Phần Mềm Quản Lý Kho Theo Vị Trí: Tiết Kiệm Thời Gian, Nhân Lực Kho

Phần mềm quản lý kho theo vị trí đang dần trở thành công cụ vận hành trong các mô hình kho hiện đại, nơi yêu cầu về độ chính xác, tốc độ xử lý và khả năng truy xuất thông tin đầy đủ. Bằng cách quản lý hàng hoá theo từng vị trí lưu trữ thay vì sắp xếp theo khu vực chung, phần mềm giúp chuẩn hoá cấu trúc kho, giảm sai lệch tồn kho và tối ưu hoá thời gian lấy hàng. Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng các phần mềm quản lý kho theo vị trí chuyên nghiệp nhằm quản lý hàng tồn hiệu quả, tối ưu không gian kho hàng, tìm kiếm hàng hóa nhanh chóng và cải thiện tiến độ giao hàng.

Phần mềm quản lý kho theo vị trí là gì?

Phần mềm quản lý kho theo vị trí là một phiên bản nâng cấp của hệ thống WMS. Bên cạnh các chức năng cơ bản của phần mềm kho như quản lý tình trạng tồn kho, luân chuyển hàng hóa và quy trình nhập – xuất, phần mềm quản lý kho theo vị trí cho phép người dùng nắm rõ vị trí chính xác của từng sản phẩm trong kho hàng. Từ đó tìm kiếm sản phẩm nhanh hơn khi cần, đồng thời đảm bảo quá trình bán hàng được diễn ra liên tục.

Phần mềm quản lý kho theo vị trí giúp kiểm soát mọi hoạt động trong kho hàng

Có thể nói, phần mềm quản lý kho hàng theo vị trí là giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí và nhân sự quản lý kho hàng, tránh thất thoát hàng hóa trong quá trình lưu trữ và vận chuyển.

Khó khăn trong công tác quản lý hàng hóa trong kho

Việc quản lý kho rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất và logistics. Tuy nhiên, khi chưa có phần mềm quản lý kho theo vị trí, các doanh nghiệp thường gặp rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý vị trí hàng hóa trong kho:

Nhân viên không tìm thấy hàng hóa trong kho

Nếu việc sắp xếp hàng hóa thường không được các doanh nghiệp chú trọng, việc bài trí không gian một cách thiếu khoa học, khiến cho việc tìm kiếm hàng hóa trong kho khó khăn.

Chính điều này sẽ khiến nhân viên phải mất thời gian hơn trong việc tìm kiếm sản phẩm cũng như kiểm kê hàng hóa. Đôi khi, dẫn đến thất thoát hàng hóa do đặc thù sản phẩm đa dạng về chủng loại, kích thước, quy cách đóng gói…

Nhân viên tốn nhiều thời gian tìm kiếm hàng hóa khi quản lý kho bằng phương pháp truyền thống

Khó khăn khi quản lý nhiều kho ở nhiều vị trí khác nhau

Doanh nghiệp sản xuất thường phân loại các kho với nhiều chức năng riêng biệt, từ kho nguyên vật liệu, kho bán thành phẩm, cho đến kho thành phẩm… Mỗi kho này lại ở những địa điểm khác nhau. Chưa kể, các nhà máy khác nhau trong cùng một tổng công ty lại có nhiều số lượng khác nhau. Điều này dẫn đến việc quản lý kho chồng chéo. Nếu không quy hoạch và có hệ thống phần mềm hỗ trợ, sẽ dẫn đến tình trạng thừa thiếu khó kiểm soát

Thiếu không gian kho

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn quản lý hàng hóa trong kho bằng sổ sách hoặc các file tài liệu Word/Excel. Trong khi đó, các kho hàng thuộc mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực lại ngày càng tăng về số lượng, diện tích cũng như chủng loại hàng hóa nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng và sản xuất ngày một đa dạng.

Bên cạnh đó, các thông tin về quy trình và lượng hàng xuất nhập kho được ghi lại một cách thủ công, việc thiếu phần mềm liên kết giữa bộ phận kho, sản xuất và bán hàng khiến bộ phận sản xuất sản xuất nhiều, hàng hóa tồn kho lớn, khiến cho thiếu không gian lưu kho.

Thay vì phải đi thuê một kho hàng mới, tận dụng tối đa kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư. Hơn nữa việc tăng khả năng lưu trữ ở kho hàng hiện tại, sẽ giúp giảm chi phí lưu trữ trên mỗi hàng hóa. Điều này giúp các công ty cải thiện việc cạnh tranh về giá ở mỗi đơn đặt hàng lớn, giúp doanh nghiệp có lợi thế cạnh tranh hơn.

Thất thoát hàng hóa trong kho

Việc không kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ hoặc không có kế hoạch kiểm kê tồn kho sẽ gây ra tình trạng chênh lệch số lượng kho giữa lượng hàng hóa thực tế và trên sổ sách. Số liệu không chính xác khiến nhà quản lý kho khó quản lý được lượng hàng thực tế trong kho và thống kê các sản phẩm tiêu thụ, từ đó báo cáo kinh doanh cũng giảm tính chính xác.

Bạn chưa biết cách áp dụng phương pháp quản lý kho trong thời đại 4.0 như thế nào? Tải ngay Ebook “Cẩm nang quản trị kho hàng hiệu quả”! - Cung cấp phương pháp quy hoạch kho, sắp xếp kho hàng thông minh Phương pháp quản trị kho để hạn chế những tổn thất thấp nhất - Cách thiết lập quy trình nhập – xuất kho khoa học - Hướng dẫn kiểm kê được hàng hóa nhanh chóng Tải Ebook miễn phí

Nên sử dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí hay Excel?

Excel là một công cụ được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lý kho, hỗ trợ các hàm tính toán, nhập liệu, thống kê, báo cáo,… cho phép người dùng thực hiện được nhiều công việc quản lý khác nhau. Song cách quản lý kho hàng bằng Excel khá mất thời gian vì hầu hết các tác vụ đều phải thực hiện thủ công.

Trong khi đó, phần mềm quản lý kho theo vị trí chuyên nghiệp không chỉ cho thời gian xử lý dữ liệu nhanh, mà còn có chức năng thống kê, tổng hợp thông tin – số liệu thống kê theo thời gian thực. Cùng với đó là tính năng lập kế hoạch và chuẩn hóa dữ liệu kho để có thể kết nối với các hệ thống khác, giúp doanh nghiệp tự động hóa vận hành kho bãi. Đặc biệt, các hàm tính toán của hệ thống đều được lập trình sẵn nên sẽ tiết kiệm thời gian hơn trong việc quản lý vị trí hàng hoá và nâng cao khả năng lưu kho.

Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa phần mềm Excel và phần mềm quản lý kho theo vị trí, bạn có thể tham khảo thêm trong bảng so sánh dưới đây:

Phần mềm quản lý kho theo vị trí	Excel
Khả năng phân tích báo cáo	Tự tạo số liệu báo cáo và biểu đồ trực quan	Tốn nhiều thời gian để thống kê, cập nhật dữ liệu hàng ngày. Khi cần tạo báo cáo, người dùng phải lựa chọn hàm và cột phù hợp để tạo biểu đồ
Khả năng quản lý hiện trường kho	Có thể thiết lập sơ đồ kho trực quan giúp người dùng quản lý vị trí hàng hóa trong kho, số lượng hàng, trạng thái vị trí trống,…	Không có chức năng quản lý hiện trường kho, không cập nhật kho theo thời gian thực
Tính dễ sử dụng	Phần mềm quản lý xuất nhập kho dễ sử dụng, không đòi hỏi nhiều kỹ năng	Yêu cầu người dùng phải sử dụng thành thạo tin học văn phòng mới có thể kiểm soát được số lượng hàng hóa lớn cần quản lý trong kho
Tính bảo mật	Tính bảo mật cao, đáp ứng được yêu cầu bảo mật của doanh nghiệp	Tính bảo mật không cao
Chi phí	Ứng dụng quản lý kho hàng được thiết kế theo yêu cầu, tính chất, quy mô doanh nghiệp nên chi phí đầu tư ban đầu cao	Phí bản quyền phải trả để sử dụng phần mềm Excel thấp
Thời gian	Tối ưu thời gian thực hiện các tác vụ, giúp tiết kiệm nhiều thời gian và nhân công hơn	Tác vụ chủ yếu là thủ công nên mất nhiều thời gian
Tính tương thích	Có thể năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống phần mềm liên quan	Không có tính kết nối

Qua bảng so sánh trên, có thể thấy phần mềm quản lý kho hàng theo vị trí sở hữu nhiều tính năng vượt trội so với phần mềm miễn phí. Nhờ những tính năng quản lý kho chuyên sâu, khả năng tích hợp mạnh mẽ và ứng dụng linh hoạt, phần mềm quản lý kho theo vị trí chính là sự lựa chọn tốt cho doanh nghiệp sản xuất hoặc logistics có nhu cầu quản lý số lượng hàng hoá lớn.

Xem thêm: Hướng dẫn ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho, sắp xếp kho theo 5S

Ứng dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí, quản lý kho sản xuất tốt nhất hiện nay

3S WMS là hệ thống vận hành kho 4.0 cho phép doanh nghiệp quản lý kho theo vị trí chính xác bằng hình ảnh trực quan, quản lý hàng hoá theo lô, mã vạch giúp tối ưu diện tích lưu trữ. Phần mềm 3S WMS giúp cải tiến các quy trình trong kho, hỗ trợ quản lý hoạt động đầu – cuối trực tiếp tại kho, bao gồm nhận hàng, định vị hàng trong kho, xuất hàng, kiểm tra hàng tồn kho. Từ đó tối ưu hóa việc lưu kho, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát thường thấy trong các kho hàng, đặc biệt ở lĩnh vực sản xuất.

3S WMS là phần mềm quản lý kho theo vị trí chuyên nghiệp được phát triển bởi ITG – Đơn vị có hơn 18 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp cho nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam và doanh nghiệp FDI. Đặc biệt, đội ngũ chuyên gia của ITG đã từng tư vấn cho nhiều doanh nghiệp trong quản lý logistics và vận hành nhiều loại kho hàng của các ngành: Cơ khí chế tạo, điện tử, dược phẩm, F&B, phân phối, hoá chất, dệt may, bao bì… Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một hệ thống quản lý sắp xếp hàng hoá trong kho theo vị trí chính xác, hỗ trợ thiết kế layout kho dễ dàng và quản lý tồn kho hiệu quả thì phần mềm 3S WMS chính là sự lựa chọn phù hợp nhất.

ITG hiện đang là lựa chọn của nhiều đơn vị sản xuất trong nước và các doanh nghiệp FDI như: Công Ty TNHH Phụ Tùng Xe Máy Ôtô Goshi – Thăng Long, Công ty TNHH Nhật Minh, Công ty TNHH Matex Việt Nam, Traphaco CNC, Sunhouse…

12% doanh thu của các doanh nghiệp bị mất đi do thất thoát hàng hóa. Đừng lo lắng, 3S WMS có thể giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này - Tiết kiệm 80% thời gian nhập/xuất kho - Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa trong kho - Cắt giảm chi phí hàng tồn kho tối đa - Hạn chế tối đa lỗi do con người gây ra trong quá trình kiểm kê Đăng ký ngay

3S WMS giải quyết bài toán quản lý kho theo vị trí cho doanh nghiệp như thế nào?

• Quản lý hàng hóa theo vị trí chính xác: Phần mềm quản lý kho theo vị trí 3S WMS ứng dụng công nghệ QR Code/Bar Code để định danh cho từng đơn vị sản phẩm/nguyên vật liệu/bán thành phẩm. Khi tiến hành nhập kho để đưa vào lưu trữ trong kho, ứng với mỗi vị trí, nhân viên chỉ cần quét mã QR Code/Bar Code trên sản phẩm cũng như trên trên từng giá/kệ. Như vậy, hệ thống sẽ tự động ghi nhận vị trí tương ứng của từng loại nguyên vật liệu/bán thành phẩm/thành phẩm. Tương tự như khi xuất kho, với lệnh quét mã QR Code/Bar Code, người quản lý có thể kiểm soát sản phẩm nào ở vị trí nào vừa được xuất ra khỏi kho.
• Trực quan hóa hiện trường kho – Đề xuất vị trí trống trong kho: 3S WMS thiết lập sơ đồ layout kho theo vị trí của từng mặt hàng một cách trực quan, giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý vị trí hàng hóa trong kho, mà còn kiểm soát được khối lượng hàng tồn kho, trạng thái vị trí trống trong kho cũng như năng lực lưu trữ một cách dễ dàng.
• Hỗ trợ tìm kiếm hàng trong kho trên phần mềm: Với việc quản lý định danh, giờ đây, nhân viên chỉ cần nhập thông thông tin hàng trên phần mềm là đã có thể xác định vị trí sản phẩm trong kho một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó khi kết hợp với chức năng “trực quan hóa hiện trường kho”, thời gian tìm kiếm vị trí hàng hóa được rút ngắn đáng kể.
• Quản lý kho theo đơn vị cơ sở – Hỗ trợ quản lý điều chuyển kho: 3S WMS cho phép quản lý nhiều kho với nhiều chi nhánh, cơ sở khác nhau. Đồng thời, với chức năng điều chuyển kho, phần mềm quản lý kho hàng theo vị trí giúp doanh nghiệp kiểm soát dễ dàng hàng hóa luân chuyển trong các kho khác nhau.
• Quản lý kho theo vị trí kết hợp nguyên tắc FIFO, FEFO: Phần mềm cho phép quản lý hàng hoá theo hạn sử dung, ứng dụng nguyên tắc FIFO (Nhập trước xuất trước), FEFO (hàng gần hết hạn sử dụng ưu tiên xuất trước). Vì thế, khi cần truy xuất thông tin vị trí hàng hóa, doanh nghiệp có thể kết hợp chéo yếu tố “hạn sử dụng” cũng như “vị trí” để quản lý một cách hiệu quả.
• Hệ thống báo cáo thông minh đa chiều: Phần mềm quản lý kho theo vị trí 3S WMS cho phép báo cáo số lượng hàng tồn kho theo vị trí trong thời gian, hỗ trợ người quản lý trong việc định hướng nhập hàng hóa, tăng hiệu quả sử dụng vốn.

Trực quan hóa năng lực kho theo vị trí theo giải pháp quản lý kho thông minh 3S WMS

Hiệu quả khi đưa vào vận hành 3S WMS – Phần mềm quản lý kho theo vị trí

Dưới đây là những lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí 3S WMS trong sản xuất:

• Giảm chi phí tồn kho, đảm bảo mức tồn kho an toàn thấp nhưng vẫn đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất và kinh doanh.
• Tiết kiệm 70% thời gian nhập, xuất, kiểm kê kho.
• Quản lý tồn kho theo thời gian thực, đảm bảo hàng hóa được kiểm soát nhanh chóng, chính xác, tránh thất thoát, gian lận hàng hóa.
• Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng hiệu quả vốn lưu động.
• Giảm áp lực lên đội ngũ nhân sự phụ trách kho, hạn chế tối đa các sai sót đáng tiếc trong quy trình quản lý kho.

Đọc thêm: Quản lý kho bằng QR code: Lợi ích và các ứng dụng trong doanh nghiệp

Lợi ích khi ứng dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí, quản lý hàng tồn kho theo vị trí

Quản lý theo vị trí một cách chi tiết

Với tính năng quản lý vị trí sản phẩm trong kho, tất cả các sản phẩm đều được quản lý trên hệ thống một cách chi tiết và chính xác. Bên cạnh đó, các phần mềm quản lý kho theo vị trí chuyên nghiệp còn ứng dụng phương pháp quét QR code giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát vị trí của mọi sản phẩm theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối. Tất cả các quá trình quản lý kho của doanh nghiệp sẽ được quản lý qua một ứng dụng duy nhất dễ dàng.

Nhân viên kho tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng và dễ dàng hơn

Phần mềm quản lý kho theo vị trí giúp các cấp lãnh đạo cũng như nhân viên có thể kiểm soát thông tin hàng hóa tại bất kỳ thời điểm nào. Chính vì thế mà họ sẽ không cần lãng phí quá nhiều thời gian, công sức đi kiểm kê các sản phẩm của doanh nghiệp, trong khi vẫn có thể dễ dàng định vị được khu vực/vị trí của sản phẩm trong kho hàng. Điều này giúp loại bỏ các lỗi tiềm ẩn như trí nhớ nhân viên, hay việc nhập lô hàng lớn…

Chủ doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa nhân sự trong kho hàng

Việc quản lý vị trí sản phẩm trong kho bằng phần mềm sẽ giúp tối ưu nhân sự trong kho hàng. Khi doanh nghiệp sẽ cần ít nhân viên hơn cho dù sở hữu hàng trăm đến hàng nghìn sản phẩm khác nhau trong kho hàng. Mặt khác, thời gian đào tạo nhân viên cũng được rút ngắn.

Tận dụng tối đa diện tích kho hàng, nhưng vẫn đảm bảo ngăn nắp, dễ tìm kiếm

Khi sử dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí, mọi thông tin về sản phẩm từ ngày đến, ngày đi, số lô, vị trí của sản phẩm, số lượng đều sẽ được cập nhập một cách đồng nhất theo thời gian thực. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tối đa dung lượng lưu trữ thông qua tận dụng triệt để các vị trí trống trong kho. Nhân viên hay người quản lý đều có thể dễ dàng xem xét, kiểm tra các lô hàng, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa khi xuất kho.

Xuất kho, lấy hàng tiện lợi, rút ngắn thời gian chuẩn bị đơn hàng

Khi xuất kho hay lấy hàng, nhân viên chỉ cần tra cứu một cách nhanh chóng trên hệ thống trung tâm. Phần mềm quản lý kho theo vị trí sẽ cung cấp giao diện mô tả trực quan nhà kho giúp nhân viên nắm được chi tiết vị trí cũng như tình trạng hàng hóa cần xuất kho. Việc lấy hàng nhanh chóng sẽ rút ngắn thời gian chuẩn bị đơn hàng, qua đó sản phẩm sẽ đến tay khách hàng sớm hơn, khách hàng sẽ hài lòng hơn và quay lại mua hàng nhiều lần hơn nữa..

Quản lý số lượng tồn kho

Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng theo vị trí giúp người quản lý biết được số lượng hàng hóa còn lại trong kho, số lượng nhập xuất tồn và có phương án xử lý kịp thời trong việc nhập hàng, và quản lý công nợ…

Lợi ích khi ứng dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí

Đọc thêm: Phần mềm quản lý kho vật tư được ưa chuộng nhất hiện nay

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý kho theo vị trí hiệu quả cho công ty sản xuất

• Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Thực hiện một cuộc điều tra nho nhỏ về nhà cung cấp không bao giờ thừa cả: Báo cáo tài chính, định hướng của công ty, các dự án phần mềm doanh nghiệp đã triển khai,… Một nhà cung cấp giải pháp phần mềm kho theo vị trí sở hữu số lượng khách hàng đáng lớn là một lựa chọn rất đáng để xem xét.

Ngoài ra, người đánh giá khách quan nhất về chất lượng sản phẩm của nhà cung cấp chính là những khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đó. Bạn nên tham khảo các thông tin về độ thành công/tính hiệu quả của giải pháp được ứng dụng cho các khách hàng có quy mô và lĩnh vực hoạt động, ngành nghề tương tự như doanh nghiệp của bạn.

• Khả năng hỗ trợ từ nhà cung cấp

Chế độ chăm sóc khách hàng đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp có một hệ thống quản lý kho theo vị trí một cách ổn định, nhất quán. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm nào sẵn sàng hỗ trợ ngay cả sau giai đoạn chuyển giao, có chế độ hỗ trợ khách hàng 24/7, và những chương trình đào tạo học hệ thống cũng như các chương trình nâng cao kiến thức kho phù hợp,… trước khi đi chính thức ký kết hợp đồng.

WMS được ứng dụng trong quản lý kho giúp hoàn thành các công việc trong thời gian ngắn nhất và năng suất cao nhất

Ứng dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí sẽ giúp hoạt động quản trị kho trở nên dễ dàng, tiện dụng, chính xác và tiết kiệm nhiều nguồn lực cho doanh nghiệp. Nếu như doanh nghiệp của bạn có mong muốn tối ưu và tận dụng tối đa nguồn lực, cũng như thời gian, trong quản lý kho hàng, vui lòng liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi qua số hotline: 092.6886.955 để được tư vấn giải pháp tốt nhất.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology