Quy định Về Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ (mới Nhất) | ALS

Cập nhật những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ 02.12.2021 Chia sẻ bài viết này

• Trang Chủ
• Tin tức
• Tin tức chung
• Cập nhật những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ

Hiện tại, các tiêu chuẩn, quy định về số hóa tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp/tổ chức được thực hiện theo hướng dẫn của thông tư số 02/2019/TT-BNV.

Cùng ALS tìm hiểu những quy định tiêu chuẩn về dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử thông qua bài viết chi tiết dưới đây.

1. Tiêu chuẩn về dữ liệu thông tin đầu vào khi lưu trữ điện tử

Dữ liệu thông tin đầu vào cần đảm bảo các tiêu chuẩn của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Cơ quan/Tổ chức. Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ có các tiêu chuẩn khác nhau tùy theo loại tài liệu.

* Đối với những tài liệu điện tử được số hóa từ tài liệu giấy

Định dạng	Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên
Độ phân giải	Tối thiểu 200ppi
Tỷ lệ số hóa	10%
Hình thức chữ ký số	Nằm tại góc trên, bên phải và ở trang đầu tài liệu - Hình ảnh: dấu đỏ của cơ quan bằng kích thước thực tế, định dạng .png - Kèm thêm thông tin của cơ quan/tổ chức, thời gian
Tên file	Được đặt theo dạng Mã hồ sơ + Số thứ tự văn bản trong hồ sơ. Mỗi phần cách nhau bởi dấu chấm

* Đối với những tài liệu điện tử được số hóa từ ảnh

Định dạng	.JPEG
Độ phân giải	Tối thiểu 200ppi

* Đối với những tài liệu điện tử được số hóa từ phim

Định dạng	.MPEG-4, .AVI, .WMV
Bit Rate	Tối thiểu 1500 kbps

* Đối với những tài liệu điện tử được số hóa từ âm thanh

Định dạng	.MP3, .WMA
Bit Rate	Tối thiểu 128 kbps

* Bảng tổng hợp định dạng tiêu chuẩn trên tài liệu số hóa

1	Số lưu trữ	Archives Number	String	50
2	Ký hiệu thông tin	InforSign	String	30
3	Tên sự kiện	EventName	String	500
4	Tiêu đề phim/âm thanh	Movie Title	String	500
5	Ghi chú	Description	String	500
6	Tác giả	Recorder	String	300
7	Địa điểm	Record Place	String	300
8	Thời gian	Record Date	String	DD/MM/YYYY
9	Ngôn ngữ	Language	String	100
10	Thời lượng	Play Time	String	8
11	Tài liệu đi kèm	Doc Attached	String	300
12	Chế độ sử dụng	Mode	String	20
13	Chất lượng	Quality	String	50
14	Tình trạng vật lý	Format	String	50

2. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Nếu để liệt kê chi tiết, quá trình số hóa sẽ bao gồm khá nhiều bước. Để doanh nghiệp dễ hiểu và tiếp cận, chúng ta có thể tham khảo quy trình số hóa tài liệu lưu trữ với 5 bước đơn giản dưới đây.

Bước 1: Tiếp nhận tài liệu lưu trữ

Các tài liệu này là những tài liệu đã được lựa chọn để số hóa. Trước khi thực hiện số hóa, doanh nghiệp sẽ tiền hành rà soát, lựa chọn ra những văn bản, giấy tờ quan trọng, ưu tiên cần thực hiện chuyển đổi (số hóa) trước và gửi cho đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa.

Bước 2: Chỉnh lý và phân loại

Ở bước này, các tài liệu sẽ được phân tách khỏi các bìa/túi đựng, ghim, kẹp, … để đảm bảo tài liệu số hóa ở dạng “sạch”, phẳng, sẵn sàng việc quét tài liệu số.

Những tài liệu nên được phân loại để thực hiện theo các nhu cầu khác nhau.

Bước 3: Quét tài liệu

Sau khi chỉnh lý, phân loại, các tài liệu sẽ được Scan và thiết lập hệ thống. Các file đầu ra được đặt tên, lưu trữ theo định dạng chuẩn và sắp xếp vào những thư mục tài liệu (theo trật tự ban đầu sấp xếp).

Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Các tài liệu sau khi được quét sẽ cần được kiểm tra lại trước khi tiến hành hoàn thiện công đoạn số hóa. Những tài liệu không đạt yêu cầu sẽ cần quay trở lại bước 3 để thực hiện.

Bước 5: Nghiệm thu và lưu trữ

Các tài liệu gốc ban đầu sẽ được đóng gói và gửi lại doanh nghiệp/tổ chức. Các tài liệu điện tử sau khi được số hóa cũng sẽ được lưu trữ tương tự như cách thức tổ chức hiện tại. Thay vì truy xuất vật lý, các đơn vị có thể thực hiện tra cứu mọi lúc, mọi nơi, không giới hạn.

Hy vọng bài viết trên đã giúp quý khách hiểu hơn được phần nào về những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ cũng như quy trình tài liệu được số hóa trong doanh nghiệp. Nếu có thêm những thắc mắc cần tư vấn về công tác số hóa, quý khách có thể liên hệ thêm với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để nhận được các tư vấn hữu ích nhất.

Chia sẻ bài viết này

Các bài viết khác

Cho thuê kho cao cấp giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập, nhu cầu thuê kho lưu trữ hàng hóa ngày càng tăng cao. Để đáp ứng yêu cầu khắt khe về chất lượng, an toàn và hiệu quả

19.08.2025 Tìm hiểu thêm

Bảng giá cước vận chuyển hàng hóa đường bộ

Tối ưu chi phí vận chuyển hàng hóa đường bộ với bảng giá cước minh bạch và cạnh tranh từ ALS. Dịch vụ đáng tin cậy, an toàn, đảm bảo đúng tiến độ. Tìm hiểu ngay!

12.08.2025 Tìm hiểu thêm

Kho lạnh: Tổng quan thiết kế an toàn & vận hành bền bỉ

Kho lạnh là một mắt xích không thể thiếu trong chuỗi cung ứng của nhiều ngành công nghiệp. Tùy thuộc vào dải nhiệt độ, doanh nghiệp có thể lưu trữ rất nhiều loại hàng hóa...

03.08.2025 Tìm hiểu thêm

Cảng Hàng không Quốc tế Nội Bài tăng 17 bậc, xếp hạng 79 trong Top 100 sân bay tốt nhất...

Ngày 30/7/2025, Cảng Hàng không Quốc tế Nội Bài công bố kết quả hoạt động 6 tháng đầu năm, ghi nhận những bước tiến nổi bật cả về sản lượng hành khách lẫn chất lượng dịch...

31.07.2025 Tìm hiểu thêm

Lưu kho hàng hóa là gì? Các chi phí và lợi ích khi lưu kho hàng hóa?

Lưu kho hàng hóa là quá trình tổ chức, bảo quản và quản lý hàng hóa, sản phẩm hoặc nguyên vật liệu trong kho bãi chuyên dụng trong một khoảng thời gian nhất định, trước khi...

30.07.2025 Tìm hiểu thêm

Quản lý kho hàng trong Logistics gồm những hoạt động nào?

Quản lý kho hàng trong chuỗi Logistics là một thành phần cốt lõi, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dòng chảy hàng hóa thông suốt từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng...

30.07.2025 Tìm hiểu thêm

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong lĩnh vực hàng không

Tại Thông tư quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về hàng không dân dụng gồm các nhóm hồ sơ, tài liệu có thời hạn lưu trữ khác nhau.

24.07.2025 Tìm hiểu thêm

Một số chứng chỉ Logistics quốc tế và trong nước uy tín

Việc sở hữu các chứng chỉ Logistics là rất quan trọng để bạn phát triển sự nghiệp trong ngành này, đặc biệt là trong bối cảnh thị trường lao động cạnh tranh như hiện nay.

24.07.2025 Tìm hiểu thêm

Quản lý kho hàng trong logistics hiệu quả - Giải pháp chuyên nghiệp từ ALS

Quản lý kho hàng trong logistics là toàn bộ hoạt động liên quan đến lưu trữ, kiểm soát, bảo quản và luân chuyển hàng hóa trong kho. Đây là một mắt xích then chốt giúp kết...

15.07.2025 Tìm hiểu thêm

Dịch vụ cho thuê kho chuyên nghiệp tại Hà Nội

Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu hóa, nhu cầu cho thuê kho đang gia tăng nhanh chóng, đặc biệt tại các trung tâm logistics trọng điểm như Hà Nội và khu vực sân bay quốc...

10.07.2025 Tìm hiểu thêm

Nhận hỗ trợ & tư vấn

Đặt lịch hẹn tư vấn cùng với chuyên gia của ALS NHẬN TƯ VẤN TỪ CHUYÊN GIA Let's chat We're Online