PDCA Là Gì? Quy Trình Chất Lượng áp Dụng Mọi Doanh Nghiệp

PDCA ( Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh ) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Mô hình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 được đại diện với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), nó cho thấy: thực chất của quá trình quản lý là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng.

1. Tìm hiểu PDCA là gì?

PDCA ( Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh ) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. PDCA lúc đầu được đưa ra như là các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có, ngày nay nó là một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong các hệ thống quản lý (ISO 9001; ISO 14001…).

Cùng xem video dưới đây để hiểu rõ hơn về PDCA:

Nguồn: Kênh Youtube Làm việc hiệu quả

Cụm từ P-D-C-A là viết tắt của:

• Plan – Lập kế hoạch;
• Do – Thực hiện kế hoạch đã lập;
• Check – Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch;
• Act – Thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp, sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh cải tiến này và thực hiện chu trình P-D-C-A mới.

Mô hình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng

Mỗi điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001 đều bao hàm bước Lập kế hoạch, điều 7 của tiêu chuẩn thì tập trung vào Thực hiện, và điều 8 tập trung và Kiểm tra và Hành động. Vậy trong số đó, điều khoản nào mà chúng ta khó tiếp cận nhất?

Đó là điều khoản 8 bởi nó tập trung vào Kiểm tra và Hành động. Chúng ta hoàn thành bước Lập kế hoạch và Thực hiện và sau đó chúng ta tiến hành Kiểm tra và có Hành động tiếp theo tuân theo đúng thói quen làm việc truyền thống. Vì vậy, để áp dụng thành công ISO 9001, chúng ta phải thay đổi thói quen và dành nhiều thời gian hơn cho bước Kiểm tra và Hành động như trong điều khoản 8. Chúng ta hãy nhìn vào từng yếu tố của PDCA và xem nó tương ứng với các điều khoản của ISO 9001 như thế nào.

✍ Xem thêm: Chứng nhận ISO 9001| Hệ thống quản lý chất lượng

2. Chu trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng

2.1 Lên kế hoạch - Plan

Doanh nghiệp nên có một chu trình lập kế hoạch hàng năm như kế hoạch sản xuất kinh doanh bao gồm: tầm nhìn/ nhiệm vụ, chính sách chất lượng, mục tiêu hoạt động, ngân sách, kế hoạch bảo dưỡng, các tiêu chuẩn, sự kiện quan trọng và giới thiệu sản phẩm/ thị trường/ quá trình mới. Đây là những yếu tố cần được lên kế hoạch. ISO 9001 đưa ra các yếu tố hoạch định trên trong 7 mục.

• Duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QMS);
• Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng;
• Trách nhiệm lãnh đạo;
• Quản lý nguồn lực;
• Hoạch định việc tạo sản phẩm;
• Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường;
• Hành động phòng ngừa.

2.2 Thực hiện kế hoạch - Do

Các bước Thực hiện diễn ra thường xuyên hơn, có thể trong chu kỳ hàng tháng nó tạo ra các dữ liệu để đo lường và phân tích và được xem như kết quả của việc thực hiện kế hoạch hàng năm. Việc Thực hiện tập trung nhiều trong Mục 7 – Tạo sản phẩm. Hầu hết các hồ sơ của hệ thống ISO tại doanh nghiệp được tạo ra trong các quá trình tại mục 7.

• Năng lực và Đào tạo;
• Thiết kế và phát triển;
• Mua hàng;
• Sản xuất và cung cấp dịch vụ.

2.3 Kiểm tra dữ liệu - Check

Khi có dữ liệu từ bước thực hiện, bạn cần tiến hành phân tích và nghiên cứu dữ liệu. Chúng ta không chỉ kiểm tra để xem các bước thực hiện đã hoàn thành hay chưa hoặc kiểm tra xem dữ liệu đã đầy đủ hay chưa. Mà cần phân tích và tìm hiểu xem dữ liệu muốn nói gì với chúng ta thông qua việc chuyển đổi dữ liệu thành thông tin.

Tiêu chuẩn ISO 9001 xác định rõ những quá trình kiểm tra khác nhau, như là chu trình đo lường và phân tích để định rõ tổ chức tiến hành kế hoạch năm đạt như thế nào.

• Xem xét của lãnh đạo;
• Theo dõi và đo lường;
• Sự thỏa mãn của khách hàng;
• Đánh giá nội bộ;
• Phân tích dữ liệu.

2.4 Hành động - Atc

Hành động được thực hiện không chậm trễ nhằm loại bỏ những thiếu sót, được xác định thông qua việc đo lường, phân tích giữa các kế hoạch năm và hồ sơ dữ liệu trong thực tế. Tất nhiên có yếu tố Hành động trong sự xem xét của lãnh đạo vì sau khi chúng ta xem xét các yếu tố đầu vào cần thiết, chúng ta có nghĩa vụ phải phân công tới từng cá nhân để thực hiện các hành động khắc phục cần thiết (cũng có thể bao gồm các hành động phòng ngừa).

Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu có hành động rõ ràng như cô lập sản phẩm không phù hợp, thực hiện hành động khắc phục và có thể cả hành động phòng ngừa.

• Sản phẩm không phù hợp;
• Hành động khắc phục;
• Hành động phòng ngừa.

Giấy chứng nhận ISO 9001 tại Vinacontrol CE cấp

✍ Xem thêm: Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 | Tư vấn miễn phí

3. Quy trình vận hành của chu trình PDCA

►Bước 1: Thiết lập kế hoạch (P)

Khi lập kế hoạch cho bất cứ một công việc hay hoạt động gì, doanh nghiệp cũng cần xác định những yếu tố sau:

• Xác định vấn đề cần giải quyết hoặc phòng ngừa.
• Xác định mục tiêu cụ thể của việc lập kế hoạch.
• Xác định các hành động, quy trình cần thực hiện để đạt được những mục tiêu được đặt ra.
• Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hành động, quy trình đó.

► Bước 2: Triển khai kế hoạch (D)

Trước tiên, doanh nghiệp cần phải phổ biến về kế hoạch tới cho các cá nhân/ bộ phận có liên quan. Sau đó, căn cứ vào nội dung cụ thể trong bản kế hoạch, doanh nghiệp bắt đầu triển khai các công việc vào trong thực tế. Đồng thời, ghi lại những dữ liệu, thông tin thu thập được trong quá trình thực hiện. Đây chính là cơ sở phục vụ hoạt động đánh giá trong tương lai.

► Bước 3: Đánh giá kết quả của kế hoạch (C)

Tại bước này, doanh nghiệp cần tổ chức một cuộc đánh giá để kiểm tra, xác nhận tiến độ hoàn thành cùng kết quả công việc trong thực tế so với những chỉ tiêu được đặt ra trong kế hoạch.

Đồng thời, việc đánh giá cũng nhằm mục đích phát hiện các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Từ đó, tìm hiểu nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của chúng để có những biện pháp khắc phục phù hợp.

► Bước 4: Hành động để thay đổi (A)

Căn cứ vào các khó khăn, vấn đề được nhận định từ hoạt động đánh giá, doanh nghiệp cần thiết lập các biện pháp ngăn ngừa và khắc phục sao cho phù hợp và đảm bảo có hiệu quả. Đồng thời, cập nhập lại các thông tin này lại vào kho dữ liệu để có căn cứ áp dụng vào các hoạt động/ dự án trong tương lai.

Mô hình P-D-C-A trong tiêu chuẩn ISO 9001 - Hệ thống quản lý chất lượng

✍ Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng logo ISO đúng cách | Chi tiết

4. Lợi ích mà chu trình PDCA đem lại

• Chu trình PDCA được coi là một trong những công cụ quản lý hữu hiệu nhất hiện nay, bởi những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp:
• Là cơ sở giúp các quy trình được cải tiến liên tục và đạt được mục tiêu đề ra
• Theo dõi, kiểm soát các hoạt động mua bán, sản xuất, kinh doanh một cách toàn diện
• Khuyến khích doanh nghiệp thay đổi cách quản lý hiệu quả hơn
• Duy trì hiệu lực cho các hoạt động giám sát
• Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

✍ Xem thêm: Khoá đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ | Cung cấp quy trình đánh giá mới nhất

5. Nên sử dụng mô hình PDCA khi nào?

Ưu điểm của chu trình PDCA là tính linh hoạt. Do vậy phương pháp này được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, tổ chức thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Thông thường, mô hình PDCA được triển khai trong các trường hợp như:

• Phát triển một sản phẩm hoặc dịch vụ mới
• Tối ưu hóa các quy trình làm việc hiện tại
• Khởi động một dự án cải tiến quy trình mới
• Khám phá những cơ hội mới để cải tiến liên tục
• Phát hiện các vấn đề trong quy trình và tìm cách loại bỏ chúng

Việc ứng dụng chu trình PDCA cần một khoảng thời gian nhất định thì mới đánh giá chính xác hiệu quả nên sẽ không phù hợp để giải quyết các vấn đề cấp bách.

6. Case-study ứng dụng chu trình PDCA thành công

► Tập đoàn Nestlé

Giảm thiểu lãng phí trong mọi quy trình làm việc là sứ mệnh xuyên suốt của Tập đoàn Nestlé. Do vậy công ty đã triển khai thành công quản lý Tinh gọn bằng phương pháp Kaizen. Nhằm tạo môi trường, cơ hội để đội ngũ nhân sự đóng góp ý tưởng cải tiến liên tục quy trình làm việc, tăng hiệu suất và giảm chi phí cho công ty. Lúc này PDCA được Nestlé ứng dụng để tạo ra khuôn khổ thử nghiệm, đánh giá và thúc đẩy các ý tưởng cải tiến trong Kaizen.

► Tập đoàn Lockheed Martin

Tập đoàn công nghiệp quân sự Lockheed Martin tại Mỹ đã triển khai chu trình PDCA để chuẩn hóa quản lý các dự án và cải thiện chất lượng sản phẩm & dịch vụ. Trong giai đoạn 1992-1997, công ty đã cắt giảm được 38% chi phí sản xuất, giảm 50% hàng tồn kho, và giảm thời gian giao hàng từ 42 tháng xuống còn 21,5 tháng.

► Nike

Nike áp dụng quy trình sản xuất Tinh gọn với triết lý: Cải tiến liên tục là nền tảng của sản xuất bền vững và xây dựng văn hóa trao quyền cho đội ngũ nhân sự. Để cải thiện hiệu suất công việc, tăng chất lượng sản phẩm, đồng thời loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng, Nike đã triển khai chu trình PDCA trong quá trình đào tạo cải tiến quy trình trên toàn doanh nghiệp.

7. Phân biệt chu trình PDCA, Six Sigma và Kaizen

► Khác biệt giữa PDCA và Six Sigma

Six Sigma là một phương pháp cải tiến quy trình và chất lượng. Nó cung cấp doanh nghiệp một bộ công cụ và kỹ thuật để cải thiện hiệu suất công việc và tăng chất lượng sản phẩm & dịch vụ. Chu trình PDCA là một trong những công cụ hỗ trợ để doanh nghiệp triển khai Six Sigma hiệu quả hơn.

Trong khi Six Sigma cung cấp khuôn khổ giúp xác định vấn đề đang làm chậm quá trình vận hành thì PDCA giải thích các bước làm sao để xác định và cách loại bỏ các vấn đề đó.

► Khác biệt giữa PDCA và Kaizen

Cả PDCA và Kaizen tập trung cải thiện môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp. Phương pháp Kaizen được phát triển bằng cách thực hiện các thử nghiệm nhỏ và theo dõi kết quả, sau đó điều chỉnh khi có đề xuất cải tiến mới. Lúc này chu trình PDCA đóng vai trò là công cụ hỗ trợ, cung cấp một khuôn khổ để liên tục thúc đẩy các mục tiêu cải tiến đó.

Phân biệt chu trình PDCA, Six Sigma và Kaizen

8. Thách thức khi triển khai chu trình PDCA

Giống như các công cụ cải tiến quy trình khác, khi triển khai PDCA, doanh nghiệp cũng sẽ gặp phải một số thách thức nhất định. Dưới đây là 3 khó khăn chính các CEO cần nhìn nhận và tìm cách vượt qua.

► Khả năng chống lại sự thay đổi

Nhân viên thường hoài nghi về các quy trình và cách thức làm việc mới, đặc biệt là khi họ đã làm việc theo cách truyền thống trong một thời gian dài. Khi nhân viên của bạn không nhìn thấy giá trị trong các quy trình & công nghệ mới, họ sẽ không cam kết, không nhiệt huyết, và tệ hơn là làm cho có.

Lời khuyên cho các CEO là hãy tạo điều kiện để nhân viên được trực tiếp đóng góp ý kiến ngay từ giai đoạn lập kế hoạch. Giao tiếp cởi mở là chìa khóa để nhân viên có thể thoải mái bày tỏ quan điểm và chia sẻ ý tưởng về cách thực hiện hiệu quả hơn. Đồng thời cung cấp các nguồn lực và tổ chức các buổi đào tạo cần thiết để nhân viên quen dần với những thay đổi.

► Quản lý dữ liệu

Nếu không có dữ liệu tin cậy để phân tích, doanh nghiệp rất khó đánh giá chính xác hiệu quả của các cải tiến theo chu trình PDCA và xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Thậm chí làm rối thêm quy trình vận hành.

Để vượt qua thách thức này, doanh nghiệp nên đầu tư vào các công cụ phần mềm thu thập và phân tích dữ liệu. Nhằm hỗ trợ quá trình khảo sát phản hồi của khách hàng, khảo sát phản hồi của nhân viên, và theo dõi các số liệu như doanh số bán hàng hoặc năng suất. Từ đó giúp các CEO đưa ra quyết định quản trị sáng suốt và hiệu quả hơn.

► Theo dõi kết quả

Nhiều tổ chức thực hiện các thay đổi nhưng không giám sát hoặc điều chỉnh chúng theo thời gian. Điều này khiến các bất cập cũ trong quy trình vận hành không những không được giải quyết mà còn phát sinh thêm các vấn đề mới gây khó cho doanh nghiệp.

Để vượt qua thách thức này, điều quan trọng là làm vòng tròn chu trình PDCA được diễn ra liên tục. Bằng cách xem xét và đánh giá kế hoạch và các thay đổi thường xuyên, theo dõi phản hồi từ nhân viên và khách hàng, đồng thời thực hiện ngay các điều chỉnh khi cần thiết. Từ đó giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến và duy trì cạnh tranh trong ngành.

Để tìm hiểu kỹ hơn về cách áp dụng Quy trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng (theo ISO 9001:2015) của doanh nghiệp, quý khách vui lòng liên hệ Vinacontrol CE theo số hotline 1800.6083, email vnce@vnce.vn hoặc để lại thông tin liên lạc để được hỗ trợ tốt nhất.

✅ PDCA là gì?

✅ Chu trình PDCA

✅ Lợi ích của PDCA