Quy định Về Những Nội Dung Bắt Buộc Ghi Trên Hóa đơn GTGT Và ...

Những nội dung bắt buộc ghi trên hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng, các nội dung không bắt buộc trên hóa đơn, những trường hợp không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc

Quy định về những nội dung bắt buộc ghi trên hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng và hóa đơn điện tử; Các nội dung không bắt buộc trên hóa đơn; Những trường hợp không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn.

Theo điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, NĐ 70/2025/NĐ-CP và TT 32/2025/TT-BTC quy định các nội dụng bắt buộc trên hóa đơn như sau: 1. Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn gồm có: a) Tên loại hóa đơn. - Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi hóa đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG… Ngoài ra tên loại hóa đơn còn có thể có các tên sau: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM PHIẾU THU, HÓA ĐƠN BÁN TÀI SẢN CÔNG, TEM, VÉ, THẺ, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA. b) Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.

- Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 để phản ánh loại hóa đơn điện tử. - Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Ví dụ: + “1K25TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; + “2C25TTU” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế; + 7K25XAB” – là hóa đơn thương mại điện tử được lập năm 2025 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

Xem thêm: Cách lập hóa đơn hàng không chịu thuế GTGT

c) Số thứ tự hóa đơn. Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999 d) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; e)Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua; f) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng. g) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua + Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có). + Chữ ký số của bên bán đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

h) Thời điểm ký số trên hóa đơn thực hiện theo đúng quy định Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định này). Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; thời điểm khai thuế đối với người mua là thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này i) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn + Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn. + Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán. + Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”. Trường hợp nghiệp vụ phát sinh là ngoại tệ thì được thể hiện bằng ngoại tệ theo quy định. k) Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm.

-----------------------------------------------------------------------------------

2. Các nội dung khác trên hóa. - Ngoài các nội dung bắt buộc ở mục 1 trên doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác. - Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

----------------------------------------------------------------------------------

3. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung: - Về chữ ký của người bán, người mua

+ Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua + Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua. + Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán... - Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua. - Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá. Các nội dung khác bạn có thể tham khảo thêm tại khoản 14 điều 10 NĐ 123/2020/NĐ-CP

----------------------------------------------------------------------------------------

4. Một số công văn cần biết thêm: Theo Công văn Số: 38537/CTHN-TTHT ngày 28/6/2024 của Cục thuế TP. Hà Nội

"Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã theo quy định tại khoản 4 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh có thể hiện nội dung tên chi nhánh viết tắt thì Chi nhánh được sử dụng tên chi nhánh viết tắt trên hóa đơn." Theo Công văn Số: 10480/CTHN-TTHT ngày 4/3/2024 của Cục thuế TP. Hà Nội "Trường hợp khi Công ty bán hàng theo hợp đồng với đối tác nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam và được chỉ định giao nhận hàng hóa với doanh nghiệp tại Việt Nam thuộc trường hợp xuất khẩu tại chỗ, nếu xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu, hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu thì doanh nghiệp sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định. Tại chỉ tiêu tên người mua thể hiện người nhận hàng, địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng; tên người bán thể hiện người xuất hàng, địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán theo quy định tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ."

------------------------------------------------------------------------------------------------------

Để tránh tình trạng viết sai hóa đơn mời các bạn xem thêm: Hướng dẫn cách viết hóa đơn giá trị gia tăng