Quản Lý Kho Bằng QR Code/ Barcode: Nhanh Chóng, Hiệu Quả, Chính ...

Quản lý kho tốt giúp doanh nghiệp cung ứng hàng hóa kịp thời tránh trường hợp sai sót hoặc chậm trễ đơn đặt hàng. Quản lý kho bằng QR Code là phương pháp quản lý kho hàng thông minh, hiện đại giúp doanh nghiệp khắc phục những điểm yếu trong quản lý kho theo cách truyền thống. Trong bài viết này, ITG Technology sẽ chia sẽ đến bạn cách thực hiện phương pháp quản lý hàng hoá trong kho bằng QR Code.

Quản lý kho bằng QR code là gì?

Quản lý kho bằng QR Code là phương pháp ứng dụng mã QR Code trong thực hiện các nghiệp vụ kho như nhập, xuất và kiểm kê hàng hóa. Đây là phương pháp tiết kiệm chi phí, thời gian, cũng như nhân sự cho doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả quản lý kho đạt như mong đợi.

Lợi ích của việc quản lý kho bằng QR Code so với phương pháp truyền thống

So với phương pháp truyền thống ghi lại dữ liệu bằng nhiều loại giấy tờ hoặc excel, thì giờ đây các thông tin về hàng hóa như số lô, lot sản xuất, thậm chí vị trí giá kệ, ngày giờ xuất nhập kho đều có thể được mã hóa chỉ bằng một chiếc tem QR Code/ Barcode. Phương pháp quản lý hàng hoá trong kho bằng QR Code có những lợi ích nổi bật như:

• Tăng cường khả năng lưu trữ thông tin

QR Code có khả năng lưu trữ một lượng lớn dữ liệu so với các phương pháp quản lý kho truyền thống. Khi sử dụng mã QR người dùng không chỉ quản lý được số lượng sản phẩm mà còn quản lý được các thông tin khác như ngày sản xuất, hạn sử dụng, nhà máy sản xuất,…

• Giảm thiểu sai sót trong quản lý kho

Sử dụng QR Code để lưu trữ thông tin sản phẩm sẽ giúp bạn hạn chế những sai sót trong quá tình nhập liệu thủ công.

• Tăng hiệu hiệu suất làm việc

So với phương pháp quản lý hàng hoá bằng Excel hoặc ghi chép thủ công thì QR Code giúp quy trình quản lý kho trở nên nhanh chóng. Bên cạnh đó, việc sử dụng mã code còn giúp tăng hiệu quả làm việc cho nhân viên. Nhờ khả năng trích xuất thông tin nhanh chóng, QR Code giúp nhân viên quản lý được số lượng hàng hoá lớn hơn.

• Tăng cường sự linh hoạt

QR Code có thể được tích hợp trên các thiết bị di động hoặc máy tính bảng, điều này giúp nhân viên linh hoạt hơn trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý kho.

• Dễ dàng sử dụng

Công nghệ QR Code cho phép người dùng quét từ mọi hướng, giúp cho thời gian kiểm tra thông tin trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.

• Dễ dàng tích hợp

Nền tảng QR Code có thể dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý kho hoặc hệ thống ERP. Điều này giúp cho dữ liệu được thông suốt trong tổ chức, từ đó hỗ trợ hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh.

>> Xem thêm: Part number là gì? Tầm quan trọng của P/N trong quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng

Cách ứng dụng QR Code trong quản lý kho hàng hiệu quả

Với các doanh nghiệp sản xuất có hệ thống kho hàng với nhiều mã sản phẩm thì việc quản lý là vô cùng khó khăn với rất nhiều thông tin như: mã hóa sản phẩm, tên sản phẩm, lô sản xuất, quy trình sản xuất, số lượng sản phẩm/ lô, ngày sản xuất. Khi các doanh nghiệp thực hiện quản lý kho bằng QR Code sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong kho.

Trên thị trường hiện nay, 3S WMS là một trong những phần mềm quản lý kho thông minh, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các quy trình, hoạt động trực tiếp tại kho bao gồm nhận hàng, định vị hàng trong kho, xuất hàng, kiểm trang hàng tồn. Từ đó giúp hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập khó. Đây cũng là giải pháp khắc phục mọi điểm yếu của quy trình quản lý kho thủ công hiện nay.

12% doanh thu của các doanh nghiệp bị mất đi do thất thoát hàng hóa. Đừng lo lắng, 3S WMS có thể giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này - Tiết kiệm 80% thời gian nhập/xuất kho - Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa trong kho - Cắt giảm chi phí hàng tồn kho tối đa - Hạn chế tối đa lỗi do con người gây ra trong quá trình kiểm kê Đăng ký ngay

Ứng dụng QR Code trong các nghiệp vụ quản lý kho:

• Khi cần nhập kho/xuất kho

Khi nhập kho hoặc xuất kho, nhân viên kho chỉ cần quét mã QR code hoặc Barcode trên sản phẩm bằng máy Handy Terminal (đã được cài đặt, kết nối với phần mềm 3S WMS). Phần mềm sẽ ghi nhận số lượng nhập xuất và tự động tạo phiếu xuất/nhập kho. Đây là phương pháp giúp tiết kiệm thời gian tạo phiếu nhập kho và giảm hoàn toàn sự nhầm lẫn trong quá trình nhập liệu.

Chỉ cần 1 thao tác quẹt, việc nhập/xuất kho sẽ được tự động tạo trên phần mềm

• Kiểm kê kho bằng QR Code/ Barcode

Chỉ cần scan mã QR code/Barcode trên các lô sản phẩm, phần mềm sẽ tự động ghi nhận số lượng hiện tại và tạo phiếu kiểm kê kho trên phần mềm. Đồng thời phần mềm cũng tự động đối chiếu số lượng thực tế ghi nhận được khi quét mã QR code và đối chiếu với số lượng tồn kho trên phần mềm. Điều này hạn chế tối đa sai sót so với kiểm kê hàng tồn kho thủ công. Bên cạnh đó còn tiết kiệm thời gian trong quá trình kiểm kê kho.

Kiểm kê kho bằng QR Code nhanh, đơn giản, và chính xác hơn

• Truy xuất nguồn gốc sản phẩm dễ dàng

Sau mỗi thao tác quét mã QR code/ Barcode trên sản phẩm, thông tin về sản phẩm (lô sản xuất, ngày sản xuất, thành phần…) sẽ được hiển thị. Quá trình này được thực hiện nhanh chóng chỉ trong vòng 1 – 2 giây.

• Thiết lập layout kho trên phần mềm để tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa

Nhìn vào Layout kho hiển thị trên phần mềm, thủ kho và người quản lý có thể nắm được từng vị trí của sản phẩm trong kho từ đó tiết kiệm thời gian tìm kiếm trong kho.

• Quản lý hàng hóa vật tư theo lô, hạn sử dụng, tuổi hàng tồn kho

Phần mềm quản lý kho bằng QR Code cho phép quản lý nhập, xuất kho theo nhiều phương pháp như: lô/lot, hạn sử dụng, FIFO, JIT,…

• Hệ thống báo cáo/phân tích theo nhiều chiều thông tin

Hệ thống quản lý kho bằng QR Code cho phép báo cáo số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực hỗ trợ người quản lý trong việc định hướng nhập hàng hóa, tăng hiệu quả sử dụng vốn.

Jager nhà máy nội thất 4.0 tại Việt Nam đã ứng dụng phần mềm quản lý kho hiện đại để thay thế hoàn toàn các thao tác thủ công của con người, giảm số nhân sự của bộ phận kho xuống còn ⅓ so với truyền thống mà vẫn đảm bảo hoạt động nhập chính xác tối đa và tăng tốc độ xử lý công việc của nhân sự kho.

Đón đọc bài viết: Jager đưa công nghệ vào quản lý kho: viên gạch đầu tiên để xây dựng nhà máy nội thất hiện đại nhất tại Việt Nam để tham khảo cách Jager ứng dụng phần mềm vào quản lý kho.

3S WMS là phần mềm quản lý kho thông minh được ứng dụng thành công trong nhiều doanh nghiệp

>> Xem thêm: Áp dụng Nguyên tắc LIFO, FIFO, FEFO trong sắp xếp, quản lý kho như thế nào để đạt hiệu quả nhất?

Sự khác biệt giữa quản lý kho bằng QR Code và quản lý kho bằng mã vạch Barcode

QR Code là một công nghệ hiện đại giúp tối ưu hiệu quả quy trình quản lý kho hàng. Với những ưu điểm trên, công nghệ quản lý kho hàng bằng QR Code ngày càng được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất và cung ứng. Tuy nhiên, giữa QR Code và Barcode cũng có những sự khác biệt.

Cùng là mã vạch nhưng QR Code lại là phiên bản cải tiến của mã vạch Barcode truyền thống. Mã vạch truyền thống là một dãy các vạch được xếp liền kề nhau, chỉ chứa được tối đa 20 ký tự số, trong khi đó thì mã QR có khả năng chứa tối đa 7.089 ký tự số và 4.296 ký tự chữ số.

Điều này cho phép lượng thông tin truyền tải sẽ nhiều hơn. Không chỉ thế, nếu so về kích thước thì QR Code chiếm ít không gian hơn rất nhiều so với mã vạch truyền thống.

Phần mềm 3S WMS – Giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả nhất hiện nay

Giải pháp 3S WMS được ứng dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp trong đó có nhiều doanh nghiệp là vendor Samsung, vendor Honda. Có thể lấy ví dụ là Công ty phụ tùng xe máy ô tô Goshi Thăng Long (GTA) – một vendor (nhà cung ứng) cấp 1 của Honda.

Một trong những yêu cầu bắt buộc của Honda đối với các vendor là cam kết về thời gian giao hàng.

Honda yêu cầu GTA xuất hàng rất nhiều lần trong một ngày, sản lượng cũng rất lớn do đó việc xuất nhầm 1 vài đơn hàng vẫn diễn ra. Để khắc phục điều này Honda yêu cầu các đơn vị phụ trợ cần ứng dụng công nghệ để có thể đối chiếu mã QR code/ Barcode của Vendor với tem của Honda cung cấp.

Sau khi tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm, GTA đã lựa chọn ITG là đơn vị cung cấp giải pháp.

Chỉ sau 1 tháng ứng dụng giải pháp 3S WMS việc quản lý kho của GTA trở nên đơn giản hơn.

Đối với yêu cầu đối chiếu mã tem của GTA với tem của Honda: Nhờ ứng dụng phần mềm, nhân viên giao hàng của GTA chỉ cần dùng máy Handy Terminal (đã được cài đặt phần mềm) để quét hai mã. Nếu hai mã trùng nhau hệ thống hiển thị tích xanh. Nhân viên kho nhấn nút kết thúc để hoàn tất giao hàng. Tuy nhiên nếu mã QR code/ Barcode của Honda và đơn vị cung cấp hàng không trùng khớp thì hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo. Điều này sẽ giúp GTA tránh xuất nhầm đơn hàng và tiết kiệm tối đa thời gian kiểm hàng theo cách thủ công do đó đáp ứng tốt thời gian giao hàng.

Goshi Thăng Long ứng dụng phần mềm 3S WMS để đáp ứng yêu cầu đối chiếu mã tem của Honda

Goshi Thăng Long là vendor cấp 1 cho Honda. Honda yêu cầu các đơn vị phụ trợ khi xuất hàng cho Honda ứng dụng công nghệ QR code để đối chiếu tem của vendor với tem yêu cầu của Honda (đã được mã hóa thông tin của các mã hàng yêu cầu…) để tránh tình trạng nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian kiểm hàng. Goshi đã áp dụng phần mềm nào để đáp ứng được yêu cầu của Honda? Đón đọc bài viết: Bí quyết quản lý kho theo QR code của Vendor cấp 1 của Honda: Goshi Thăng Long để tìm câu trả lời.

Hiệu quả khi ứng dụng phần mềm 3S WMS

Dưới đây là những hiệu quả khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm 3S WMS

• Giảm chi phí tồn kho nhờ khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực với mức độ chính xác.
• Tiết kiệm thời gian trong nhập/xuất hàng hóa: Với số lượng hàng hóa lớn, việc nhập/ xuất kho thủ công là một phương pháp tốn nhiều thời gian và dễ sai sót. Bằng việc ứng dụng phương pháp quét QR code thông tin nhập/ xuất kho sẽ được ghi nhận và tự động tạo phiếu nhập/xuất trên phần mềm.
• Tiết kiệm thời gian trong tìm kiếm hàng trong kho: cho phép quản lý nhiều vị trí kho, hỗ trợ xác định vị trí của sản phẩm trong kho, tiết kiệm thời gian trong việc lấy hàng hóa.
• Kiểm soát kho nhanh chóng chính xác. Tránh thất thoát, gian lận hàng hóa.
• Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng hiệu quả vốn lưu động.
• Giảm áp lực lên đội ngũ nhân sự phụ trách kho, hạn chế tối đa các sai sót đáng tiếc trong quy trình quản lý kho.

Trên đây là những thông tin về phương pháp quản lý kho bằng QR Code, hy vọng bạn sẽ ứng dụng phương pháp này để tối ưu hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Để tư vấn sâu hơn về giải pháp quản lý kho hàng bằng QR code, Barcode, và demo phần mềm hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi qua số hotline: 092.6886.955.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology