PIVOT TABLE Nâng Cao: Các Kỹ Thuật Giúp Bạn Trở Thành Master

Pivot table là công cụ làm báo cáo trong excel cực kỳ mạnh mẽ. Tuy nhiên, khi bạn nắm được các cách sử dụng pivot table nâng cao sau đây thì sẽ phân tích được nhiều số liệu từ các dạng báo cáo khác nhau.

Tại website Kienit, mình đã chia sẻ với các bạn về khái niệm pivot table là gì cũng như cách sử dụng cơ bản. Ở bài viết tiếp theo, mình sẽ thêm các kiến thức pivot table nâng cao, cực kỳ hữu ích. Mời các bạn xem các thủ thuật excel nâng cao dưới đây.

1/ Cài đặt hiển thị pivot table

Khi bạn đã tạo xong pivot table, việc tiếp theo nữa là bạn sẽ thêm các trường dữ liệu vào đúng các ô Filters, Columns, Rows hoặc Values. Tuy nhiên, nếu cách này khiến bạn không quen thì bạn có thể thay đổi bằng cách chọn vào nút cài đặt.

Muốn thay đổi thì bạn chọn bánh răng. Ở đây sẽ hiện ra nhiều sự thay đổi để bạn chọn lựa:

• Fields Section and Areas Section Stacked: Đây là kiểu sắp xếp dữ liệu trong pivot table. Các trường dữ liệu nằm hết ở trên và phần ô để kéo thả sẽ nằm phần dưới.
• Fields Section and Areas Section Side-By-Side: Khi bạn chọn định dạng này, dữ liệu sẽ nằm bên trái và ô để kéo thả nằm bên phải.
• Fields Section Only: Chỉ hiện mỗi dữ liệu trong pivot table.
• Areas Section Only (2 by 2): Ngược lại với kiểu định dạng ở trên. Định dạng này chỉ cho bạn thấy 4 ô để kéo thả, trong đó ô Filters và Columns sẽ nằm trên và ô còn lại nằm ở dưới.
• Areas Section Only (1 by 4): Mỗi ô kéo thả sẽ nằm một dòng.

2/ Sắp xếp các mục

Một kỹ thuật pivot table nâng cao tiếp theo mà mình chia sẻ là sắp xếp các mục theo ý thích. Sắp xếp dữ liệu là việc làm cần thiết giúp bạn phân tích dữ liệu một cách chính xác nhất. Trong pivot table nhiều cột. Nếu như bạn muốn sắp xếp cột dữ liệu nào thì hãy làm theo cách sau:

Hướng dẫn: Chuột phải phải cột tên dữ liệu – Sort – More sort option

Một cách khác là bấm vào mũi tên xuống ở tiêu đề – More sort option

Việc sắp xếp dữ liệu là một trong cách sử dụng pivot table từ cơ bản đến nâng cao mà ai cũng cần phải biết.

3/ Thay đổi bố cục hiển thị dữ liệu

Ở bài giới thiệu về pivot table là gì trong excel lần trước, mình có giới thiệu chi tiết về từng loại bố cục hiển thị dữ liệu. Việc tùy chỉnh bố cục là thật sự cần thiết khi  sử dụng pivot table trong excel.

Hướng dẫn: Vào tab Design chọn 4 mục ở bên trái: Subtotals, Grand Totals, Report Layout, Blank Rows.

4/ Tắt GetPivotData

Đây là một trong các cách dùng pivot table nâng cao. Trường hợp bạn muốn lấy dữ liệu và không thay đổi khi pivot table đổi thay thì bạn hãy tắt GetPivotData đi.

Hướng dẫn: Tích vào bảng pivot table – tại tab Analyze – Option – Bấm mũi tên xuống – Bỏ dấu tích ở Generate GetPivotData.

5/ Tạo Pivot Chart

Báo cáo số liệu không sẽ rất khô khan. Nhiều người sếp chỉ muốn xem biểu đồ cho nhanh để nắm được tình hình kinh doanh tăng hay giảm. Biểu đồ giúp bạn có cái nhìn trực quan, tổng thể thay vì nhìn số liệu quá nhiều. Nếu như đã sử dụng pivot table trong excel thì bạn cần biết cách vẽ biểu đồ.

 Hướng dẫn: Tại tab Analyze – Chọn Pivot Chart

Có rất nhiều loại sơ đồ cho bạn biểu diễn dữ liệu, bạn hãy chọn loại chart phù hợp. Ngoài ra bạn có thể tự tìm hiểu cách tùy chỉnh các sơ đồ theo ý mình

6/ Thêm Slicer

Slicer là một trong các chức năng cực kỳ được sử dụng nhiều khi bạn làm báo cáo số liệu bằng pivot table trong excel. Nhiệm vụ của các slicer là giúp báo cáo của bạn tự động thay đổi đồng bộ với nhau khi lọc theo điều kiện nào đó.

Hướng dẫn sử dụng pivot table nâng cao với Slicer: Tại tab Analyze – Insert Slicer – Thêm các slicer mà bạn muốn

Liên kết các slicer bằng cách: Chuột phải vào slicer bất kỳ – chọn Report Connections – Chọn các trường để liên kết với slicer.

7/ Thêm Timeline

Trong tab Analyze của excel bạn sẽ thấy có mục Insert Timeline. Thời gian này sẽ dựa vào trường dữ liệu trong pivot table của bạn.

Ví dụ: Mặc dù mình chưa thêm trường Date vào nhưng trong Insert Timeline vẫn lấy theo trường Date này.

Kết nối Timline với nhiều pivot table bằng cách: Chuột phải vào Timline – Chọn Report Connections – Tích vào các ô pivot table liên quan.

8/ Lọc top 10 dữ liệu

Các loại báo cáo top tạo được sự chú ý. Pivot table cho phép bạn lọc ra top 10 hoặc là bottom 10 ( không bắt buộc phải lấy 10, số ở đây là tùy chọn). Hướng dẫn dùng pivot table nâng cao: Chọn mũi tên xuống tại tiêu đề cột – Value Filters – TOP 10 – Bảng top 10 filter hiện ra – bạn có thể chọn top 10 hoặc bottom 10.

9/ Hiển thị giá trị tùy chỉnh

Bạn hoàn toàn thay đổi được giá trị trong pivot table. Đây là một trong các cách sử dụng pivot table nâng cao mà ít ai biết.

Hướng dẫn: Chuột phải vào cột dữ liệu – Show Value As.

Bài đến đây dường như đã quá đủ để nói về các cách sử dụng pivot table nâng cao trong excel. Các kiến thức trên đây để nhớ được hết thì không còn cách nào khác ngoài việc bạn phải làm thường xuyên.

Cách sử dụng pivot table trong excel trên không quá khó, nó sẽ giúp bạn cực kỳ nhiều trong việc làm báo cáo mỗi ngày. Đây là những kiến mình đã học cũng như ứng dụng vào trong công việc làm báo cáo hàng ngày.

Nếu như các bạn chưa hiểu cơ bản pivot table là gì cũng như cách tạo pivot như thế nào thì hãy xem lại bài excel trước đó. Cảm ơn bạn đọc bài viết này của mình trên website Kienit.com, các bạn có thắc mắc hãy để lại bình luận.

Bài xem thêm:

Consolidate trong Excel là gì

Phím tắt hiện công thức trong Excel

Cách xóa các dữ liệu trùng nhau trong Excel

Sử dụng phím tắt xóa dòng trong excel

Các cách xóa dòng trống trong Excel