Phương Pháp 5 Whys Trong Sản Xuất

Kĩ năng giải quyết vấn đề là một kĩ năng quan trọng mà người lao động hoặc người quản lý nào cũng cần có, nó đánh giá khả năng bạn thích ứng được với công việc và đạt kết quả cao trong công việc đó. Một trong những phương pháp được áp dụng hiện nay đó là 5 whys. Vậy 5 whys là gì? Sử dụng phương pháp 5 whys như thế nào hiệu quả? Hãy theo dõi chi tiết bài viết dưới đây.

5 whys là gì?

5 whys là một phương pháp phổ biến được dùng trong quá trình ra quyết định của lãnh đạo để truy tìm nguyên nhân, kết quả của mỗi sự kiện, vấn đề và hiểu thấu vấn đề đó. Cách hỏi của 5 whys sẽ cho phép truy vấn được các nguyên nhân sâu xa, thực sự của vấn đề và tìm đến các nguyên nhân thực thụ, có tính gốc rễ.

Mục đích chính của phương pháp 5 whys là giúp tìm ra vấn đề của con người và ngăn chặn vấn đề tiếp tục xảy ra. Bởi vì, chúng ta đã tìm và giải quyết vấn đề cốt lõi, nên có thể ngăn chặn được vấn đề tiếp tục xảy ra trong tương lai.

Phương pháp này do Sakichi Toyoda đưa ra và được sử dụng phổ biến tại Toyota Motor Corporation trong việc tìm hiểu và cải tiến hệ thống sản xuất của hãng.

Ví dụ về phương pháp 5 whys

Lấy một ví dụ về phương pháp 5 whys như sau:

1. "Tại sao khách hàng không hài lòng?" Bởi vì chúng ta đã không cung cấp sản phẩm/dịch vụ đúng thời hạn.

1. "Tại sao không thể đáp ứng được thời hạn hay tiến độ giao hàng?" Vì chúng ta đã nghĩ nó không tốn quá nhiều thời gian như vậy.

1. "Tại sao mất nhiều thời gian hơn dự kiến?" Bởi vì không đánh giá đúng sự phức tạp của công việc.

1. "Tại sao đánh giá thấp sự phức tạp của công việc?" Bởi vì chúng ta đã vội vàng ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành sản phẩm, trong khi chưa liệt kê các giai đoạn cụ thể để hoàn thành sản phẩm.

1. "Tại sao chúng ta không làm như vậy?" Bởi vì chúng ta đang phải chạy đồng thời các dự án khác.

Kết luận:

Rõ ràng, với kết quả trả lời cho 5 lần tại sao, bạn cần phải xem xét lại việc hoạch định thời gian và mô tả đầy đủ các công đoạn quan trọng trong quá trình sản xuất.

Khi nào nên sử dụng 5 whys?

Sử dụng phương pháp 5 whys khi xử lý sự cố, cải thiện chất lượng và giải quyết vấn đề, nhưng nó được áp dụng hiệu quả khi giải quyết những vấn đề đơn giản hoặc có độ khó vừa phải.

Đây là một kĩ thuật đơn giản, nhưng nó có thể giúp bạn tìm ra gốc rễ vấn đề nhanh chóng. Vì vậy, bất cứ khi nào một hệ thống hoặc quá trình hoạt động không đúng, hãy thử phương pháp 5 whys này trước khi đi sâu hơn với cácphương pháp khác. Bạn có thể sử dụng phương pháp 5 whys khi giải quyết vấn đề cùng với nhóm hoặc một mình.

Sử dụng phương pháp 5 whys như thế nào?

• Bước 1: Thành lập một team để cùng nhau giải quyết vấn đề. Team sẽ gồm những người hiểu chi tiết vấn đề đang gặp phải. Đề cử một người làm người điều phối, người này sẽ giúp nhóm theo sát mục đích để tìm ra gốc rễ vấn đề.

• Bước 2: Định nghĩa vấn đề. Đưa vấn đề cần giải quyết ra với cả nhóm và giải thích cụ thể vấn đề gặp phải.

• Bước 3: Bắt đầu đặt câu hỏi “Tại sao” đầu tiên.

• Bước 4: Tiếp tục đặt 4 câu hỏi “Tại sao” cho tới khi bạn tìm ra được vấn đề gốc rễ.

• Bước 5: Giải quyết nguyên nhân gốc rễ.

Các quy tắc khi cùng giải quyết vấn đề với phương pháp 5 whys

1. Sử dụng giấy, bảng thay vì máy tính.
2. Viết vấn đề cần được giải quyết ra giấy và đảm bảo mọi người đều hiểu nó.
3. Chú ý logic của mối quan hệ nguyên nhân và kết quả.
4. Hãy chắc chắn rằng nguyên nhân gốc rễ bằng cách đảo ngược các câu được tạo ra.
5. Cố gắng đưa ra các câu trả lời tóm lược.
6. Nên tìm nguyên nhân từng bước một, đừng nhảy đến kết luận.
7. Đánh giá quá trình, không phải con người.
8. Không bao giờ đổ lỗi cho “lỗi của con người”, “lỗi do không chú ý” hay “do một người khác”.
9. Tôn trọng và tin cậy các thành viên khác trong team.
10. Đặt câu hỏi “Tại sao?” cho tới khi nguyên nhân gốc được xác định.

Với những thông tin trên, có thể nhận thấy phương pháp 5 whys là một công cụ vô cùng hiệu quả và dễ sử dụng để tìm ra gốc rễ của vấn đề. Bởi vì nó cơ bản nên rất dễ áp dụng cho hầu hết mọi vấn đề.