Quản Trị Theo Mục Tiêu Là Gì? Ưu & Nhược điểm MBO - Blog OKRs

Quản trị theo mục tiêu – MBO lần đầu được đưa ra vào năm 1954. Phương pháp quản trị này nhấn mạnh đến mục tiêu, quản trị mục tiêu phù hợp nguồn lực của tổ chức và hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.

Vậy cụ thể MBO là gì và có tác dụng ra sao trong quản trị doanh nghiệp? Mời bạn cùng theo dõi trong bài viết dưới đây của VNOKRs!

1. Quản trị theo mục tiêu là gì?

Định nghĩa

Quản trị theo mục tiêu (MBO – Management By Objectives) là một phương pháp quản lý trong đó các nhà quản lý và nhân viên cùng thiết lập, ghi nhận và giám sát các mục tiêu trong một khoảng thời gian cụ thể.

Thuật ngữ quản trị theo mục tiêu xuất hiện lần đầu vào năm 1954, trong cuốn sách “Thực hành quản trị” của Peter Drucker.

MBO dựa trên tiền đề rằng nhân viên có xu hướng hoạt động tốt hơn khi họ được biết về những gì được mong đợi từ họ và khi họ có thể liên kết các mục tiêu cá nhân của họ với mục tiêu của tổ chức.

Ngoài ra, MBO cũng chỉ ra việc mọi người có quan tâm đến việc thiết lập mục tiêu và so sánh hiệu suất với mục tiêu đã đề ra.

Mục đích

Phương pháp quản trị theo mục tiêu sẽ đặt các mục tiêu cá nhân có thể đo lường được dựa trên các mục tiêu của tổ chức. 

Triển khai MBO, nhà quản lý cần giám sát, quản lý để tất cả các mục tiêu riêng lẻ có thể phối hợp để cùng hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. 

Có thể hình dung các mục tiêu riêng lẻ như những mảnh ghép riêng và cần được giám sát, quản lý để hợp nhất thành một bức tranh chung, tổng thể, phù hợp.

Mục đích của MBO là quản lý mục tiêu cá nhân để hướng tới đạt mục tiêu chung của toàn tổ chức.

Đặc điểm chính của MBO 

• Các mục tiêu được đặt ra bằng văn bản hàng năm và các nhà quản lý liên tục theo dõi để kiểm tra tiến độ thực hiện
• Phần thưởng dành cho nhân viên cũng sẽ căn cứ theo mức độ hoàn thành mục tiêu
• Thiết lập mục tiêu và đánh giá hiệu quả công việc do các nhà quản lý liên quan thực hiện
• Mục tiêu trong MBO được thiết lập cho tất cả các cấp của tổ chức
• Chuyển từ mục tiêu chung của tổ chức thành các mục tiêu cá nhân để tăng mức độ cam kết hoàn thành và hướng tới hiệu suất công việc, trách nhiệm công việc cao hơn
• Có đánh giá định kỳ về hiệu suất, nhân viên được cung cấp thông tin hiệu suất thực tế so với hiệu suất mục tiêu để có cái nhìn rõ hơn về hiệu quả công việc

XEM THÊM | Ý nghĩa của phương pháp quản trị theo mục tiêu – Theo OKRs.vn

2. Quy trình của phương pháp quản trị mục tiêu

Về cơ bản, MBO được xây dựng dựa trên quy trình gồm 4 bước:

#1 – Thiết lập mục tiêu

Mục tiêu dài hạn của tổ chức như tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược được xác định ngay từ đầu. Sau đó, ban lãnh đạo mới quyết định các mục tiêu cụ thể cần đạt được trong khung thời gian nhất định.

#2 – Kế hoạch hành động

Kế hoạch hành động là việc cụ thể hóa các bước để đạt được mục tiêu. Kế hoạch hành động cung cấp cho nhân viên của bạn cách thức, các chỉ dẫn, những bước cần tuân thủ để hướng tới mục tiêu.

#3 – Theo dõi tiến độ

Ghi nhận, giám sát, theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu giúp tổ chức của bạn kịp thời có những thay đổi, điều chỉnh hợp lý khi cần thiết.

#4 – Đánh giá hiệu suất

Bạn cần so sánh kết quả đạt được so với hiệu suất mong muốn đề ra ban đầu. Chính việc đánh giá này sẽ cung cấp cơ sở để bạn xem xét tiến độ hoàn thành mục tiêu.

Tóm lại, MBO hướng tới việc nâng cao hiệu suất của tổ chức bằng cách xác định rõ ràng các mục tiêu và kết quả cuối cùng có thể đo lường được. Để đạt được mục tiêu, MBO cần sự nhất trí và đồng lòng thực hiện của cả lãnh đạo và nhân viên.

3. Ứng dụng của MBO trong thực tế

Ra đời từ gần 70 năm trước, MBO đã có lịch sử phát triển khá dài và được nhiều công ty hàng đầu trên thế giới đã áp dụng.

Tại Hewlett-Packard (HP), MBO được công nhận là một chính sách quan trọng, góp công to lớn vào thành công của công ty. Nhiều công ty khác cũng đã đánh giá cao hiệu quả của MBO như Xerox, DuPont, Intel…

Các công ty sử dụng MBO thường có báo cáo tỷ lệ bán hàng và năng suất cao hơn so với trước khi áp dụng MBO.

Mục tiêu có thể được đặt ra trong tất cả các lĩnh vực hoạt động, chẳng hạn như sản xuất, tiếp thị, dịch vụ, bán hàng, nghiên cứu và phát triển, nguồn nhân lực, tài chính và hệ thống thông tin… 

Mục tiêu trong MBO là của cả công ty, bộ phận, phòng ban và đến từng nhân viên. Cụ thể hóa mục tiêu giúp nhân viên hình dung những gì cần làm và làm như thế nào

Trong mô hình MBO, các nhà quản lý là người xác định sứ mệnh và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Các mục tiêu được đặt ra bởi các nhà quản lý cấp cao nhất dựa trên phân tích về những gì có thể và nên được tổ chức hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể. 

Chức năng của những người quản lý này có thể được tập trung bằng cách chỉ định một người quản lý dự án, người có thể giám sát và kiểm soát các hoạt động của các bộ phận khác nhau. 

Trong nhiều tập đoàn lớn của Nhật Bản, bắt đầu từ cuối những năm 1990, MBO đã được sử dụng làm cơ sở của Hệ thống thành quả dựa trên hiệu suất (Seika-Shugi), sử dụng các mục tiêu rõ ràng để đo lường hiệu suất.

** Seika-Shugi – thành quả chủ nghĩa, hiểu một cách đơn giản là làm theo nhu cầu, hưởng theo năng lực, bạn làm bao nhiêu thì hưởng bấy nhiêu.

4. Ưu điểm và nhược điểm của MBO

Được nhiều công ty lựa chọn, MBO đã chứng minh được rất nhiều lợi ích của mình:

Ưu điểm

• Hiệu suất công việc được cải thiện. MBO giúp nhân viên thêm động lực làm việc khi nhìn nhận rõ được những đóng góp của mình cho công ty.
• Tạo điều kiện cho nhân viên hiểu nhiệm vụ và có ý thức trách nhiệm công việc cao hơn. 
• Giúp đánh giá chuẩn xác hiệu quả công việc dựa trên kết quả của các công việc được hoàn thành. 
• Giúp sử dụng hiệu quả nguồn lực của tổ chức. Tất cả nhân viên đều nhận thấy vai trò, đóng góp của mình. MBO liên kết mục tiêu cá nhân cộng hưởng, tạo ra giá trị hướng tới mục tiêu chung toàn công ty.
• Tạo môi trường làm việc minh bạch, cởi mở hơn. Tất cả thành viên đều rõ ràng về vai trò của mình trong kế hoạch hành động hướng tới mục tiêu chung. 

Triển khai MBO, lãnh đạo và nhân viên cũng thường xuyên trao đổi trong quá trình thực hiện mục tiêu nên môi trường làm việc minh bạch, cởi mở hơn.

• Giúp cải thiện cơ cấu tổ chức công ty. Với MBO, cơ cấu tổ chức công ty cũng sẽ cần cải thiện, điều chỉnh để hoàn thành mục tiêu đề ra.
• Giúp kiểm soát tổ chức. Việc đánh giá kết quả thực tế với hiệu suất mong muốn sẽ chỉ ra những điểm còn hạn chế, cần điều chỉnh của tổ chức.
• Giúp nhân viên phát triển năng lực. Việc hoàn thành mục tiêu MBO cũng đòi hỏi nhân viên liên tục học hỏi, hoàn thiện kỹ năng, năng lực cá nhân.

Mặc dù vậy, MBO vẫn ẩn chứa một số hạn chế nhất định:

Nhược điểm

• Bắt buộc phải có sự hỗ trợ của các cấp quản lý. Do trong MBO, cấp dưới được trao cơ hội tham gia bình đẳng, đóng góp vào mục tiêu chung. Hệ thống sẽ không thể vận hành hiệu quả nếu không có sự hỗ trợ của các cấp quản lý.
• Nhân viên có thể cảm thấy áp lực với các mục tiêu được xác định quá cao, tham vọng
• Khó đánh giá MBO với các công việc có tính sáng tạo, khó định lượng. MBO chỉ đánh giá theo năng suất chứ ít xem xét đến yếu tố sáng tạo của nhân viên.
• Để triển khai MBO cần cả một quá trình dài họp bàn, lên kế hoạch, tốn thời gian
• Chỉ nhấn mạnh vào các mục tiêu ngắn hạn trong khoảng 6 tháng đến 1 năm. Do các mục tiêu có tính định lượng thường khó thực hiện với kế hoạch quá dài. 

Hiệu suất của nhân viên cũng sẽ được xem xét trong 6 tháng đến 1 năm nên nhân viên cũng có xu hướng chỉ quan tâm đến các kết quả ngắn hạn thay vì các mục tiêu dài hơi hơn của công ty. Về lâu dài, điều này không tốt cho việc phát triển bền vững công ty.

• Nếu quản lý thiếu kỹ năng, kiến thức, ít tương tác và muốn áp đặt nhân viên, thiết lập mục tiêu trên cơ sở ra lệnh sẽ làm hạn chế tinh thần làm việc, sáng kiến và hiệu suất của nhân viên khi triển khai MBO. 
• Các nhà quản lý sẽ gặp khó khăn khi tích hợp MBO với các hệ thống quản lý khác như dự báo, lập ngân sách. Khó khăn trong tích hợp này sẽ làm cho chức năng tổng thể của hệ thống quản lý tổ chức suy giảm, không phát huy được hiệu quả cao nhất.
• Cần theo dõi, tương tác thường xuyên. Theo hệ thống MBO, cấp trên và cấp dưới cần thông tin thường xuyên về tiến độ hoàn thành mục tiêu. Thiếu theo dõi, tương tác sẽ khiến MBO không thể vận hành thông suốt.
• Khó duy trì sự gắn kết khi mục tiêu của một bộ phận này phụ thuộc vào mục tiêu của một bộ phận khác. Việc đạt được các mục tiêu trong trường hợp sẽ khó khăn hơn.
• MBO có thể khiến công ty của bạn hoạt động cứng nhắc vì các mục tiêu được thiết lập mỗi 6 tháng đến 1 năm. Nhà quản lý sẽ gặp trở ngại khi muốn thay đổi mục tiêu giữa chừng do việc thay đổi mục tiêu có thể làm nhân viên gặp khó khăn, phản kháng, đối phó trong công việc.
• MBO đòi hỏi sự chuyên nghiệp và đồng lòng thực hiện cao. Khi tổ chức của bạn quản lý chưa đủ chặt chẽ, chuyên nghiệp; nhân viên chưa đồng lòng, hiểu rõ các mục tiêu thì MBO sẽ khó phát huy hiệu quả.
• Thời gian để bắt đầu triển khai MBO rất dài, đôi khi cần đến 3 – 5 năm để thực hiện chương trình MBO đúng cách, đầy đủ.

5. Quá trình phát triển của MBO – Quản trị theo mục tiêu

Thuật ngữ quản trị theo mục tiêu MBO xuất hiện lần đầu vào năm 1954, trong cuốn sách “Thực hành quản trị – The Practice of Management” của Peter Drucker. Tuy nhiên, để tạo ra MBO, Peter Drucker cũng đã tham khảo ý tưởng được trình bày trong tiểu luận của Mary Parker Follett viết năm 1926: “The Giving of Orders”. 

Qua tiểu luận, Mary Parker Follett đã giải quyết các vấn đề về thẩm quyền trong quản lý kinh doanh. Cụ thể là làm thế nào các nhà quản lý có thể có được ảnh hưởng đối với các nhóm không chính thức hình thành tự nhiên tại nơi làm việc. 

Bà nhận thấy các nhà quản lý nên cung cấp cho nhân viên của mình các phương tiện, nguồn lực để sẵn sàng ứng phó với các tình huống có thể xảy ra thay vì chỉ đưa ra các yêu cầu, mệnh lệnh.

Trên cơ sở đó, Peter Drucker đã phát triển MBO trở thành một hệ thống quản trị hoàn thiện trên tinh thần: Các nhà quản lý và nhân viên cùng thiết lập, ghi nhận và giám sát các mục tiêu trong một khoảng thời gian cụ thể. 

MBO sau đó được phổ biến và công nhận sự phù hợp, hiệu quả, thành công trong thực tế quản trị tại các công ty như Hewlett-Packard, Xerox, DuPont, Intel… Thực tế quản trị hiện nay, MBO đang được thiết lập dựa trên 4 yếu tố căn bản, cốt lõi: 

• Sự cam kết của các cấp quản lý, lãnh đạo với hệ thống MBO
• Sự hợp tác, đồng lòng xây dựng mục tiêu chung của toàn tổ chức
• Sự chủ động tích cực tiến hành kế hoạch chung của toàn tổ chức
• Sự kiểm soát, kiểm tra định kỳ với việc thực hiện kế hoạch

Hơn 6 thập kỷ đã qua, từ cái gốc MBO đã phát triển lên nhiều hình thái, mô hình, phương pháp quản trị khác nhau, tiếp nối tinh thần, phát huy thế mạnh và cả khắc phục những hạn chế của MBO. Có thể kể đến một số phương pháp quản trị đã phát triển trên tinh thần quản trị mục tiêu MBO như:

• Quản trị theo kết quả (Management by results)
• Quản trị mục tiêu (Goals management)
• Kiểm soát và hoạch định công việc (Work planning and review)
• Quản trị mục tiêu (Goals management)
• Kiểm soát và hoạch định công việc (Work planning and review)
• Mục tiêu và kiểm tra (Goals and controls)

Đặc biệt, một phương pháp quản trị được áp dụng thành công tại nhiều tập đoàn, công ty hàng đầu hiện nay, có gốc từ MBO phải kể đến: Phương pháp quản trị theo mục tiêu và các kết quả chính OKRs – Objectives and Key Results.

Lịch sử của OKRs bắt nguồn từ Intel và được khai sinh bởi Andy Grove (CEO & Founder của Intel) dựa trên lý thuyết MBO trong những năm 1968-1970 và được John Doerr phát triển thêm, mang đến với Google trước khi trở thành chiếc chìa khóa vàng trong quản trị doanh nghiệp tại thung lũng Silicon.

OKRs là một phương pháp quản lý mục tiêu có thể áp dụng ở cả quy mô lớn như (công ty, chi nhánh…) và quy mô nhỏ (nhóm, cá nhân…). Tại các công ty, tổ chức, OKRs thường được sử dụng để thực hiện một chiến lược nào đó theo cách hiệu quả, linh hoạt tiết kiệm thời gian và nhân lực nhất. 

OKRs là phương pháp quản trị theo mục tiêu hiệu quả, khắc phục được sự cứng nhắc, nặng nề của MBO, mà vẫn mang tới những hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp. Những lợi ích của OKRs mang lại sẽ thúc đẩy hiệu quả làm việc và khát vọng phát triển bản thân của nhân viên.

KẾT LUẬN

Qua bài viết trên, bạn đã biết thế nào là quản trị theo mục tiêu MBO, ứng dụng cũng như lịch sử phát triển của nó. Để hiểu rõ hơn về các bước triển khai quản trị theo mục tiêu bạn có thể tham khảo thêm tại đây

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn