Quy Tắc 80/20 – Chìa Khóa Vàng Trong Quản Trị Năng Suất

Nguyên tắc Pareto hay “Quy tắc 80/20” chắc chắn là một trong những công cụ quản trị năng suất đơn giản và hiệu quả nhất từng được tìm ra.

Lịch sử ra đời

Vào năm 1897, Vilfredo Pareto – nhà kinh tế học người Italia, trong khi đang học về sự phân bố của cải và thu nhập tại nước Anh trong thế kỷ 19, đã phát hiện ra, phần lớn diện tích đất đai và thu nhập bị kiểm soát bởi một lượng nhỏ số người trong xã hội. Trên thực tế, 20% dân số kiểm soát đến 80% của cải và thu nhập.

Cảm thấy thú vị với phát hiện này, ông tiếp tục đi sâu vào phân tích, nghiên cứu và đã phát hiện ra rằng, nguyên tắc này không chỉ đúng với nhiều quốc gia trong các giai đoạn lịch sử khác nhau; mà còn đúng với những gì đã xảy ra ngay trong khu vườn của ông. Tại đây, Pareto thấy được rằng, 20% cây đậu Hà Lan được ông trồng đã cho ra đến 80% hạt đậu mà ông thu hoạch được.

Sau nhiều nghiên cứu, ông đưa ra nguyên tắc Pareto, hay còn được gọi là quy tắc 80/20 mang ý nghĩa rằng đại đa số mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau và khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra.

Ứng dụng trong quản trị năng suất và kinh doanh

Từ sau khi nguyên tắc Pareto được ra đời, rất nhiều nghiên cứu khác cũng được đưa ra với những luận điểm tương tự để củng cố cho nguyên tắc này như: 20% công nhân tạo ra 80% kết quả, 20% khiếm khuyết gây ra 80% sự cố, 20% tội phạm là nguyên nhân của 80% các vụ phạm tội… Hay phổ biến nhất mà các nhà kinh doanh vẫn thường được nghe là: 20% khách hàng tạo ra 80% lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Nguyên tắc Pareto thường được ứng dụng ở nhiều khía cạnh cuộc sống, cá nhân và đặc biệt là trong kinh doanh. Nó rất hữu ích ở các lĩnh vực như: quản lý chất lượng, quản lý hiệu suất chung, lập kế hoạch, truyền thông, quản trị năng suất… Quy tắc 80/20 trong kinh doanh mang ý nghĩa rằng doanh nghiệp cần tập trung nỗ lực của mình vào 20% những gì sẽ tạo nên sự khác biệt lớn, thay vì 80% những thứ không có nhiều tác động. Dưới đây là vài ví dụ mà quy tắc 80/20 có thể ứng dụng trong kinh doanh, đặc biệt là trong quản trị năng suất:

20% khách hàng tạo ra 80% lợi nhuận cho doanh nghiệp

Khá nhiều người cho rằng các khách hàng đều tiêu dùng ở mức xấp xỉ, tương đương nhau. Nhưng quan niệm này là không đúng. Thâm chí ở trong những trường hợp cụ thể, mức chênh lệch tiêu dùng giữa các khách hàng này còn đặc biệt lớn.

Một ví dụ ta có thể đề cập đến ở đây là các sòng bài tại Las Vegas, Mỹ. Trong cuốn “Săn cá voi trên sa mạc”, tác giả Deke Castleman đã miêu tả cách mà các sòng bài kiếm 80% doanh thu từ những con bạc siêu giàu, hay còn được gọi là “cá voi”. Các “cá voi” thường đến sòng bài bằng trực thăng riêng, cược mỗi ván 100.000 USD. Các sòng bài tiếp đón những vị khách này bằng một đội ngũ phục vụ riêng biệt cùng các đặc quyền và những tiện nghi cao cấp mà các vị khách thông thường sẽ không bao giờ có thể nghĩ đến.

Bài học ở đây là các doanh nghiệp cần xem xét sản phẩm của mình và đưa ra chiến lược thích hợp. Thay vì áp dụng chính sách đãi ngộ như nhau với tất cả khách hàng, ta có thể phân tách 20% khách hàng lớn thành một tệp riêng và tập trung nguồn lực hơn vào việc làm hài lòng họ.

20% những nỗ lực tiếp thị đại diện cho 80% kết quả

Nguyên tắc này đặc biệt quan trọng với những nhà quản lý muốn tối ưu hóa chi phí, tài nguyên trong hoạt động tiêp thị của doanh nghiệp.

Nếu như là câu chuyện của 15 năm về trước đây, rất khó để đo lường hiệu suất của các hoạt động tiếp thị. Giả sử như doanh nghiệp khởi động một chiến dịch trên quảng cáo trên truyền hình và doanh thu bán hàng tăng vọt. Nhưng cùng thời điểm đó, nền kinh tế cũng có những bước phát triển đáng kinh ngạc và một trong những đối thủ cạnh tranh trực tiếp của doanh nghiệp gặp bê bối nghiêm trọng với chất lượng sản phẩm.

Vậy chiến dịch quảng cáo này có thật sự hiệu quả, nó hiệu quả ở mức nào và đâu là 80% có thể tối ưu? Đây là những câu hỏi quan trọng được đặt ra bởi quy tắc 80/20. Và để trả lời các nan đề này cần rất nhiều thời gian khảo sát, so sánh, thống kê.

Tuy nhiên với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và mạng xã hội ngày nay, đa phần các doanh nghiệp lựa chọn Digital Marketing (tiếp thị trực tuyến) là chiến lược truyền thông chủ đạo bởi tính hợp thời đại, tiếp cận được hầu hết khách hàng và có thể dễ dàng đo lường hiệu suất của các hoạt động truyền thông, giúp ích rất nhiều cho các nhà quản trị trong việc ra quyết định đúng đắn.

20% tính năng quan trọng nhất nắm giữ 80% giá trị của sản phẩm

Hiểu được điều này. thay vì tiêu tốn nhiều thời gian, nhân sự và chi phí để tạo ra một sản phẩm hoàn hảo, doanh nghiệp có thể xác định những giá trị cốt lõi nhất và tập trung nguồn lực để nghiên cứu và phát triển. Làm tốt điều này, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được tối đa chi phí sản xuất sản phẩm mà vẫn đảm bảo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Bên cạnh đó, việc xác định 20% giá cốt lõi cũng giúp đội ngũ tiếp thị và cả đội ngũ bán hàng có thể tập trung vào giới thiệu nhóm giá trị cốt lõi này tới khách hàng.

20% nhân sự đóng góp 80% kết quả

Đây là quan điểm gây ra nhiều tranh cãi. Nhưng một khi áp dụng đúng quy tắc 80-20 ở đây, nó có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận.

Ở không ít doanh nghiệp, chúng ta có thể dễ dàng nhận ra rằng phần nhiều kết quả công việc được thực hiện bởi một phần nhỏ nhân sự. Các cá nhân này luôn là những “ngôi sao sáng” có thể làm việc năng suất cao và gần như không có lỗi lầm. Bên cạnh đó, cũng có những nhân sự làm việc với thái độ ỉ lại, kém năng suất hoặc gây ra nhiều sai sót. Vậy tại sao phải giữ lại những người làm việc kém hiệu quả?

Theo quy tắc 80/20, doanh nghiệp có thể lựa chọn tinh giản bộ máy nhân sự của mình. Tất nhiên là không thể loại bỏ 80% nhân sự, nhưng cắt giảm khoảng từ 40% trở xuống đôi khi là một quyết định quan trọng có thể giúp cả doanh nghiệp lột xác và chuyển mình.

Bên cạnh đó cũng đừng quên công nhận thành tích và khen thưởng những nhân sự xuất sắc nằm trong 20% để tạo thêm động lực cho họ. Dựa theo học thuyết cân bằng cho – nhận: Người lao động luôn so sánh những gì họ bỏ vào một công việc (input – đầu vào) với những gì họ được nhận khi hoàn thành công việc đó (output – đầu ra) và sau đó đối chiếu tỷ suất input / output của họ với tỷ suất đó của những người khác.

20% công việc đóng góp 80% hiệu quả hàng ngày

Nếu như để ý kỹ, trong một ngày làm việc, chúng ta thường chỉ thực hiện được một hoặc hai đầu việc quan trọng mà đem lại cảm giác hài lòng, hiệu quả. Nếu không hoàn thành các đầu việc đó – ngay cả khi chúng ta làm việc liên tục trong tám giờ – ngày hôm đó xem như bị lãng phí.

Bởi vậy, hãy xác định những đầu việc quan trọng và chỉ tập trung vào chúng trước. Nếu quá nhiều đầu việc quan trọng, hãy cân nhắc chuyển những đầu việc ít quan trọng hơn sang ngày hôm sau.

Những quan niệm sai lầm về quy tắc 80/20

1) Luôn luôn là 80 + 20 = 100

Rất nhiều người cố định quy tắc 80/20 với hai con số 80,20 cùng phép tính 80+20=100. Điều này làm hẹp đi ý nghĩa thực sự của quy tắc 80/20. Điều quan cốt lõi cần nhớ về quy tắc là: “Nó chỉ ra sự mất cân bằng và sự mất cân bằng này có thể là bất kỳ tỷ lệ nào.” Quy tắc 80/20 có thể bao gồm cả 60/3, nếu 60% kết quả được tạo ra chỉ bằng 3% nguồn lực..

2) Nếu liên tục áp dụng quy tắc 80/20, cuối cùng ta sẽ không có gì

Như đã đề cập ở trên, việc áp dụng quy tắc này không nên chỉ hoàn toàn là toán học. Chúng ta bị giới hạn bởi thời gian và không thể hoàn thành tất cả nhiệm vụ của mình. Vậy nên, bằng việc sử dụng quy tắc 80/20, chúng ta có thể chọn ra 20% nhiệm vụ hàng đầu tạo ra nhiều hiệu quả nhất và sau đó dành thời gian còn lại cho 80% nhiệm vụ ít quan trọng hơn.

3) Bạn phải loại bỏ hoàn toàn những gì không thuộc về 20%

Nhiều người chia sẻ rằng: ”Ta không thể bỏ qua các nhiệm vụ còn lại chỉ vì nó ít quan trọng hơn, mọi thứ đều cần phải được thực hiện”. Chúng ta hoàn toàn đồng ý với quan điểm này. Như đã nói ở trên chúng ta sẽ dành sự ưu tiên hơn cho 20% cho những nhiệm quan trọng hơn, nhưng không nhất thiết phải là sự ưu tiên tuyệt đối.

Thời gian là nguồn tài nguyên quý giá và mục tiêu của ta là tối ưu hóa nó. Nếu việc kiểm tra email hàng ngày không quá quan trọng nhưng lại chiếm nhiều thời gian của ta, hãy cố định thời gian nhất định cho nó và dành thời gian tiết kiệm được cho những việc quan trọng hơn. Nếu những cuộc họp trở nên dài lê thê và kém hiệu quả, hãy cô đọng nội dung và có những cuộc họp ngắn hơn.

HỌC MBA ANDREWS DANH GIÁ – BỨT PHÁ TƯƠNG LAI

Nhận ngay HỌC BỔNG 100% khóa học “Global Leadership” tại khuôn viên Đại học Andrews, Hoa Kỳ khi đăng ký tuyển sinh và nhập học từ 08/11/22 đến 31/12/2022.

*Đăng ký nhận tư vấnTẠI ĐÂY.