QUẢN LÝ MUA HÀNG SAO CHO HIỆU QUẢ?

Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp luôn phải chịu sức ép cạnh tranh rất nhiều chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách làm sao duy trì được hoạt động kinh doanh trong điều kiện đó đồng thời doanh nghiệp phát triển đi lên. Hơn nữa đòi hỏi của khách hàng ngày càng cao luôn có sự thay đổi trong mua bán hàng hoá. Chính vì vậy việc nâng cao công tác quản trị mua hàng là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt đư­ợc hiệu quả kinh doanh của mình.

Mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản và cũng là quan trọng bậc nhất với hoạt động kinh doanh, nó là điều kiện để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Chính bởi vậy quản trị mua hàng trong doanh nghiệp muốn có hiệu quả cao thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng cần đạt được đó là đảm an toàn khi bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng và đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất.

Đảm bảo an toàn cho bán ra

Trước hết là mua hàng phải đủ số lượng và cơ cấu phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Tránh tình trạng hàng tồn, ứ đọng làm gián đoạn quá trình kinh doanh. Đồng thời nắm rõ các quy định về luật, thuế quan, quá trình vận chuyển đẻ tránh gặp phải rủi ro không mong muốn.

Đảm bảo chất lượng hàng mua vào

Thể hiện trong việc lựa chọn hàng có chất lượng khách hàng chấp nhận được, hàng hoá có chất lượng tối ưu chứ không khải là tối đa. Tức là chọn lựa các loại hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu của người tiêu dùng, đồng thời doanh nghiệp sản xuất sẽ thu được nguồn lợi nhuận cao nhất.

Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất

Giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá trên thị trường, nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ trong cùng ngành mà lợi nhuận, doanh thu vẫn không đổi. Để đạt được mục tiêu này thì việc xác định và phát triển nhà cung cấp tiềm năng sẽ trở nên hữu ích và cần thi

Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau đư­ợc vì thông thư­ờng để đạt đ­ược cái này con ng­ười sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác. Chẳng hạn thư­ờng xảy ra mâu thuẫn giữa chất l­ượng và giá cả, chất l­ượng tốt thì giá cao và ng­ược lại. Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự ­ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua được hàng thư­ờng xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số l­ượng, cơ cấu, chủng loại với chất lư­ợng tốt, giá cả hợp lí. Quản trị mua hàng đ­ược phản ánh thông qua việc phân tích các b­ước của quá trình mua hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng.

Đây là quá trình phức tạp đ­ược lặp đi, lặp lại thành một chu kì. Nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí cung ứng nh­ư: đánh giá môi trư­ờng chung hiện tại và t­ương lai; thực trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị trư­ờng; cơ cấu thị trư­ờng của sản phẩm; giá cả hiện hành và dự báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính; lãi suất trong nư­ớc và ngoài; chi phí l­ưu kho và hàng loạt các vấn đề khác. Tổ chức tốt việc mua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trị mua hàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp.

Phần mềm Quản trị mua hàng cho phép doanh nghiệp quản lý nghiệp vụ mua hàng một cách xuyên suốt từ khi xuất phát yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận được hàng và thanh toán. Quy trình mua hàng được thực hiện thông qua các phân hệ Mua hàng, Tồn Kho, Kế toán. Quy trình này cho phép quản lí các thông tin như:

• Quản lý giá mua chặt chẽ
• Duyệt đơn hàng nhiều cấp
• Đánh giá chất lượng cung ứng
• Kiểm tra chéo các thông tin
• Quản lý hạn mức mua và các dự chi trong tương lai
• Hỗ trợ các hình thức mua khác nhau