QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG 5s - Tài Liệu Text - 123doc

Có thể bạn quan tâm

Tải bản đầy đủ (.docx) (19 trang)

Trang chủ

Luận Văn - Báo Cáo

Kinh tế - Quản lý

QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG 5s

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (457.35 KB, 19 trang )

A: Phần mở đầu1. Lý do chọn đề tàiViệt Nam đang trên đường hội nhập sâu rộng với kinh tế thế giới, đây là xu thếtất yếu. Chúng ta phải thích ứng với điều kiện mới, môi trường mới. Nếu như khôngthích ứng, thích nghi với môi trường mới, chắc chắn chúng ta sẽ tụt hậu, và có thể bịđào thải. Chúng ta càng hội nhập thì quy luật sinh tồn các khắc nghiệt.Kinh tế hôi nhập, đồng nghĩa với mọi thứ đều thay đổi, các công ty phải thayđổi, các tổ chức phải thay đổi, bộ máy phải thay đổi. Tuy nhiên có một điều không đổiđó là con người. Con người có vai trò quan trọng nhất, là trọng tâm của mọi thứ. Mọivấn đề đều từ con người mà ra, đều do con người giải quyết. Sự thay đổi cũng do conngười quyết định. Việc hội nhập yêu cầu chúng ta phải đáp ứng các tiêu chí vô cùngkhắc khe cho nên việc áp dụng các quy chuẩn chất lượng quốc tế trong kinh doanh,sản xuất, hoạt động là hết sức cần thiết.Trong các quy chuẩn chất lượng thì 5S là phổ biến nhất. Xuất hiện tại Nhật Bảnvà phát triển từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thựchành 5S đã được áp dụng như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lýchất lượng.Trong thơi gian gần đây, ký túc xá D2 của trường ĐH Sư Phạm Kỹ Thuật đãđược khánh thành và đi vào hoạt động. Đây là ký túc xá lớn nhất Việt Nam. Để có mộtmôi tường sống và học tập tốt, việc áp dụng 5S là cần thiết.Chính vì thế nhóm đã chọn đề tài “ Xây dựng 5S tại ký túc xá D2” .2. Mục tiêuXây dựng và áp dụng 5S thành công tại ký túc xá D2 trường ĐH Sư Phạm KỹThuật3. Trọng tâm nghiên cứuCác quy trình phù hợp với ký túc xá D24. Kết cấu của đề tàiChương 1: tìm hiểu về 5S và tính chất 5SChương 2: Cơ cấu hoạt động của ký túc xá trường HCMUTEChương 3 (trọng tâm) Xây dựng và thực hiện 5S tại ký túc xá HCMUTE1B: Phần thân bàiChương 1: Khái quát chung về 5S1. Mục đích của việc áp dụng 5S vào trương trình quản lýTừ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng côngnghiệp hoặc nông nghiệp. Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại,cần sạch sẽ. Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến. 5Sngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mấtthời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việccảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. Các thiết bị sảnxuất hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn.Ngày nay, khái niệm Chất lượng và Quản lý Chất lượng không còn xa lạ với cácdoanh nghiệp Việt Nam. Muốn nâng cao khả năng cạnh trên thị trường, mỗi doanhnghiệp phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cáchthức quản lý. Tuy nhiên dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh nào, đầu tưloại thiết bị máy móc hay công nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyếtđịnh đem lại thành công cho doanh nghiệp.Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thựchành 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệthống quản lý chất lượng. 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và giúp cho tổchức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đemlại niềm tin cho khách hàng.2. 5S là gì ?5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống Quản lý chất lượng. Xuất pháttừ quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng,tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và tạo điều kiệncho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng đem lại niềm tin cho khách hàng.5S bắt nguồn từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc,người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác củangười thực hiện các công việc đó.2Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó với côngviệc của mình. Ví dụ, trong phân xưởng, người quản lý sẽ cố gắng khơi dậy ý thứctrong người công nhân đây là “công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móccủa tôi”. Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc “chiếc máy của mình”,“chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốtnhất. Các nhà quản lý của Nhật đã tiếp thu truyền thống này và đẩy nó lên thành mộtphong trào phát triển rộng rãi. Sau đó đã đúc kết các kinh nghiệm thực tiễn thành lýluận khoa học và cho ra đời chương trình năng suất chất lượng mới đó là 5S. Khi thựchiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ khôngcần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngănnắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trởnên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tậpthể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tíchcực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.3. Các thành phần 5STiếng NhậtSeiriTiếng ViệtSàng lọcTiếng AnhSortSeitonSắp xếpSystematizeSeisoSạch sẽSweepSeiketsuSăn sócSanitizeShitsukeSẵn sàngSelf_disciplineÝ nghĩaChọn và loại bỏnhững thứ khôngcần thiếtSắp xếp các đồ vậtđúng chỗKhu vực làm việcluôn sạch sẽDuy trì nơi làm việcsạch sẽThực hiện 5s mộtcách tự giác SEIRI (Sàng lọc): Là sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việcvà loại bỏ chúng.Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho nhữngtrường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ3cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cầnthiết giữ lại SEITON (Sắp xếp): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiệnlợi khi sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan mộtcách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểuthời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian. SEISO (Sạch sẽ): Là vệ sinh tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay bụibẩn tại nơi làm việc (kể cả trên nền nhà, máy móc và thiết bị). Tất cả mọi thànhviên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phươngtiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp. Công việc vệ sinh là việc làmthường xuyên của mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyênkiểm tra nhắc nhở việc thực hiện. SEIKETSU (Săn sóc): Là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ,thuận tiện và có năng suất bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso. Duytrì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt đượchiệu quả cao hơn. Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãnhoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc,sắp xếp và sạch sẽ. SHITSUKE (Sẵn sàng): Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giáctuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốtđẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc đểkhuyến khích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ vớinhững nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơnvị.4. Tại sao nên thực hiện 5s ?Thực hành 5S là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi ngườitrong tổ chức/doanh nghiệp. Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người,cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất.Nguyên tắc của thực hành 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng cácthuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện. Thành công trongthực hành sẽ giúp các tổ chức/doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơn thông qua:− Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp.4− Mọi người trong cũng như ngoài tổ chức/doanh nghiệp dễ dàng nhận thấy rõ kết−−−−−quả.Tăng cường phát huy sáng kiến.Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan.Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn.Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc.Xây dựng hình ảnh tổ chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong quản lý, kinhdoanh...5. Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình thực hành 5S:− Cũng như đối với việc áp dụng công cụ nâng cao năng suất chất lượng nào, việcáp dụng thực hành 5S đòi hỏi sự cam kết và ủng hộ của Lãnh đạo cao nhấtthông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian.− Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp hiểu rõmục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp để thực hiện. Từ đó mỗi phòngban/phân xưởng có thể chủ động đưa ra kế hoạch thực hiện tại đơn vị của mình.− Sự tham gia của tất cả mọi người - Bí quyết thành công của chương trình thựchành 5S là tạo một môi trường khuyến khích mọi người tích cực tham gia, pháthuy sáng kiến và duy trì mội trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi và an toàn.− Duy trì và cải tiến không ngừng, tạo nên một nguyên tắc hoạt động trong tổchức/doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý và kinh doanh.6. Nguyên tắc thực hànhThực hành 5S là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi ngườitrong tổ chức/doanh nghiệp. Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người,cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất.Nguyên tắc của Thực hành 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng cácthuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện. Thành công trongthực hành sẽ giúp các tổ chức/doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơn thông qua:−−−−−−−Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắpMọi người trong cũng như ngoài công ty dễ dàng nhận thấy rõ kết quảTăng cường phát huy sáng kiếnNâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quanChỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toànCán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việcXây dựng hình ảnh tổ chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh doanh…57. Các tiêu chí đánh giá cơ bản chương trình thực hành 5S:Để thực hiện tốt 5S thì có 7 nhóm yêu cầu cần thực hiện :1. Vai trò của lãnh đạo2. SEIRI - Sàng lọc3. SEITON - Sắp xếp4. SEISO - Sạch sẽ5. SEIKETSU - Săn sóc6. SHITSUKE - Sẵn sàng7. Kết quả thực hành 5S5. SEIKETSU- Săn sóc1.Vai trò của lãnh đạo 2. SEIRI - Sàng lọc7.Kết quả thực hành 5S3. SEITON - Sắp xếp6. SHITSUKE - Sẵn sàng4. SEISO - Sạch sẽMô hình cấu trúc Tiêu chí đánh giá Thực hành tốt 5S7.1.Vai trò của nhà lãnh đạoLãnh đạo cao nhất có vai trò quan trong việc định hướng, tổ chức thực hiện,theo dõi, đánh giá, duy trì và cải tiến thực hành 5S trong tổ chức, đồng thời đánhgiá việc thúc đẩy nhận thức về 5S trong toàn tổ chức và việc cung cấp các nguồnlực một cách thích hợp để thực hiện và duy trì hoạt động 5S.7.1.1. Cam kết của lãnh đạoLãnh đạo cao nhất của tổ chức phải thể hiện cam kết xây dựng, duy trì và cảitiến hệ thống Thực hành tốt 5S như sau:a) Thiết lập chính sách 5S.b) Đảm bảo việc tuyên truyền và thấu hiểu chính sách 5S trong toàn tổ chức.c) Đảm bảo mục tiêu và kế hoạch triển khai 5S được thiết lập tại các cấp6thích hợp.d) Đảm bảo cung cấp kịp thời các nguồn lực cần thiết để triển khai 5S, baogồm cả hoạt động đào tạo các đánh giá viên 5S và tham quan học hỏi cácmô hình thực hành tốt.e) Xem xét định kỳ hoạt động thực hành 5S bao gồm cả kết quả thực hiệncác mục tiêu đã hoạch định. Lưu hồ sơ kết quả xem xét và các hoạt độngphát sinh từ việc xem xét.7.1.2 Cơ cấu tổ chức và hệ thống khuyến khíchLãnh đạo cao nhất phải phân công trách nhiệm triển khai Thực hành tốt 5S vàđộng viên, khuyến khích mọi người trong tổ chức tham gia, bao gồm:a) Bổ nhiệm cán bộ phụ trách chương trình 5S chịu trách nhiệm điều phốicác hoạt động đào tạo, triển khai thực hiện, theo dõi, đánh giá và duy trìhoạt động 5S.b) Phân công trách nhiệm triển khai 5S tại từng phòng ban, khu vực và côngbố trong toàn tổ chức.c) Đào tạo, giáo dục và tuyên truyền về Thực hành tốt 5S trong toàn tổ chức.d) Khuyến khích, ghi nhận và động viên sự tham gia và chia sẻ của mọi người.7.2.SEIRI - SÀNG LỌCĐánh giá việc hoạch định, triển khai và duy trì hoạt động SEIRI - Sàng lọc bao gồm:− Lập kế hoạch và thực hiện các cuộc tổng vệ sinh định kỳ.− Xây dựng tiêu chí phân loại các đồ vật cần thiết và không cần thiết.− Xác định và tiến hành phân loại các đồ vật cần thiết và không cần thiết chocông việc.− Loại bỏ các đồ vật không cần thiết tại nơi làm việc.− Xác định nguyên nhân và hành động khắc phục cần thực hiện để giảm thiểuviệc lưu trữ những đồ vật không cần thiết tại nơi làm việc.7.3.SEITON - SẮP XẾPĐánh giá việc thực hiện và duy trì hoạt động SEITON - Sắp xếp nhằm:− Xây dựng các nguyên tắc tổ chức, sắp xếp các đồ vật cần thiết nhằm đảm bảotính sẵn có, thuận tiện, an toàn khi sử dụng và giảm thiểu các lãng phí.− Đảm bảo sự thông hiểu và thực hành các nguyên tắc này tại nơi làm việc.− Thực hiện và duy trì các dấu hiệu nhận biết thích hợp đối với các đồ vật tại các7khu vực.7.4.SEISO - SẠCH SẼĐánh giá thực hiện và duy trì hoạt động SEISO - Sạch sẽ bao gồm− Lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động SEISO định kỳ.− Thực hiện làm vệ sinh kết hợp với hoạt động kiểm tra.− Xác định rõ ràng trách nhiệm thực hiện, trách nhiệm kiểm tra và phương phápthực hiện SEISO tại các khu vực.− Ban hành các văn bản hướng dẫn và chuẩn mực kiểm tra, chấp nhận cần thiết.− Tổ chức các hoạt động theo dõi và đánh giá định kỳ việc thực hiện SEISO,đặc biệt chú ý tại các khu vực có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, môitrường và an toàn cho người lao động.− Xác định các nguyên nhân và thực hiện các biện pháp khắc phục/phòng ngừathích hợp đối với những phát hiện trong quá trình thực hiện SEISO, bao gồm cảcác hành động cần thiết để chặn nguồn gây bẩn.7.5.SEIKETSU - SĂN SÓCĐánh giá việc thực hiện và duy trì hoạt động SEIKETSU - Săn sóc thông qua việc− Tiêu chuẩn hoá hoạt động “Sàng lọc”, “Sắp xếp” và “Sạch sẽ”. Đảm bảocác hoạt động trên được thực hiện thường xuyên, tự giác.− Thiết lập và áp dụng các quy tắc và chuẩn mực về kiểm soát và quản lýtrực quan trong toàn tổ chức.− Thiết lập và áp dụng tiêu chuẩn về mã mầu tại các khu vực.− Tiến hành đánh giá định kỳ hoạt động 5S theo kế hoạch. Lập chương trìnhđánh giá dựa trên mức độ quan trọng của các khu vực được đánh giá và kết quảcủa lần đánh giá trước đó.− Xác định chuẩn mực, phạm vi, tần suất và phương pháp đánh giá. Cánbộđánh giá 5S phải được đào tạo, có đủ năng lực và độc lập với hoạt động đượcđánh giá. Lưu trữ hồ sơ đánh giá 5S và các hành động phát sinh từ hoạt độngđánh giá.− Xem xét và thực hiện kịp thời các biện pháp khắc phục thích hợp đối vớicác nội dung chưa phù hợp và các khuyến nghị sau đánh giá.− Xây dựng và thực hiện cơ chế khuyến khích sự tham gia và ghi nhận kết quảcủa các nhóm/cá nhân Thực hành tốt 5S.7.6.SHITSUKE - SẴN SÀNG8Đánh giá việc thực hiện và duy trì hoạt động SHITSUKE - Sẵn sàng thông qua quátrình− Theo dõi và đánh giá mức độ tuân thủ các nguyên tắc, quy định và chuẩn mựcThực hành tốt 5S trong toàn tổ chức.− Tuyên truyền và quảng bá về 5S, kết quả Thực hành tốt 5S, các bài học kinhnghiệm từ việc áp dụng trong toàn tổ chức.− Thực hiện công tác giáo dục, đào tạo và đào tạo lại về Thực hành tốt 5S.7.7.KẾT QUẢ THỰC HÀNH TỐT 5SĐánh giá kết quả Thực hành tốt 5S trong lĩnh vực năng suất, chất lượng và hiệu quảhoạt động của tổ chức, bao gồm:− Kết quả hiện tại và xu hướng của các chỉ số chủ yếu về chất lượng sảnphẩm/dịch vụ; sơ đồ và bảng biểu (nếu có) để minh họa cho các dữ liệu tươngứng.− Mức độ giảm thiểu các lãng phí, kết quả và/hoặc các chỉ số chủ yếu trước và−−−−−−sau khi Thực hành tốt 5S.Kết quả khảo sát thông tin phản hồi nội bộ.Các chỉ số về an toàn lao động.Chỉ số về sáng kiến cải tiến chất lượng.Thông tin phản hồi của khách hàng và cộng đồng (nếu có).Kết quả so sánh và đối chiếu với các chuẩn so sánh.Các chỉ số đo lường thích hợp khác.Chương 2: Cơ cấu hoạt động của ký túc xá D2 trường ĐH. Sư Phạm Kỹ Thuật1. Ký túc xá Cơ sở 2 Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp.HCMĐịa chỉ: 484 Lê Văn Việt, P. Tăng Nhơn Phú A, Quận 9, Tp.HCM92. Chức năng:Giúp Hiệu trưởng về công tác tổ chức, quản lý công tác nội trú của SV-HS,nhằm đảm bảo cho SV-HS nội trú an toàn, có môi trường học tập và sinh hoạt thuậnlợi.3. Nhiệm vụ:− Quản lý toàn bộ sinh hoạt của các ký túc xá. Tổ chức và đôn đốc thực hiện nếpsống mới trong đời sống tập thể, xây dựng Ký túc xá Văn hoá theo tiêu chuẩncủa UBND TP. Hồ Chí Minh.− Chăm lo phục vụ đời sống vật chất và tinh thần cho SV-HS thuộc các hệ đàotạo ở nội trú.− Giữ gìn an ninh, trật tự; phối hợp cùng các lực lượng Công an, Bảo vệ phòngchống các tệ nạn xã hội trong KTX.4. Đặc điểm (cơ sở vật chất)− Gồm 9 tầng với 233 phòng ở với sức chứa 1.776 sinh viên, tổng diện tích sànxây dựng 14.300 m2− Hệ thống máy nước uống tự động cho Sinh viên− Lắp đặt hệ thống Wifi, Camera bảo vệ tự động, hệ thống báo cháy10−−−5.Khu căn tinBãi giữ xeSân bóng đá, bóng chuyềnCơ cấu tổ chức Ban quản lí KTX−−−−Trưởng ban Quản lí KTX3 Phó ban Quản lí KTX6 Cán bộ quản lí5 Bảo vệ6. Bộ phận, ban, câu lạc bộ hỗ trợ:− Ban tự quản KTX gồm 13 sinh viên: mỗi lầu 1 sinh viên (trưởng lầu): Hỗ trợban quản lý KTX quản lý sinh viên, thong báo các thông báo của ban quản lý− Câu lạc bộ: CLB Anh Văn, CLB Kỹ năng mềm KTX, Liên chi hội sinh viên nộitrú, ….Chương 3 : áp dụng 5s vào ký túc xá1. Nguyên nhân và lợi ích khi ký túc xá trường ĐHSPKT thực hiện 5S• Tại sao phải thực hiện 5s ?Mục đích của ký túc xá(ktx) là tạo chỗ ở cho học sinh sinh viên, tạo một môitrường để họ học tập. Tuy nhiên để có một môi trường tốt là không dễ. Vấn đềchính là con người. Các sinh viên nhìn chung vẫn chưa có ý thức trong việc giữ gìnvệ sinh chung, đồ đạc trong các phòng con bừa bộn, giữ vệ sinh trong các tầng cònchưa tốt, ý thức giữ vệ sinh trong các phòng chức năng, phòng sinh hoạt chung11nhìn chung còn kém. Trong ký túc xá thì các phong trào về giữa gìn vê sinh, khuvực, tầng thì còn rất thiếu và yếu.Về lâu dài thì hậu quả của việc bừa bộn, thiếu ý thức trong ký túc xá sẽ hết sứclớn. Cần phải khắc phục ngay lập tức và 5S chính là giải pháp khả thi nhất. Nguyêntắc của Thực hành 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ hayphương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện. Để áp dụng 5S thì cần:− Lãnh đạo nhà trường luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thànhcông khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hìnhthành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện− Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S,cung cấp cho các sinh viên những phương pháp thực hiện là khởi nguồn củachương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giáctham gia và chủ động trong các hoạt động 5S− Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S làtạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người− Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại•−−−−−−không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.Lợi ích của 5sXây dựng một ktx sạch sẽ, ngăn nắp.Tăng cường phát huy sáng kiến để giúp ktx ngày một phát triểnNâng cao ý thức kỷ luậtChỗ ở, nơi sinh hoạt chung luôn sạch sẽ, ngăn nắpXây dựng hình ảnh ktx đẹp hơn. Trở thành một nơi đáng sống cho sinh viên.Ý thức vì lợi ích tập thể được nhận thức rõ và nâng cao; tăng cường tính đoànkết, gắn bó− 5S giúp giảm thiểu các chi phí hoạt động của ký túc xá− 5S giúp chúng ta nhận ra sự lãng phí, không ổng định sớm giúp chúng ta nhanhchong có thể xử lý− 5s là cơ sở để thực hiện ISO 90002. Các bước áp dụng cụ thể 5S vào trong ký túc xá trường Đại học Sư phạmKỹ thuật thành phố Hồ Chí Minh12Bước 1: chuẩn bị-Sau khi có quyết định thực hiện chương trình 5S ban quản lí KTX phải cam kếtthực hiện phong trao này. Sự cam kết thực hiện của lãnh đạo là một việc làm rấtquan trọng đối với việc thực hiện chương trình 5S và là động lực để các sinh viênthực hiện nghiêm túc các tiêu chuẩn 5S đặt ra.-Thành lập nhóm công tác 5S từ các sinh viên để xây dựng chính sách và mụctiêu của 5S. Bổ nhiệm các cán bộ phụ trách chương trình 5S tại các tầng và cácphòng của KTX. Đào tạo 5S cho các cán bộ quản lí và sinh viên tham gia điều phốichương trình 5S tại KTX.Bước 2: lãnh đạo công bố chính thức về chương trình 5S-Trưởng ban quản lí công bố chính thức về chương trình 5S cho toàn KTX. Giảithích rõ mục tiêu của chương trình 5S cho tất cả sinh viên KTX-Thiết lập và công bố sơ đồ phân công thực hiện 5S tại từng tầng của KTX-Tuyên truyền chuong trình 5S trong tổ chức bằng các khẩu hiệu, biểu ngữ, bảngtin, xây dựng góc 5S cho từng bộ phận và phòng ban“Sàng lọc đi thôi lộn xộn rồiSắp xếp gọn gàng sạch sẽ thôiSăn sóc hàng ngày như sắc đẹpSẵn sàng mọi lúc đẹp mọi nơi.”13-Đào tạo chung về 5S cho toàn bộ sinh viên.Bước 3: tổ chức tổng vệ sinh-Phát động, lên kế hoạch ngày tổng vệ sinh trong toàn KTX.-Phân công cac nhóm chịu trách nhiệm cho từng khu vực dược phân công như:phòng, hành lang, nhà vệ sinh cầu thang, khu vực quanh KTX.-Cung cấp đầy đủ các dụng cụ vệ sinh-Tiến hành loại bỏ những đồ vật không cần thiết trong quá trinh làm vệ sinh.Bước 4: Seiri - Sàng lọc ban đầu- Xây dựng tiêu chuẩn loại bỏ đối với các đồ vật không cần thiết- Tất cả mọi người tập trung nhận biết và phân loại các đồ vật không cần thiết để-loại bỏNhững đồ vật không cần thiết nhưng đắt tiền phải được đánh giá, phân loại đểngăn ngừa sự lãng phíBước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày- Sàng lọc - Seiri: Loại bỏ các đồ vật không cần thiết hoặc không sử dụng- Sắp xếp - Seiton: Cải tiến vị trí và phương pháp sắp xếp đồ vật để rút ngắn thời-gian tìm kiếm đồ vật, thuận tiện cho việc sử dụngSạch sẽ - Seiso: Thiết lập lịch vệ sinh hàng ngày để tạo môi trường làm việcsạch sẽ, tiện lợiKhuyến khích cán bộ, sinh viên tham gia các hoạt động sáng kiến, cải tiếnBước 6: Đánh giá định kỳ thực hành 5S- Thiết lập kế hoạch đánh giá 5S và các cơ chế khuyến khích- Thực hiện các cuộc đánh giá 5S định kỳ- Phát động thi đua giữa các lầu, các CLB để nâng cao hiệu quả của-chươngtrìnhTrao giải thưởng cho các nhóm, cá nhân có đóng góp tích cựcTổ chức các đoàn tham quan, chia sẻ kinh nghiệm với các kí túc xá của cáctrường khác về thực hành tốt 5STổ chức thi đua với các đơn vị áp dụng 5S khác để duy trì chương trình3. Quy định sắp xếp (S2)Nội dung1Sơ đồ vị trí chỗ ởCách thức sắp xếpLập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho các thành viên14Ghichúcủa sinh viên, khuvực làm việc củaban quản lý, nhânviên, khu vực lối đichung2trong Ban Quản Lý và nhân viên, bảo vệ của ký túcxá.Phân bổ vị trí của một số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu,phục vụ cho công tác quản lý…Quy định những vật dụng nào Sinh viên được sửdụng và mang vào ký túc xá, quy định nơi chứa đồ, vịtrí đặt tủ chứa đồ của sinh viên. Quy định diện tíchcho phép của mỗi sinh viên trong ký túc xá.Qui định sinh viênsắp xếp phòng ngănnắp gọn gàngSắp xếp các vật dụng cần thiết đúng chỗ, đúng nơi quyđịnh để dễ dàng tìm thấy:3Qui định sắp xếp vậtdụng, dụng cụ-Các dụng cụ dọn vệ sinh, thùng rác phải đặt trướccửa, không đặt trong phòng-Các thiết bị chống cháy đặt ở nơi dễ lấy, dễ sử dụng-Giày dép: đặt ở nơi trước khi bước vào phòng tránhtỉnh trạng làm bẩn phòng45Đề các vật dụngthường dùng gầngười sử dụngKhi sử dụng đồ củaphòng Quản lý phảisăp xếp ngăn nắp,gọn gàngPhân loại những vật dụng sử dụng hàng ngày và ít khisử dụng, từ đó có cách sắp xếp phù hợp4.Quy định về sạch sẽ, ngăn nắp (S3)STT12345Địa điểm/vật dụngSàn nhà, lốiđi chungMáy vi tính,chuột , bànphímKhu vựcphòng ở củasinh viênDưới gầmgiườngTủ cá nhânPhương thức vệ sinhKhông xả rácQuét dọn , lau chùiLau chùi, vệ sinhLau chùi bụi bẩnGọn gàng , ngăn nắpSạch sẽ, ngăn nắpNgăn nắp, Sạch sẽ khôngcó vật dụng thừa15Thời gianthực hiệnMọi lúcSángHàng ngày,cuối giờ làmviệcĐầu giờ buổisáng hàng ngàyCuối giờ buổichiều khi ra vềNgười chịutrách nhiệm vệsinhCác thành viêncủa phòngNgười trựcCá nhâncá nhâncá nhânMọi lúcCá nhânMọi lúcCá nhân6Tủ lưu hồ sơchung của kýtúc xáSắp xếp ngăn nắp, đúng vịtríMọi lúcLau chùi vệ sinh1lần/tuầnThành viênBQL ktxThành viênBQL ktx5. Quy định về đánh giá chấm điểm (S4) (kết hợp các S với nhau)5SStt Nội dungchitiếtđánh giá1Trong tủđồ, kệ giàydép2S13Tiêu chuẩn đánh SốgiáđiểmKhông có những vật 0dụng vô ích, không 1còn sử dụng nữa234Trong góc Không có những tài 0học tậpliệu cũ, không cần 1sử dụng nữa234Kiểm soát Vật dụng tài liệu nào 0bằng mắtkhông liên quan cóthể xác định được 1ngay bằng mắt2344GiườngThoáng mát, không 0nằm của lưu trữ tài liệu, đồsinh viênđạcdướigầm 1giường2345Lối đi giữa Bố trí lối đi, khu vực 0cáckhu làm việc, lưu trữvựchợp lý, sạch sẽ, gọn 1gàng23Chỉ tiêu chấm điểmCó từ 04 tài liệu, vật dụng vô ích trở lênCó 03 tài liệu, vật dụng vô íchCó 02 tài liệu, vật dụng vô íchCó 01 tài liệu, vật dụng vô íchKhông có tài liệu, vật dụng vô ích nàoCó từ 04 tài liệu, vật dụng vô ích trở lênCó 03 tài liệu, vật dụng vô íchCó 02 tài liệu, vật dụng vô íchCó 01 tài liệu, vật dụng vô íchKhông có tài liệu, vật dụng vô ích nàoCó từ 04 vật dụng, tài liệu không liên quantrở lênCó 03 vật dụng, tài liệu không liên quanCó 02 vật dụng, tài liệu không liên quanCó 01 vật dụng, tài liệu không liên quanKhông có tài liệu, vật dụng không liên quannàoCó từ 04 vật dụng, tài liệu ở dưới gầmgiường trở lênCó 03 vật dụng, tài liệu ở dưới gầm giườngCó 03 vật dụng, tài liệu ở dưới gầm giườngCó 03 vật dụng, tài liệu ở dưới gầm giườngCác vật dụng, tài liệu lưu trữ ngăn nắp, cósơ đồ lưu trữCó từ 04 vật dụng đặt để ở khu vực lối đitrở lênCó 03 vật dụng đặt để ở khu vực lối điCó 02 vật dụng đặt để ở khu vực lối điCó 01 vật dụng đặt để ở khu vực lối đi1646S37Sàn nhàThói quengiữgìnsạch sẽ cácđồdùngchung vàriêngSàn nhà xung quanhkhu vực ở sạch sẽ,không có vật dụng,rác do mình vứt thảira bừa bãi0Các đồ dùng vậtdụng được ký túc xácấp như các vậtdụng trong nhà vệsinh (lavabo, toilet)phải thường xuyênvệ sinh, lau chùisạch sẽ0123412348Giỏrácđựng Đầy đủ giỏ đựng rác 0để thu rác, giấy vụnvà các vật thừa bẩn123410S41112S5Khu vực làm việc, lối đi chung sạch sẽ, khôngcó vật dụngCó từ 04 vật dụng thừa do cá nhân vứt thải ratrở lênCó 03 vật dụng thừa do cá nhân vứt thải raCó 02 vật dụng thừa do cá nhân vứt thải raCó 01 vật dụng thừa do cá nhân vứt thải raKhông có vật dụng thừa nào do mình vứtthải raCó từ 04 lần/ tuần không lau chùi vệ sinhvật dụng trở lênCó 03 lần/ tuần không lau chùi vệ sinh vậtdụngCó 02 lần/ tuần không lau chùi vệ sinh vậtdụngCó 01 lần/ tuần không lau chùi vệ sinh vậtdụngThường xuyên lau chùi vệ sinh vật dụnghàng ngày sạch sẽCó từ 04 lần/ tuần không có giỏ đựng rác trởlênCó 03 lần/ tuần không có giỏ đựng rác trởlênCó 02 lần/ tuần không có giỏ đựng rác trởlênCó 01 lần/ tuần không có giỏ đựng rác trởlênCó đầy đủ giỏ đựng rác, để đúng vị trí hàngngày trong tuần01Duy trì S1, S2, S3234Trang phục Ra vào ký túc xá 0vàtác phải có thẻ sinh viên 1phong quy (bảng tên)2định34Điểm bình quân của 3S trênCó từ 04 lần/ tuần không đeo bảng tên trở lênCó 03 lần/ tuần không đeo bảng tênCó 02 lần/ tuần không đeo bảng tênCó 01 lần/ tuần không đeo bảng tênChấp hành đúng qui định của ký túc xá,đeo bảng tên hàng ngàyCó trên 04 lần/ tháng lớn tiếng tranh cãi gâymất trật tựCó từ 03 lần/ tháng lớn tiếng tranh cãi gâymất trật tựCó từ 02 lần/ tháng lớn tiếng tranh cãi gâymất trật tựGiao tiếp, Không khí giao tiếp 0tiếp xúctrao đổi thân thiệnhòa nhã, lối sống 1lành mạnh tích cực217313Có từ 01 lần/ tháng lớn tiếng tranh cãi gâymất trật tựLuôn luôn tôn trọng, lịch sự trong giao tiếpCó từ 04 lần/ tháng đi làm việc không chấphành đúng giờ của ký túc xá trở lên4Thời gian Mọi người trong 0làm việc phòng phải tuân thủvànghỉ giờ giấc chung củangơicả phòng nói riêng 1và tôn trọng giờgiấc, quy định của 2ktx nói chung3Có từ 03 lần/ tháng đi làm việc không chấphành đúng giờ của ký túc xáCó từ 02 lần/ tháng đi làm việc không chấphành đúng giờ của ký túc xáCó từ 01 lần/ tháng đi làm việc không chấphành đúng giờ của ký túc xáKhông có lần nào trong tháng vi phạm giờcủa ký túc xáCó trên 04 lần/ tháng vi phạm các qui định củaký túc xáCó từ 03 lần/ tháng vi phạm các qui địnhcủa ký túc xáCó từ 02 lần/ tháng vi phạm các qui địnhcủa ký túc xáCó từ 01 lần/ tháng vi phạm các qui địnhcủa ký túc xáTuân thủ nghiêm túc các nội qui qui địnhcủa ký túc xá414Quy định Các quy định và 0nguyên tắc nguyên tắc đượcgiám sát chặt chẽ và 1có đánh giá kịp thời2346. Những bí quyết thành công trong việc áp dụng 5S vào ký túc xá- Hai cái đầu luôn tốt hơn một cái đầu – phát huy tối đa phương pháp huy động trínão.-Luôn ý thức tìm ra các điểm không thuận tiện để cải tiếnLuôn ý thức tìm ra những nơi không ngăn nắp để cải tiếnTìm ra những khu vực không an toàn để cải tiếnTìm ra những nơi chưa sạch sẽ để cải tiếnTìm ra các điểm lãng phí để loại bỏMở rộng phạm vi vệ sinh phòng ốc, ký túc xáChú ý tới các khu vực công cộng như căng tin, nhà vệ sinh, vườn, hành lang-ngoài và bãi đổ xeChỉ ra những bằng chứng mà mọi người cần phải tăng cường hoạt động 5SSử dụng hữu hiệu cách thức kiểm soát bằng trực quan.18C: Kết luậnTừ thực tiễn đã chứng minh 5S là một công cụ quản lý chất lượng hữu ích để cáccông ty, tổ chức có thể áp dụng và nâng cao chất lượng môi trường làm việc nhằmtạo ra hiệu quả tốt hơn. 5S không khó thực hiện chỉ cần sự đồng lòng của tất cả mọingười trong tổ chức,công ty là có thể thực hiện được.Đất nước ngày càng hội nhập, cơ hội để hàng hoá, nhân lực của Việt Nam cóthể thâm nhập vào các thi trường lớn là rất rõ ràng. Tuy nhiên để tiếp cận được thìcác tiêu chuẩn về quản lý, về chất lượng,… phải tiệm cận được với của các quốcgia mà chúng ta ký kết hiệp định. 5S là một quy chuẩn xuất phát từ Nhật Bản, tácdụng của nó đã được chứng minh ở nhiều nơi trên thế giới, tiếp thu và áp dụngthành công 5S là một bước lớn.Mong rằng 5S sẽ được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức, công ty.19

Tài liệu liên quan

Tài liệu Cơ sở lý thuyết của việc đảm bảo chất lượng pptx
- 5
- 570
- 2
Tài liệu Một số lý thuyết cơ bản mà người quản lý tài chính doanh nghiệp cần nắm bắt doc
- 3
- 1
- 3
Tài liệu Một số lý thuyết cơ bản mà người quản lý tài chính doanh nghiệp cần nắm bắt pptx
- 3
- 538
- 2
Tài liệu Một số lý thuyết cơ bản mà người quản lý tài chính doanh nghiệp cần nắm bắt docx
- 3
- 595
- 2
Tài liệu Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý ppt
- 38
- 576
- 1
Tài liệu Đồ án - Phân tích thiết kế hệ thống thong tin quản lí nhà sách doc
- 21
- 836
- 1
Tài liệu Báo cáo tốt nghiệp "Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện - TQM tại công ty cổ phần SIVICO" doc
- 39
- 1
- 10
Tài liệu Bài giảng " Lý thuyết quản trị " pdf
- 50
- 2
- 4
Tài liệu PHẦN 1 LÝ THUYẾT CHƯƠNG 2 QUẦN THỂ SINH HỌC doc
- 18
- 602
- 1
Tài liệu Một số lý thuyết cơ bản mà người quản lý tài chính doanh nghiệp cần nắm bắt ppt
- 3
- 452
- 1