Phương Pháp 5 Why Là Gì? Cách Sử Dụng 5 Why Khi Giải Quyết Vấn đề

Bạn đã nghe tới phương pháp 5 why nhưng không rõ 5 why là gì, biểu đồ 5 why được thiết lập như thế nào... Trong bài viết dưới đây 123job.vn sẽ cung cấp những thông tin về phương pháp này để giúp bạn có những hiểu biết và áp dụng nó trong cuộc sống. Để từ đó giải quyết các vấn đề hiệu quả và nhanh gọn nhất. Cùng theo dõi và tham khảo ngay bài viết này nhé!

I. Phương pháp 5 Why là gì?

5 why là gì?

5 why là phương pháp sử dụng để giải quyết vấn đề được Sakichi Toyoda - cha đẻ của cuộc cách mạng công nghiệp Nhật Bản, đã phát triển phương pháp này từ những năm 1930. Được biết đến là người sáng lập nên Toyota Industries, ông đã phổ biến phương pháp trong suốt những năm 1970 đến tận ngày nay Toyota vẫn áp dụng nó để giải quyết vấn đề.

Đúng như tên gọi của nó, phương pháp này sử dụng 5 câu hỏi vì sao và biểu đồ 5 why để tìm hiểu rõ nguyên nhân dẫn đến kết quả hiện tại, để giải quyết vấn đề từ gốc rễ, từ đó đưa ra những quyết định sáng suốt nhất. Phương pháp này sẽ hiệu quả nhất khi câu trả lời có sự hợp tác, trung thực từ người có kinh nghiệm thực tiễn thực hiện trong quá trình kiểm tra.

Ví dụ vấn đề bạn đang gặp phải đó là khách hàng từ chối giao dịch vì lô hàng tới họ bị trễ quá thời gian quy định. Bạn hãy đặt ra 5 why để trả lời cho vấn đề này nhé!

• Tại sao? Việc giao hàng trễ là do sản phẩm chưa hoàn thiện
• Tại sao? Sản phẩm chưa hoàn thiện do mất nhiều thời gian hơn so với dự kiến.
• Tại sao? Mất thời gian do vải thiết kế chưa phù hợp.
• Tại sao? Vải chưa phù hợp do bên sản xuất gửi nhầm.
• Tại sao? Vì vải gửi nhầm nên mất thời gian chờ đợi vải đúng chuyển lại

Biện pháp ứng phó: Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên để nhanh chóng hoàn thiện sản phẩm khi có vải về.

Xem thêm: Quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp Ma trận Eisenhower

II. Lợi ích của phương pháp 5 Why là gì?

• Giúp tìm ra nguyên nhân, gốc rễ của vấn đề: Từ ví dụ trên ta có thể thấy rằng chỉ với 5 câu hỏi 5 why nhưng với mỗi câu chúng ta lại có thêm những gợi ý để dần tìm được nguyên nhân gốc rễ xảy ra vấn đề, từ đó ta có thể giải quyết nó một cách triệt để.
• Ngăn chặn vấn đề tiếp tục xảy ra: Nếu chúng ta đã tìm được nguyên nhân gốc rễ và giải quyết triệt để thì sẽ giúp ngăn chặn các vấn đề khác tiếp tục xảy ra. Cũng như khi bạn làm đổ sơn ra tường trắng, việc của bạn là phải khoanh vùng những chỗ đã lan và lau sạch nó chứ không được để nó tiếp tục lan ra nhiều vùng khác.

III. Cách sử dụng phương pháp 5 Why

Biểu đồ 5 why

Cách sử dụng phương pháp 5 why này chính là bắt đầu từ kết quả cuối cùng, hãy đặt câu hỏi với nó và suy ngược lại để tìm nguyên nhân gốc rễ. Đây là một phương pháp dễ sử dụng và mang lại hiệu quả cao, nhằm xử lý tình huống, giải quyết các vấn đề và đưa ra cách giải quyết tốt nhất. Để tìm ra nguyên nhân chính một cách hiệu quả thì bạn phải chắc chắn rằng những câu trả lời của bạn dựa trên thực tế và logic. Tiếp tục đặt các câu hỏi “tại sao” tiếp theo để đi đến nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Từ đó tìm ra biện pháp để ngăn chặn vấn đề tái phát.

Quá trình 5 why này thích hợp nhất là bắt đầu từ những vấn đề đơn giản đến khó vừa phải. Với những vấn đề phức tạp thì cần đến cách giải quyết chi tiết hơn. Vậy cụ thể cách sử dụng phương pháp này như thế nào, cùng xem các bước để làm biểu đồ 5 why dưới đây nhé!

Bước 1: Thiết lập một nhóm giải quyết vấn đề: Nhóm này bao gồm những thành viên nòng cốt, nắm chắc các chi tiết vấn đề đang gặp phải. Hãy phân ra một người điều phối để giúp nhóm theo sát mục đích tìm ra gốc rễ vấn đề.

Bước 2: Định nghĩa vấn đề: Nêu tên vấn đề đang gặp phải để cả nhóm cùng phân tích.

Bước 3: Đặt câu hỏi “Tại sao” đầu tiên

Bước 4: Tiếp tục đặt 4 câu hỏi “Tại sao” cho đến khi bạn tìm ra được vấn đề gốc rễ.

Bước 5: Giải quyết nguyên nhân gốc rễ

Quy tắc khi cùng giải quyết vấn đề với kĩ thuật 5 why:

1. Sử dụng giấy hoặc bảng để rèn luyện thói quen ghi chú thay vì máy tính và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu nó.
2. Đảm bảo tính logic của mối quan hệ nguyên nhân và kết quả.
3. Đảo ngược vấn đề khi đã tìm ra nguyên nhân gốc rễ
4. Trả lời ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, chính xác.
5. Không vội kết luận mà tìm từng nguyên nhân
6. Đánh giá quá trình xảy ra vấn đề
7. Trung thực nhận lỗi
8. Tôn trọng và tin cậy người khác trong team.

Xem thêm: Ứng dụng phương pháp Kanban hiệu quả trong quản lý công việc

IV. Lưu ý khi sử dụng phương pháp 5 Why là gì?

• Không mặc định sẵn nguyên nhân và giải pháp là gì mà phải phân tích từng chi tiết và sâu chuỗi 1 cách logic để tìm ra nguyên nhân gốc rễ
• 5 why là biện pháp ngăn chặn 1 hay chuỗi các hành động xảy ra dẫn đến vấn đề rắc rối tái phát. Nó không phải là 1 giải pháp ứng phó kịp thời, ngắn hạn.
• Để trả lời cho 5 why cần những căn cứ thực tế, chính xác để sâu chuỗi thành một quá trình lý luận, thuyết phục

V. Ví dụ

Ví dụ về 5 why

Ví dụ 1: Bạn là nhân viên hành chính của một công ty nhưng thường xuyên đi làm trễ khiến sếp không hài lòng, tất cả nhân viên khác cũng nhìn bạn với ánh mắt ái ngại. Hãy đặt câu hỏi 5 why để tìm ra gốc rễ vấn đề nhé!

1. Tại sao bạn thường xuyên đi làm muộn?

Trả lời: Bởi vì tôi không thể dậy sớm để đi làm vào mỗi buổi sáng.

2. Tại sao bạn lại không thể dậy sớm để đi làm vào mỗi buổi sáng?

Trả lời: Bởi vì tôi thích ngủ hơn là đi làm.

3. Tại sao bạn lại không thích đi làm?

Trả lời: Bởi vì công việc tôi đang làm không dùng những kỹ năng tốt nhất mà tôi có.

4. Tại sao bạn lại gắn bó với công việc này khi nó không đòi hỏi những kĩ năng tốt nhất của bạn?

Trả lời: Bởi vì tôi đã bỏ thời gian ra để học những kỹ năng được yêu cầu trong công việc này, mặc dù tôi không thích nó lắm.

5. Tại sao bạn lại quan tâm học những kĩ năng đó mặc dù bạn không thích lĩnh vực ấy?

Trả lời: Bởi vì tôi sợ phải thừa nhận với gia đình và bạn bè rằng tôi đã sai lầm khi chọn công việc này.

Kết luận: Sau 5 câu hỏi nguyên nhân gốc rễ đã được hé mở “Bạn thường xuyên đi muộn bởi vì bạn chọn sai sự nghiệp” và từ đó cũng dễ dàng đưa ra những giải pháp cụ thể.

Ví dụ thứ 2: Vợ chồng bạn thường xuyên đi làm về muộn và không có thời gian ăn tối với con? Con bạn thường xuyên ăn tối cùng người giúp việc hoặc ông bà và bạn muốn thay đổi điều này vì những bữa tối gia đình cùng nhau rất tốt cho sự phát triển tâm sinh lí của con bạn, vì vậy bạn thử đặt 5 câu hỏi tại sao và trả lời nó để có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

1. Tại sao vợ chồng bạn lại không ăn tối với các con?

Trả lời: Bởi vì chúng tôi luôn về nhà muộn hơn dự định

2. Tại sao bạn lại về nhà muộn hơn dự định?

Trả lời: Bởi vì chúng tôi có rất nhiều việc phải làm vào cuối ngày làm việc, và vì vậy chúng tôi không thể về đúng giờ.

3. Tại sao bạn lại có nhiều việc để làm vào cuối ngày làm việc?

Trả lời: Bởi vì mỗi ngày, chúng tôi đều có ý định đến sớm để sắp xếp công việc, nhưng chúng tôi lại thường xuyên đến muộn và sau đó tham gia luôn vào một cuộc họp nào đó.

4. Vậy, tại sao bạn lại luôn đến làm muộn vào buổi sáng?

Trả lời: Chúng tôi luôn mong muốn đi làm đúng giờ, nhưng chúng tôi thường xuyên mất hơn 20 phút so với bình thường để chuẩn bị cho các con của tôi đến trường.

5. Tại sao bạn lại mất nhiều hơn 20 phút để chuẩn bị cho các con của bạn đến trường?

Trả lời: Bởi vì chúng tôi đã mất khá nhiều thời gian để chuẩn bị quần áo cho con vào mỗi buổi sáng.

Kết luận: Sau khi đã đặt và trả lời 5 why, bạn cũng đã thấy được vấn đề thực sự mà bạn gặp phải và cũng có hướng đề giải quyết vấn đề này. Một trong những giải pháp đó là bạn và con bạn hãy chuẩn bị quần áo sẵn sàng từ tối hôm trước.

Xem thêm: Áp dụng phương pháp Kaizen trong doanh nghiệp để quản lý công việc

VI. Bí quyết phân tích 5 Why hiệu quả

Do tính nghiêm trọng của vấn đề đã xảy ra, mức độ đặc biệt quan trọng của hành động khắc phục và phòng ngừa, việc thực hiện 5 why phải hết sức cẩn thận.

1) Không chỉ trích lỗi cá nhân

Nói rõ với người sẽ phỏng vấn về điều này trước khi thực hiện 5 why, tạo cho họ cảm giác an toàn và thoải mái trước khi thực hiện.

2) Không làm căng thẳng trong buổi phân tích

Mục tiêu để mọi người chia sẻ sự thật, từ đó mới có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ chính xác

3) Hiểu rõ mục tiêu

Vấn đề thì cũng đã xảy ra rồi, mục tiêu tối thượng là đưa ra hành động khắc phục chính xác và hành động phòng ngừa không để lỗi lầm tương tự xảy ra.

4) Lập kế hoạch hành động

Bản kế hoạch cần có hai phần: khắc phục vấn đề và phòng ngừa phát sinh

Với mỗi phần, cần chi tiết nội dung công việc, ai làm, dealine hoàn thành

5) Phân tích đồng thời cả hai team

Đó là các nhóm phát triển và nhóm giám sát

6) Kết quả cuối cùng

Hầu hết kết quả cuối cùng thường sẽ phản ánh vào các tài liệu như nội quy công ty, hướng dẫn công việc, quy trình làm việc, đào tạo… đó chính là việc hoàn thiện quy trình chuẩn của doanh nghiệp & tổ chức.

Thời đức Phật còn tại thế, “nhờ” các hành động không chuẩn mực của các vị tỳ kheo mà đức Phật mới chế ra các giới luật.

Giới luật đều là kết quả từ những vấn đề đã xảy ra thực tế.

Nếu coi giới luật là tài sản của Đạo Phật thì quy trình làm việc tối ưu, bản quy tắc nội quy…. là các tài sản doanh nghiệp.

Có điều nó không tĩnh và phải liên tục cải tiến.

Và việc phân tích 5 Why chính là đóng góp giá trị vào việc này.

Xem thêm: Phương pháp học tập hiệu quả bằng sơ đồ tư duy (mindmap)

VII. Kết luận

Trên đây là những thông tin liên quan đến phương pháp 5 why, giúp bạn hiểu 5 why là gì, biểu đồ 5 why được viết như thế nào... Mong rằng với những thông tin về phương pháp này sẽ giúp bạn có những hiểu biết và áp dụng nó trong cuộc sống để giải quyết các vấn đề hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công!