Proforma Invoice Là Gì? Khi Nào Proforma Invoice được Phát Hành?

Proforma invoice là một thuật ngữ phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế? Vậy thực chuẩn Proforma Invoice là gì? Hãy cùng SIMBA GROUP tìm hiểu về Proforma Invoice và phân biệt giữa Proforma Invoice và commercial Invoice qua bài viết dưới đây nhé!

Proforma invoice là gì?

• Proforma Invoice thường được mọi người viết tắt thành PI. Dịch ra tiếng việt thì Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ. Thực chất đây là bản nháp đầu của hóa đơn thương mại chính thức cho lô hàng chuẩn bị xuất nhập khẩu. Khi nhìn vào Proforma Invoice tức hóa đơn chiếu lệ, bạn sẽ biết được các thông tin của hàng hóa một cách đầy đủ như thông tin về số lượng hàng, loại hàng, tổng tiền hàng, trị giá của từng sản phẩm…
• Tuy Proforma Invoice (PI) có hình thức giống như hóa đơn thương mại nhưng nó sẽ không được dùng để đòi tiền hay thanh toán. Lý do là bởi đây chỉ là bản nháp của hóa đơn thương mại chính thức.
• Bên xuất khẩu (bên bán) sẽ sử dụng PI để cam kết với bên nhập khẩu (bên mua) về những thông tin của lô hàng là đúng với thực tế. Đặc biệt xác định giá trị cụ thể của lô hàng đó.
• Sau khi bên nhập khẩu đã nhận được Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) thì 2 bên sẽ tiếp tục đưa ra các điều khoản thỏa thuận chung và thống nhất chúng. Vậy nên, bạn có thể hiểu rằng Proforma Invoice là những bản nháp cho phép sửa đổi nhiều lần rồi rút ra những điều kiện tối ưu nhất cho cả 2 bên mua - bán trước khi đưa các điều khoản vào hợp đồng thương mại chính thức.

Khi nào Proforma Invoice được phát hành?

Trong quá trình mua bán thì bên bán sẽ không bắt buộc phải phát hành hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice). Vậy nên cũng không có một quy nào nói cụ thể thời điểm phát hành hóa đơn này.

Tuy nhiên, để việc giao dịch trở lên rõ ràng về các điều khoản hơn và đi đến thống nhất trong thời gian sớm nhất thì 2 bên mua - bán sẽ làm trước một bản PI để lấy làm cơ sở tham khảo. Từ bản PI này thì cả e bên sẽ có những phương án xử lý, chỉnh sửa và tạo điều kiện thuận lợi hơn. Như vậy, Proforma Invoice sẽ được phát hành trong những trường hợp, thời điểm sau:

• Tại thời điểm hàng chưa được giao, bên xuất khẩu cần phải đưa cho bên nhập khẩu đầy đủ nhưng chứng chứng từ chưa đầy đủ thông tin về lô hàng.
• Khi bên nhập khẩu cần xác nhận giá trị lô hàng để tiến hành hoàn tất thủ tục thông quan nhập khẩu cho hàng hóa. Giá trị lô hàng đã trở thành điều kiện bắt buộc ở một số quốc gia trên thế giới.
• Proforma có thể được phát hành khi chưa hoàn thiện được hết những thông tin cần có Commercial Invoice chưa thể được phát hành. Cả 2 bên mua và bán đều đã có đầy đủ thông tin của lô hàng. Bên người mua (bên nhập khẩu) cảm thấy hài lòng về các điều khoản, hàng đã đóng vào container hoặc đã được chuyển đi thì bên người bán có thể phát hành hóa đơn thương mại cho lô hàng đó.

Vai trò và nội dung của Proforma Invoice

Proforma Invoice thường có vai trò rất quan trọng trong quá trình hoàn thiện hợp đồng thương mại. Bởi vì nó được coi là tiền đề để hợp đồng mua bán tránh những sai sót không đáng có và các điều khoản có trong hợp đồng sẽ hài hóa giữa cả 2 bên xuất khẩu và nhập khẩu.

Lý do để coi Proforma Invoice trở thành tiền đề của hợp đồng mua bán cũng là bởi bên nhập khẩu và xuất khẩu nhìn vào nội dung của PI và tiến hành các yêu cầu chỉnh sửa nếu có nội dung chưa hợp lý. Nội dung của Proforma cụ thể như sau:

• Thông tin hóa đơn: số và ngày hóa đơn (date, invoice number)
• Seller: tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tell, fax của người bán
• Buyer: tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tel, fax người mua
• Thông tin hàng hóa: tên hàng hóa, đơn giá của hàng hóa, số lượng giao dịch, cách đóng gói, tổng tiền cần thanh toán….
• Payment term: phương thức thanh toán quốc tế theo thỏa thuận
• Thông tin ngân hàng bên xuất khẩu
• Port of Loading: Cảng bốc hàng
• Port of Destination: Cảng hàng đế.
• ETD/ ETA (Estimated time delivery/ Estimated Time Arrival): ngày giao hàng và ngày dự kiến hàng đến nơi.

Phân biệt Proforma Invoice và commercial Invoice

Thực tế bạn hoàn toàn có thể phân biệt được sự khác nhau của Proforma Invoice và Commercial Invoice một cách dễ dàng khi dựa vào định nghĩa của chúng. Cụ thể bạn có thể tham khảo như sau:

• Hóa đơn chiếu lệ, tức Proforma Invoice, được bên xuất khẩu phát hành trước khi hàng được gửi hoặc hàng không có sẵn để gửi. Còn Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) lại được phát hành khi hàng đã hoàn tất việc đóng vào container hoặc hàng sau khi hàng được gửi.
• Thực tế, Proforma Invoice và Commercial Invoice đều có những nội dung cơ bản tương tự nhau. Nhưng, Commercial Invoice là hóa đơn chính thức nên tất cả những thông tin trong đó chính xác gần như tuyệt đối và những thông tin có trên đây sẽ không thay đổi được nữa. Còn trên hóa đơn chiếu lệ thì có thể sửa thông tin đến lúc cả 2 bên xuất, nhập khẩu đồng ý thì thôi
• Proforma Invoice còn là vật mang tính cam kết giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu để 2 người cùng thống nhất những thỏa thuận. Trong khi đó, Commercial Invoice là những chứng từ chính thức và xác nhận giao dịch thương mại, mua bán. Hai bên mua và bán đều bị ràng buộc với nhau
• Cuối cùng là về hoạch toán, Commercial Invoice sẽ được sử dụng trong việc hoạch toán của cả 2 bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Còn lại hóa đơn chiếu lệ thì không làm được như vậy.

Trên đây là những thông tin mà SIMBA GROUP muôn gửi đến cho các bạn để trả lời câu hỏi Proforma invoice là gì. Mong rằng bài viết này sẽ có ích cho bạn.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề về xuất nhập khẩu. Hay bạn đang muốn tìm một nguồn hàng chất lượng để nhập khẩu chính ngạch. Liên hệ ngay với SIMBA GROUP để được tư vấn trực tiếp và miễn phí

• Địa chỉ: Văn phòng Hà Nội: Tầng 21, tháp A, tòa Sông Đà, Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Văn phòng HCM: Tầng 4 - Tòa nhà DTC Building, 99 Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM
• Hotline: 086.690.8678
• Email: media.simbalogistics@gmail.com