Quy định Về Bảng Kê Kèm Theo Hóa đơn điện Tử Doanh Nghiệp Nên Biết

Những vấn đề về bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử là nội dung mà nhiều doanh nghiệp quan tâm. Đặc biệt là những doanh nghiệp đã quen với sử dụng hóa đơn giấy, khi mới triển khai hóa đơn điện tử chắc chắn còn nhiều vướng mắc. Những quy định về bảng kê hóa đơn điện tử như thế nào? Doanh nghiệp theo dõi ngay trong bài viết dưới đây.

Những quy định về bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp nên biết.

1. Những quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử

Trước đây, đối với những doanh nghiệp thường có danh mục hàng hóa, dịch vụ xuất bán với số lượng lớn, bảng kê là giấy tờ quan trọng đi kèm hóa đơn nhằm kiểm soát, đối chiếu số lượng. Vậy khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thì có được dùng bảng kê hay không?

Căn cứ Khoản 1,2, Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31/03/2013 của Bộ Tài Chính, trường hợp doanh nghiệp có danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc sử dụng bảng kê để liệt kê danh sách hàng hóa, dịch vụ xuất bán theo hóa đơn.

Tuy nhiên, quy định trên chỉ áp dụng với hóa đơn giấy. Bởi hóa đơn giấy bị giới hạn bởi số lượng dòng của một hóa đơn. Vậy với hóa đơn điện tử thì sao?

Đối với việc áp dụng hóa đơn điện tử khi danh mục hàng hóa, dịch vụ quá dài, một số cơ quan Thuế chấp thuận việc xuất bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử còn một số cơ quan Thuế không cho phép.

Điển hình như Công văn số 78552/CT-TTHT của Cục Thuế TP Hà Nội, Công văn số 3474/CT-TTHT của Cục Thuế Bắc Ninh và Công văn 9984/ct-ttht của Cục thuế Bình Dương không cho phép việc lập bảng kê hóa đơn điện tử. Ngược lại, Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh ban hành Công văn 8964/CT-TTHT cho phép đính kèm bảng kê hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê hay không?

Như vậy, doanh nghiệp cần căn cứ vào quy định của Cơ quan Thuế nơi quản lý doanh nghiệp để nắm được thông tin cụ thể nhằm thực hiện đúng Luật. Trường hợp không nắm được thông tin, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp để được hướng dẫn.

2. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử nhiều hơn 1 trang

Doanh nghiệp căn cứ vào quy định của Cục Thuế nơi quản lý đơn vị để xử lý tình huống khi danh mục hàng hóa, dịch vụ vượt quá một trang.

2.1 Trường hợp không được phép lập bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử

Căn cứ vào khoản 1, Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, nếu doanh nghiệp xuất bán danh mục hàng hóa, dịch vụ quá dài thì có thể tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử nhiều trang. Tuy nhiên, khi phát hành hóa đơn điện tử nhiều trang, các trang hóa đơn sau cần đảm bảo:

• Cùng số hóa đơn với trang đầu tiên.
• Trùng khớp các thông tin về tên công ty, địa chỉ, mã số Thuế của người bán. Nếu người mua là đơn vị Kế toán thì từ trang hóa đơn thứ hai trở đi cần có tên, địa chỉ và chữ ký người mua.
• Trùng khớp về mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn với trang đầu tiên.
• Kèm theo các ghi chú ở trang sau bằng tiếng Việt không có dấu ví dụ như “tiep theo trang truoc - trang a/b”. Trong đó b là số trang, a là số thứ tự của trang hóa đơn.

Như vậy, để tạo lập hóa đơn điện tử nhiều trang khi danh mục hàng hóa, dịch vụ lớn, doanh nghiệp phải đảm bảo các tiêu chí trên. Trường hợp doanh nghiệp không chắc chắn có được xuất bảng kê kèm hóa đơn điện tử hay không cũng nên áp dụng xuất hóa đơn điện tử nhiều trang để đảm bảo tính hợp lệ.

2.2 Trường hợp doanh nghiệp được sử dụng bảng kê kèm hóa đơn điện tử

Trường hợp doanh nghiệp thuộc khu vực Cơ quan Thuế chấp nhận bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử thì có thể tham khảo cách thức lập hóa đơn và bảng kê như sau:

2.2.1 Nội dung ghi trên hóa đơn điện tử

Hóa đơn cần phải thể hiện rõ các nội dung như: kèm theo bảng kê số bao nhiêu, thời gian (ngày, tháng, năm) cụ thể. Danh mục tên hàng hóa chỉ cần ghi tên gọi. Các quy định khác tuân theo Khoản 2, Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Nội dung ghi trên hóa đơn điện tử phải đáp ứng một số yêu cầu theo quy định.

2.2.2 Nội dung thể hiện trên bảng kê

Doanh nghiệp có thể tự tạo mẫu hoặc thiết kế bảng kê phù hợp với hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, bảng kê cần đảm bảo các tiêu chí sau:

• Đầy đủ tên người bán, địa chỉ và mã số Thuế của người bán.
• Đầy đủ tên hàng hóa, số lượng, đơn giá và tiền hàng hóa. Trường hợp người bán nộp Thuế theo hình thức khấu trừ thì cần có mục tiền Thuế giá trị gia tăng.
• Bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử cần thể hiện rõ kèm theo hóa đơn số bao nhiêu và thời gian (Ngày, tháng, năm) cụ thể và có đầy đủ chữ ký người bán và người mua.
• Trường hợp bảng kê nhiều trang thì cần đánh số thứ tự trang và đóng dấu giáp lai. Trang cuối cùng của bảng kê cần có chữ ký của người bán, người mua và đóng dấu như thể hiện trên hóa đơn.

Lập bảng kê theo đúng quy định của Pháp luật.

3. Phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng, uy tín nhất

Theo các thông tin ở trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn cách tạo lập hoặc không tạo lập bảng kê tùy theo quy định của Cơ quan Thuế quản lý. Tuy nhiên, để việc xuất hóa đơn với danh mục hàng hóa, dịch vụ số lượng lớn nhanh chóng và thuận tiện thì nên tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

E-invoice - giải pháp hóa đơn điện tử nhanh chóng, tiện lợi, dễ sử dụng cho doanh nghiệp.

Với E-invoice, doanh nghiệp có thể tạo lập hóa đơn với số dòng không giới hạn rất nhanh chóng và tiện lợi. Vì vậy, doanh nghiệp xóa bỏ được mối lo về sai phạm khi lập bảng kê kèm hóa đơn. Sử dụng E-invoice, không những việc tạo lập và phát hành hóa đơn nhanh chóng mà doanh nghiệp còn đảm bảo được tính hợp lệ của hóa đơn theo đúng quy định của Pháp luật.

Trên đây là những quy định quan trọng về bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp nên biết. Doanh nghiệp có thể căn cứ vào quy định của Cơ quan Thuế để áp dụng xuất hóa đơn điện tử hợp lệ. Nếu doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn hoặc vướng mắc thì có thể liên hệ hotline: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768 để được tư vấn chi tiết.

Các tin tức liên quan:

• Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản, dễ hiểu cho người mới dùng
• 10 lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử không thể bỏ qua
• Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác
• Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và cần ký hay không?