn khác biệt. Sự cải tiến dựa trên dữ liệu, mục đích của nó để cải thiện, tăng cường và ổn định các quy trình kinh doanh.

Mặc dù có những sự khác biệt trong các giai đoạn thực hiện song cả hai khái niệm này đều được sử dụng để tăng cường hiệu suất trong nhiều lĩnh vực kinh doanh, đặc biệt là các ngành liên quan đến quản lý chuỗi cung ứng hoặc nhân lực…

Thời điểm xuất hiện

Chu trình PDCA ra đời sớm hơn DMAIC. Chu trình này được phát triển bởi Tiến sĩ Edward Deming vào năm 1950 dựa trên các ý tưởng của Walter Andrew Shewhart đề cập năm 1939. Do vậy PDCA vẫn thường được gọi là chu kỳ Shewhart hoặc chu kỳ Deming. Trong khi DMAIC bắt nguồn muộn hơn vào những năm 1980.

Hình thức sử dụng

Các doanh nghiệp thường áp dụng PDCA vào cải tiến chất lượng và có thể dễ dàng áp dụng chu trình này ở mọi cấp độ trong tổ chức. PDCA được sử dụng với kỹ thuật phổ biến của Nhật Bản có tên là Kaizen.

Chu trình DMAIC sẽ được dùng cho các dự án có quy mô vừa, đòi hỏi phải có người dẫn dắt và sự liên kết của nhiều bộ phận. Chu trình này được sử dụng chủ yếu với khái niệm Six Sigma – một kỹ thuật trong quản lý cung cấp công cụ cần thiết cho các tổ chức nhằm cải thiện năng lực của các quy trình kinh doanh.

Khi nào nên sử dụng chu trình PDCA?

Trên thực tế, việc thực hiện chu trình PDCA khá phức tạp. Tuy nhiên, nếu tổ chức thực hiện được chu trình PDCA cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Để thực hiện chu trình này một cách hiệu quả sẽ tùy thuộc rất lớn vào quá trình sử dụng. Cụ thể chu trình PDCA sẽ được sử dụng trong những trường hợp sau đây:

– Bắt đầu một chu trình hoặc một cải tiến tiến mới

– Cải tiến hoặc phát triển một quy trình có sẵn, một sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiêp

– Cần xác định một quy trình làm việc lặp đi lặp lại

– Lập kế hoạch thu thập, phân tích dữ liệu để xác định và ưu tiên những vấn đề trong kinh doanh

Ngày nay, các doanh nghiệp mong muốn cải thiện quy trình vận hành và PDCA đã được sử dụng như một quy trình hoạt động tiêu chuẩn trong tổ chức của họ. PDCA được áp dụng trong nhiều ngành và nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó ngành QC được xem là lĩnh vực áp dụng nhiều nhất đến mô hình này.

Nhiều doanh nghiệp cũng đã thiết lập bộ phận QC (Quality Control) để kiểm tra chất lượng sản phẩm/dịch vụ ở tất cả các công đoạn cần thiết. Vì vậy, việc nắm rõ và áp dụng hiệu quả mô hình PDCA sẽ đóng vai trò quan trọng hỗ trợ QC trong quá trình kiểm soát chất lượng và cải thiện kết quả.

Xã hội càng văn minh, phát triển thì yêu cầu về chất lượng sẽ ngày càng khắt khe. Do vậy, dù trong bất cứ lĩnh vực nào bộ phận QC cũng đóng một vai trò quan trọng kéo theo cơ hội và việc làm trong ngành QC vô cùng lớn. Những ai quan tâm và muốn theo đuổi ngành này có thể dễ dàng tìm kiếm ở nhiều công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt là các công ty về sản xuất, thực phẩm, thiết bị… Các bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về việc làm ngành QC hoặc nhưng phân tích của mô hình PDCA tại tại kênh việc làm TopCV.

Hi vọng với những chia sẻ trên của Blog TopCV, các bạn có thể hiểu được PDCA là gì và thiết lập mô hình PDCA một cách hiệu quả, từ đó có thể chinh phục các mục tiêu mà bạn đã đề ra.