Phần 2: Hướng Dẫn Lập Hồ Sơ Dự Thầu Qua Mạng

Về cơ bản, lập một bộ hồ sơ dự thầu qua mạng cũng hoàn toàn giống như một bộ hồ sơ dự thầu không qua mạng (đấu giấy). Bạn cần phải lập một bộ hồ sơ dự thầu đầy đủ (bản gốc) như bộ hồ sơ đấu giấy. Điểm khác biệt nằm ở cách thức bạn nộp hồ sơ dự thầu mà thôi. Sau đây là hướng dẫn chi tiết các bước lập hồ sơ dự thầu qua mạng trước khi tiến hành khai báo và nộp hồ sơ dự thầu qua mạng.

Tải đầy đủ hồ sơ mời thầu

Khi đã xác định tham dự gói thầu, đầu tiên, bạn cần tải về toàn bộ Hồ sơ dự thầu. Trường hợp bạn có tài khoản bidwinner, bạn cần thêm gói thầu vào danh sách theo dõi và tải thêm:

• Yêu cầu kỹ thuật (chương V)
• Tài liệu khác (các file đính kèm trong thông báo mời thầu): các tài liệu đính kèm có thể bao gồm:
• Bản vẽ kỹ thuật (bản vẽ mặt bằng bố trí thiết bị, bản vẽ kỹ thuật thiết bị)
• Các biểu mẫu riêng của bên mời thầu: nhiều bên mời thầu đưa ra các biểu mẫu riêng (bảo lãnh dự thầu, giấy phép bán hàng…). Nếu bạn không làm theo các biểu mẫu này mà sử dụng biểu mẫu chung trong Chương V Mục 1: Biểu mẫu scan và đính kèm thì bên mời thầu sẽ loại bạn ngay từ vòng gửi xe. Một ví dụ cho bạn là Mẫu bảo lãnh dự thầu. Nhiều bên mời thầu có thêm dòng chữ: cam kết thanh toán vô điều kiện, không hủy ngang. Thiếu 6 chữ vàng này trong bảo lãnh dự thầu thì bạn sẽ bị loại ngay từ vòng gửi xe.

Lập sườn (bố cục) hồ sơ dự thầu qua mạng

Đây là bước quan trọng khi làm bất cứ một gói thầu nào. Nếu coi HSDT như một bài văn thì sườn (bố cục) hồ sơ dự thầu cũng như dàn ý của bài văn vậy. Cũng không có mẫu quy định chung về bố cục nhưng bạn có thể bám theo tiêu chuẩn đánh giá nêu trong HSDT để lập sườn HSDT.

Về cơ bản, để lựa chọn một nhà thầu, bên mời thầu sẽ phải đánh giá nhà thầu qua các tài liệu:

• Hồ sơ pháp lý
• Hồ sơ kinh nghiệm
• Hồ sơ tài chính
• Hồ sơ nhân sự chủ chốt
• Hồ sơ chứng minh tính đáp ứng của hàng hóa
• Bản vẽ và biện pháp thi công (nếu có)

Bạn có thể căn cứ vào chính các tiêu chí này để lập HSDT thành các ý chính I, II, III, IV…

Các ý nhỏ sẽ được bổ sung khi bạn đi sâu vào bóc tách yêu cầu của bên mời thầu (bidwinner sẽ hướng dẫn bạn chi tiết ở bên dưới).

Bạn có thể lập dàn ý này thành file excel nếu chỉ có một mình bạn tham gia lập HSDT và chủ động theo dõi tiến độ làm hồ sơ dự thầu. Còn nếu việc lập HSDT cần sự phối hợp của các phòng ban liên quan: bộ phận kế toán (lập bảo đảm dự thầu và kê khai các chỉ tiêu tài chính), bộ phận mua hàng (hỏi giá nhà cung cấp, giấy phép bán hàng, giấy tờ tài liệu kỹ thuật…), bộ phận kỹ thuật (làm bản vẽ bố trí mặt bằng, biện pháp thi công…) thì bạn nên lập file này trên ứng dụng đám mây. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng của Google (Google Sheets) hoặc Microsoft (Office365). Trên file này, bạn thêm các cột người thực hiện và thời hạn hoàn thành để theo dõi tiến độ thực hiện gói thầu.

Sắp xếp thời gian hoàn thành từng hạng mục công việc

Căn cứ vào khối lượng công việc, bạn phân bổ nhân lực và thời gian hoàn thành công việc để kịp hoàn thành tiến độ lập HSDT.

Sau khi rà soát toàn bộ nội dung công việc (hồ sơ tài liệu cần cho gói thầu), bạn cần chia sẻ file này cho các bộ phận, cá nhân liên quan. Ngoài ra, bạn cần gửi file này cho một người có khả năng bóc tách gói thầu (như bạn) để kiểm tra chéo để đảm bảo rằng bạn không thiếu bất cứ nội dung, tài liệu… nào mà bên mời thầu yêu cầu.

Dưới đây là sườn một Hồ sơ dự thầu để bạn tham khảo.

I	Đơn dự thầu và bảo lãnh dự thầu
1.1	Đơn dự thầu
1.2	Bảo lãnh dự thầu
II	Hồ sơ pháp lý
1.1	Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
1.2	Chứng chỉ hoạt động xây dựng
III	Hồ sơ năng lực
3.1	Hồ sơ tài chính
3.1.1	Mẫu số 13: Tình hình tài chính của nhà thầu
3.1.2	Mẫu số 14: Nguồn lực tài chính
3.1.4	BCTC 2017, 2018, 2019
3.2	Hồ sơ kinh nghiệm
3.2.1	Hợp đồng không hoàn thành trong quá khứ - mẫu số 12
3.2.2	Hợp đồng tương tự do nhà thầu thực hiện - mẫu số 10A
3.2.3	Hợp đồng tương tự 1 + BB Thanh lý HĐ
3.2.4	Hợp đồng tương tự 2 + BB Thanh lý HĐ
3.3	Nhân sự chủ chốt
3.3.1	Chỉ huy trưởng
3.3.1.1	Chứng chỉ giám sát và hoàn thiện công trình xây dựng
3.3.1.2	Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ chỉ huy trưởng
3.3.1.3	Bằng tốt nghiệp ĐH
3.3.1.4	Tài liệu chứng minh
3.3.2	Cán bộ kỹ thuật
3.3.2.1	Bằng tốt nghiệp ĐH
3.3.2.2	Tài liệu chứng minh
3.3.3	Cán bộ phụ trách an toàn
3.3.3.1	Giấy chứng nhận huấn luyện ATVSLD
3.3.3.2	Bằng tốt nghiệp đại học
3.3.3.3	Tài liệu chứng minh
3.3.4	Công nhân
IV	Hồ sơ đề xuất kỹ thuật
4.1	Đáp ứng yêu cầu chung về kỹ thuật
4.2	Đáp ứng phạm vi cung cấp
4.3	Đáp ứng yêu cầu kỹ thuật
4.4	Cam kết chung
4.4.1	Bản cam kết thiết bị/vật tư chào thầu đảm bảo mới 100%, sản xuất từ năm 2019
4.4.2	Bản Cam kết các thiết bị/vật tư cung cấp là hàng chính hãng và hỗ trợ bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật lắp đặt của nhà sản xuất/nhà phân phối
4.4.3	Bản Cam kết Phần mềm cài đặt trong thiết bị (nếu có) là phần mềm có bản quyền.
4.4.4	Bản cam kết thiết bị/vật tư chào thầu có đầy đủ các giấy tờ pháp lý liên quan phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát khi hàng về công trình (nếu là hàng hóa nhập khẩu).
4.4.5	Bản cam kết thiết bị/vật tư chào thầu được giám định bởi cơ quan giám định có thẩm quyền của Việt Nam về: xuất xứ hàng hóa, mới 100% và năm sản xuất (nếu là hàng hoá nhập khẩu)
4.4.6	Bản cam kết cung cấp đầy đủ giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) của cơ quan có thẩm quyền (nếu là hàng hoá nhập khẩu), giấy chứng chỉ về chất lượng hàng hóa của hãng sản xuất hàng hóa (C/Q) khi nhà thầu trúng thầu và thực hiện hợp đồng.
4.4.7	Bản cam kết cung cấp bản dịch ra tiếng Việt các tài liệu kỹ thuật do hãng sản xuất phát hành (nếu bằng tiếng nước ngoài) cho Chủ đầu tư trước thời điểm đưa hàng hóa vào lắp đặt tại công trình.
4.5	Biện pháp thi công
4.6	Tiến độ cung cấp
4.7	Tiến độ triển khai
4.8	Tài liệu kỹ thuật thiết bị

Làm bảo lãnh dự thầu và cam kết tín dụng trong đấu thầu

Thường thì bạn chỉ có 10 ngày để lập HSDT cho các gói thầu mua sắm hàng hóa (tính từ thời điểm đăng tải). Thông thường bạn mất thêm 1 đến 3 ngày để cân nhắc ra quyết định có tham gia hay không. Trừ đi 02 ngày cuối tuần nữa thì bạn chỉ có 5 ngày làm việc để lập bảo đảm dự thầu nên bạn cần làm bảo lãnh dự thầu càng sớm càng tốt.

Thường thì phía ngân hàng sẽ yêu cầu bạn gửi các thông tin sau:

• Mẫu bảo đảm dự thầu và cam kết tín dụng (cần kiểm tra file đính kèm xem có đính kèm bảo đảm dự thầu không)
• Số thông báo mời thầu
• Quyết định phê duyệt gói thầu (thường có trong file đính kèm trong thông báo mời thầu)
• Bảng dữ liệu: có tên gói thầu, bên mời thầu, giá trị bảo đảm dự thầu
• Bảng tiêu chuẩn đánh giá: có chứa thông tin về nguồn lực tài chính dành cho gói thầu để làm căn cứ cấp cam kết tín dụng.

Sau khi gửi hồ sơ yêu cầu lập bảo lãnh dự thầu và cam kết tín dụng, phía ngân hàng sẽ gửi cho bạn xem trước các bản nháp trước khi phát hành. Hãy kiểm tra độ chính xác của các thông tin:

• Tên gói thầu: chính xác tuyệt đối và nên để trong dấu ngoặc kép “ “
• Tên dự án hoặc tên dự toán mua sắm: chính xác tuyệt đối và nên để trong dấu ngoặc kép “ “
• Tên và địa chỉ bên mời thầu: chính xác tuyệt đối và nên bôi đậm (bold)

Nếu phát hiện có sự sai khác hoặc không thống nhất giữa thông báo mời thầu và bảng dữ liệu, bạn có thể báo cho bên mời thầu biết và điều chỉnh, tránh trường hợp gói thầu bị hủy vì lý do đáng tiếc.

Khi ngân hàng phát hành xong bảo lãnh dự thầu và cam kết tín dụng, bạn nên yêu cầu phía ngân hàng gửi bản scan trước, bản gốc thong thả nhận sau cũng được. Có bản scan là bạn đã có thể nộp HSDT có bảo đảm dự thầu hợp lệ rồi.

Ngoài ra, bạn cần lưu ý để tránh những sai sót khi lập bảo đảm dự thầu nhé!

Lập hồ sơ chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu

Hồ sơ pháp lý là những giấy tờ chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu. Ngoài giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn cần nộp thêm giấy xác nhận nội dung đăng ký doanh nghiệp. Giấy xác nhận này liệt kê các ngành nghề mà bạn đăng ký kinh doanh và bạn cần phải đảm bảo rằng các hàng hóa thuộc gói thầu đều nằm trong danh mục các ngành nghề đã đăng ký. Dù với luật doanh nghiệp hiện tại cho phép doanh nghiệp được phép kinh doanh bất kỳ lĩnh vực nào mà luật pháp không cấm nhưng trong nhiều HSMT vẫn quy định rõ nhà thầu phải có nội dung đăng ký doanh nghiệp phù hợp. Bạn cần đọc kỹ tư cách hợp lệ của nhà thầu nêu trong E-CDNT 10.1(g) Bảng dữ liệu.

Ví dụ, trong E-CDNT 10.1(g) có nêu: “Nhà thầu phải nộp cùng với E-HSDT các tài liệu sau đây: 1. Đăng ký kinh doanh có lĩnh vực cung cấp, lắp đặt nội thất” thì bạn cần kiểm tra nội dung đăng ký doanh nghiệp của mình có ngành nghề này không? Nếu không có, bạn cần bổ sung gấp cho kịp thời điểm đóng thầu. Để tránh gặp phải trường hợp tương tự, ở lần thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp này, bạn hãy đăng ký càng nhiều càng tốt (luật không cấm mà!) hoặc tham khảo các doanh nghiệp cùng lĩnh vực với bạn về nội dung đăng ký doanh nghiệp của họ và bổ sung.

Ngoài ra, bên mời thầu còn yêu cầu một vài tiêu chí đánh giá tư cách hợp lệ của nhà thầu, ví dụ:

• Chứng chỉ hoạt động xây dựng
• Chứng chỉ quản lý chất lượng (ISO) về ngành nghề liên quan đến gói thầu

Nếu doanh nghiệp của bạn không có các tài liệu yêu cầu nêu trên thì bạn nên nghĩ đến phương án liên danh hoặc tìm kiếm gói thầu khác.

Hướng dẫn lập hồ sơ năng lực nhà thầu qua mạng

Hồ sơ tài chính

Bạn cần đính kèm HSDT file scan sau:

• Cam kết tín dụng cho gói thầu (do ngân hàng cấp cùng với bảo lãnh dự thầu)
• Mẫu số 13 - Tình hình tài chính của nhà thầu
• Báo cáo tài chính 3, 4 hoặc 5 năm gần nhất tùy hồ sơ mời thầu yêu cầu

Nếu báo cáo tài chính doanh nghiệp của bạn đã kiểm toán thì như vậy là đủ, nếu không bạn cần đọc kỹ E-CDNT 10.1(g) - Bảng dữ liệu để hoàn thành bộ hồ sơ tài chính đầy đủ.

Nếu chẳng may bạn nộp thiếu một loại tài liệu nào đó khi nộp thầu thì cũng không quá lo lắng, hồ sơ của bạn sẽ được yêu cầu làm rõ và bổ sung tài liệu. Tuy nhiên, nếu HSMT yêu cầu nộp báo cáo tài chính 4 năm hoặc 5 năm mà bạn chỉ nộp 3 năm gần nhất thì với chủ đầu tư khó tính, họ vẫn có thể loại hồ sơ của bạn.

Hồ sơ kinh nghiệm - hợp đồng tương tự

Trong hành trình đi lên một nhà thầu mạnh nhiều gian nan, tốn nhiều mồ hôi, công sức và cả rượu, bia, mồi, mỗi một gói trúng thầu có giá trị lớn nhất mà doanh nghiệp bạn từng đạt được, bạn lại bước chân lên một tầm cao mới: bạn đã có thể tham gia gói thầu có giá trị lớn hơn mà không phải liên danh. Hãy hoàn thành nó thật tốt, ghi điểm với bên mời thầu và dùng chính hợp đồng đó làm bước đệm để đặt chân lên những tầm cao mới.

Để lập hồ sơ kinh nghiệm, bạn cần đọc kỹ mẫu số 03 - Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm nêu trong chương IV Mục 2 - Biểu mẫu của bên mời thầu:

• Hợp đồng tương tự cho gói thầu này được định nghĩa như thế nào?
• Yêu cầu giá trị hợp đồng tối thiểu
• Yêu cầu tổng giá trị các hợp đồng tương tự tối thiểu

Trong 3 tiêu chí trên, bạn cần đặc biệt chú ý đến cách thức bên mời thầu quy định hợp đồng tương tự. Rất nhiều bên mời thầu mô tả hợp đồng tương tự nhưng có cảm giác đây là hợp đồng y hệt.

Nếubạn tự tin chỉ cần 01 hợp đồng là đủ chứng minh năng lực, bidwinner vẫn khuyên bạn nên đưa thêm các hợp đồng tương tự khác nữa đề phòng trường hợp bạn bỏ sót mô tả tính chất tương tự. Dưới đây là một ví dụ biên bản đánh giá hồ sơ dự thầu bị hủy:

• Máy photocopy trong hợp đồng tương tự của nhà thầu A không có chức năng lật trang
• Hợp đồng tương tự không có máy hủy tài liệu

Với mỗi hợp đồng tương tự, bạn cần kê khai theo mẫu số 10A. Bạn có thể kê khai trực tiếp khi nộp e-HSDT tuy nhiên, bidwinner vẫn khuyên bạn nên lập mẫu kê khai trước để khi nộp thầu không bị vội, rối, cuống mà khai báo nhầm lẫn, râu ông nọ cắm cằm bà kia.

Hồ sơ nhân sự chủ chốt đề xuất cho gói thầu

Yêu cầu về nhân sự chủ chốt cho gói thầu được nêu tại Chương IV - Mục 2 Biểu mẫu bên mời thầu - Mẫu số 04 - Yêu cầu nhân sự chủ chốt.

Bạn cần chuẩn bị các giấy tờ tài liệu là bằng cấp, chứng chỉ, hợp đồng lao động... nêu tại mẫu này cho mỗi nhân sự chủ chốt. Bidwinner đặc biệt lưu ý bạn các điểm sau:

• Tài liệu chứng minh năng lực triển khai hợp đồng tương tự của nhân sự chủ chốt:
• Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng có tên và vị trí của nhân sự chủ chốt phù hợp với gói thầu. Hãy lưu ý điều này khi bạn soạn biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng: đưa thông tin nhân sự chủ chốt vào trong thành phần tham gia nghiệm thu thanh lý hợp đồng: chỉ huy trưởng, cán bộ kỹ thuật, cán bộ an toàn.
• Nếu chẳng may biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng không có tên nhân sự chủ chốt, bạn cần nhanh chóng lập một thư xác nhận và gửi tới Chủ đầu tư và xin ký đóng dấu xác nhận hoàn thành công trình kèm danh sách cán bộ tham gia dự án. Nếu bạn không quan hệ tốt với chủ đầu tư thì việc xin xác nhận cũng không dễ đâu nha.
• Các giấy tờ khác như quyết định bổ nhiệm nhân sự tham gia dự án … đều là của nhà giồng được nên bạn hoàn toàn chủ động được
• Số năm kinh nghiệm: theo luật đấu thầu, số năm kinh nghiệm được xác định bằng số năm từ thời điểm tốt nghiệp đến thời điểm đóng thầu. Tuy nhiên, trường hợp nhân sự đó mới chỉ làm việc cho doanh nghiệp của bạn được 1 hoặc 2 năm và bạn cũng chỉ kê khai từ thời điểm đó thì rất có thể bạn nhận được thông báo làm rõ chung chung như thế này: “Đề nghị nhà thầu làm rõ số năm kinh nghiệm của nhân sự chủ chốt Nguyễn Văn A”. Bạn không biết lỗi ở đâu, chứng minh bằng cách nào vì bạn cũng không thể hỏi bên mời thầu là: “Anh ơi, trường hợp của em thì làm rõ như nào?” được. Bạn cần khai thêm khoảng thời gian đủ dài (theo số năm kinh nghiệm yêu cầu). Ví dụ: từ năm 2015 - 2018, Nguyễn Văn A công tác tại công ty B. Từ năm 2018 làm việc tại công ty C (là công ty của bạn đó). Còn nếu bạn không biết cách làm rõ thì Bên mời thầu vẫn có thể loại HSDT của bạn.
• Số năm kinh nghiệm trong các công việc tương tự: ví dụ trường hợp nhân sự chủ chốt là Chỉ huy trưởng thì bạn cần có tài liệu chứng minh là hợp đồng tương tự có tên nhân sự chủ chốt làm Chỉ huy trưởng công trình đó và ngày ký biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng đến thời điểm hiện tại lớn hơn số năm yêu cầu.

Lập hồ sơ chứng minh tính đáp ứng của hàng hóa

Đây là phần công việc tốn nhiều công sức và độ tỉ mỉ nhất cho mỗi gói thầu mua sắm hàng hóa. Các tài liệu chứng minh tính đáp ứng của hàng hóa bao gồm:

• Giấy phép bán hàng của nhà sản xuất hoặc đại lý ủy quyền
• Tài liệu kỹ thuật của thiết bị
• Bảng tuyên bố đáp ứng - Mẫu số 20B

Đối với giấy phép bán hàng của nhà sản xuất hoặc đại lý ủy quyền, bạn cần lưu ý đến tính hợp lệ của đơn vị cấp ủy quyền:

• Nếu đơn vị cấp ủy quyền là công ty có trụ sở ở nước ngoài: bạn cần soạn thư ủy quyền bằng tiếng Anh. Tên gói thầu, bên mời thầu, tên dự án bạn có thể để tiếng Việt trong dấu ngoặc kép. Ngoài ra, bạn cần khéo léo thêm vào số TBMT ở vị trí phù hợp ví dụ: “Theo đề nghị của nhà thầu A sẽ tham dự đấu thầu gói thầu “Gói thầu B” - số TBMT: 20201234567 …”. Bạn yêu cầu họ gửi bản scan để nộp thầu trước rồi chuyển bản gốc qua đường hàng không.
• Nếu đơn vị cấp ủy quyền là văn phòng đại diện của nhà sản xuất tại Việt Nam: bạn soạn ủy quyền bán hàng tiếng Việt theo mẫu là được.
• Nếu đơn vị cấp ủy quyền là đại lý phân phối tại Việt Nam thì ngoài thư ủy quyền theo mẫu như trên, bạn cần nộp kèm giấy xác nhận đại lý của nhà sản xuất cấp cho đại lý phân phối đó.

Ngoài ra, nếu bên mời thầu có thêm yêu cầu khác đối với nhà sản xuất hoặc đại lý, tùy từng trường hợp bạn có thể yêu cầu hãng sản xuất, đại lý cấp giấy tờ tài liệu phù hợp:

• Nếu bên mời thầu yêu cầu nhà sản xuất hoặc đại lý ủy quyền có cam kết hỗ trợ kỹ thuật, lắp đặt, cài đặt … thì bạn cần khéo léo thêm những cam kết đó vào giấy phép bán hàng là được
• Nếu bên mời thầu yêu cầu nhà sản xuất phải có chứng chỉ ISO này nọ, hãy yêu cầu nhà sản xuất cấp cho bạn những giấy tờ này. Nếu nhà sản xuất không có thì bạn phải tính phương án chọn hãng sản xuất khác chứ không nên chế cháo tài liệu.

Đối với tài liệu kỹ thuật của thiết bị, bạn có quyền yêu cầu nhà sản xuất hoặc đại lý gửi tài liệu dạng .pdf để chứng minh tính đáp ứng hàng hóa. Hãy kiểm tra thật kỹ từng thông số kỹ thuật nêu trong HSMT với tài liệu nhận được để chắc chắn đáp ứng mọi yêu cầu kỹ thuật. Không được đặt niềm tin hoàn toàn vào nhà cung cấp để rồi phải trả giá bằng công sức làm cả gói thầu. Ngoài ra, bạn cần chủ động tải tài liệu kỹ thuật của thiết bị trên mạng về để đối chiếu. Nếu có khác biệt với bản nhà cung cấp gửi hãy yêu cầu họ giải thích sai khác đó.

Mẫu bảng tuyên bố đáp ứng yêu cầu kỹ thuật

Sau khi đã tìm được mọi hàng hóa đáp ứng gói thầu, bạn cần hoàn thiện Bảng tuyên bố đáp ứng theo mẫu 20B. Mặc dù bên mời thầu không căn cứ vào bảng này để chấm nhà thầu đạt kỹ thuật hay không nhưng bạn cần thể hiện cho bên mời thầu biết năng lực của công ty bạn bằng cách so sánh chi tiết yêu cầu và đáp ứng của hàng hóa. Yếu tố nào ĐẠT, yếu tố nào VƯỢT, ghi chú trang tài liệu có thông tin tham chiếu để bên mời thầu tiện chấm và đánh giá. Nếu một chuyên viên cảm thấy bực mình vì sự lộn xộn và không khoa học khi chấm gói thầu của bạn, họ hẳn phải vui lắm khi tìm ra một lỗi của bạn để khỏi phải chấm tiếp, phải không?

Cam kết của nhà thầu

Mặc dù chỉ là một trong những yêu cầu chỉ mang tính thử thách sự tỉ mỉ của nhà thầu là chính, nhưng không ít nhà thầu bị loại chỉ vì thiếu một cam kết nào đó. Vì vậy, bạn cần đọc kỹ toàn bộ Hồ sơ mời thầu để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yêu cầu cam kết nào của bên mời thầu. Các cam kết này nằm ở Chương II - Bảng dữ liệu, cũng có thể xuất hiện ở bảng tiêu chuẩn đánh giá (Chương IV Mục 2 - Biểu mẫu bên mời thầu), hoặc cũng có thể xuất hiện ở chương V - Yêu cầu kỹ thuật.

Bản vẽ, biện pháp thi công

Trường hợp gói thầu có công tác lắp đặt thiết bị, rất có thể bên mời thầu sẽ yêu cầu nhà thầu nộp bản vẽ mặt bằng bố trí thiết bị, bản vẽ kết cấu giá đỡ, bản vẽ biện pháp thi công lắp đặt thiết bị… Đây là công việc tốn khá nhiều thời gian và công sức của bộ phận kỹ thuật nên bạn cần bóc tách và phân bổ nhân sự sớm để kịp tiến độ. Khi lập bộ bản vẽ chào thầu, bạn cần lưu ý:

• Chất lượng bản vẽ: đảm bảo dễ nhìn, các kích thước đủ nhìn bằng mắt thường
• Có tên bản vẽ đầy đủ

Biện pháp thi công lắp đặt thiết bị cũng là một rào cản khá lớn cho các nhà thầu thương mại. Lý do là các nhà thầu thương mại bán rất nhiều chủng loại hàng hóa và dĩ nhiên là họ không thể là chuyên gia trong tất cả các lĩnh vực được. Để có bộ biện pháp thi công đáp ứng hồ sơ mời thầu bạn cần lập một thư viện biện pháp thi công lắp đặt các thiết bị. Trường hợp biện pháp thi công không có sẵn trong thư viện, bạn cần bố trí cán bộ kỹ thuật có chuyên môn liên quan, nghiên cứu tài liệu lắp đặt và viết biện pháp thi công cho hàng hóa thiết bị này.

Từ kinh nghiệm thực chiến, bidwinner khuyên bạn nên chia nhỏ thành biện pháp thi công lắp đặt từng hạng mục công việc riêng lẻ. Đặt tên các file đó một cách khoa học để khi cần chỉ việc chọn và copy vào hồ sơ dự thầu. Không ghi tên gói thầu, tên dự án, bên mời thầu vào các file biện pháp thi công này để tránh trường hợp râu ông nọ cắm cằm bà kia.

Tài liệu kỹ thuật thiết bị

Việc lập bộ hồ sơ tài liệu kỹ thuật thiết bị cũng khiến người làm thầu đau đầu trong việc lựa chọn, sắp xếp, phân loại. Sau đây là các vấn đề nhà thầu thường đối mặt

Tài liệu kỹ thuật thiết bị quá lớn

Với một gói thầu có nhiều thiết bị mà mỗi thiết bị lại nằm trong một bộ catalog chung lên tới hàng chục thậm chí hàng trăm trang. Vậy thì nên đưa tất cả catalog vào hay chỉ cắt những trang mô tả thiết bị đó?

Theo kinh nghiệm của bidwinner, bạn chỉ cần cắt trang đầu, trang cuối và phần thông số kỹ thuật liên quan tới thiết bị chào thầu là đủ.

Phân biệt Catalog, Brochure, Manual

Catalog là mô tả tính năng và thông số kỹ thuật của thiết bị. Brochure là một dạng tài liệu marketing của hãng sản xuất và thông số kỹ thuật có thể không đầy đủ hoặc giản lược. Manual có thể có cả thông số kỹ thuật nhưng tập trung vào hướng dẫn lắp đặt, cài đặt và vận hành. Bạn có thể cần đến nó khi phải viết hoặc vẽ biện pháp thi công lắp đặt thiết bị.

Nếu Catalog đã thể hiện đầy đủ thông số yêu cầu nêu trong HSMT thì bạn không cần phải cho thêm Brochure hay Manual vào. Nếu như bạn chào một thiết bị tương đương với thiết bị mời thầu mà đó là sản phẩm mới, hãy đưa vào Brochure để cho bên mời thầu biết tới thương hiệu, mức độ phổ biến và năng lực của nhà sản xuất để họ thêm tin tưởng khi lựa chọn hàng hóa tương đương.

Dịch tài liệu kỹ thuật ra tiếng Việt

Hãy đọc kỹ hồ sơ mời thầu quy định về việc này. Nếu bên mời thầu quy định nhà thầu phải cung cấp bản dịch tiếng Việt cho các hàng hóa nhập khẩu và catalog là ngôn ngữ nước ngoài thì bạn phải có biện pháp phân bổ nguồn lực dịch tài liệu kỹ thuật cho các thiết bị này.

Đặt tên file tài liệu kỹ thuật thiết bị

Khi lập hồ sơ dự thầu với một gói thầu có nhiều loại hàng hóa, bạn cần lưu tên một cách khoa học để có thể kiểm tra sự thiếu đủ của catalog yêu cầu. Cấu trúc tên file mà bidwinner khuyên bạn nên đặt là:

{STT}. {Tên hàng hóa} - {Model - Hãng}

Trong đó, STT và Tên hàng hóa ghi giống hệt như mô tả hàng hóa trong bảng phạm vi cung cấp nhé.

Ví dụ: 1. Bàn giám đốc - CS2K1 - Hòa Phát

Bằng cách đặt tên file theo tên hàng hóa trong bảng phạm vi cung cấp, bạn dễ dàng kiểm soát việc thừa thiếu tài liệu kỹ thuật của hàng hóa khi lập hồ sơ dự thầu. Khi in ấn và sắp xếp tài liệu kỹ thuật, bạn cần theo đúng thứ tự nêu trong bảng phạm vi cung cấp hàng hóa để thuận tiện cho bên mời thầu đánh giá đáp ứng kỹ thuật.

Lưu ý: Sau khi có đầy đủ bộ catalog thiết bị bạn mới tiến hành lập mẫu 20B - Bảng tuyên bố đáp ứng.

Lập bảng tuyên bố đáp ứng - Mẫu số 20B

Sau khi đã tải về mẫu số 20B, bạn copy toàn bộ phần yêu cầu kỹ thuật nêu tại chương V - Yêu cầu kỹ thuật và cột Yêu cầu kỹ thuật của hàng hóa mời thầu. Sau đó, đối với từng loại hàng hóa thiết bị bạn điền thông số kỹ thuật của hàng hóa chào thầu tương ứng. Nhớ kèm theo tuyên bố đáp ứng là ĐẠT (ĐÁP ỨNG) hoặc VƯỢT yêu cầu. Ở cột tham chiếu, bạn điền số trang trên tài liệu kỹ thuật catalog hoặc số trang của hồ sơ dự thầu (nếu bạn thực hiện việc đánh dấu từng trang trong HSDT).

Bạn cần lưu ý sắp xếp hàng hóa theo đúng thứ tự nêu trong bảng phạm vi cung cấp để kiểm soát, kiểm tra thừa thiếu hạng mục dễ dàng hơn.

Vậy là đã xong! Bạn đã hoàn thành hơn 90% khối lượng công việc rồi đấy!. Tiếp theo, bidwinner sẽ hướng dẫn bạn cách khai báo và up (đăng tải) hồ sơ dự thầu lên hệ thống đấu thầu điện tử.