Phần Mềm ERP Miễn Phí: Đặc Điểm Và Lợi Ích Đối Với Doanh Nghiệp

Hiện nay có rất nhiều phần mềm thông minh dành cho doanh nghiệp, tuy nhiên ERP vẫn là giải pháp quản lý tổng thể, hỗ trợ phục vụ các mục tiêu về chi phí, nguồn lực để tăng hiệu quả hoạt động. Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay đang ưu tiên sử dụng phần mềm ERP miễn phí. Trong bài viết này, hãy cùng Weup Health tìm hiểu chi tiết về công cụ này cùng những lợi ích mang đến cho người dùng.

Mục Lục Nội Dung

• Phần mềm ERP miễn phí là gì?
• Lợi ích khi sử dụng phần mềm ERP miễn phí
  • Đồng bộ thông tin lưu trữ
  • Tăng hiệu suất công việc
  • Đảm bảo tính chính xác
  • Nâng cao chất lượng sản phẩm
  • Tiết kiệm chi phí
• Một số tính năng cơ bản của phần mềm
  • Quản lý nhân sự
  • Quản lý kho
  • Quản lý thông tin khách hàng
  • Quản trị tài chính

Phần mềm ERP miễn phí là gì?

ERP là tên viết tắt của Enterprise Resource Planning, được hiểu là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Phần mềm ERP bao gồm các công cụ quản lý quy trình kinh doanh chiến lược, có thể dùng để quản lý thông tin trong tổ chức. Giải pháp này tích hợp tất cả các hoạt động của một doanh nghiệp vào hệ thống thông tin toàn diện. Qua đó, chủ sở hữu và lãnh đạo có thể tự động hóa, đơn giản hóa các công việc phức tạp để tăng hiệu suất làm việc và giúp đạt được mức doanh thu mục tiêu.

Phần mềm ERP miễn phí là phần mềm với mã nguồn được công bố và sử dụng một giấy phép cho tất cả người dùng. Khi đó bất kỳ ai cũng có thể nghiên cứu, thay đổi, cải tiến phần mềm này để phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Phần mềm ERP miễn phí bản chất chính là phần mềm ERP, tuy nhiên thay vì phải trả phí, tổ chức không cần chi trả tiền cho việc cài đặt, sử dụng. Cũng bởi vậy công cụ này phù hợp với tổ doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ

Những ưu điểm của phần mềm ERP miễn phí bao gồm:

• Chi phí thấp: Phần mềm ERP miễn phí thường không yêu cầu người dùng phải trả phí hoặc đòi hỏi rất ít chi phí cấp phép phần mềm. Các giải pháp này khi muốn chia sẻ cho cộng đồng thường miễn phí tải xuống hoặc cho phép vận hành trên nền tảng phương tiện trực tuyến.
• Linh hoạt: Phần mềm ERP miễn phí có mã nguồn mở nên vô cùng linh hoạt. Khi đó các tổ chức có thể tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu sử dụng, mục đích và các yêu cầu kinh doanh cụ thể.
• Không bị ràng buộc bởi nhà cung cấp: Giải pháp thông minh này giúp doanh nghiệp giảm được sự phụ thuộc với một tổ chức cung cấp duy nhất trong vấn đề cải tiến, bảo trì sản phẩm cùng một số hỗ trợ khác.
• Nhận được hỗ trợ miễn phí từ cộng đồng: Hiện nay có rất nhiều giải pháp mã nguồn mở được hỗ trợ bởi một cộng đồng riêng bao gồm người dùng, lập trình viên, nhà phát triển. Những người này luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc hoặc đưa ra lời khuyên hữu ích nếu bạn gặp khó khăn, vướng mắc trong quá trình sử dụng.

Tham khảo: Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Miễn Phí – Giải Pháp Công Nghệ Số 1

Lợi ích khi sử dụng phần mềm ERP miễn phí

Khi sử dụng phần mềm ERP miễn phí vào hoạt động quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ mang đến rất nhiều lợi ích, cụ thể:

Đồng bộ thông tin lưu trữ

Phần mềm ERP có khả năng lưu trữ đồng bộ tất cả thông tin trên một hệ thống duy nhất. Đặc biệt tất cả thông tin hay dữ liệu của doanh nghiệp được kiểm duyệt qua nhiều phòng ban, bộ phận nên nhà quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin cần thiết một cách nhanh chóng.

Phần mềm cũng hỗ trợ người dùng lưu lại toàn bộ thông tin của doanh nghiệp, qua đó truy xuất được lịch sử chỉnh sửa, hoạt động khi có vấn đề phát sinh, tăng khả năng bảo mật. Ngoài ra khi thông tin được đồng bộ, việc phân tích dữ liệu cũng dễ dàng hơn, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn khách quan nhất về tình hình hoạt động kinh doanh.

Tăng hiệu suất công việc

Phần mềm ERP miễn phí giúp tự động hóa toàn bộ quy trình sản xuất từ khi chuẩn bị nguyên liệu đến khâu phân phối sản phẩm ra thị trường. Bên cạnh đó, những công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh cũng được tối ưu, cắt bỏ những công đoạn không cần thiết. Việc xây dựng môi trường làm việc tốt và chuyên nghiệp hơn chính là yếu tố giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Đồng thời những dữ liệu được cập nhật đầy đủ trên hệ thống giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi tiến trình làm việc của từng nhân viên để có thể đánh giá khách quan và chính xác nhất về hiệu suất công việc của họ.

Xem thêm: Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Có Lợi Ích Gì?

Đảm bảo tính chính xác

Khi nắm bắt được toàn bộ thông tin trong quá trình sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp lên được kế hoạch về thời gian, chất lượng, cách thức cung ứng sản phẩm. Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ kiểm soát, tổng hợp số lượng hàng tồn kho để dự báo nhu cầu quản lý kinh, đảm bảo khả năng sản xuất. Những thông tin được cập nhật liên tục, đầy đủ cũng giúp nhà quản trị đưa ra được quyết định chính xác nhất cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mình.

Nâng cao chất lượng sản phẩm

Nếu là doanh nghiệp sản xuất, phần mềm ERP miễn phí có thể giúp bạn nâng cao chất lượng sản phẩm. Thông qua phần mềm, lãnh đạo có thể dễ dàng điều khiển được kế hoạch sản xuất, cung ứng hàng hóa, kiểm tra giám sát mọi hoạt động của nhân viên. Đồng thời, việc nhanh chóng tiếp nhận thông tin cũng giúp họ đưa ra được chiến lược sản xuất phù hợp nhằm tận dụng tối đa công suất và đảm bảo tăng chất lượng sản phẩm.

Tiết kiệm chi phí

Phần mềm ERP miễn phí giúp doanh nghiệp loại bỏ những công đoạn không cần thiết của quá trình sản xuất, kinh doanh, qua đó cắt giảm được lượng chi phí đáng kể. Ngoài ra, một số công việc được tiến hành tự động, thay thế nhân viên nên có thể tiết kiệm được chi phí đào tạo và thuê nhân sự.

Đặc biệt, việc vận hành kinh doanh tốt có thể giúp giải quyết được vấn đề về tài chính, giảm thiểu những sai sót, tránh thất thoát, từ đó tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.

Một số tính năng cơ bản của phần mềm

Phần mềm ERP miễn phí được xem là giải pháp tối ưu để quản trị mọi mặt trong doanh nghiệp một cách đơn giản và hiệu quả nhờ những tính năng quan trọng như:

Quản lý nhân sự

Với phần mềm ERP, việc quản lý nhân sự sẽ trở nên vô cùng đơn giản. Đối với nhân viên của phòng hành chính nhân sự, họ sẽ được giảm tải về công việc tính toán, thống kê thời gian làm việc, chấm công, tính lương, thưởng cho toàn bộ nhân sự của công ty. Bên cạnh đó quản lý doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tình hình nhân sự và chất lượng làm việc của họ để có những điều chỉnh khi cần thiết, tương tự phần mềm quản lý nhân sự thông minh.

Ngoài chức năng theo dõi giờ làm việc, phần mềm ERP này còn giúp quản lý hồ sơ nhân viên, tất cả hợp đồng lao động, vấn đề về lương, thưởng, bảo hiểm xã hội một cách tự động. Qua đó bạn dễ dàng tra cứu, truy xuất khi cần thiết.

Tìm hiểu thêm: Phần Mềm Quản Lý Sản Xuất: Lợi Ích Quan Trọng Đối Với Doanh Nghiệp

Quản lý kho

Phần mềm ERP này tích hợp tính năng của phần mềm quản lý kho, giúp người dùng thống kê, kiểm soát số lượng hàng xuất nhập và vị trí của từng mặt hàng trong kho. Nhờ đó, người phụ trách nguyên vật liệu và quản lý doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt tình hình nguyên vật liệu thực tế để đưa ra kế hoạch xuất, nhập phù hợp. Tính năng này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng lãng phí, đảm bảo quá trình sản xuất, kinh doanh được vận hành thuận lợi.

Quản lý thông tin khách hàng

Vấn đề quản lý thông tin khách hàng vô cùng quan trọng vì có ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Phần mềm ERP miễn phí hỗ trợ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp khi lưu trữ đầy đủ, chính xác thông tin của từng khách hàng. Qua đó đội ngũ chăm sóc khách hàng có thể dễ dàng tương tác, gửi các chương trình khuyến mãi dịp lễ, tết, sinh nhật. Điều này giúp tăng sự hài lòng và mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Quản trị tài chính

Trong doanh nghiệp, thông thường việc tính toán số liệu tài chính thủ công sẽ gây ra nhiều nhầm lẫn, chênh lệch số liệu so với thực tế. Tuy nhiên nếu sử dụng phần mềm ERP, mọi vấn đề sẽ được giải quyết.

Tương tự như phần mềm kế toán ERP, giải pháp này giúp lưu trữ, đồng bộ dữ liệu một cách chính xác, do đó nhân viên và nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi tài chính doanh nghiệp tại các phòng ban, bộ phận hay chi nhánh. Điều này giúp đồng bộ hóa việc tính toán, giảm thiểu sai sót khi tính toán thủ công và tránh tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.

Phần mềm ERP miễn phí mang đến nhiều ưu điểm và lợi ích, có thể giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy bạn có thể tham khảo nội dung trên đây và lựa chọn cho tổ chức của mình loại phần mềm phù hợp nhất.