Phiếu Nhập Kho Là Gì? Mẫu Phiếu Nhập Kho Và Cách điền Chuẩn Nhất

Mẫu phiếu nhập kho là chứng từ không thể thiếu để kiểm soát dòng hàng và hạch toán chi phí. Dù bạn là doanh nghiệp lớn hay hộ kinh doanh, bộ sưu tập mẫu phiếu nhập kho file Word/Excel mới nhất 2026 dưới đây sẽ đáp ứng mọi quy định hiện hành. Cùng MONA Software tham khảo và tải mẫu phiếu nhập kho excel, word, pdf về sử dụng ngay

Phiếu nhập kho là gì?

Phiếu nhập kho là chứng từ được quy định theo mẫu của Bộ Tài chính sử dụng khi nhập hàng hóa về kho. Phiếu ghi lại đầy đủ các thông tin của hàng được nhập về như tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, ngày nhập, … Qua phiếu nhập kho chủ cơ sở quản lý tốt số lượng hàng hóa nhập vào và quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Phiếu nhập kho giúp kế toán thu nhận được các thông tin sự biến động về mặt tài sản. Kế toán thường xuyên theo dõi được các đơn hàng để tính toán chính xác và thực hiện tốt công tác quản lý tài sản.

Thủ kho sẽ là người đứng ra chịu trách nhiệm quá trình xuất và nhập hàng hóa trong kho. Họ sẽ xác nhận kỹ lưỡng chứng từ rồi xin dấu giáp lai và chuyển đến bộ phận kế toán để kế toán tiếp tục xử lý. Nội dung bên trong phiếu nhập kho phải chính xác và không được tẩy xóa mất đi tính minh bạch của chứng từ.

Tùy theo quy chế riêng của mỗi doanh nghiệp mà phiếu xuất – nhập kho được quản lý bởi các bộ phận khác. Thường thì phiếu nhập kho được chia làm 3 liên và sau khi được thông qua bởi kế toán trưởng phiếu nhập kho được trình lên giám đốc. Trong phiếu phải có đầy đủ chữ ký của người lập, kế toán và dấu đỏ cần thiết để xác nhận.

Tổng hợp 6 mẫu phiếu nhập kho Excel, Word, PDF mới nhất

Để quản lý hàng hóa hiệu quả, việc sử dụng phiếu nhập kho là bắt buộc. Hiện nay, các mẫu phiếu này thường được lưu trữ dưới dạng file Word hoặc Excel để thuận tiện in ấn và chỉnh sửa. Tùy thuộc vào loại hình và quy mô đơn vị, kế toán sẽ lựa chọn biểu mẫu theo các Thông tư quy định (99, 200, 133, 107, 88 và 24).

Mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

• Tải mẫu phiếu nhập kho thông tư 99 file Word
• Tải mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 99 file Excel
• Tải biểu mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 99 file PDF

• Đối tượng: Áp dụng chung, thay thế dần cho Thông tư 200.
• Hiệu lực: Ban hành 27/10/2025, áp dụng từ 01/01/2026.
• Đặc điểm: Mẫu số 01-VT. Đây là mẫu cập nhật mới nhất dùng để hạch toán nhập kho các loại vật tư, công cụ, thành phẩm. Cấu trúc vẫn giữ các trường thông tin cơ bản (tên hàng, mã, số lượng, đơn giá…) nhưng được tối ưu hóa cho việc hạch toán tự động trên Excel/phần mềm.

Mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

• Tải form mẫu phiếu nhập kho thông tư 200 file Word
• Tải mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200 Excel
• Tải mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200​ PDF

• Đối tượng: Mọi loại hình doanh nghiệp, mọi thành phần kinh tế.
• Hiệu lực: Là biểu mẫu chủ đạo đến hết ngày 31/12/2025.
• Đặc điểm: Mẫu số 01-VT. Đây là mẫu phổ biến nhất hiện nay, làm căn cứ ghi thẻ kho và sổ kế toán. Doanh nghiệp thường kết hợp mẫu 01-VT (nhập) và 02-VT (xuất) để tạo bộ hồ sơ quản lý kho hoàn chỉnh.

Mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

• Tải biểu mẫu phiếu nhập kho thông tư 133 file Word
• Tải mẫu phiếu nhập xuất kho theo thông tư 133​ Excel
• Tải mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133​ PDF

• Đối tượng: Doanh nghiệp Vừa và Nhỏ (SME), doanh nghiệp siêu nhỏ.
• Đặc điểm: Mẫu 01-VT. Được thiết kế tinh gọn, phù hợp với đơn vị có khối lượng chứng từ không quá lớn. Việc sử dụng đúng mẫu TT133 giúp đảm bảo tính thống nhất giữa sổ sách và báo cáo tài chính của doanh nghiệp SME.

Mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 88/2021/TT-BTC

• Tải biểu mẫu phiếu nhập kho thông tư 88 file Word
• Tải biểu mẫu phiếu nhập kho thông tư 88 Excel
• Tải mẫu phiếu nhập kho thông tư 88​ PDF

• Đối tượng: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
• Đặc điểm: Mẫu số 03-VT. Mẫu phiếu được tối giản hóa, tập trung vào việc theo dõi số lượng và giá trị hàng mua vào – bán ra để phục vụ kê khai thuế. Rất thuận tiện để theo dõi trên Excel cho quy mô nhỏ.

Mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 24/2017/TT-BTC

• Tải mẫu phiếu nhập kho file Word
• Tải mẫu phiếu nhập kho file PDF
• Đối tượng: Hợp tác xã (HTX), liên hiệp hợp tác xã.
• Đặc điểm: Dùng để xác nhận nông sản, hàng hóa nhập kho, làm căn cứ ghi sổ cho mô hình kinh tế tập thể. Các HTX quy mô lớn có thể cân nhắc chuyển sang mẫu của TT133 nếu nghiệp vụ quá phức tạp.

Mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 107/2017/TT-BTC

• Tải mẫu phiếu nhập kho thông tư 107 file Word
• Tải mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 107 Excel
• Tải mẫu phiếu nhập kho thông tư 107 PDF

• Đối tượng: Đơn vị Hành chính sự nghiệp.
• Đặc điểm: Mẫu C30-HD. Dù Thông tư 107 đã hết hiệu lực từ 01/01/2025, mẫu này vẫn cần thiết để tra cứu, đối chiếu chứng từ cũ hoặc phục vụ quyết toán giai đoạn trước năm 2025.

Hướng dẫn chi tiết cách viết phiếu nhập kho

Khi lập phiếu nhập kho cần người lập cần có sự quan sát và tỉ mỉ. Không chỉ những người mới lập dễ mắc các sai lầm đôi khi những người có kinh nghiệm rồi vẫn bị lỗi. Để tránh các sai lầm không đáng có khi thực hiện phiếu nhập kho bạn phải hiểu đúng từng vị trí trên phiếu.

Ngay đầu trang phiếu bạn phải ghi rõ tên đơn vị nhập kho và địa chỉ cơ sở. Ghi đúng ngày tháng nhập kho và số sổ sách lưu trữ. Để xác nhận thì tên người giao hàng cũng cần được ghi lại, tên kho, địa chỉ nhập kho và ngày nhập kho.

Ở phần bảng danh sách tên hàng hóa nhập kho bạn điền theo hướng dẫn như sau:

• Cột A: số thứ tự hàng hóa, sản phẩm,… được nhập và kiểm kê.
• Cột B: ghi rõ tên hàng hóa, sản phẩm, vật tư nhập kho theo hóa đơn mua hàng.
• Cột C: nếu trên hóa đơn có ghi rõ mã số của vật tư nhập vào bạn điền tương ứng, không thì có thể bỏ qua.
• Cột D: đơn vị tính của hàng hóa. Ví dụ cát vàng nhập vào tính theo m3, gạch tính theo đơn vị 1000 viên, … Với mỗi một hàng hóa, vật tư đều có đơn vị tính riêng theo hóa đơn ghi.
• Cột 1: tại đây bạn ghi số lượng hàng hóa đã ghi theo chứng từ.
• Cột 2: số lượng hàng hóa, vật tư nhập vào thực tế trong ngày.
• Cột 3: đơn giá của một đơn vị sản phẩm chưa bao gồm VAT được xác định theo giá mua ghi trên hóa đơn.
• Cột 4: tổng số tiền của một vật tư tính theo công thức: số lượng hàng hóa x đơn giá hàng hóa đó.

Bạn đem công các giá trị ở Cột 4 lại ra được tổng số tiền cần thanh toán. Thực hiện chuyển đổi tổng tiền sang thành chữ tại dòng “Tổng số tiền”. Ghi rõ tên các chứng từ đi kèm với phiếu nhập kho. Cuối cùng là chữ ký xác nhập và đóng dấu.

Những vấn đề thường gặp khi lập phiếu nhập kho hàng

• Thiếu thông tin trên phiếu nhập kho: Nhiều mẫu phiếu nhập kho bị bỏ sót mã vật tư, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, kho nhập, nhà cung cấp hoặc thiếu chữ ký. Điều này khiến biểu mẫu phiếu nhập kho mất tính đầy đủ, khó đối chiếu khi kiểm tra.
• Sai số liệu về số lượng, đơn giá, mã hàng: Kế toán hoặc thủ kho dễ nhập nhầm số lượng, chọn sai mã hàng, ghi sai đơn giá trên phiếu nhập kho hàng, làm chênh lệch số liệu giữa kho thực tế và sổ sách, dẫn tới báo cáo nhập – xuất – tồn kho không chính xác.
• Lập phiếu không đúng thời điểm: Một số đơn vị không lập phiếu ngay khi nhận hàng, hoặc gộp nhiều lần nhập vào một mẫu phiếu nhập kho. Việc này khiến số liệu tồn kho bị lệch so với thực tế, khó kiểm soát dòng hàng ra vào.
• Không đối chiếu, kiểm kê định kỳ: Chỉ ghi nhận trên mẫu phiếu nhập xuất kho mà không thường xuyên kiểm kê, đối chiếu giữa sổ sách và tồn kho thực tế sẽ dễ bỏ sót thất thoát, hư hỏng hoặc sai lệch tích lũy qua nhiều kỳ.
• Chứng từ đính kèm không đầy đủ: Phiếu nhập kho đôi khi không kèm hóa đơn, biên bản giao nhận, biên bản kiểm nghiệm… hoặc hạch toán chưa phù hợp. Điều này ảnh hưởng đến giá trị hàng tồn kho, giá vốn và tính hợp lệ của hồ sơ kế toán.
• Quản lý thủ công, rời rạc: Nhiều doanh nghiệp vẫn lập mẫu phiếu nhập kho excel hoặc ghi chép giấy rời, không liên kết với các mẫu phiếu xuất nhập kho khác. Cách làm này dễ gây thất lạc chứng từ, trùng số phiếu, khó truy vết khi cần kiểm tra lại.

Giải pháp quản lý nhập kho, quản lý kho hàng hiệu quả với MONA TMS

Có thể thấy những sai sót khi lập phiếu nhập kho hàng chỉ là một phần nhỏ trước những khó khăn doanh nghiệp thường gặp phải trong quy trình quản lý kho hàng: từ ghi chép thủ công, nhập liệu rời rạc, kiểm kê chậm đến khó kiểm soát tồn kho điều phối xuất hàng. Khi khối lượng đơn hàng và số lượng mã hàng tăng lên, cách làm thủ công gần như không thể đảm bảo độ chính xác và minh bạch cho doanh nghiệp logistics.

Để khắc phục triệt để các vấn đề đó, doanh nghiệp cần một hệ thống tự động hóa có khả năng:

• Quản lý toàn bộ quy trình xuất – nhập – tồn kho từ lúc hàng về đến lúc giao cho khách.
• Tự động lập phiếu nhập kho chính xác về số lượng, đơn giá, mã hàng, hạn chế tối đa thao tác gõ tay.
• Quản lý kho hàng hoàn toàn trên hệ thống, giảm sai sót thủ công, dễ dàng truy vết mọi giao dịch hàng hóa khi cần.

Hiểu rõ nỗi lo lắng đó của hầu hết doanh nghiệp, MONA Software đã phát triển phần mềm quản lý kho hàng MONA TMS – được xây dựng dựa trên hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai hệ thống cho doanh nghiệp vận tải và logistics tại Việt Nam.

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho hàng MONA TMS:

• Tự động hóa quy trình nhập – xuất kho: Sử dụng công nghệ Barcode/QR Code để ghi nhận hàng hóa, hệ thống tự động trích xuất dữ liệu để tạo mẫu phiếu nhập kho, phiếu xuất kho điện tử chính xác tuyệt đối. Điều này loại bỏ hoàn toàn rủi ro nhầm lẫn mã hàng, số lượng hay đơn giá thường gặp khi nhập liệu bằng tay.
• Tối ưu sơ đồ kho và vị trí lưu trữ: Nhân viên kho có thể tra cứu vị trí hàng ngay trên phần mềm mà không cần lật tìm trong các kẹp hồ sơ phiếu nhập kho lưu trữ truyền thống, giúp rút ngắn tối đa thời gian soạn hàng.
• Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực: Cập nhật số liệu ngay khi phát sinh giao dịch. Chủ doanh nghiệp nắm bắt chính xác lượng tồn kho, hàng cận date hay hàng tồn đọng tức thì, thay vì phải chờ tổng hợp từ các mẫu phiếu nhập xuất kho giấy vào cuối ngày hay cuối tháng.
• Quản lý công suất kho thông minh: Theo dõi trực quan tỷ lệ lấp đầy của từng tầng kệ và khu vực. Hệ thống giúp bạn phân bổ hàng hóa khoa học, tránh tình trạng nơi quá tải, nơi bỏ trống, tối ưu hóa không gian lưu trữ tốt hơn nhiều so với việc quản lý cảm tính.
• Minh bạch quy trình trung chuyển: Ghi nhận lịch sử check-in, check-out chi tiết tại từng điểm trung gian. Mọi dữ liệu về luân chuyển hàng hóa đều được số hóa, giúp việc đối soát khi có sự cố nhanh chóng và chính xác hơn việc tra soát lại các biểu mẫu phiếu nhập kho tại từng trạm.

Bên cạnh các tính năng quản lý kho, xuất nhập hàng hoá hiệu quả, MONA TMS còn tích hợp sâu các tính năng quản lý logistics khác như:

• Quản lý vận đơn tập trung: Tạo vận đơn hàng loạt và cập nhật trạng thái giao hàng minh bạch cho cả nội bộ và khách hàng.
• Tối ưu đội xe và tài xế: Số hóa hồ sơ phương tiện, lịch bảo dưỡng và chi phí vận hành để phân công chuyến đi hiệu quả nhất.
• Giám sát hành trình GPS: Theo dõi lộ trình và thời gian thực của xe, giúp phát hiện sớm các sự cố để xử lý kịp thời.
• Báo cáo dữ liệu chuyên sâu: Cung cấp cái nhìn toàn cảnh về hiệu suất chuỗi cung ứng thông qua hệ thống báo cáo trực quan, hỗ trợ ra quyết định chiến lược chính xác.

Từ việc tự động hóa lập phiếu nhập kho hàng, kiểm soát tồn kho thời gian thực đến tối ưu lộ trình giao hàng và vận hành đội xe, MONA TMS chính là giải pháp tổng thể giúp doanh nghiệp logistics giảm thiểu chi phí quản lý kho, tối ưu hóa vận tải và nâng cao trải nghiệm khách hàng – tất cả trên một nền tảng duy nhất. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để được đội ngũ chuyên gia MONA tư vấn chi tiết giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn!

Phiếu nhập kho là giấy tờ quan trọng, nếu làm sai thì sẽ mất nhiều thời gian để xử lý. Hi vọng với những thông tin về cách điền mẫu phiếu nhập kho trên bạn có thể thực hiện tốt với vai trò thủ kho và người lập biên phiếu nhập kho.