Presentation Skills: 5 Bí Quyết Làm Nên Buổi Thuyết Trình Hiệu Quả

Thuyết trình là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết, được xem là chìa khóa mở ra thành công trong học tập và công việc. Người thuyết trình phải thông qua khả năng diễn đạt bằng lời nói để trình bày nội dung trước đám đông và thuyết phục họ dựa trên quan điểm, lập luận chặt chẽ. Trong bối cảnh “Work From Home”, kỹ năng thuyết trình hiệu quả sẽ truyền tải nguồn năng lượng tích cực đến những người xung quanh dù là bằng hình thức trực tuyến.

Không phải ai cũng nhận thấy tầm quan trọng của kỹ năng thuyết trình và sở hữu đầy đủ sự tự tin khi đứng trước đám đông trình bày một vấn đề. Đặc biệt, nỗi lo sợ về nhiều yếu tố như chất giọng không tốt, nội dung không hấp dẫn, bối rối trong lúc phân chia nhiệm vụ đội nhóm,… sẽ ngăn cản bạn tạo nên phần thuyết trình hiệu quả. Vậy đâu là yếu tố cần thiết giúp bạn vượt qua những rào cản trên và “hô biến” phần thuyết trình trở nên lôi cuốn hơn? Tất cả câu hỏi đã được giải đáp tại Workshop Online: “Presentation Skills – Kỹ năng thuyết trình hiệu quả” diễn ra vào ngày 16/10/2021 vừa qua. Sự kiện được dẫn dắt bởi anh Đặng Hoàng Khuyến – Voice Talent, Voice Coach @ Green Voices.

SỰ CHUẨN BỊ LÀ TẤT YẾU

Tương tự bất cứ kỹ năng hay công việc khác, việc thuyết trình đòi hỏi chúng ta phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ nội dung đề tài cho đến trang phục bên ngoài. Bên cạnh khả năng thiên phú về giao tiếp, phong thái tự tin, sự chuẩn bị là yếu tố quyết định dẫn đến thành công của buổi thuyết trình.

Đầu tiên, hãy chuẩn bị tâm thế thật sẵn sàng. Bởi lẽ, tâm thế có ý nghĩa quan trọng giúp bạn định hướng chính xác mục tiêu mà buổi thuyết trình hướng đến. Khi bắt đầu, phải luôn đặt bản thân với tâm thế sẵn sàng truyền cảm hứng, sẵn sàng thu hút người nghe và mọi người phải chú ý, tập trung lắng nghe câu chuyện mà bạn truyền tải. Ngoài ra, chuẩn bị tâm lý tốt sẽ giúp bạn kiểm soát sự căng thẳng và nỗi sợ của bản thân trước lúc thuyết trình.

Bên cạnh tâm thế sẵn sàng, sự chuẩn bị còn bao gồm nhiều yếu tố như nội dung, cấu trúc; từ ngữ truyền tải; giọng nói; biểu cảm khuôn mặt, hình thể và công cụ hỗ trợ. Mỗi yếu tố tồn tại mối quan hệ hữu cơ cấu thành nên sự thành công của buổi thuyết trình. Như lời anh Khuyết tâm sự tại buổi workshop: “Hãy sử dụng linh hoạt 5 yếu tố này để đạt được hiệu quả tối đa trong thuyết trình.” Vậy chi tiết về 5 yếu tố này là gì?

TOP 5 YẾU TỐ TẠO NÊN BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ

Nội dung – cấu trúc

Chuẩn bị về nội dung – cấu trúc là yếu tố tạo tiền đề cho sự tự tin trong suốt buổi thuyết trình, bởi lẽ chỉ khi hiểu rõ về đề tài bạn mới có thể truyền tải chính xác thông điệp cho người nghe. Đối với phần này, cần chú ý về đối tượng lắng nghe, mục tiêu buổi thuyết trình và bố cục thuyết trình.

Trước hết, hãy đặt ra câu hỏi “Ai sẽ lắng nghe bài thuyết trình của bạn?”. Việc nắm bắt rõ ràng đối tượng muốn hướng đến giúp bạn có sự chuẩn bị tốt nhất về phong cách trình bày, thay đổi và điều chỉnh nguồn năng lượng bản thân phù hợp với đối tượng ấy.

Thứ hai, nên xác định mục tiêu trước khi bước vào buổi thuyết trình thông qua một số câu hỏi như sau: “Thuyết trình để làm gì? Mục đích mong muốn đạt được là gì?,…” Điển hình, lúc trình bày đồ án thiết kế, mục tiêu của bạn là giới thiệu tâm huyết, đứa con tinh thần đến với thầy cô và mọi người, đây chính là niềm tự hào mà bạn luôn ấp ủ. Vì vậy, khi hiểu rõ mục tiêu bản thân bạn sẽ biết được mình mang đến điều gì cho người nghe và người nghe sẽ nhận được gì từ bạn. Nhờ đó, tạo nên sự tự tin trong phần trình bày của bản thân.

Với yêu cầu về bố cục – cấu trúc, bài thuyết trình cần đảm bảo 3 yếu tố: mở màn thú vị, mang tính tương tác; liên kết chặt chẽ với ý chính và kết thúc hoành tráng, gợi hành động.

Hãy tưởng tượng buổi thuyết trình tương tự cuộc trò chuyện và chúng ta nên kể câu chuyện của chính mình. Trên thực tế, tồn tại vô số phương pháp thuyết trình và liên kết các ý chính, đó có thể là tuân thủ quy luật thời gian hoặc dẫn dắt theo trình tự cấu trúc nội dung. Tuy nhiên, anh Đặng Hoàng Khuyết nhấn mạnh: “Dù theo bất cứ phương thức nào cũng phải chú ý đảm bảo thứ tự, tính chặt chẽ và sự xuyên suốt của bài thuyết trình. Như vậy, người nghe sẽ dễ dàng theo dõi và tiếp nhận thông tin hơn.”

Đối với phần kết thúc, cần chú ý đến việc gợi hành động tiếp theo cho người nghe, tránh sự kết thúc đột ngột của bài thuyết trình và điều này sẽ giúp níu giữ năng lượng, cảm xúc đối với người nghe.

Từ ngữ truyền tải

Với việc thuyết trình, nếu sự chuẩn bị về nội dung – cấu trúc giúp bạn tự tin hơn thì từ ngữ truyền tải là yếu tố quyết định khả năng tiếp nhận thông tin của người nghe. Điều này đòi hỏi người thuyết trình phải đặc biệt chú ý đến việc sử dụng từ ngữ.

Chúng ta cần tập trung nhiều hơn vào trọng tâm nội dung được đề cập, sử dụng từ ngữ đơn giản, nhấn mạnh vào “keyword”, tránh cách nói hoa mỹ và lạm dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên ngành. Bên cạnh đó, hãy truyền tải câu chuyện thú vị, tác động vào trí tưởng tượng của người nghe, hoặc đặt những câu hỏi giúp họ liên tưởng và suy nghĩ cùng chúng ta. Lúc này, buổi thuyết trình sẽ trở nên sinh động và hấp dẫn hơn rất nhiều.

Ngoài ra, tính chủ động trong khi thuyết trình là yếu tố bắt buộc phải có. Do đó, cần tránh sử dụng từ ngữ mang tính chất bị động, người thuyết trình nên cho thấy tinh thần và khẳng định vị trí bản thân trong bài thuyết trình. Đặc biệt, cần phải chủ động trong cách thức ngắt khoảng, ngừng nghỉ giữa các phân câu, tránh tình trạng sử dụng quá nhiều khoảng ngưng dư thừa “a, ư, à,…” trong bài thuyết trình.

Giọng nói

Cảm xúc đối với người nghe được quyết định phần lớn bởi giọng nói của người thuyết trình. Trên thực tế, giọng nói truyền cảm phải hội tụ nhiều tố khác nhau như trọng âm, cao độ, ngữ điệu, tốc độ, khoảng dừng, âm lượng.

Đối với trọng âm, không cần phải nhấn mạnh vào tất cả từ ngữ xuất hiện trong câu, chỉ cần thả nhẹ từ ngữ, tạo nên sự khác biệt cho “keyword” mà bạn muốn hướng đến nhằm thu hút sự chú ý từ người nghe.

Về cao độ, người thuyết trình cần xác định rõ đối tượng hướng đến, phải nắm bắt tính chất của người đối diện, hiểu rằng họ cần gì nhằm điều chỉnh cảm xúc và cao độ âm thanh phù hợp với hoàn cảnh buổi thuyết trình. Ngoài ra, khi dựa trên “tone and mood” của chủ đề đang nói thì bài thuyết trình của bạn sẽ trở nên thuyết phục hơn đối với người nghe.

Về âm lượng, đây là yếu tố được quyết định phần lớn bởi không gian buổi thuyết trình. Lúc này, người nói cần phải luyện tập luồng hơi, lực nói cũng như việc sử dụng và điều điều chỉnh âm lượng nhằm thích ứng linh hoạt với từng không gian thuyết trình khác nhau.

Về khoảng dừng, đây là yếu tố quan trọng tác động đến sự chú ý của người nghe đối với nội dung chúng ta đang truyền tải. Do đó, người thuyết trình cần tạo ra những nhịp ngắt chủ động, thu hút sự tập trung từ người nghe. Đặc biệt, cần tránh các khoảng ngưng dư thừa “à, ư, ờ,…” vì điều này sẽ tạo nên cảm giác khó chịu và giảm mất năng lượng nơi người nghe.

Về tốc độ nói và ngữ điệu, mỗi người sẽ sở hữu tốc độ nói và ngữ điệu khác nhau. Nếu bạn thường xuyên nói nhanh thì cần chú ý vào việc luyện tập trọng âm và khoảng dừng. Đối với ngữ điệu, đây là yếu tố được tạo nên bởi trọng âm, cao độ, âm lượng, khoảng dừng và tốc độ nói. Tuy nhiên, quan trọng nhất lúc thuyết trình là giữ được cảm xúc và năng lượng truyền tải, nếu các bạn có sự đầu tư về cảm xúc và chiều sâu câu chuyện thì ngữ điệu thuyết trình cũng trở nên thu hút hơn hẳn.

Biểu cảm và hình thể

Buổi thuyết trình cần tạo nên sự chú ý, tránh gây nhàm chán đối với người nghe, biểu cảm và hình thể sẽ giúp giải quyết vấn đề này. Biểu cảm có mối liên hệ mật thiết với giọng nói, khi biểu cảm thay đổi sẽ kéo theo sự thay đổi của giọng nói. Chẳng hạn, nếu gương mặt thoải mái giọng nói cũng trở nên vui tươi hơn.

Về yếu tố hình thể, đôi mắt giữ vai trò quan trọng trong việc kết nối người nghe, bạn cần giữ sự tương tác với họ thông qua ánh mắt. Ngoài ra, tư thế thuyết trình, hình dáng cơ thể lúc di chuyển, tương tác với không gian xung quanh cũng góp phần không nhỏ giúp bạn tự tin hơn. Do đó, cần luyện tập phong thái chủ động, toả ra nguồn năng lượng tích cực, làm chủ cơ thể thông qua việc luyện tập cử chỉ của tay và chân.

Công cụ hỗ trợ

Bên cạnh những thiết bị kỹ thuật truyền thống phục vụ việc thuyết trình như: slide, máy chiếu, máy tính,… thì việc chuẩn bị cho các tình huống bất ngờ xảy ra cũng được xem là một công cụ hỗ trợ hiệu quả, giúp nâng cao chất lượng tổng thể buổi thuyết trình.

Các bạn cần chuẩn bị tinh thần vững vàng bằng cách điều tiết nhịp thở, cột hơi nhằm khắc chế nỗi sợ và sự căng thẳng. Tiếp theo đó là luyện tập thuyết trình nhiều lần trước khi bước vào buổi chính thức. Ngoài ra, hãy dự phòng phương án giải quyết cho những sự cố như: mất tài liệu thuyết trình, slide bị hỏng, người nghe có kiến thức chuyên sâu cắt ngang phần thuyết trình của bạn,…

Tóm lại, sự chuẩn bị lúc nào cũng cần thiết, đặc biệt đối với việc thuyết trình, hầu hết hàm lượng thông tin cần truyền tải vô cùng lớn, do đó chúng ta cần nắm vững các nguyên tắc chuẩn bị nhằm tạo nên buổi thuyết trình hiệu quả nhất.

Q&A CÙNG ANH ĐẶNG HOÀNG KHUYẾT

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực lồng tiếng, đồng thời là người huấn luyện giọng nói (Voice Coach) và đồng sáng lập Green Voices. Tại buổi workshop, anh Đặng Hoàng Khuyết đã có những chia sẻ chân thành nhằm giải đáp nỗi băn khoăn của các bạn trẻ về kỹ năng thuyết trình.

Câu hỏi: Nếu đang thuyết trình nhưng lại quên bài thì phải làm thế nào?

Trả lời

Mất sự tập trung và bị căng thẳng là hai nguyên nhân lớn nhất dẫn đến việc quên bài trong lúc thuyết trình. Lúc này, các bạn có thể nhìn vào nội dung trên slide, đừng tỏ ra bối rối mà hãy hít thở thật sâu và tiếp tục phần trình bày của mình.

Câu hỏi: Khi thuyết trình quá nhiều, càng về sau giọng nói càng yếu thì phải làm sao?

Trả lời

Cách duy nhất để tăng lực cho giọng nói chính là phải luyện tập thật nhiều, các bạn có thể luyện tập động tác hít thở khi nằm trên giường, cứ liên tục hít vào, thở ra, xen kẽ là các khoảng ngừng thở tầm 5 giây. Điều này sẽ cột hơi của bạn trở nên vững chắc hơn.

Câu hỏi: Theo anh, giữa thuyết trình online và thuyết trình offline có sự khác nhau thế nào?

Trả lời:

Trong quá trình làm việc online, sẽ có một vài trường hợp họ sẽ không quan tâm đến biểu cảm mà chỉ quan trọng việc trao đổi thông tin. Tuy nhiên, nhìn chung thuyết trình online cần nhiều năng lượng và nhiệt huyết hơn hẳn, các bạn phải tỏa ra nguồn năng lượng tích cực cho những người xung quanh.

******

Để được tư vấn về chương trình đào tạo và các hình thức ưu đãi khuyến học tại Arena Multimedia, vui lòng liên hệ Ban tuyển sinh tại Arena gần bạn nhất:

TP.HCMHÀ NỘI

Email: [email protected] Email: [email protected]

Tel: 1800 1542

* ARENA Nguyễn Đình Chiểu * ARENA Trúc Khê

212-214 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 3 80 Trúc Khê, Q. Đống Đa

Tel: 1800 1525

* ARENA Nguyễn Kiệm * ARENA Phạm Văn Bạch

778/10 Nguyễn Kiệm, Q. Phú Nhuận D29 Phạm Văn Bạch, Q. Cầu Giấy

Tel: 1800 6325

* ARENA Tân Kỳ Tân Quý * ARENA Trần Phú

06 Tân Kỳ Tân Quý, Q. Tân Bình 110 Trần Phú, Q. Hà Đông

Tel: 1800 2074

Website: https://www.arena-multimedia.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/arena.multimedia.vn

YouTube: https://www.youtube.com/c/ArenaMultimediaVietNam

Instagram: https://www.instagram.com/arena.multimedia

Behance: https://www.behance.net/arena-multimedia

Pinterest: https://www.pinterest.com/arenamultimedia